Rapport fra tilsyn med institusjonens internkontrollsystem med spesiell oppmerksomhet knyttet til beboernes omsorg og behandling samt beboernes skole/opplæringstilbud ved Bufetat Telemark og Vestfold ungdomshjem, avdeling Gokstad

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Institusjonens internkontrollsystem med spesiell oppmerksomhet knyttet til:

• Beboernes daglige omsorg og behandling
• Beboernes skole/opplæringstilbud

Under tilsynet ble det ikke avdekket avvik.

Helena Glede Fekete
revisjonsleder

Sissel Tveito
revisor

Anne Askvig
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Bufetat Telemark og Vestfold ungdomshjem, avdeling Gokstad i perioden 16.05.13 -26.11.13. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barneverninstitusjoner for omsorg og behandling etter barnevernloven § 2-3 fjerde ledd.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser som for eksempel å besøke institusjonens lokaler.

Rapporten omhandler eventuelle avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Avdeling Gokstad er en langtidsinstitusjon med seks plasser til ungdom i alderen 13 - 18 (20) år. Ungdommene blir plassert eller lov om barneverntjenester §§ 4-4, 5. ledd, 4-12 og 1-3.

Avdelingen har to hybler som benyttes til hybeltrening. Hensikten med å bruke treningshyblene er å forberede ungdommene til egen tilværelse etter endt opphold ved avdelingen.

Avdelingen har nylig endret arbeidstiden for de ansatte. De har gått fra tre-skifts ordning til det de kaller langturnus. Det vil si at de voksne jobber to døgn i strekk og har så fri i syv dager.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 16.05.13. I varselet ba vi om å få tilsendt nærmere spesifiserte dokumenter. Oversikten over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet, fremkommer i rapporten kapitel 7.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt den 24.09.13, samme dag som intervjuene ble gjennomført.

Intervjuer

4 personer ble intervjuet.

Det var to miljøterapeuter, en miljøarbeider og avdelingsleder som ble intervjuet.

Sluttmøte ble avholdt den 27.09.13.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet gjennomgang av tilsendte dokumenter og intervjuer av ansatte.

5. Funn

Det ble ikke funnet avvik i dette tilsynet.

6. Regelverk

• Barnevernloven
• Forvaltningsloven
• Barnekonvensjonen
• Forskrift om rettigheter og bruk av tvang under opphold i barneverninstitusjon, revidert 15.11.11.
• Forskrift om tilsyn i barneverninstitusjoner for omsorg og behandling
• Forskrift om krav til kvalitet og internkontroll i barneverninstitusjoner

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Internkontroll
• Organisasjonskart
• Disponeringsskriv
• Institusjonsplan
• Rutinehåndbok
• Vedlegg til rutinehåndbok
• Avvik
• Brukerundersøkelse
• Oversikt over ansatte
• Stillingsinstrukser
• Husregler
• Plasseringsvedtak, tiltaksplaner og handlingsplaner
• Oversikt over brukernes skoletilbud, timeplan og individuelle planer

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• «Blå bok» hvor mindre avvik skrives
• Avviksbok hvor alvorlige avvik skrives

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn, datert 16.05.13
• Oversendelse av dokumenter fra institusjonen, datert 01.07.13
• Oversendelse av program, datert 07.08.13
• Oversendelse av ytterligere dokumentasjon, mottatt 22.08.13

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Helena Glede Fekete, Sissel Tveito og Anne Askvig