Rapport fra tilsyn med sosiale tjenester i NAV Tønsberg kommune 2012

Sammendrag

Fylkesmannen skal med hjemmel i lov om sosiale tjenester i NAV § 9 føre tilsyn med at kommunen oppfyller sine plikter etter kapittel4. Tilsynet inngår i Fylkesmannens planlagte tilsyn for inneværende år, og er en del av landsomfattende tilsyn i 2012.

Formålet med tilsynet er å vurdere om kommunen gjennom sine styringsaktiviteter (internkontroll) sørger for at NAV-kontoret behandler søknader om økonomisk stønad fra personer som har forsørgeransvar for barn isamsvar med lov- og forskriftskrav. Vi har lagt særlig vekt på å undersøke om det innhentes nødvendige og relevante opplysninger, og om det foretas en konkret og individuell vurdering som grunnlag for beslutning om økonomisk stønad.

Det er ikke funnet grunnlag for å gi avvik innen de reviderte områdene, men det er gitt en merknad.

Merknad:

  Kommunen kan forbedre tjenesten ved å legge til rette for at det i større grad innhentes relevante og nødvendige opplysninger som grunnlag for individuell vurdering av behovet for økonomisk stønad til personer med forsørgeransvar for barn.

Dato: 15. november 2012

Live Jetlund
revisjonsleder

Lise Jebsen
revisor

Inge Bendik Sandvold
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Tønsberg kommune, ved NAV Tønsberg, i perioden 23.03.12- 15.11.12. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med lov om sosiale tjenester i NAV§ 9. Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i

lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten -spesielle forhold

Tønsberg kommune har ca. 40 500 innbyggere. Kommunens administrasjon er et konsern organisert etter to-nivåmodellen, hvor 36 virksomheter og 7 fagenheter er direkte underlagt og rapporterer til rådmannen. Rådmannen har to kommunaldirektører i sin ledergruppe. Direktørene er rådmannens kontaktpunkt mot virksomhetsledere og fagenheter med selvstendig ansvar innenfor sine respektive områder.

NAV-kontoret ble etablert våren 2009. Kontoret har i alt 83 ansatte og er inndelt i 5 avdelinger: brukersenter, økonomi, intern støtte og stab, oppfølging ungdom og oppfølging voksne. Kontoret har nylig gjennomført omorganisering. Den nye strukturen tar i hovedsak utgangspunkt i vurdering av innsatsbehov hos tjenestemottakerne. Oppgaver med behandling av søknader om økonomisk stønad blir ivaretatt av avdeling økonomi, mens brukersenteret er delaktige ved mottak av søkere. I 2011 var det 1181 personer som mottok økonomisk stønad fra NAV Tønsberg. 242 av disse hadde forsørgeransvar for barn.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 23.03.12. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 24.05.12.

Åpningsmøte ble avholdt 21.08.12

Intervjuer

10 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet

Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 23.08.12

4. Hva tilsynet omfattet

Fylkesmannen har ved tilsyn undersøkt om Tønsberg kommune ved NAV Tønsberg sørger for at søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn behandles i samsvar med lov- og forskriftskrav. Med behandling av søknad menes prosessen fra og med søknad foreligger fram til det skal tas beslutning om det er grunnlag for å innvilge økonomisk stønad, og størrelsen på stønaden. Denne prosessen kan delese i to faser, en kartleggingsfase og en vurderingsfase, som begge inngår i tilsynstemaet. Vi har derfor lagt særlig vekt på å undersøke om det er innhentet nødvendige og relevante opplysninger i den enkelte sak, og om det er foretatt en konkret og individuell vurdering som grunnlag for beslutning om å innvilge stønad og størrelsen av denne.

5. Funn

Merknad:

Kommunen kan forbedre tjenesten ved å legge til rette for at det i større grad innhentes

relevante og nødvendige opplysninger som grunnlag for individuell vurdering av behovet for økonomisk stønad til personer med forsørgeransvar for barn

a) Kommunen sørger ikke alltid for å innhente opplysninger om alle relevante forhold som kan gi grunnlag for å vurdere stønadsbehov hos personer med forsørgeransvar for barn. I flere saker begrenses vurderingen til å ta stilling til opplysningene i søknaden og skriftlig dokumentasjon av disse. Dette kan medføre at saken ikke blir tilstrekkelig opplyst, og at søker ikke får stønad han/hun kan ha rett til.

b) Forsvarlig kartlegging og vurdering av hjelpebehov forutsetter som hovedregel at det gjennomføres samtale med søker. Samtale er også avgjørende for å ivareta søkers rett til medvirkning. Det gjennomføres ikke samtaler i den utstrekning som er forutsatt av ledelsen og ibrutinehåndboka, uten at dette er fulgt opp gjennom styringssystemet.

c) Ved vurdering av stønad til personer med flere enn 3 barn medregnes ikke alle barna ved utmåling av stønadsbeløpet. Det framgår ikke av vedtakene at det er foretatt en konkret og individuell vurdering av ”stordriftsfordeler” i den enkelte sak.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Lovfestet plikt til å etablere et styringssystem på området økonomisk stønad ble innført 01.01.12, jf. § 5 i lov om sosiale tjenester i NAV. Internkontroll skal bidra til faglig forsvarlige tjenester og kvalitetsutvikling, og være et dynamisk verktøy som sikrer at daglige arbeidsoppgaver blir utført, styrt og forbedret i henhold til lovens krav. Plikten til å utarbeide et styringssystem er lagt til den kommunale administrative ledelse.

