Rapport fra tilsyn med kommunens utredning og samarbeid med spesialisthelsetjenesten der kommunen skal fatte vedtak om tvang etter helse- og omsorgstjenesteloven kapittel 9 ved Sandefjord kommune 2012

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Kommunens utredning og samarbeid med spesialisthelsetjenesten der kommunen skal fatte vedtak om tvang etter helse- og omsorgstjenesteloven kapittel 9. Avgrenset til:

• Om kommunen gjennomfører en forsvarlig utredning før vedtak fattes i henhold til bestemmelsene i helse- og omsorgstjenesteloven kapittel 9 og forvaltningsloven
• Om kommunen innhenter bistand og samarbeider med spesialisthelsetjenesten etter kravene i helse- og omsorgstjenesteloven kapittel 9.

Tilsynet avdekket ett avvik:

Sandefjord kommune sikrer ikke et systematisk samarbeid med spesialisthelsetjenesten i alle vedtak etter helse- og omsorgstjenesteloven kapittel 9

Dato: 12.10.2012

Linda Endrestad
revisjonsleder

Arve Mosand
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Sandefjord kommune i perioden 15.06.12 - 12.10.12. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med helse- og omsorgstjenesten etter lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten§ 2 og lov om kommunale helse- og omsorgstjenester § 12-3.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Sandefjord er Vestfolds mest folkerike kommune med ca 44 000 innbyggere. Kommunen er organisert etter en tradisjonell hierarkisk struktur, med fire etater i tillegg til sentraladministrasjonen. Helse- og sosialetaten er organisert i fire seksjoner samt stab og utredningsavdeling. Etatsleder er Helse- og sosialsjef Lise Tanum Aulie. Seksjon for Botiltak og Aktivitet har 11 avdelinger, hvor avdelingslederne har totalansvar for driften i den enkelte avdeling. Initiativ til og utarbeidelse av vedtak etter helse- og omsorgstjenesteloven kapittel 9 tas i den enkelte bolig, men i samarbeid med seksjonens fagkonsulent og avdelingsleder. Vedtaket legges til gjennomlesing og signering hos seksjonsleder som også er overordnet faglig ansvarlig.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble sendt 15. juni 2012. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 28. august 2012.

Intervjuer

9 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 29. august 2012.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet så på kommunens utredning og samarbeid med spesialisthelsetjenesten der kommunen skal fatte vedtak om tvang etter helse- og omsorgstjenesteloven kapittel9. Avgrenset til:

Om kommunen gjennomfører en forsvarlig utredning før vedtak fattes i henhold til bestemmelsene i helse- og omsorgstjenesteloven kapittel 9 og forvaltningsloven

Om kommunen innhenter bistand og samarbeider med spesialisthelsetjenesten etter kravene i helse- og omsorgstjenesteloven kapittel 9.

5. Funn

Tilsynet avdekket ett avvik:

Sandefjord kommune sikrer ikke et systematisk samarbeid med spesialisthelsetjenesten i alle vedtak etter helse- og omsorgstjenesteloven kapittel 9

Dette er brudd på følgende bestemmelser:

• Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester § 9-7 annet ledd og § 9-9 første ledd. Jf. Forskrift om internkontroll § 4.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Når vedtak skal fornyes involveres ikke alltid spesialisthelsetjenesten før vedtaket fattes. Tilsynslaget har sett på 13 journaler og i åtte av sakene er det ikke bedt om bistand fra spesialisthelsetjenesten før vedtaket sendes fylkesmannen.
• Det er prosedyrer for å henvise til spesialisthelsetjenesten i alle saker hvor det er aktuelt med vedtak etter § 9-5 b og c, men egne rutiner følges ikke.
• Ved fornyelse av vedtak er det utviklet en praksis for at spesialisthelsetjenesten kun orienteres etter at vedtaket er fattet
• Ikke alle er kjent med kommunens rutiner for kapittel9, blant annet hvem som har ansvar for å henvise til spesialisthelsetjenesten.

6. Regelverk

• Lov av 30.03.84 nr 15om statlig tilsyn med helsetjenesten
• Lov av 02.07.99 nr 63 om kommunale helse- og omsorgstjenester kap 9
  - § 9-3
  - § 9-7 andre og fjerde ledd
  - § 9-9
• Lov av l 0.02.67 om forvaltningssaker
• Forskrift av 20.12.02 nr 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

1. Organisasjonskart for Helse- og sosialetaten og Seksjon for botiltak og aktivitet (BTA)
2. Beskrivelse av organisering og ansvarsforhold i BTA
3. Oversikt over ansatte i BTA som har ansvaret i forhold til vurdering og oppfølging av vedtak etter helse- og omsorgstjenesteloven kapittel 9
4. Opplysninger om andre som har oppgaver tilknyttet vurderinger i forhold til temaet for tilsynet
5. Virksomhetsplan og årsmelding
6. Skriftlige rutiner/prosedyrer retningslinjer for utredning og samarbeid med spesialisthelsetjenesten, der det vurderes bruk av tvang etter helse- og omsorgstjenesteloven kapittel 9
7. Orientering om avviksregistreringer på temaet
8. Innholdsfortegnelse over kvalitetssystemet
9. Opplæringsplaner for området for tilsynet

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 13 journaler til personer som hadde vedtak under utarbeidelse, eller gjeldende vedtak, etter helse- og omsorgstjenesteloven kapittel 9, § 9-5 tredje ledd, bokstav bog c

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn, brev av 15. juni 2012
• Dokumentasjon fra kommunen, brev med vedlegg av 6.juli 2012
• Program for tilsynet, brev av 14. august 2012

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Randi Askjer revisor
Arve Mosand revisorL
Linda Endrestad revisjonsleder
Anine Terland observatør Statens helsetilsyn