Rapport fra tilsyn med tildeling, gjennomføring og evaluering av sosiale tjenester (praktisk bistand og opplæring, og støttekontakt) i Re kommune - virksomhet pleie og omsorgstjenester v/ avdeling tjenester til funksjonshemmede og avd Konvallstien 2011

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Område 1: Om kommunen sikrer at saksbehandlingen ved tildeling av praktisk bistand og opplæring, og støttekontakt, er i tråd med kravene i lov og forskrift.

Område 2: Om kommunen sikrer gjennomføring og evaluering av praktisk bistand og opplæring, og støttekontakt i tråd med kravene i lov og forskrift.

Område 3: Om kommunen sikrer at klager blir håndtert og besvart i henhold til krav fastsatt i lov og forskrift.

Tilsynet avdekket to avvik. Det ble ikke påpekt merknader ved tilsynet.

Avvik 1:

Kommunen sikrer ikke korrekt saksbehandling ved tildeling av praktisk bistand og opplæring, og støttekontakt.

Avvik 2:

Kommunen sikrer ikke forsvarlig iverksetting, gjennomføring og evaluering av praktisk bistand og opplæring, og støttekontakt.

Dato: 6. juni 2011

Lisbeth Øverjordet
revisjonsleder

Cathrine Hefte
revisor

Arve J. A. Mosand
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Re kommune - virksomhet pleie og omsorgstjenester, v/ avdeling tjenester for funksjonshemmede og avdeling Konvallstien 4 og 6, i perioden 1. mars 2011 – 6.juni 2011. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Re kommune har ca.8800 innbyggere. Kommunen er organisert etter en såkalt blandingsmodell, med en ledergruppe bestående av rådmann, to kommunalsjefer og økonomisjef. De kommunale tjenestene er organisert i 13 virksomheter, som har faglig, økonomisk og personalmessig oppfølging innenfor sitt arbeidsområde.

Tilsynet rettet seg mot virksomhet pleie og omsorgstjenester, herunder avdeling tjenester for funksjonshemmede og avdeling Konvallstien 4 og 6. Avdelingene har blant annet ansvar for å tildele (behandle søknader og fatte vedtak) og gjennomføre (yte tjenestene ) sosiale tjenester til mennesker med nedsatt funksjonsevne, blant annet til tjenestemottakere i bofellesskap.

Konvallstien 4 og 6 har 8 beboere med ulikt funksjonsnivå.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 1. mars 2011. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Gjennomgang av dokumentasjon og befaring ved Konvallstien 4 og 6, ble gjennomført 27. april 2011.

Åpningsmøte ble avholdt 28. april 2011.

Intervjuer

8 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 28. april 2011.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet tre områder:

Område 1:

Om kommunen sikrer at saksbehandlingen ved tildeling av praktisk bistand og opplæring, og støttekontakt, er i tråd med kravene i lov og forskrift:

• informasjon om tjenestene
• behandling av muntlige og skriftlige søknader og henvendelser
• utredning og opplysning av saken
• individuell vurdering
• begrunnelse for beslutningen
• skriftlige enkeltvedtak
• tjenestemottakernes (brukernes) medvirkning
• opplæring

Område 2:

Om kommunen sikrer gjennomføring og evaluering av praktisk bistand og opplæring, og støttekontakt i tråd med kravene i lov og forskrift

• iverksettelse av tjenestene
• vurdering og iverksettelse av alternative tiltak dersom gjennomføring ikke kan skje som planlagt
• planer for gjennomføring
• endringer i hjelpebehov, og evaluering/endring av tjenester og tjenestenivå
• tjenestemottakernes (brukernes) medvirkning
• opplæring

Område 3:

Om kommunen sikrer at klager blir håndtert og besvart i henhold til krav fastsatt i lov og forskrift

• definisjon av klage
• orientering om klagemuligheter
• muntlige klager
• klageinstans
• behandlingstid

5. Funn

Avvik 1:

Kommunen sikrer ikke korrekt saksbehandling ved tildeling av praktisk bistand og opplæring, og støttekontakt.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om sosiale tjenester §§ 4-3 og § 4-2 a og c, samt §§ 8-1 og 8-4.
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) §§ 12, 17, 24 og 25.
• Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4.
• Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene § 3 første ledd.

Avviket bygger på følgende:

• Det er ikke avklart om tjenestemottakerne har samtykkekompetanse i forhold til medvirkning, herunder hvem som eventuelt skal ivareta tjenestemottakerens interesser dersom slik samtykkekompetanse ikke foreligger (hjelpeverge/pårørende).
• Verken i vedtaket eller i andre saksdokumenter framkommer det opplysninger om at kommunen har rådført seg med tjenestemottaker eller dennes representant ved tildeling av tjenester. Det bekreftes gjennom intervju at det ikke foreligger ens praksis om når og hvordan dette skal gjøres.
• Det er uklart hvilke opplysninger som innhentes og vurderes i forbindelse med kartleggingen av hjelpebehovet, og hva som ligger til grunn for beslutningen om valg av hjelpeform og omfang. Det framkommer ikke om det er innhentet opplysninger fra relevante instanser (for eksempel fra spesialisthelsetjeneste og fastlege) i forbindelse med kartleggingen.
• Vurderingen av den enkelte tjenestemottakers hjelpebehov og hva som er rimelig hjelpeomfang, baseres kun på personalet i bofellesskapet sine vurderinger. Vedtaket skrives deretter av saksbehandler.
• Innholdet i vedtaket tilfredsstiller ikke forvaltningslovens krav til saksbehandlingen. Dette gjelder særlig kravene til beskrivelse av faktiske forhold, vurdering og begrunnelse.