Tønsbergs kommunes størrelse og organisering innebærer at styringen fra kommunens øverste administrative ledelse foregår på et overordnet nivå gjennom dialog med og rapportering fra virksomhetene/fagenhetene, som beskrives å ha et selvstendig ansvar innenfor sine respektive områder. NAV-leder deltar således i jevnlige møter med kommunaldirektør sammen med andre virksomhetsledere. Den praktiske utformingen og gjennomføring av internkontrollen ligger imidlertid i NAV-kontoret, der ledelsen har etablert en overordnet rutine for internkontroll som skal bidra til å sikre forsvarlige tjenester. Rutinen beskriver arbeidet med planlegging, gjennomføring og evaluering av de ulike sidene av arbeidet i tråd med hovedmålene for virksomheten, og med tidsangivelser for gjennomføring. Kompetanseutvikling, medvirkning, fullmakter/ansvarsplassering, vurdering av risiko og behandling av avvik inngår i oppgavene. Det er etablert et kvalitetsutvalg som har ansvar for å evaluere eksisterende rutiner og prosedyrer og behandle utkast til nye før disse besluttes. Kvalitetsutvalget består av koordinatorene i avdelingene, ledes av avdelingsleder for intern støtte og stab, og møtes en gang pr. måned. Internkontrollen er nært knyttet til den løpende driften, og framstår som en integrert del av virksomheten. Vi vurderer at de systematiske aktivitetene som beskrives er viktige bidrag til at tjenestene som det er ført tilsyn med, blir forsvarlige.

7. Regelverk

• LOV 2009.12.18 nr. 131: Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
• LOV 1967-02-10: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)
• FOR-2006-12-15-1456: Forskrift til forvaltningsloven (forvaltningslovforskriften)
• FOR-2010-11-19-1463: Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Samarbeidsavtale mellom Tønsberg kommune og NAV Vestfold
• Delegasjoner av aktuelle særlover for kommunal virksomhet
• Organisasjonskart samt beskrivelse av stillingsbetegnelser og fullmakter/myndighet ved NAV Tønsberg
• Oversikt over ansvarlige, faglige og administrative, for aktuelle organisatoriske enheter på NAV-kontoret, stillingsbetegnelse og formell utdanning
• Oversikt over ansatte med navn, stillingsbetegnelse og formell utdanning, som har oppgaver knyttet til temaene det føres tilsyn med
• Søknadsskjema, framgangsmåte ved klage, veiledning/sjekkliste, informasjon om økonomisk stønad på Tønsberg kommunes nettside
• Retningslinjer for økonomisk stønad ved NAV Tønsberg, saksflytbeskrivelse, interne rutiner som omfatter økonomisk stønad, stønadssatser og sekkliste ved vurdering av søknader om økonomisk stønad
• Brevtekster og vedtaksmaler/standardtekster
• Introduksjonsplan for nyansatte
• Oversikt over gjennomført opplæring i Lov om sosiale tjenester i NAV
• Årsrapport 2011 for NAV Tønsberg
• Virksomhetsplan 2012 for NAV Tønsberg
• Rutine for internkontroll ved NAV Tønsberg
• Kopi av vedtak om økonomisk stønad, innvilgelser og avslag, til nye søkere med daglig omsorg for barn
• Kopi av vedtak om økonomisk stønad, innvilgelser og avslag, til søkere som har avtalt samvær med barn
• Kopi av vedtak om avslag på økonomisk stønad i akutte situasjoner til søkere med daglig omsorg for barn
• Kopi av vedtak om avslag på stønad til husleie- og/eller strømrestanse til søkere med daglig omsorg for barn
• Kopi av vedtak om økonomisk stønad til formål som gjelder barn av søkere som har mottatt stønad de siste 6 månedene
• Kopi av avslag på søknad som er begrunnet med manglende dokumentasjon
• Kopi av avviksmeldinger knyttet til økonomisk sosialhjelp

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 30 saksmapper til personer med forsørgeransvar for barn som har mottatt økonomisk stønad i mer enn 6 måneder
• 6 saksmapper som gjaldt tilsendte vedtak
• Utbetalingsoversikter i samtlige av disse sakene i tidsrommet 01.01.11 til 30.06.12

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn
• Dokumentasjon fra kommunen
• Program for tilsynet, seinere revidert som følge av utsettelse
• Melding om utsettelse av tilsynet
• Div. korrespondanse med kontaktperson på e-post og telefon

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Lise Jebsen, revisor
Inge Bendik Sandvold, revisor
Live Jetlund, revisjonsleder