Rapport fra tilsyn ved Vestfold barne- og familiesenter, seksjon Holtanløkka 2012

Sammendrag

Fylkesmannen i Vestfold har gjennomført tilsyn med Vestfold barne- og familiesenter, seksjon

Holtanløkka. Systemrevisjonen omfattet følgende område:

• Sikrer institusjonen at behandlingsoppholdene er i samsvar med lov og forskrift? Under tilsynet fant Fylkesmannen ikke grunnlag for å gi avvik eller merknader.

Dato: 07.12.12

Anne Askvig
revisor

Helena Glede Fekete
revisor

Lillian Hamarsnes
revisjonsleder

Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Vestfold barne- og familiesenter, seksjon Holtanløkka i perioden 21.08.12- 30.11.12. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med institusjoner og sentre for foreldre og barn etter barnevernloven§ 2-3b, 3ledd, jf. §5-7.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp ipraksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Beskrivelse av virksomheten- spesielle forhold

Vestfold barne- og familiesenter, seksjon Holtanløkka, er en del av Bufetat region sør. Holtanløkka ligger i Stokke kommune og tilbyr familiebehandling med plass til to familier. Senteret er stengt i helgen og familiene bor da hjemme. Holtanløkka gir tilbud til foreldre med barn i aldersgruppen 0 - 13 år, som trenger bistand til å styrke foreldrerollen slik at barna får god nok omsorg. Senterets faglige fundament bygger på familieterapi, miljøterapi, tilknytning og samspill. Holtanløkka gir i tillegg tilbud om hjemmebasert familiebehandling til fire familier. Denne oppgaven inngår ikke i Fylkesmannens tilsynsansvar. Forskrift for sentre for foreldre og barn gjelder for den del av senterets virksomhet som omfatter heldøgnstjenester.

Tilbudet på Holtanløkka utgjør en del av barneverntjenestens frivillige hjelpetilbud, jf. barnevernloven kapittel 4.

Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 21.08.12. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 29.11.12.

Intervjuer: 5 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 30.11.12.

Hva tilsynet omfattet

Tilsynets tema for revisjonen var å se om Vestfold barne- og familiesenter seksjon Holtanløkka, sikrer at behandlingsoppholdene er i samsvar med lov og forskrift. I den forbindelse fokuserte Fylkesmannen på følgende punkter:

• Hvordan sikrer senteret en forsvarlig behandling?
• Hvordan gjennomføres behandlingen
• Hvordan sikrer senteret at barna og foreldrene blir hørt
• Hvordan sikrer senteret en forsvarlig vurdering og konklusjon 
• Hvordan sikrer senteret at det foretas en forsvarlig evaluering underveis i behandlingen?
• Hvordan sikrer senteret at barna og foreldrene blir hørt i evalueringsprosessen
• Hvordan sikrer senteret en forsvarlig vurdering før evaluering og konklusjon 
• Krav til internkontroll
  I tillegg til at tilsynet vurderte senterets praksis og rutiner innenfor tilsynstemaet, ble også senterets internkontroll vurdert. Forskrift for sentre for foreldre og barn § 15, pålegger senteret å ha et system for internkontroll.
  
  Tilsynet har undersøkt om Holtanløkka gjennom sine styringstiltak og internkontroll sikrer at senterets behandlingstilbud for heldøgnstjenester er i samsvar med lov og forskrift. Fylkesmannen vurderte i hovedsak om senterets internkontroll sikrer:
• Tilstrekkelig opplæring og oppfølging av kompetanse hos de ansatte
• At det gjennomføres områdeovervåking for å avdekke avvik eller områder med risiko for svikt, og oppfølging av disse
• At det er oppfølging fra ledelsen med tanke på om prosedyrer og retningslinjer følges

Funn

Fylkesmannen fant ikke grunnlag for å gi avvik eller merknader.

Regelverk

• FNs barnekonvensjon om barns rettigheter av 20. november 1989
• Barnevernloven
• Forvaltningsloven
• Forskrift for sentre for foreldre og barn

Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Institusjonsplan
• Internkontroll
• Organisasjonskart
• Delegasjonsreglement
• Stillingsplan, oversikt over ansatte
• Opplæringsplaner
• Kompetanseplan 2009 - 2012
• Aktuelle prosedyrer
• Diverse maler/skjema
• Prosedyrer for avvikshåndtering, avviksskjema
• Forbedringsprotokoll datert 29.02.12
• Prosedyre for brukermedvirkning
• Kopi av 5 sluttrapporter

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 3 familiejournaler

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn
• Tilbakemelding og oversendelse av dokumenter fra Holtanløkka
• Oversendelse av program fra Fylkesmannen i Vestfold
• Oversendelse av rapport

Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Lillian Hamarsnes, Helena Glede Fekete og Anne Askvig