Helsetilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Institusjonens internkontrollsystem med spesiell oppmerksomhet knyttet til institusjonens vern om beboernes personlige integritet.

Dato: 21.06.11

 

Anne Askvig
revisjonsleder

Cathrine Leistad
revisor

 

Svein Ivar Fiane

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Bufetat Sandefjord ungdomssenter i perioden 22.02.11 – 17.06.11. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med den kommunale barnevernstjenesten etter barnevernloven § 2-3 fjerde ledd bokstav c og § 5-7.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Sandefjord ungdomssenter er et av landets 5 institusjoner som bruker multifunksjonell behandling i institusjon og nærmiljø. Institusjonen har to avdelinger, med plass til fire ungdom i hver avdeling.

Multifunksjonell behandling (MultifunC) retter seg mot ungdom i alderen 14 til 18 år med alvorlige atferdsvansker som har behov for et institusjonsopphold før de kan ha nytte av hjemmebaserte tiltak.

Behandlingen foregår på institusjon i ca. seks måneder etterfulgt av tett hjemmebasert oppfølging etter utflytting fra institusjon. Total behandlingstid er om lag 10 til 12 måneder.

Institusjonen består av fire team og for hver ungdom etableres egne team som består av representanter fra hvert av de fire teamene. Utredningsteamet utvikler behandlingsplaner og vurderer hver enkelt ungdom. Miljøteamet tilrettelegger behandlingsmiljøer på institusjonen og utfører målrettet arbeid med ungdommen under institusjonsoppholdet. Pedagogisk team utfører planlegging og tilrettelegging av skoletilbud, mens familieteamet gir støtte og opplæring til familien mens ungdommen er på institusjonen, og oppfølging etter avsluttet opphold.

 

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 22.02.11. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Intervju av beboere

Fire beboere ble intervjuet 09.05.11

Åpningsmøte ble avholdt 15.06.11.

Intervjuer av ansatte

4 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 17.06.11.

 

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet gjennomgang av tilsendte dokumenter, gjennomgang av dokumenter vi fikk under tilsynet og intervjuer av beboere og ansatte.

 

5. Funn

Avvik 1

Institusjonen har ikke system som sikrer beboernes personlige integritet.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Barnevernloven § 5-9
  • Rettighetsforskriften §§ 2 annet ledd, 5 og 7

Avviket bygger på følgende observasjoner:

  • Ved intervjuene fremkom det at beboerne ikke har anledning til å ha besøk inne på avdelingen. Institusjonen har en familieleilighet til dette formålet, men denne har vært utilgjengelig siden april. Beboerne kan ha besøk i peisestuen dersom ingen andre beboere er på avdelingen.
  • Institusjonen har ikke lagt til rette for at beboerne selv kan låse døren til eget rom innenfra. Ved intervjuene fremkom det at beboerne har fått nye dører til rommene sine som ikke kan låses innenfra. Det fremkom at en beboer har opplevd å få uønsket besøk på eget rom og har i enkelte tilfeller også følt seg truet.

Avvik 2

Institusjonens internkontroll har ikke systematiske tiltak som sikrer at alle institusjonens aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av lov om barneverntjenester.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Barnevernloven § 5-10
  • Forskrift om krav til kvalitet og internkontroll i barneverninstitusjoner §§ 10, 11 og 12 annet ledd bokstavene e), f) og h)

Nedenfor gjengis § 12 med bokstavene e, f og h.

§ 12. Innholdet i internkontrollen

”Internkontrollen skal tilpasses institusjonens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold og ha det omfang som er nødvendig for å etterleve krav fastsatt i medhold av lov om barneverntjenester.

Internkontrollen innebærer at institusjonen blant annet skal:

e) gjøre bruk av erfaringer fra barn og foreldre til forbedring av institusjonen, samt gjøre bruk av erfaringer fra den kommunen som har ansvaret for oppfølgingen av barnet, jf. lov om barneverntjenester § 8-4,

f) skaffe oversikt over områder i institusjonen hvor det er fare for svikt eller mangel på oppfyllelse av myndighetskrav,

h) foreta systematisk overvåking og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt og bidrar til kontinuerlig forbedring i institusjonen.”

Avviket bygger på følgende observasjoner:

Bokstav e)

Under intervjuene fremkom det at institusjonen ikke har foretatt brukerundersøkelser som omfatter foreldrene til beboerne, og har dermed ikke et system for å gjøre bruk av erfaringer fra foreldrene til forbedring av institusjonen.

Bokstav f)
Under intervjuene fremkom det at institusjonen ikke har et system for avviksmeldinger eller et system for å skaffe oversikt over alle områder det er fare for svikt eller mangel på oppfyllelse av myndighetskrav. Det fremkom at institusjonen gjør risiko- og funksjonsanalyser vedrørende utfordrende atferd hos beboerne, men at det mangler system for melding, registrering og vurdering dersom ansatte for eksempel ikke følger vedtatte regler og prosedyrer.

Bokstav h)

De ovenfor nevnte funn viser at institusjonen ikke foretar en systematisk overvåking av internkontrollen. Det fremkom også at institusjonen ikke var klar over at flere av deres prosedyrer inneholdt feil i forhold til rettighetsforskriftens krav til bruk av tvang, før de skulle oversende dokumentasjonen Fylkesmannen hadde etterspurt i forkant av systemrevisjonen.

 

6. Regelverk

  • Lov om barneverntjenester
  • Forskrift om rettigheter og bruk av tvang under opphold i barneverninstitusjoner
  • Forskrift om tilsyn i barneverninstitusjoner for omsorg og behandling
  • Forskrift til krav om kvalitet og internkontroll i barneverninstitusjoner

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart
  • Institusjonsplan
  • Kompetanseplan for Sandefjord ungdomssenter
  • Prosedyrer
  • Oversikt over ansatte
  • Husregler og oversikt over hva alvorlige regelbrudd er og konsekvensene av å begå alvorlige regelbrudd
  • Plasseringsvedtak og tiltaksplaner for de plasserte beboerne
  • Prosjektmandat for prosjektet ”På rett kjøl”

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Referater fra ungdomsmøtene
  • Kopi av spesifikk opplæringsplan for nyansatte
  • Kopi av kursplan for SUS, 2011
  • Kopi av manualene for miljøteam
  • Kopi av siste CAF måling

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn, datert 22.02.11
  • Dokumenter fra institusjonen mottatt hos Fylkesmannen 19.05.11
  • E-post datert 07.06.11 med dagsorden for tilsynet

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Kjetil Christensen

Enhetsleder

 

X

X

Helena K. P. Nilsen

Seksjonssjef

X

X

X

Kristine Olafsen

Miljøterapeut

X

X

 

Sara Mirshahi

Miljøterapeut

X

X

 

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Cathrine Leistad, Svein I. Fiane og Anne Askvig