Rapport fra tilsyn med om stiftelsen sikrer at utredningsoppholdene er i samsvar med lov og forskrifter ved Stiftelsen Vilde, senter for foreldre og barn 2012

Sammendrag

Fylkesmannen i Vestfold har gjennomført tilsyn med stiftelsen Vilde, senter for foreldre og barn. Systemrevisjonen omfattet følgende område:

• Sikrer foreldre- barn senteret at utredningsoppholdene er i samsvar med lov og forskrift. Under tilsynet fant Fylkesmannen i Vestfold ikke grunnlag for å gi avvik eller merknader.

Dato: 23.10.12

Anne Askvig
revisjonsleder

Helena Glede Fekete
revisor

Lillian Hamarsnes
revisor

Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Stiftelsen Vilde, senter for foreldre og barn i perioden 21.08.12 - . Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med institusjoner og sentre for forledre og barn etter barnevernloven § 2-3b, 3 ledd, jf. § 5-7.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Stiftelsen Vilde, senter for foreldre og barn er en ideell stiftelse som ble etablert i 1990. Den tar imot familier fra hele landet. Innsøkende instanser er barneverntjenesten i familiens hjemkommune og barne-, ungdoms- og familieetaten.

Stiftelsen Vilde ligger i Horten kommune. Senteret har åtte leiligheter som inneholder stue, gang, soverom og bad. I tillegg har senteret tre større leiligheter som primært brukes i tiden før utflytting.

Stiftelsen utgjør en del av barneverntjenestens frivillige hjelpetilbud, jf. Barnevernloven kapittel 4. Målgruppen er gravide som har behov for oppfølging under graviditeten, unge foreldre, foreldre som har vært i rusbehandling og familier med barn i alder 0-6 år som trenger hjelp.

Senterets målsetting er å bedre barnets oppvekstsvilkår. De hjelper foreldrene til å bli gode nok omsorgspersoner for egne barn. Dersom dette ikke er mulig, er de med på å avklare barnets videre omsorgsbehov.

Stiftelsen Vilde har bl.a. ansatt psykologer og familiekonsulenter. Disse jobber i team rundt familiene. Psykologen foretar individuelle utviklingstester og samspillsvurderinger. Familiekonsulentene har ansvar for å tilrettelegge oppholdet for barna og foreldrene og ivareta det daglige miljøarbeidet ved institusjonen. De utfører observasjoner og dokumentasjonsarbeid.

Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 21.08.12. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 04.10.12.

Intervjuer

5 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 04.10.12.

Hva tilsynet omfattet

Tilsynets tema for revisjonen var å se om stiftelsen Vilde, senter for foreldre og barn, sikrer at utredningsoppholdene er i samsvar med lov og forskrift. I den forbindelse fokuserte Fylkesmannen på følgende punkter:

• Hvordan sikrer senteret en forsvarlig utredning.
  - Hvordan gjennomføres utredningen.
  - Hvordan sikrer senteret at barna og foreldrene blir hørt.
  - Hvordan sikrer senteret en forsvarlig vurdering og konklusjon.
• Hvordan sikrer senteret at det foretas en forsvarlig evaluering underveis i utredningen.
  - Hvordan sikrer senteret at barna og foreldrene blir hørt i evalueringsprosessen.
  - Hvordan sikrer senteret en forsvarlig vurdering får evaluering og konklusjon.
• Krav til internkontroll
  I tillegg til at tilsynet vurderte praksisen og rutinene til senteret innenfor tilsynstemaene, ble senterets internkontroll i forhold til disse områdene vurdert. Det er i forskrift for sentre for foreldre og barn et krav om at senteret skal ha et system for internkontroll.
  
  Tilsynet har undersøkt om stiftelsen Vilde gjennom sine styringstiltak og internkontroll sikrer at senterets utredningsopphold er i samsvar med lov og forskrift. Fylkesmannen vurderte i hovedsak om senterets internkontroll sikrer:
  
  

  - Tilstrekkelig opplæring og oppfølging av kompetanse hos de ansatte.

