Rapport fra tilsyn med institusjonens internkontrollsystem med spesiell oppmerksomhet knyttet til institusjonens vern om beboernes personlige integritet ved Løft AS, avdeling Idrettsveien 2011

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Institusjonens internkontrollsystem med spesiell oppmerksomhet knyttet til institusjonens vern om beboernes personlige integritet.

Dato: 15.04.11

Anne Askvig
revisjonsleder

Lillian Hamarsnes
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Løft AS, avdeling Idrettsveien i perioden 10.02.11 – 15.04.11. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med den kommunale barnevernstjenesten etter barnevernloven §§ 2-3 fjerde ledd bokstav c og 5-7.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Løft AS er en privat barneverninstitusjon med fire avdelinger; Mastebakke, Bøgata, Idrettsveien og Kirkebakken.

Avdeling Idrettsveien er en relativ ny avdeling i Løft AS. Den ble godkjent for fem plasser, for plasseringer etter barnevernloven §§ 4-4, femte ledd, 4-24, 4-25, 4-26 og 4-12 i april 2009. I juni samme år ble avdelingen godkjent for seks plasser. Løft AS var da godkjent for plassering av inntil 19 beboere.

Avdelingene Idrettsveien og Kirkebakken har begge vært godkjente som private omsorgssentre for enslige mindreårige asylsøkere under 15 år. Idrettsveien gikk over til ordinær barneverninstitusjon 01.05.10. Avdeling Kirkebakken er fortsatt godkjent som omsorgssenter, men har ingen beboere plassert.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 10.02.11. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 14.04.11.

Intervjuer

Fem personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 14.04.11.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet gjennomgang av tilsendte dokumenter, gjennomgang av dokumenter vi fikk under tilsynet og intervjuer av ansatte.

5. Funn

Det ble ikke funnet avvik i dette tilsynet.

6. Regelverk

• Lov om barneverntjenester § 2-3 fjerde ledd bokstav c og § 5-7
• Forskrift om rettigheter og bruk av tvang under opphold i barneverninstitusjon
• Forskrift om tilsyn i barneverninstitusjoner for omsorg og behandling
• Forskrift om krav til kvalitet og internkontroll i barneverninstitusjoner

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Institusjonsplan
• Rutinehåndbok
• Prosedyrer. Organisasjon og administrasjon
• Oversikt over ansatte
• Internkontroll
• Struktur og husregler
• Plasseringsvedtak og tiltaksplaner for de plasserte beboerne

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Referater fra ungdomsmøtene
• Eksempler på ansattes opplæringsplaner
• Eksempler på avviksrapporteringer
• Referater fra siste internkontroll på avdeling Idrettsveien

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn
• Oversendelse av dokumenter
• Rapport

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Revisor Lillian Hamarsnes revisjonsleder Anne Askvig
seniorrådgiver rådgiver