Rapport fra tilsyn med kommunens utredning og samarbeid med spesialisthelsetjenesten der kommunen skal fatte vedtak om tvang etter helse- og omsorgstjenesteloven kapittel 9 ved Tønsberg kommune - Tiltak for funksjonshemmede 2012

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Kommunens utredning og samarbeid med spesialisthelsetjenesten der kommunen skal fatte vedtak om tvang etter helse- og omsorgstjenesteloven kapittel 9. Avgrenset til:

• Om kommunen gjennomfører en forsvarlig utredning før vedtak fattes i henhold til bestemmelsene i helse- og omsorgstjenesteloven kapittel 9 og forvaltningsloven
• Om kommunen innhenter bistand og samarbeider med spesialisthelsetjenesten etter kravene i helse- og omsorgstjenesteloven kapittel 9.

Tilsynet avdekket ett avvik:

Tønsberg kommune sikrer ikke en forsvarlig utredning når det er behov for å fatte vedtak etter helse- og omsorgstjenesteloven kapittel 9

Dato: 12. oktober 2012

Linda Endrestad
revisjonsleder

Arve Mosand
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Tønsberg kommune, Tiltak for funksjonshemmede, i perioden 15. juni 2012- 12. oktober 2012. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med helse- og omsorgstjenesten etter lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten§ 2 og lov om kommunale helse- og omsorgstjenester§ 12-3.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Tønsberg er Vestfolds tredje største kommune med ca 40500 innbyggere. Kommunen er organisert som en tonivåmodell, med 36 virksomheter og 7 fagenheter som er direkte underlagt, og rapporterer til, rådmannen.

Rådmannen har tilknyttet seg to kommunaldirektører i sin ledergruppe. Direktørene er rådmannens kontaktpunkt mot 36 virksomhetsledere og 7 fagenheter med selvstendig ansvar innenfor sine respektive virksomheter.

Virksomhet Tiltak for funksjonshemmede (TFU) ledes av Trond Frøyen. Virksomheten har fem ansatte i administrasjonen og fire soneledere, samt et ambulerende fagteam. Under de fire sonelederne er det totalt 17 botiltak, hver med en ledende miljøterapeut som har det daglige koordineringsansvaret i boligen. Ansvaret for vedtak etter helse- og omsorgstjenesteloven kapittel 9, ligger hos ledende miljøterapeut, soneleder og overordnet faglig ansvarlig. Virksomheten har også et kvalitetsutvalg som blant annet skal kvalitetssikre enkeltvedtak, ha en rådgivende funksjon i botiltakene og behandle avviksme1dinger.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble sendt 15. juni 2012. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 30. august 2012.

Intervjuer

9 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 31. august 2012.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet så på kommunens utredning og samarbeid med spesialisthelsetjenesten der kommunen skal fatte vedtak om tvang etter helse- og omsorgstjenesteloven kapittel9. Avgrenset til:

Om kommunen gjennomfører en forsvarlig utredning før vedtak fattes i henhold til bestemmelsene i helse- og omsorgstjenesteloven kapittel 9 og forvaltningsloven

Om kommunen innhenter bistand og samarbeider med spesialisthelsetjenesten etter kravene i helse- og omsorgstjenesteloven kapittel 9

5. Funn

Under tilsynet ble det funnet ett avvik:

Tønsberg kommune sikrer ikke en forsvarlig utredning når det er behov for å fatte vedtak etter helse- og omsorgstjenesteloven kapittel 9

Dette er brudd på følgende bestemmelser:

• Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester§ 9-3
• Lov om forvaltningssaker §§ 11a, 17
• Jf. Forskrift om internkontroll § 4

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Det er i fire av ni saker registrert en for lang saksbehandlingstid før vedtaket er klart
• Det er uklart hvem som har ansvar for å følge opp spesialisthelsetjenesten, når det er sendt henvisning, men svar uteblir. Dette medfører at saksbehandlingen stopper opp.
• Det er etter egne rutiner og i praksis flere involvert i saksbehandlingen, men det er uklart hvem som skal sørge for fremdrift i saken hvis en sak "stopper opp". Dette medfører at saksbehandlingen ikke alltid ferdigstilles og nødvendige vedtak fattes innen forsvarlig tid.
• Det er prosedyrer for tidspunkt for oppstart med vedtak, kontakt med pårørende, hjelpeverge med flere når det er behov for vedtak, men egne rutiner følges ikke systematisk.
• Pårørende kontaktes når det skal fattes vedtak, men hjelpevergen blir ikke systematisk kontaktet og involvert.
• Mangelfull dokumentasjon underveis i vedtaksprosessen, gjør det vanskelig å spore hvor langt en sak er kommet i saksbehandling, eks. ikke notat fra kontakten med pårørende/fastlege og deres mening om vedtaket
• Ikke alle er kjent med kommunens rutiner for kapittel 9, blant annet hvem som har ansvar for å henvise til spesialisthelsetjenesten. Dette har medført at henvisninger er sendt i retur.

6. Regelverk

• Lov av 30.03.84 nr 15om statlig tilsyn med helsetjenesten
• Lov av 02.07.99 nr 63 om kommunale helse- og omsorgstjenester kap 9 
  - § 9-3
  - § 9-7 andre og fjerde ledd
  - § 9-9
• Lov av l 0.02.67 om forvaltningssaker
• Forskrift av 20.12.02 nr 1731 om interkontroll i sosial- og helsetjenesten

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

1. Organisasjonskart for Tiltak for funksjonshemmede (TFU)
2. Stillingsbeskrivelser og oversikt over ansatte som har ansvaret i forhold til vurdering og oppfølging av vedtak etter helse- og omsorgstjenesteloven kapittel 9
3. Virksomhetsplan og årsmelding
4. Skriftlige rutiner/prosedyrer retningslinjer for utredning, vedtak og samarbeid med spesialisthelsetjenesten etter helse- og omsorgstjenesteloven kapittel 9
5. Orientering om avvikshåndtering
6. Innholdsfortegnelse over virksomhetens kvalitetssystem
7. Opplæringsplan 2012
8. Sjekkliste for introduksjon av nyansatte

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 9 journaler til personer som hadde under utarbeidelse vedtak, eller gjeldende vedtak, etter helse- og omsorgstjenesteloven kapittel 9, § 9-5 tredje ledd, bokstav bog c

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn, brev av 15.juni 2012
• Dokumentasjon fra kommunen, brev med vedlegg av 6. juli 2012
• Program for tilsynet, brev av 15. august 2012

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Randi Askjer revisor
Arve Mosand revisor
Helga Reutz revisor
Linda Endrestad revisjonsleder