Rapport fra tilsyn med institusjonens internkontrollsystem med spesiell oppmerksomhet knyttet til beboernes omsorg og behandling samt beboernes skole/opplæringstilbud ved Stiftelsen Klokkergården, avdeling Stokkekollektivet 2013

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Institusjonens internkontrollsystem med spesiell oppmerksomhet knyttet til:

• Beboernes daglige omsorg og behandling
• Beboernes skole/opplæringstilbud

Under tilsynet ble det ikke avdekket avvik.

Dato: 16.09.13

Anne Askvig
revisjonsleder

Hilde Hegge
revisor

Helena Glede Fekete
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Stiftelsen Klokkergården, avdeling Stokkekollektivet i perioden 16.05.13- 16.09.13. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barneverninstitusjoner for omsorg og behandling etter barnevernloven § 2-3 fjerde ledd.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Stiftelsen Klokkergården er en ideell organisasjon som gir tilbud om rusbehandling til ungdom fra 13 til 18 års-alder.

Stiftelsen ble med sitt nåværende metodiske grunnlag etablert i 1988. I dag har stiftelsen avdelinger i region vest, sør og øst. Stokkekollektivet ligger i region sør. Kollektivet er godkjent med fem plasser.

Kollektivet praktiserer bo- og medleverskap. I kollektivet bor og lever ungdommene sammen med voksne (ansatte) og kollektivet bruker relasjoner og fellesskap som metode. Bo- og medlevefellesskapet er en av de viktigste forutsetningene for å kunne nyttiggjøre seg fellesskapet som metode. Fellesskapet er en viktig arena for selvhjelp, sosial læring og oppbygging av relasjonskompetanse og emosjonelle ferdigheter. Kollektivet bruker i stor grad samlinger som en del av behandlingen. De bruker blant annet temasamlinger og fasesamlinger. I samlingene får ungdommene tilbakemeldinger og råd de trenger for å utvikle seg.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 16.05.13.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Fylkesmannen fikk ikke oversendt all dokumentasjonen vi ba om og vi mottok kopier av etterspurte vedtak, tiltaksplaner og behandlingsplaner for ungdommene den 18.07.13 og vedlegg til årsrapporten 2012 den 17.07.13. På revisjonsdagen den 21.08.13 fikk vi med oss internkontrollpermen, permen med basisdokument fag og prosedyrepermen.

Åpningsmøte ble avholdt den 21.08.13.

Intervjuer

3 personer ble intervjuet. Grunnet ferieavvikling og sykdom på kollektivet var det ikke mulig å få intervjuet flere.

Sluttmøte ble avholdt 23.08.13.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet gjennomgang av tilsendte dokumenter, gjennomgang av dokumenter vi fikk med oss den 21.08.13 og intervjuer av ansatte.

5. Funn

Det ble ikke funnet avvik i dette tilsynet.

6. Regelverk

• Barnevernloven
• Forvaltningsloven
• Barnekonvensjonen
• Forskrift om rettigheter og bruk av tvang under opphold i barneverninstitusjon, revidert 15.11.11.
• Forskrift om tilsyn i barneverninstitusjoner for omsorg og behandling
• Forskrift om krav til kvalitet og internkontroll i barneverninstitusjoner

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart
• Institusjonsplan
• Avviksmeldinger
• Vedlegg til årsrapport for 2012
• Vedtak, tiltaksplaner og behandlingsplaner for beboerne
• Stillingsinstrukser
• Oversikt over ansatte med informasjon om tid for ansettelse, funksjon og utdanning
• Oversikt over beboernes skoletilbud

Dokumentasjon vi fikk med oss etter revisjonsbesøket:

• Internkontrollpermen
• Prosedyrepermen
• Stokkekollektivets basisdokument - fag
• Opplæringsplan for Stokkekollektivet 2013

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn, datert 16.05.13
• Oversendelse av dokumenter, mottatt den 19.06.13
• Oversendelse av vedlegg til årsrapport 2013, mottatt den 17.07.13
• Oversendelse av vedtak, tiltaksplaner og behandlingsplaner, mottatt den 18.07.13
• Oversendelse av program, datert 18.07.13

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Hilde Hegge, Helena Glede Fekete og Anne Askvig