Rapport fra tilsyn med Lov om sosiale tjenester i NAV – kvalifiseringsprogrammet ved Sande kommune 2013

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogrammet.

Det er funnet grunnlag for ett avvik innen de områdene det er ført tilsyn med.

Avvik:

Kommunen sikrer ikke gjennom sin internkontroll forsvarlig gjennomføring av kvalifiseringsprogram.

Dato: 11. oktober 2013

Olav Øyasæter
revisjonsleder

Lise Jebsen
revisor

Live Jetlund
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Sande kommune i perioden 8. juli 2013 – 4. oktober 2013. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten

Sande kommune ligger lengst nord i Vestfold og grenser til Drammen kommune. Det bor ca. 8900 innbyggere i kommunen, og kommunen har en sterk befolkningsvekst. Kommunen styres etter en 3-nivå modell: rådmann, 3 kommunalsjefer (helse/velferd, kultur/oppvekst, tekniske tjenester) og virksomhetsnivået med 20 virksomheter. Kommunens årsmelding 2012 viser at kommunen har hatt en økning i utgifter til økonomisk sosialhjelp og at det har vært vanskelig å rekruttere deltagere til kvalifiseringsprogram (KVP). Kommunen har partnerskapsmøter 2 ganger i året med NAV-Vestfold der rådmann, kommunalsjef helse/velferd og NAV-leder deltar fra kommunen.

NAV-Sande har felles leder for de kommunale og statlige tjenestene. NAV-leder rapporterer til kommunalsjef helse/velferd på de kommunale tjenestene. NAV-kontoret er organisert i to hovedteam, brukersenter og oppfølging. Teamene er ledet av hver sin teamkoordinator. NAV-leder har personalansvaret for alle ansatte. Teamkoordinator i oppfølgingsteam har fagansvar for de kommunale tjenestene. Oppfølging av brukere er organisert uavhengig av hvilken ytelse brukeren mottar. Veiledere i oppfølgingsteamet har oppfølging av brukere over 30 år. Brukerne er fordelt på veiledere etter fødselsdato. Veiledere i brukersenteret har oppfølging av brukere under 30 år og er fordelt på samme måte. På tilsynstidspunktet hadde NAV-kontoret 8 KVP deltagere.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 8. juli 2013. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 21. august 2013.

Åpningsmøte ble avholdt 2. september 2013.

Intervjuer

4 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 4. september 2013.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynsområde 1 - om kommunen sikrer forsvarlig tildeling av kvalifiseringsprogram.

Tilsynsområde 2 - om kommunen sikrer forsvarlig gjennomføring av kvalifiseringsprogram.

5. Funn

Avvik:

Kommunen sikrer ikke gjennom sin internkontroll forsvarlig gjennomføring av kvalifiseringsprogram.

Avviket bygger på følgende:

• Av kommunens 8 KVP-deltagere, har 7 deltagere ikke et program som er helårig og på full tid.
• Ved oppstart i program har 6 av 8 deltagere et programinnhold over flere måneder som er begrenset til at de selv skal søke jobber og/eller finne praksisplasser.
• Flere av deltagerne som har oppfølging fra statlig tiltaksarrangør(uten praksisplass/hospitering), har et programinnhold som er begrenset til oppmøte hos tiltaksarrangør 1-2 dager pr. uke, i tillegg til selv å søke jobber og/eller finne praksisplass. Kommunen har forutsatt at tiltaksarrangør utarbeider program på fulltid for disse deltagerne, uten å følge med på at dette skjer i praksis.
• Utbetaling av stønad skjer i henhold til deltagernes utfylling av meldekort. Meldekort oppfyller ikke kravene til kommunens oppfølging av deltagernes frammøte eller fravær.
• Det utarbeides ikke skriftlige program som konkret beskriver aktivitetene i programmet for en bestemt periode.
• Kommune evaluerer ikke programmets innhold. Det foretas ikke en fortløpende vurdering sammen med deltagerne av fremdrift, deltagernes utvikling, endringsbehov eller behov for andre støttetiltak. Det evalueres heller ikke når kommunen forlenger programperioden. Kommunen har ikke utarbeidet retningslinjer for når eller hvordan evaluering skal gjennomføres.
• Ansatte har deltatt på opplæring i KVP i regi av Fylkesmannen. Ledelsen har ikke sikret at praksis er i tråd med opplæring som er gitt.
• Kommunens ledelse og NAV-leder er kjent med kravene til programinnhold og oppfølging av program, men kommunens internkontroll fanger ikke opp at praksis er i strid med lov og forskrift.

6. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i NAV §§ 4, 30, 32 og 42.
• Forskrift om kvalifiseringsprogram og stønad §§ 1 og 2.
• Forskrift om internkontroll i kommunalt NAV §§ 4 og 5.

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart.
• Oversikt over ansatte som jobber med KVP, med beskrivelse av utdanning og arbeidsoppgaver.
• Aktuelle søknadsskjema, veiledere og informasjonsmateriell.
• Rutiner/prosedyrer vedrørende KVP.
• Vedtaksmaler.
• Beskrivelse av gjennomført opplæring.
• Søknad, vedtak, rapporter, journaler, aktivitetsplaner, AEV til 8 KVP deltagere.
• Del av årsmelding og virksomhetsplan som omtaler KVP.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn
• Dokumentasjon fra kommunen
• Program for tilsynet
• Diverse korrespondanse på e-post og telefon

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Olav Øyasæter – revisjonsleder
Live Jetlund – revisor
Lise Jebsen – revisor
Ellen Roberg - observatør

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet