Rapport fra tilsyn med kommunens arbeid med oppfølging av barn i fosterhjem ved barneverntjenesten i Svelvik kommune 2013

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Kommunens arbeid med oppfølging av barn i fosterhjem, herunder:

• Oppfølging og kontroll av barnets situasjon i fosterhjemmet
• Barnets medvirkning
• Råd og veiledning av fosterforeldre

Under tilsynet ble det avdekket et avvik og ingen merknader.

Avvik:

• Svelvik kommune sikrer ikke oppfølging og kontroll av barnets situasjon i alle fosterhjem.

Helena Glede Fekete
revisjonsleder

Anne Askvig
revisor

Lisbeth Brekke
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved barneverntjenesten i Svelvik kommune i perioden 04.03.2013 - . Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn med kommunal barneverntjeneste i 2013, initiert av Statens Helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med den kommunale barnevernstjenesten etter barnevernloven § 2-3 fjerde ledd.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Svelvik kommune har et folketall på ca. 6500 innbyggere. Kommunen er på 58 kvadratkilometer stor, og ligger ca. 56 km sør for Oslo og 22 km øst for Sande kommune.

Barneverntjenesten er organisatorisk lagt til Familietjenesten, ledet av en virksomhetsleder. Denne virksomheten består også av:

• Helsesøstertjenesten
• Psykisk helsetjeneste
• Miljøarbeidstjenesten

Hver av disse tjenestene har en fagleder.

Barneverntjenesten har pr. 25.04.2013 opplyst å ha seks fagstillinger, inkludert barnevernleder, knyttet til barnevern. Kommunen har i forbindelse med satsingen på kommunalt barnevern fått tildelt to saksbehandlerstillinger i 2011 samt kr 50.000,- til andre tiltak og en tiltaksstilling i 2013.

Barneverntjenesten har totalt 20 barn som er fosterhjemsplassert.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 04.03.2013. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 05.06.2013.

Intervjuer

6 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 07.06.2013.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynets hovedtema er den kommunale barneverntjenestens arbeid med barn som bor i fosterhjem. Tilsynet skulle avdekke om kommunen gjennom sine styringstiltak sikrer at deres oppfølging og kontroll av barnets situasjon ikommunale fosterhjem utføres i tråd med myndighetskrav i barnevernloven: Tilsynet omfattet temaene:

• Oppfølging og kontroll av barnets situasjon i fosterhjemmet
• Barnets medvirkning
• Råd og veiledning av fosterforeldrene
• Oppfølging av fosterbarnets biologiske foreldre

5. Funn

Avvik 1:

• Svelvik kommune sikrer ikke oppfølging og kontroll av barnets situasjon i alle fosterhjemmene.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om barneverntjenester
• Fosterhjemsforskriften
• Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Kommunen oppfyller ikke kravet til lovpålagte besøk i fosterhjemmet. Ved gjennomgang av 15 saker var det ikke gjennomført tilstrekkelig antall besøk i 7 saker.
• En omsorgsplan er ikke utarbeidet innenfor lovens krav-2 år etter fylkesnemndsvedtak.
• Kommunen har ikke utarbeidet skriftlige samværsplaner i alle saker.
• Kommunen har ikke rutiner, retningslinjer eller lignende når det gjelder innholdet i og gjennomføringen av:
  - besøk i fosterhjemmet
  - oppfølgingen av fosterbarna
  - oppfølging av biologiske foreldre
• Barneverntjenestens skriftlige prosedyrer blir ikke fulgt. Det fremgår av prosedyren at virksomheten skal påse at tiltak og tjenester fungerer som planlagt ved blant annet overvåking av avvik, klager, ventetider, ekstern kvalitetskontroll eller lignende. Det er ikke skrevet avviksmeldinger.
• Kommunen har ikke et system for å innhente erfaringer fra brukere til eget forbedringsarbeid.
• Kommunen har ikke gjennomført vurderinger av sårbare områder knyttet til oppfølging av barn i fosterhjem.
• Kommunen har ikke utarbeidet opplæringsplaner for den enkelte ansatte
  - opplæring av nyansatte
  - opplæring i utarbeidelse av individuell plan
• Dokumentasjon:
  - Kommunen dokumenterer ikke fortløpende nødvendige og relevante opplysninger og vurderinger angående barnet i arbeidet med barn i fosterhjem
  - Kommunen skriver ikke fortløpende referat fra besøk i fosterhjemmet, møter og samtaler med barn
  - Kommunen dokumenterer ikke faglige vurderinger som ligger til grunn for barneverntjenestens beslutninger
  - Kommunen har ikke etablert et system for melding og håndtering av avvik som kan fange opp lovbrudd angående dokumentasjon av fosterhjemsbesøk, samtale med barn og barnevernfaglige vurderinger

Fylkesmannen har for øvrig merket seg:

Saksbehandlerne i barneverntjenesten vurderer fosterhjemsarbeidet som viktig og tilstreber å ha et høyt fokus på å være tilgjengelige for fosterbarn og fosterforeldrene. Barneverntjenesten har oppmerksomhet på å imøtekomme fosterhjemmets ønsker og behov. Tjenesten har fokus på å ha samtaler med barna.

