Helsetilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen i Vestfold gjennomførte i perioden 14.3.2011 til 9.6.2011 tilsyn med barneverntjenesten i Sandefjord. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Om kommunen sikrer at undersøkelser gjennomføres i tråd med lov og forskrifter
  • Om kommunen sikrer at hjelpetiltak til hjemmeboende barn evalueres i tråd med lov- og forskriftskrav

Tilsynet har under begge temaene hatt fokus på barns rett til medvirkning.

Ved tilsynet fant Fylkesmannen i Vestfold ikke grunnlag for å gi avvik eller merknader.

Dato: 29.6.2011

Marte Cecilie Ervik
revisjonsleder

 

  

Anne Askvig
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Sandefjord kommune i perioden 14.3.2011 – 9.6.2011.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med den kommunale barnevernstjenesten etter barnevernloven § 2-3 fjerde ledd. Dette tilsynet er en del av det landsomfattende tilsynet som Statens helsetilsyn har besluttet at fylkesmennene skal gjennomføre i 2011 og 2012.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Sandefjord er en av kommunene i Vestfold med flest innbyggere, ca 43600.

Barneverntjenesten har 32 ansatte, og er organisert i tre ulike team i tillegg til stab. Det er et barneteam som har hovedansvaret for sakene som gjelder barn mellom 0-12 år, og et ungdomsteam som har hovedansvaret for aldersgruppen 13 til 18. I tillegg er det et omsorgsteam som har ansvaret for å følge opp og veilede fosterhjem. Hvert team ledes av en teamleder.

Teamlederne for barneteamet og ungdomsteamet er ansvarlig for mottak av alle nye bekymringer og henvendelser vedrørende barn i kommunen. Alle henvendelser drøftes i møte med barnevernleder og fagkonsulent en gang i uken, før saken konkluderes.

Barneverntjenesten er organisert under Sandefjord kommunes helse- og sosialetat, under seksjon for helse og oppvekst.

 

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 14.3.2011. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 8.6.2011.

Intervjuer

7 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 9.6.2011.

 

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynets to hovedtemaer er den kommunale barneverntjenestens undersøkelser og evaluering av hjelpetiltak for hjemmeboende barn. Brukermedvirkning er undertema for begge hovedtemaene. Brukermedvirkning vil i denne sammenheng være barnets rett til å bli informert og til å uttale seg i saker som angår barnet.

Det er den kommunale barneverntjenesten som har ansvaret for gjennomføring av undersøkelser og evaluering av hjelpetiltak etter barnevernloven §§ 4-3 og § 4-5. Tilsynet har vurdert om kommunen utfører disse oppgavene innenfor rammene av barnevernloven, samt forvaltningsretten, Norges forpliktelser etter FNs barnekonvensjon og forskrift om internkontroll for kommunenes oppgaver etter lov om barneverntjenester.
I det videre gjøres det kort rede for hva som har blitt undersøkt i forhold til de ulike temaene.

Hovedtema 1:
For å kontrollere at undersøkelsen gjennomføres i tråd med lov- og forskriftskrav, vurderte Fylkesmannen om kommunen sikrer

  • at det gjennomføres en tilstrekkelig undersøkelse
  • at barns rett til medvirkning i undersøkelsesfasen ivaretas
  • at det er foretatt en forsvarlig vurdering før undersøkelsen konkluderes

Hovedtema 2:
Når det gjelder evaluering av pågående hjelpetiltak, vurderte Fylkesmannen om kommunen sikrer

  • at det foretas en tilstrekkelig evaluering av hjelpetiltakene
  • at barns rett til medvirkning ivaretas i evalueringsfasen
  • at det er foretatt en forsvarlig vurdering før evalueringen avsluttes

Kravet til internkontroll:
I tillegg til at tilsynet vurderte praksisen og rutinene til barneverntjenesten innenfor tilsynstemaene, ble kommunens internkontroll i forhold til disse områdene vurdert. Det er i barnevernloven § 2-1 og forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester et krav om at kommunen skal ha et system for internkontroll.
Tilsynet har undersøkt om Sandefjord kommune gjennom sine styringstiltak og internkontroll sikrer at undersøkelser og evaluering av hjelpetiltak til barn som bor hjemme utføres innenfor rammene av barnevernloven §§ 4-3, 4-5 og 6-3. Fylkesmannen vurderte i hovedsak om kommunens internkontrollsystem sikrer

  • tilstrekkelig opplæring og oppfølging av kompetanse hos de ansatte
  • at det gjennomføres områdeovervåkning for å avdekke avvik eller område med risiko for svikt, og oppfølging av disse
  • at det er oppfølging fra ledelsen med tanke på om prosedyrer og retningslinjer følges

5. Funn

Fylkesmannen fant ikke grunnlag for avvik eller merknader.

 

6. Kommunens styringssystemer

Fylkesmannen i Vestfold har funnet grunnlag for å knytte noen kommentarer til kommunens styringssystemer.