Avvik 2:

Kommunen sikrer ikke forsvarlig iverksetting, gjennomføring og evaluering av praktisk bistand og opplæring, og støttekontakt.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om sosiale tjenester §§ 4-3 og § 4-2 a og c, samt § 8-4, jf kap.4A i sosial- og pasientrettighetsloven.
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) §§ 28, 33 og 35.
• Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4.
• Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene § 3 første ledd.

Avviket bygger på følgende:

• Det mangler faste arenaer/møtepunkter mellom tjenestemottakerne og personalet i bofellesskapet, som sikrer medvirkning i forbindelse med planlegging av daglige gjøremål (måltider, aktiviteter, husregler og bruk av fellesareal mv.).
• Det er ikke systematisk gjennomført bruk av ansvarsgruppemøter, eller andre faste arenaer for samarbeid med tjenestemottaker eller dennes representant. Verken gjennom planarbeid eller på andre måter.
• Det utarbeides tiltaksplaner for tjenestemottakerne, med målsettinger og prosedyrer for gjennomføring av tjenestene. Det dokumenteres sjelden og usystematisk om hva som gjøres for å nå målsettingene og om planene følges opp. Det evalueres ikke om gjennomføringen er i tråd med målsettingene og planene.
• Det anvendes systematiske og usystematiske tiltak (om matinntak, telefonbruk, atferd, medisinering, på- og avkledning) som inneholder elementer av tvang/straff (for eksempel bortfall av goder m.m.). Det er ikke vurdert om tiltakene som benyttes er lovlige, og/eller om det skal fattes vedtak etter sosialtjenesteloven kap.4A og/ eller pasientrettighetsloven kap.4A.
• Det ble sendt brev til brukere om opphør av støttekontaktordning midt i gyldig vedtaksperiode, uten at det ble vurdert om lovens vilkår for å gjøre dette forelå. Det ble ikke fattet vedtak om beslutningen, eller opplyst om klageadgang. Muntlig klage på opphør av støttekontaktordning ble ikke nedtegnet og behandlet som klagesak.
• 2 av 8 tjenestemottakere har privat avtale om bistand til sosiale aktiviteter. De betaler for tjenestene selv. Deres rett til å få vurdert sitt individuelle behov for støttekontakt er ikke ivaretatt, ved at det ikke er gitt bistand til å søke om tjenesten.
• Avvikssystemet som er utarbeidet benyttes ikke for å rapportere om avvik eller som grunnlag for forbedring.

6. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)
• Forskrift til lov om sosiale tjenester
• Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
• Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Oversikt over organisasjonen (organisasjonskart), med beskrivelse av hvilke deler av kommunen som har oppgaver innenfor områdene som revideres.
• Navneliste over ansatte som jobber med saksbehandling og iverksetting av tjenestene som revideres, og hvor disse er organisatorisk plassert i enhetene.
• Navneliste over alle som jobber i Konvallstien 4 og 6 (turnus), der det framkommer stillingsbetegnelse, utdanning, stillingsstørrelse, tidspunkt for når personen begynte i stillingen, samt stillings-/ funksjonsbeskrivelser for avdelingsleder og miljøarbeider.
• Navneliste over ansatte som jobber i bofellesskapet (turnus), med oversikt over stillingsbetegnelse, utdanning, stillingsstørrelse, tidspunkt for når personen begynte i stillingen, samt stillings- og funksjonsbeskrivelser.
• Turnus og vaktlister for mars og april måned 2011.
• Utskrift av siste IPLOS-kartlegging på den enkelte beboer.
• Delegasjonsreglement.
• Årsmelding 2010 og virksomhetsplan 2011.
• Aktuelle rutiner/prosedyrer som gjelder de reviderte områdene (vedtaksmaler, søknadsskjema, IPLOS registreringsskjema, rutiner for saksbehandling).
• Tjenestebeskrivelse av botilbud for funksjonshemmede
• Kompetansekartleggingsoversikt for bofellesskapet fra 2010. Opplærings- og kompetanseplan for 2010 – 2011.
• Utvalg av prosedyrer fra kvalitetshåndbok i Konvallstien.
• Avvik registrert i 2010/2011 utenfor områdene som revideres.
• Oversikt over hjelpeverger og pårørende.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 8 saksmapper på tjenestemottakerne i Konvallstien 4 og 6, med dokumentasjon som vedtak, saksutredninger, rapporter, referater, planer og journalnotat.
• Beskjedbøker/dagbøker/vaktbøker.
• Referater fra husmøter /personalmøter.
• Permer med opplysninger og forskjelling dokumentasjon om den enkelte tjenestemottaker, og om tjenesteutførelse/ rutiner.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn av 1. mars 2011.
• Invitasjon til møte med hjelpeverger/pårørende sendt 28. mars 2011.
• Innkommet dokumentasjon fra kommunen 25. mars 2011.
• Program av 31. mars 2011, også sendt som e-post
• Diverse korrespondanse med kommunen på e-post og telefon.

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Cathrine Hefte, revisor
Arve J. A. Mosand, revisor
Lisbeth Øverjordet, revisjonsleder