6. Vurdering av enhetens styringssystem

Kommunen skal ha internkontroll for å sikre at kommunen utfører oppgavene sine i samsvar med krav fastsatt i lov eller i medhold av lov jf. barnevernloven § 2-1 annet ledd. Internkontroll er virksomhetens organisering, ledelse og styring, kontroll og korrigering av det praktiske arbeidet i barneverntjenesten. Styring og systematikk skal sikre at det ikke er tilfeldig at det gis forsvarlige barneverntjenester.

I Svelvik kommune har rådmannen delegert sine fullmakter innenfor sektorområde barnevern til kommunalsjefen. Kommunalsjefen har videredelegert sine fullmakter til virksomhetsleder. Rådmannen holder seg orientert om tjenesten gjennom tertialrapportering, ukentlige leder møter (kommunalsjef) og møter med virksomhetsleder annenhver uke. Kommunalsjef har møte annen hver uke med virksomhetsleder.

Barneverntjenesten har daglige postmøter og ukentlige fagmøter. I fagmøtene blir saker diskutert, vurdert og konkludert. Fosterhjemssaker blir gjennomgått og veiledning blir gitt i fagmøtene. Barneverntjenesten har imidlertid ikke noe aktivt system eller styring for å sikre styring og kontroll av fosterhjemsarbeid. Det var ikke kjent for de ansatte hvordan avviksmeldinger skulle gis eller behandles. Tilsynet har avdekket brudd på lov- og forskriftskrav. Kommunen opplyste at de var kjent med dette, og begrunnet bruddene med stort arbeidspress, hyppige skifte av ansatte og sykemeldinger i tillegg til krevende saker.

Fylkesmannen fikk i tilsynet fremlagt utskrift av oppdaterte rutiner for barneverntjenesten. Det ble opplyst at rutinene ble jevnlig evaluert. Imidlertid fremstod det for oss at rutinene ikke var implementert i tjenesten, noe som også ble bekreftet gjennom intervjuene. Videre manglet rutinene viktige elementer i forhold til oppfølging av fosterhjem og barns medvirkning. Saksbehandlerne hadde ikke en felles forståelse av innholdet i kravet om oppfølging og medvirkning, slik at den enkelte saksbehandler utøvet dette til dels etter eget skjønn.

Nyansatte har ikke fått opplæring i fosterhjemsarbeid, og det foreligger ingen opplæringsplan for den enkelte ansatte.

Fylkesmannen finner derfor på bakgrunn av dette at det foreligger manglende styring og kvalitetssikring av fosterhjemsarbeidet i Svelvik kommune, og at dette øker risiko for svikt.

7. Regelverk

• FNs barnekonvensjon om barns rettigheter av 20.november 1989
• Lov om barneverntjenester av 17.juli 1992 nr. 100
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 02.oktober 1967(forvaltningsloven)
• Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester av 14.desember 2005 nr 1584
• Forskrift om fosterhjem av 18.desember 2003 nr. 1659

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Oversikt over organisasjonskart for Familietjenesten
• Oversikt over ansatte i barneverntjenesten
• Administrativt delegasjonsreglement
• Oversikt over opplæring for ansatte 2011-2013
• Introduksjonsprogram for nytilsatte
• Internkontroll og Rutinehåndbok for barneverntjenesten iSvelvik
• Mal for rapport fra tilsynsfører
• Oversikt over fosterhjemsplasserte barn pr. april 2013
• Forvaltningsrevisjonsrapport-oktober 2009- Fosterhjemsbarn i Svelvik kommune
• Rapporteringsskjema for kommunen pr 31.12.2012

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 15 saksmapper

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn datert 04.03.2013
• Oversendelse av dokumenter fra Svelvik kommune, mottatt den 29.04.2013
• Oversendelse av program den 27.05.2013

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Lisbeth Brekke (mappegjennomgang), Anne Askvig og Helena Glede Fekete

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet