Rapport fra tilsyn med Kvalifiseringsprogrammet Tjøme kommune 2013

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogrammet

Det er funnet grunnlag for ett avvik innen de områdene det er ført tilsyn med.

Avvik:

Kommunen sikrer ikke gjennom sin internkontroll forsvarlig gjennomføring av kvalifiseringsprogram.

Olav Øyasæter
revisjonsleder

Live Jetlund
revisor

Lise Jebsen
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Tjøme kommune i perioden 9. juli 2013 - 7. november 2013. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Tjøme kommunen er en øykommunen med ca. 4.700 innbyggere. Kommunen styres etter en 3-nivå modell: rådmann, 3 kommunalsjefer (Helse og velferd, Oppvekst og kultur, Plan, teknikk og miljø) og virksomhetsnivået med 17 virksomheter. NAV-leder rapporterer til kommunalsjef Helse og velferd på de kommunale tjenestene i NAV- kontoret. Kommunen har partnerskapsmøter 2 ganger i året med NAV Vestfold der kommunalsjef Helse og velferd og NAV-leder deltar fra kommunen. NAV Tjøme har 8 ansatte med omtrent lik fordeling av kommunalt og statlige ansatte. NAV-leder har personal-, fag- og budsjettansvar for de kommunale tjenestene i NAV-kontoret. På tilsynstidspunktet hadde NAV-kontoret 5 deltagere i kvalifiseringsprogrammet (KVP).

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 9. juli 2013. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 24. september 2013.

Åpningsmøte ble avholdt 8. oktober 2013.

Intervjuer

5 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 10. oktober 2013.

4. Hva tilsynet omfattet

• Tilsynsområde 1 – om kommunen sikrer forsvarlig tildeling av kvalifiseringsprogram.
• Tilsynsområde 2 – om kommunen sikrer forsvarlig gjennomføring av kvalifiseringsprogram.

5. Funn

• Kommunen sikrer ikke gjennom sin internkontroll forsvarlig gjennomføring av kvalifiseringsprogram.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• For 3 av kommunens KVP-deltagere fremkommer det ikke at de har et program som er helårig og på full tid. Disse deltagerne er i intern praksis hos tiltaksarrangør 2-4 dager i uken. Det fremkommer ikke hva som er planlagt aktivitet de øvrige virkedagene.
• Det utarbeides ikke skriftlig program som konkret beskriver aktivitetene i programmet for en bestemt periode.
• Kommunen har løpende kontakt med deltagerne og tiltaksarrangør, men det foretas ikke en periodisk vurdering sammen med deltagerne av fremdrift, deltagernes utvikling, endringsbehov eller behov for andre støttetiltak. Dette gjelder også når kommunen forlenger programperioden. Kommunen har utarbeidet retningslinjer for når evaluering skal gjennomføres, men disse følges ikke.
• Kommunen er kjent med kravene til programinnhold og evaluering av program, men kommunens ledelse fanger ikke opp at praksis er i strid med lov og forskrift.
• Kommunen har forutsatt at tiltaksarrangør har utarbeidet program på fulltid. Kommunens ledelse har ikke sikret at dette skjer i praksis.
• Styringsaktivitetene for å ivareta det faglige ansvaret for KVP er mangelfulle. I tillegg er det uklart hvor myndighet er plassert. I praksis blir deler av fagansvaret ivaretatt av personer som ikke er delegert formell myndighet.

6. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i NAV §§ 4, 30, 32 og 42.
• Forskrift om kvalifiseringsprogram og stønad §§ 1 og 2.
• Forskrift om internkontroll i kommunalt NAV §§ 4 og 5.

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart
• Oversikt over ansatte som jobber med KVP, med beskrivelse av utdanning og arbeidsoppgaver
• Rutiner/prosedyrer vedrørende KVP
• Vedtaksmaler
• Beskrivelse av gjennomført opplæring
• Søknad, vedtak, rapporter, journaler, aktivitetsplaner, AEV til 5 KVP-deltagere
• Del av årsmelding og virksomhetsplan som omtaler KVP

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn
• Dokumentasjon fra kommunen
• Program for tilsynet
• Diverse korrespondanse på e-post og telefon

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Olav Øyasæter-revisjonsleder
Live Jetlund-revisor
Lise Jebsen-revisor
Ellen Roberg-observatør

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet