Helsetilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Område 1: Om kommunen sikrer at saksbehandlingen ved tildeling av praktisk bistand og opplæring, og støttekontakt, er i tråd med kravene i lov og forskrift.

Område 2: Om kommunen sikrer gjennomføring og evaluering av praktisk bistand og opplæring, og støttekontakt i tråd med kravene i lov og forskrift.

Område 3: Om kommunen sikrer at klager blir håndtert og besvart i henhold til krav fastsatt i lov og forskrift.

Tilsynet avdekket ett avvik. Det ble ikke påpekt merknader ved tilsynet.

Avvik :

Kommunen sikrer ikke korrekt saksbehandling ved tildeling av støttekontakt.

Dato: 25. august 2011

Lisbeth Øverjordet
revisjonsleder

Cathrine Hefte
revisor

 

Arve J. A. Mosand
revisor

 

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Tønsberg kommune - virksomhet tiltak for funksjonshemmede v/ botiltaket Ulvikveien 10, 11 og 13, og forvaltning helse og sosial, i perioden 1. mars 2011 – (dato for endelig rapport). Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

 

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Tønsberg kommune har ca.40 000 innbyggere. Kommunen er organisert etter en såkalt tonivåmodell, hvor for tiden 35 virksomheter og 7 fagenheter er direkte underlagt og rapporterer til rådmannen. To direktører er tilknyttet rådmannens ledergruppe.

Tilsynet rettet seg mot virksomhet tiltak for funksjonshemmede v/ botiltaket Ulvikveien 10, 11 og 13, og forvaltning helse og sosial. Disse har blant annet ansvar for å tildele (behandle søknader og fatte vedtak) og gjennomføre (yte tjenestene) sosiale tjenester til mennesker med nedsatt funksjonsevne, blant annet til beboere i bofellesskap.

Botiltaket Ulvikveien 10, 11 og 13 har 11 beboere med ulikt funksjonsnivå.

 

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 1. mars 2011. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Møte med pårørende/ hjelpeverger ble avholdt 31. mai 2011.

Gjennomgang av dokumentasjon og befaring ved botiltaket Ulvikveien 10, 11 og 13, ble gjennomført 21. juni 2011.

Åpningsmøte ble avholdt 22. juni 2011.

Intervjuer

9 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 22. juni 2011.

 

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet tre områder:

Område 1:

  • Om kommunen sikrer at saksbehandlingen ved tildeling av praktisk bistand og opplæring, og støttekontakt, er i tråd med kravene i lov og forskrift:
  • informasjon om tjenestene
  • behandling av muntlige og skriftlige søknader og henvendelser
  • utredning og opplysning av saken
  • individuell vurdering
  • begrunnelse for beslutningen
  • skriftlige enkeltvedtak
  • tjenestemottakernes (brukernes) medvirkning
  • opplæring

Område 2:

  • Om kommunen sikrer gjennomføring og evaluering av praktisk bistand og opplæring, og støttekontakt i tråd med kravene i lov og forskrift
  • iverksettelse av tjenestene
  • vurdering og iverksettes av alternative tiltak dersom gjennomføring ikke kan skje som planlagt
  • planer for gjennomføring
  • endringer i hjelpebehov, og evaluering/endring av tjenester og tjenestenivå
  • tjenestemottakernes (brukernes) medvirkning
  • opplæring

Område 3:

  • Om kommunen sikrer at klager blir håndtert og besvart i henhold til krav fastsatt i lov og forskrift
  • definisjon av klage
  • orientering om klagemuligheter
  • muntlige klager
  • klageinstans
  • behandlingstid

 

5. Funn

Avvik : Kommunen sikrer ikke korrekt saksbehandling ved tildeling av støttekontakt.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om sosiale tjenester §§ 4-3 og § 4-2 c, samt §§ 8-1 og 8-4.
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) §§ 17, 24 og 25.
  • Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4.
  • Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene § 3 første ledd.

Avviket bygger på følgende:

  • Kommunen legger feil lovforståelse til grunn når den mener at støttekontakt ikke er en lovpålagt tjeneste til personer som har sin bolig i bofellesskap med andre.
  • Kommunen sikrer ikke en individuell vurdering av behovet for støttekontakt til personer som har sin bolig i bofellesskap med andre.
  • Kommunen forutsetter at behovet for sosiale aktiviteter blir ivaretatt gjennom felles aktiviteter i bofellesskapet.
  • I begrunnelsen i vedtak om støttekontakt henvises det til brev som ikke er relevant i forhold til personer som bor i egen bolig (brev fra dept. til Fylkesmannen i Sør- Trøndelag av 02.11.1993).

 

6. Regelverk

  • Lov om sosiale tjenester
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)
  • Forskrift til lov om sosiale tjenester
  • Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
  • Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene

 

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  1. Oversikt over organisasjonen (organisasjonskart), med beskrivelse av hvilke deler av kommunen som har oppgaver innenfor områdene som revideres.
  2. Navneliste over ansatte som jobber med saksbehandling og iverksetting av tjenestene som revideres, og hvor disse er organisatorisk plassert i enhetene.
  3. Navneliste over alle som jobber i Ulvikveien 10, 11 og 13 (turnus), der det framkommer stillingsbetegnelse, utdanning, stillingsstørrelse, tidspunkt for når personen begynte i stillingen.
  4. Stillings-/ funksjonsbeskrivelser.
  5. Turnus og vaktlister for mars og april måned 2011.
  6. Utskrift av siste IPLOS-kartlegging på den enkelte beboer.
  7. Delegasjonsreglement.
  8. Lederavtale
  9. Årsmelding og virksomhetsplaner.
  10. Aktuelle rutiner/prosedyrer som gjelder de reviderte områdene, herunder rutiner fra kommunens kvalitetshåndbok.
  11. Opplærings- og kompetanseplan.
  12. Avvik registrert i 2010/2011.
  13. Oversikt over hjelpeverger og pårørende.
  14. Referat fra møter i kommunens kvalitetsutvalg.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • 11 saksmapper på tjenestemottakerne i Ulvikveien 10, 11 og 13, med dokumentasjon som vedtak, saksutredninger, rapporter, referater, planer og journalnotat.
  • Beskjedbøker/dagbøker/vaktbøker/loggbøker.
  • Personalbok.
  • Permer med opplysninger (herunder fagpermer) og forskjelling dokumentasjon om den enkelte tjenestemottaker, og om tjenesteutførelse/ rutiner/sjekklister.
  • Elektronisk tilgang til fagsystemet PROFIL.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn av 1. mars 2011.
  • Invitasjon til møte med hjelpeverger/pårørende sendt 29. april 2011.
  • Innkommet dokumentasjon fra kommunen 10. mai 2011.
  • Program av 31. mai 2011, også sendt som e-post
  • Diverse korrespondanse med kommunen på e-post og telefon.

 

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Harald Næss

Kst. kommunaldirektør

X

X

X

Geir M. Olsborg

Soneleder

X

X

X

Jon - Kristian Pedersen

Rådgiver

X

X

X

Torunn Andersen

Fagrådgiver

X

X

X

Else Britt Hansen

Fagleder

X

X

X

Annette Larsen

Ledende miljøterapeut

X

X

X

Elisabeth Jørgensen

Assistent/ nattevakt

X

X

 

Jorunn Johannessen

Assistent

X

X

 

Merete Kristiansen

Leder/ledende miljøterapeut

 

X

 

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Cathrine Hefte, revisor
Arve J. A. Mosand, revisor
Lisbeth Øverjordet, revisjonsleder