Rapport fra tilsyn med institusjonens internkontrollsystem med spesiell oppmerksomhet knyttet til beboernes omsorg og behandling samt beboernes skole/opplæringstilbud ved Bufetat Sandefjord ungdomssenter 2013

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Institusjonens internkontrollsystem med spesiell oppmerksomhet knyttet til:

• Beboernes daglige omsorg og behandling
• Beboernes skole/opplæringstilbud

Under tilsynet ble det ikke avdekket avvik.

Helena Glede Fekete
revisjonsleder

Sissel Tveito
revisor

Anne Askvig
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Bufetat Sandefjord Ungdomssenter i perioden

16.05.13 -26.11.13. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barneverninstitusjoner for omsorg og behandling etter barnevernloven § 2-3 fjerde ledd.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser som for eksempel å besøke institusjonens lokaler.

Rapporten omhandler eventuelle avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Sandefjord ungdomssenter er ett av fire tiltak i Norge som arbeider etter modellen Multifunksjonell behandling i institusjon og nærmiljø.

Sandefjord ungdomssenter er et behandlingstiltak for ungdom i alderen 13 - 18 år med alvorlige atferdsproblemer og som har høy risiko for fortsatt negativ utvikling. De tar imot ungdom etter lov om barneverntjenester §§ 4-24 og 4-26.

Ungdomssenteret har fire team som inngår i behandlingen av ungdommene. Disse teamene er:

• Utredningsteam
  De har ansvar for utredning av behandlingsbehov og utvikling av behandlingsplaner for den enkelte ungdom.
• Miljøteam
  De har blant annet ansvar for daglig tilrettelegging av behandlingsmiljøet i institusjonen, gjennomføring av behandlingsplanene og for det målrettede behandlingsarbeidet.
• Pedagogisk team
  De har ansvar for pedagogisk kartlegging, støtte til tilrettelegging av den enkelte ungdoms undervisningstilbud og for samarbeid med den lokale skolen.
• Familie- og oppfølgingsteam
  De har ansvaret for det foreldrerettede arbeidet mens ungdommen er i institusjonen og for oppfølgingen av familien etter endt institusjonsopphold.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 16.05.13. I varselet ba vi om å ta tilsendt nærmere spesifiserte dokumenter. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet, fremkommer i rapportens kapittel 7.

Åpningsmøte ble avholdt 23.09. 13.

Intervjuer

5 personer ble intervjuet.

Det var to miljøarbeiderer, en ledende miljøterapeut, en pedagog og fungerende leder.

Sluttmøte ble avholdt den 27.09.13.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet gjennomgang av tilsendte dokumenter og intervjuer av ansatte.

5. Funn

Det ble ikke funnet avvik i dette tilsynet.

6. Regelverk

• Barnevernloven
• Forvaltningsloven
• Barnekonvensjonen
• Forskrift om rettigheter og bruk av tvang under opphold i barneverninstitusjon, revidert 15.11.11.
• Forskrift om tilsyn i barneverninstitusjoner for omsorg og behandling
• Forskrift om krav til kvalitet og internkontroll i barneverninstitusjoner

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Institusjonsplan
• Organisasjonskart
• Oversikt over ansatte
• Delegasjonsreglement
• Rutinehåndbok
• Avviksmeldinger
• Brukerundersøkelse
• Stillingsinstruks, opplæringsplan og arbeidsbeskrivelser
• Husregler
• Beboernes vedta, tiltaksplaner og handlingsplaner
• Oversikt over beboernes skoletilbud
• Rutiner for alle ansatte
• Prosedyre for inntak og hjemreise

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn, datert 16.05.13
• Oversendelse av dokumenter, datert 27.07.13
• Oversendelse av program, datert 07.08.13

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Helena Glede Fekete, Sissel Tveito og Anne Askvig