  - At det gjennomføres områdeovervåking for å avdekke avvik eller områder for med risiko for svikt, og oppfølging av disse.

  - At det er oppfølging fra ledelsen med tanke på om prosedyrer og retningslinjer følges.

Funn

Fylkesmannen fant ikke grunnlag for avvik eller merknader.

Regelverk

• FNs barnekonvensjon om barns rettigheter av 20. november 1989
• Barnevernloven
• Forvaltningsloven
• Forskrift for sentre for foreldre og barn

Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Institusjonsplan for 2012.
• Organisasjonskart.
• Delegasjonsreglement.
• Avviksskjemaer.
• Stillingsplan.
• Turnus.
• Rutiner ved nyansettelser.
• Opplæringsplan for nyansatte.
• Plan for faglig veiledning og opplæring 2012 – 2013.
• Skjemaer for tilbakemeldinger til stiftelsen fra barneverntjenestene.
• Rutinebeskrivelse av helsestasjonsarbeid vedrørende barn som bor på stiftelsen Vilde.
• Slik skriver du søknad om plass ved stiftelsen Vilde.
• Skjema for skriving av referater fra drøftingsmøter.
• Skjema for skriving av referat fra informasjonsmøte.
• Skjema for skriving av referat fra inntaksmøte.
• Oversikt over hva familiene må ha med seg til Vilde.
• Skjema for ukeplanlegging med familiene.
• Brannforebyggende husregler.
• Rutiner ved brannalarm.
• Informasjonsskriv til beboerne ved stiftelsen Vilde.
• Skjema for kontrakt mellom familie, barneverntjenesten og stiftelsen Vilde.
• Vedlegg til kontrakt mellom familie, barneverntjenesten og stiftelsen Vilde.
• Instruks ved akuttsituasjon.
• Beskrivelse av ulike hendelser som kan medføre bruk av tvang.
• Handlingsplan ved krise for barn.
• Skjema for føring av observasjoner i uke 1 av oppholder
• Skjema for føring av observasjoner i uke 2 i oppholdet
• Skjema for føring av observasjoner i uke 3 – 12 i oppholdet
• Rutiner for beboernes innsynsrett
• Kopi av arbeidsavtalen stiftelsen har med tilsynslegen.
• Kopi av arbeidsavtalen stiftelsen har med helsesøster.
• Handlingsplan for 2012 vedrørende forbedringsarbeid.
• Skjema for føring av plan for familiekonsulentens arbeid i ukene 1 – 12.
• Avkrysningsskjema for utført arbeid av psykologene.
• Sjekkliste for nattevaktene.
• Låserutiner ved stiftelsen Vilde.
• Prosedyrer for avvikshåndtering.
• Forventninger til familiekonsulentenes rapporter.
• Avviksskjemaer som leveres umiddelbart etter en meldepliktig hendelse.
• Oversikt over avviksmeldinger for 1 og 2 kvartal 2012.
• Kopi av sikkerhetsorganisasjonen.
• Konsesjon fra Datatilsynet.
• Sikkerhetspolicy ved stiftelsen Vilde.
• Taushetserklæring.
• Egenerklæring om helse, miljø- og sikkerhet.
• Handlingsplan for stiftelsen Vilde og Rubicon bedriftshelsetjenestes virksomhet på HMS området i 2012.
• Handlingsplan etter risikokartlegging – vold og trusler.
• Organisasjonsoversikt HMS.
• Årsmelding 2011.
• Fem utskrivningsrapporter.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Tilbakemeldinger fra barneverntjenestene (brukerundersøkelser).

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn.
• Tilbakemelding og oversendelse av dokumenter fra Stiftelsen Vilde.
• Oversendelse av program fra Fylkesmannen i Vestfold.
• Oversendelse av foreløpig rapport.

Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Lillian Hamarsnes, Helena Glede Fekete og Anne Askvig