Rapport fra tilsyn med kommunens arbeid med undersøkelser og evaluering av hjelpetiltak for hjemmeboende barn i Hof kommune 2012

Sammendrag

Denne rapporten beskriver eventuelle avvik som ble påpekt innen de reviderte områder.

Tilsynet er et landsomfattende tilsyn med barneverntjenestene i kommunene i 2012 som er utarbeidet av statens Helsetilsyn. Tilsynet omfattet følgende områder:

• Undersøkelser i barneverntjenesten, jf. Barnevernloven § 4-3
• Evaluering av hjelpetiltak til hjemmeboende barn. Jf. barnevernloven § 4-5

Tilsynet har under begge temaene hatt fokus på barns rett til medvirkning.

Ved tilsynet fant Fylkesmannen ikke grunnlag for å gi avvik eller merknader.

Dato: 14. august 2012

Lillian Hamarsnes
Revisjonsleder

Anne Askvig
revisor

Helena Glede Fekete
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved barneverntjenesten i Hof kommune i perioden 05.06.12 - 14.08.12. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med den kommunale barnevernstjenesten etter barnevernloven § 2-3 fjerde ledd.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre

undersøkelser. Rapporten omhandler eventuelle avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Hof kommune er en bygdekommune med ca. 3100 innbyggere.

Kommunen ble omorganisert med virkning fra 01.01.11. Barneverntjenesten er organisert som en del av NAV og har 3,3 årsverk som er knyttet til både ledelse og saksbehandling etter lov om barneverntjenester.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 02.04.12. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 06.06.12.

Intervjuer

6 personer ble intervjuet. Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 07.06.12.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynets to hovedtemaer er den kommunale barneverntjenestens undersøkelser og evaluering av hjelpetiltak for hjemmeboende barn. Brukermedvirkning er undertema for begge hovedtemaene. Brukermedvirkning vil i denne sammenheng være barnets rett til å bli informert og til å uttale seg i saker som angår barnet.

Det er den kommunale barneverntjenesten som har ansvaret for gjennomføring av

undersøkelser og evaluering av hjelpetiltak etter barnevernloven §§ 4-3 og § 4-5. Tilsynet har vurdert om kommunen utfører disse oppgavene innenfor rammene av barnevernloven, samt forvaltningsretten, Norges forpliktelser etter FNs barnekonvensjon og forskrift om internkontroll for kommunenes oppgaver etter lov om barneverntjenester.

I det videre gjøres det kort rede for hva som har blitt undersøkt i forhold til de ulike temaene.

Hovedtema 1:

For å få avklart om undersøkelser gjennomføres i tråd med lov- og forskriftskrav, vurderte Fylkesmannen om kommunen styrer og kontrollerer

• at det gjennomføres en tilstrekkelig undersøkelse
• at barns rett til medvirkning i undersøkelsesfasen ivaretas
• at det er foretatt en forsvarlig vurdering før undersøkelsen konkluderes

Hovedtema 2:

Når det gjelder evaluering av pågående hjelpetiltak, vurderte Fylkesmannen om kommunen styrer og kontrollerer

• at det foretas en tilstrekkelig evaluering av hjelpetiltakene
• at barns rett til medvirkning ivaretas i evalueringsfasen
• at det er foretatt en forsvarlig vurdering før evalueringen avsluttes

Kravet til internkontroll:

I tillegg til at tilsynet vurderte barneverntjenestens praksis innenfor

tilsynstemaene, ble kommunens internkontroll, som rutiner og avviksoppfølging, i forhold til disse områdene vurdert. Det er i barnevernloven § 2-1 og i forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester, et krav om at kommunen skal ha et system for internkontroll.

Tilsynet har undersøkt om Hof kommune gjennom sine styringstiltak og internkontroll sikrer at undersøkelser og evaluering av hjelpetiltak til barn som bor hjemme utføres innenfor rammene av barnevernloven §§ 4-3, 4-5 og 6-3. Fylkesmannen vurderte i hovedsak om kommunens internkontrollsystem sikrer

• tilstrekkelig opplæring og oppfølging av kompetanse hos de ansatte
• at det gjennomføres områdeovervåkning for å avdekke avvik eller områder med risiko for svikt, og oppfølging av disse
• at det er oppfølging fra ledelsen med tanke på om rutiner og retningslinjer følges

5. Funn

Fylkesmannen fant ikke grunnlag for å gi avvik eller merknader

6. Regelverk

• FNs barnekonvensjon om barnets rettigheter av 20. november 1989
• lov om barneverntjenester av 17. juli 1992 nr. 100
• lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 2. oktober 1967 (forvaltningsloven)
• forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester av 14. desember 2005 nr. 1584

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart/barneverntjenestens beskrivelse av tjenesten
• Oversikt over ansatte
• Årsrapport for Hof kommune 2011
• Delegasjonsreglement
• Oversikt over opplæring for ansatte de siste to år
• Rutiner for arbeid med meldinger, undersøkelser, tiltaksplaner og evaluering av hjelpetiltak
• Skjema som benyttes innenfor tilsynsområdet
• Liste over alle hjelpetiltak som var aktive eller ble avsluttet annet halvår 2011
• Kopi av kvalitetssikringssystemet innenfor tilsynsområdet

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 10 klientmapper med undersøkelser
• 10 klientmapper med hjelpetiltak for hjemmeboende barn
• Eksempler på utarbeidet plan for undersøkelser
• Eksempler på utarbeidet sluttrapport i undersøkelser
• Kopi av avviksmeldinger
• Rutinehåndbok (kvalitetssikringssystem) for barneverntjenesten

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn, datert 02.04.12
• Tilbakemelding og oversendelse av dokumenter fra Hof kommune, datert 03.05.12
• Oversendelse av program på e-post 25.05.12

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Helena Glede Fekete, Anne Askvig og Lillian Hamarsnes