Barneverntjenesten i Sandefjord kommune har utviklet et elektronisk internkontrollsystem til bruk i barneverntjenesten. Det elektroniske internkontrollsystemet inneholder blant annet mål for virksomheten, opplæringsplaner for ansatte/nyansatte, rutiner, standardbrev og lenker til oppdaterte lover. Saksbehandlerne kjenner godt til systemet, og de fleste bruker det aktivt siden det er lett tilgjengelig fra deres vanlige e-post system. Systemet synliggjør når rutiner eller dokumenter er oppdatert, og fremstår som godt oppdatert og vedlikeholdt. I det samme systemet ligger avviksmeldingene. Barneverntjenesten har en kultur for at det er en selvfølge å melde feil, uten at det oppleves som noe negativt eller noe som kan få negative konsekvenser for den som melder eller den som har gjort feilen som meldes. Avvikssystemet bidrar derfor sterkt til at barneverntjenesten avdekker feil og dermed kan rette opp de konkrete feilene, samtidig som det gir informasjon om hva som er risikoområder for barnverntjenestens saksbehandling. Avdekking av risikoområder har ført til tiltak som hindrer at feil videreføres. Som eksempel på det kan Fylkesmannen nevne at problemer med manglende tiltaksplaner i flere saker ble løst ved at vedtak om tiltak ikke skal godkjennes av leder før det foreligger en tiltaksplan.

Barnevernleder har rutiner for hvert år å kartlegge de enkeltes opplæringsbehov og eventuelle sårbare områder for barneverntjenesten. Kartleggingen brukes deretter for å legge opplæringsplaner og sette mål for det kommende året.

Dersom barneverntjenesten kommer i en situasjon hvor de har høyt sykefravær, stor saksmengde eller av andre årsaker har problemer med å få gjort alle sine oppgaver, har de en beredskapsplan som aktiveres. Beredskapsplanen inneholder tiltak som skal sikre at barneverntjenesten tiden oppfyller sine lovpålagte plikter etter barnevernloven.

Barnevernleder rapporter hver måned til sin overordnede, slik at ledelsen er oppdatert om hva som skjer i barneverntjenesten.

Fylkesmannen vurderer etter dette at styringssystemene for det området vi har ført tilsyn med fungerer godt, og at de er velegnet til å avdekke områder med risiko for svikt. Ved risiko for svikt eller faktisk svikt har forholdene blitt fulgt opp og utbedret på hensiktsmessige måter.

 

7. Regelverk

  • FNs barnekonvensjon om barnets rettigheter av 20. november 1989
  • lov om barneverntjenester av 17. juli 1992 nr. 100
  • lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 2. oktober 1967 (forvaltningsloven)
  • forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester av 14. desember 2005 nr. 1584

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Årsrapport for Sandefjord kommune 2009
  • Åsrapport for barneverntjenesten i Sandefjord kommune 2009
  • Delegasjonsvedtak
  • Organisasjonskart
  • Beredskapsplan
  • Stillingsbeskrivelser for barneverntjenesten
  • Oversikt over ansatte i barneverntjenesten og deres utdannelse
  • Rutiner og opplæringsplaner for nyansatte
  • Plan for opplæring og kompetanseutvikling for 2011
  • Opplæringsplan for 2010
  • Kompetanseplan for 2009
  • Oversikt- Opplæring og kompetanse utvikling 2009 og 2010
  • Avviksskjemaer for 2010
  • Rutinebeskrivelse for mottak
  • Maler for standardbrev, handlingsplan undersøkelsesrapport og tiltaksplan
  • Rutiner for tiltaksplan
  • Resultat av brukerundersøkelse 2009
  • Handlingsplan iverksatt etter brukerundersøkelsen

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • 13 klientmapper hvor det var løpende hjelpetiltak i løpet av 2010
  • 6 klientmapper hvor undersøkelser hadde endt i tiltak
  • 7 klientmapper hvor undersøkelser hadde blitt henlagt uten tiltak

Vi fikk i tillegg utdelt følgende dokumenter under revisjonsbesøket:

  • Innholdsfortegnelsen til barneverntjenestens elektroniske internkontrollsystem
  • Rutiner tilknyttet ”startmøter”
  • Skjema for kartlegging av de ansattes opplæringsbehov
  • Kartlegging av opplæringsbehov og sårbare området for 2011
  • Kartlegging av opplæringsbehov og sårbare områder for 2010
  • Oversikt over avvik og merknader for 2010
  • Avvik om merknader som er registrert i 2009
  • Avviksskjemaer for 2011
  • Gjennomførte opplæringsplaner for nyansatte i 2010
  • Plan for utvikling av hjelpetiltak i barneverntjenesten for perioden 2010-2013

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel datert 14.3.2011
  • Tilbakemelding og oversendelse av dokumenter fra Sandefjord kommune datert 27.4.2011
  • Oversendelse av program fra Fylkesmannen i Vestfold datert 20.5.2011

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Laila S. Østli

barnevernleder

X

X

X

Gisle Dahn

rådmann

X

X

X

Inger May Hansen

kurator

X

X

X

Ellen Dahl Sundbø

kurator

X

X

X

Nina Line Midttun

teamleder ungdomsteam

X

X

X

Bente Rotvik

teamleder barneteam

X

X

X

Lise T. Aulie

helse- og sosialsjef

X

X

X

Tine Luberth

seksjonsleder helse og oppvekst

X

 

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Cathrine Leistad revisor

Anne Askvig revisor

Marte Cecilie Ervik revisjonsleder

Runa Madsen observatør fra Statens Helsetilsyn