Rapport fra tilsyn med økonomisk stønad ved Tjøme kommune 2014

Sammendrag

Fylkesmannen skal med hjemmel i lov om sosiale tjenester i NAV § 9 føre tilsyn med at kommunen oppfyller sine plikter etter kapittel 4. Tilsynet inngår i Fylkesmannens planlagte tilsyn for inneværende år.

Fylkesmannen har undersøkt om kommunen gjennom sine styringsaktiviteter (internkontroll) sørger for at NAV-kontoret behandler søknader om økonomisk stønad, herunder fra personer som har forsørgeransvar for barn, i samsvar med lov- og forskriftskrav. Vi har lagt særlig vekt på å undersøke om det innhentes nødvendige og relevante opplysninger, og om det foretas en konkret og individuell vurdering som grunnlag for beslutning om økonomisk stønad. Vi har også undersøkt om taushetsplikten ivaretas ibrukersenteret.

Det er ikke funnet grunnlag for avvik og merknad innen de områdene det er ført tilsyn med.

Lise Jebsen
revisjonsleder

Olav Øyasæter
revisor

Live Jetlund
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Tjøme kommune, NAV -Tjøme i perioden 9.juli 2013 -20. januar 2014. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Tjøme kommunen er en øykommunen med ca. 4 700 innbyggere. Kommunen styres etter en 3-nivå modell: rådmann, 3 kommunalsjefer (Helse og velferd, Oppvekst og kultur, Plan, teknikk og miljø) og virksomhetsnivået med 17 virksomheter. NAV-leder rapporterer til kommunalsjef for Helse og velferd på de kommunale tjenestene i NAV- kontoret. Kommunen har partnerskapsmøter 2 ganger i året med NAV Vestfold der kommunalsjef for Helse og velferd og NAV-leder deltar fra kommunen. NAV Tjøme har 8 ansatte med omtrent lik fordeling av kommunalt og statlige ansatte. NAV-leder har personal-, fag- og budsjettansvar for de kommunale tjenestene i NAV-kontoret.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 9. juli 2013. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 24. september 2013.

Åpningsmøte ble avholdt 8. oktober 2013.

Intervjuer

5 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring i brukersenteret.

Sluttmøte ble avholdt 10. oktober 2013.

4. Hva tilsynet omfattet

Fylkesmannen har ved tilsyn undersøkt om Tjøme kommune ved NAV Tjøme sørger for at søknader om økonomisk stønad, herunder fra personer med forsørgeransvar for barn, behandles i samsvar med lov- og forskriftskrav. Med behandling av søknad menes prosessen fra og med søknad foreligger fram til det tas beslutning om det er grunnlag for å innvilge økonomisk stønad, og størrelsen på stønaden. Denne prosessen kan deles inn i to faser, en kartleggingsfase og en vurderingsfase, som begge inngår i tilsynstemaene. Vi har lagt særlig vekt på å undersøke om det er innhentet nødvendige og relevante opplysninger i den enkelte sak, og om det er foretatt en konkret og individuell vurdering som grunnlag for beslutning om å innvilge stønad og størrelsen av denne.

Vi har også undersøkt om taushetsplikten ivaretas ved publikums henvendelse i brukersenteret.

5. Funn

• Tilsynet avdekket ikke forhold i strid med lovkrav.
• Det ble heller ikke gitt merknader under tilsynet.

6. Regelverk

• LOV 2009-12-18 nr. 131: Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
• LOV 1967-02-10: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)
• FOR-2006-12-15-1456: Forskrift til forvaltningsloven (forvaltningsforskriften)
• FOR-2010-11-19-1463: Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen.

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

1. Organisasjonskart

2. Oversikt over ansvarlige (faglige og administrativt) for aktuelle organisatoriske enheter på NAV -kontoret med navn, stillingsbetegnelse og formell utdanning.

3. Oversikt over ansatte med navn, stillingsbetegnelse og formell utdanning, som har oppgaver knyttet til temaene det føres tilsyn med.

4. Søknadsskjemaer, veiledere og eventuelt informasjonsmateriell for økonomisk stønad dersom dette finnes.

5. Kopi av rutiner/prosedyrer som gjelder behandling av søknader om økonomisk stønad dersom dette finnes.

6. Vedtaksmaler og/eller standardtekster som benyttes ved behandling av søknader om økonomisk stønad.

7. Opplæringsplaner for nyansatte på dette tjenesteområdet.

8. Oversikt over gjennomført opplæring om lov om sosiale tjenester i NAV og forvaltningsloven, og navn på ansatte som har deltatt.

9. Del av siste årsrapport/årsmelding hvor økonomisk stønad er omtalt.

10. Del av virksomhetsplan som omhandler økonomisk stønad.

11. Kopi av første vedtak, fattet før 1.juli 2013, til 3 nye søkere med daglig omsorg for barn, der det er innvilget økonomisk stønad.

12. Kopi av første vedtak, fattet før 1.juli 2013, til 3 nye søkere uten daglig omsorg for barn, der det er innvilget økonomisk stønad.

13. Kopi av første vedtak, fattet før 1.juli 2013, til 3 nye søkere med daglig omsorg for barn, der det er gitt avslag på økonomisk stønad.

14. Kopi av første vedtak, fattet før I. juli 2013, til 3 nye søkere uten daglig omsorg for barn, der det er gitt avslag på økonomisk stønad.

15. Kopi av 3 siste vedtak, fattet før 1.juli 2013, om avslag på stønad til husleierestanse og/eller strømrestanse, til søkere med daglig omsorg for barn.

16. Kopi av 3 siste vedtak, fattet før 1.juli 2013 hvor det er satt vilkår for stønad.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 18 saksmapper

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn
• Dokumentasjon fra kommunen
• Program for tilsynet
• Diverse korrespondanse på e-post og telefon

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

• Olav Øyasæter-revisjonsleder
• Live Jetlund-revisor
• Lise Jebsen-revisor
• Ellen Roberg-observatør