Helsetilsynet

Vedlagt følger nytt avdelingskodeverk til bruk i landets helseinstitusjoner.

Kodeverket gjelder for alle enheter i helseinstitusjonene. Det er hierarkisk oppbygd og forsøker å kombinere spesialiteter og virksomhetstyper i en logisk struktur. Kodeverket er 4-sifret, noe som synes å være det maksimalt akseptable. Det gamle kodeverket er 3-sifret. Kodeverket gir gode muligheter for lokale koder innenfor de fleste avdelings-/seksjonskategorier.

Tradisjonelle HVPU-institusjoner er utelatt pga. den nye HVPU- reformen som trer i kraft fra 1991. Hvis noen slike institusjoner likevel blir aktuelle, så vil de kunne innpasses ved bruk av enkelte ledige koder.

De eksisterende kodeverk som er i bruk i dag er basert på Sosialdepartementets rundskriv 1160/71. Etterhvert har flere funnet dette kodeverket uhensiktsmessig, og har derfor laget sitt eget. Det har lenge vært et erkjent behov for å forenkle og standardisere kodeverket. På oppdrag av Helsedirektoratet laget så NIS en rapport med forslag til nytt avdelingskodeverk. Rapporten ble sendt ut på høring våren 1989 til ca. 80 instanser rundt i landet.

Det kodeverket som nå foreligger er langt på vei bygget opp etter det opprinnelige forslaget til NIS. Noen justeringer er imidlertid foretatt som følge av merknader som kom inn i høringsrunden.

Vi anmoder på det sterkeste alle institusjoner om å ta dette i bruk allerede fra 1. januar 1990. På grunn av den korte tiden frem til årsskiftet vil vi imidlertid ikke pålegge institusjonene å gjøre det, men gjør oppmerksom på at det sannsynligvis blir obligatorisk fra 1/1-1991.

Et felles kodeverk for alle helseinstitusjoner vil være av stor betydning både for sentrale helsemyndigheter og for de berørte institusjoner. På denne måten vil det la seg gjøre å lage en langt mer pålitelig og sammenlignbar oversikt over den avdelingsvise ressursbruken.

Med vennlig hilsen

Torbjørn Mork

Johs. Wiik
avdelingsdirektør

Gjenpart:
Sosialdepartementet
SIFF
SSB
NIS

Saksbehandler: Tom Andre Pedersen

Nytt avdelingskodeverk

1. Bakgrunn

Sosialdepartementets rundskriv 1160/71 danner grunnlaget for de avdelingskoder som er i bruk i norske helseinstitusjoner. Etter som tiden har gått har flere institusjoner funnet dette kodeverket uhensiktsmessig, og har derfor laget sitt eget. NIS-arbeidsrapport STF 81 A88021 "Pasientadministrative data fra norske sykehus 1986. En gjennomgang av datamaterialet" viser hvilket mangfold av koder sam i dag benyttes ved de somatiske sykehus.

Behovet for en forenkling og standardisering av kodeverket har lenge vært erkjent. På denne bakgrunn ba Helsedirektoratet høsten 1988 NIS om å lage et forslag til et nytt kodeverk. Et slikt forslag ble lagt fram i rapport våren 1989. Forslaget har vært til høring hos ca. 80 helseinstitusjoner rundt i landet. Etter dette har Helsedirektoratet nå foretatt en viss revisjon av det opprinnelige forslag og på denne måten tatt hensyn til noen av de merknader som kom frem i høringsrunden.

Helsedirektoratet vil nå på det sterkeste anmode alle landets helseinstitusJoner om å legge opp til bruk av det nye avdelingskodeverket allerede fra 1. januar 1990. Vi regner med at kodeverket blir obligatorisk fra 1. januar 1991. De institusjoner som er i ferd med å legge om sine økonomistyringsrutiner vil imidlertid være tjent med bruke det nye avdelingskodeverket allerede fra 1990. På denne måten slipper man ytterligere omlegging neste år.

2. Premisser for forslaget

Det er lagt en rekke premisser eller forutsetninger til grunn for det forslaget som er utarbeidet.

- Kodeverket skal ikke omfatte for mange siffer. Det gamle kodeverket er på 3-siffer, mens en del lokale kodeverk er på 4- siffer. Vi har valgt å oppfatte 4-siffer som det maksimalt akseptable.

- Kodeverket skal omfatte alle helseinstitusjoner. Tradisjonelle HVPU-institusjoner er imidlertid utelatt p.g.a. den nye HVPU - reformen som trer i kraft fra 1991. Hvis noen slike institusjoner likevel blir aktuelle, så vil de kunne innpasses ved bruk av enkelte ledige koder.

- Kodeverket burde være hierarkisk oppbygd og identifisere de ulike virksomhetsstedene i institusjonene.

- Kodeverket burde gi muligheter for lokale koder, samt nye koder som kan bli aktuelle i årene fremover.

3. Forslagets struktur

Helseinstitusjoner er alt fra store somatiske regionsykehus til mindre bo- og behandlingsenheter i psykiatrien. Å lage et enhetlig avdelingskodeverk for det mangfold av helseinstitusjoner som finnes betyr å måtte gjøre kompromisser for kodemulighetene for de ulike institusjonstypene.

I utgangspunktet ble det tatt sikte på at hvert enkelt siffer i kodeverket skulle kunne fungere som "filter". I så fall ville kodeverket få en naturlig og enhetlig struktur. Gjennom arbeidet med kodeverket fant vi det vanskelig å anvende samme struktur for de ikke-medisinske avdelinger og medisinske serviceavdelinger på den ene side og de kliniske avdelinger på den annen. Vi har derfor i forslaget valgt å behandle disse to hovedtypene ulikt.

I skillet mellom somatiske avdelinger og psykiatriske avdelinger er det noe ulikt innhold på 3-siffer som beskriver virksomhetstype, men forøvrig er strukturen ensartet for alle avdelingene.

1. Siffer

Dette siffer angir hovedområdene i kodeverket:

O Ikke medisinske avdelinger
1 og 2 Kirurgiske avdelinger/seksjoner og andre avd./seksjoner med operative inngrep
3 og 4 Medisinske avdelinger/seksjoner
5 Ikke-akutte somatiske avdelinger
6 og 7 Psykiatriske avdelinger
8 Medisinske serviceavdelinger
9 Pasientrettede serviceavdelinger og blodbanker

2. Siffer

Dette siffer benyttes sammen med 1. siffer til nærmere avdelingsspesifikasjon. På dette nivået kommer spørsmålet om avdelinger og seksjoner opp. Dersom sykehuset for eksempel har en egen karkirurgisk avdeling/seksjon med 20- sengs 7-døgns sengepost benyttes kode 1710. Dersom denne sengeposten (nummer 4) er en del av avdeling for generell kirurgi benyttes kode 1014. Dersom sengeposten for karkirurgi er en seksjon under avdeling for kirurgi kan i prinsippet begge disse kodene benyttes. Vi vil anbefale at valget mellom disse to kodene skjer ut fra hvordan styring og budsjettansvar er organisert. Dersom seksjonen ligger innenfor den generelle avdelingens budsjettansvar benyttes kode 1014, men dersom seksjonen har et selvstendig budsjettansvar benyttes kode 1710.

3. siffer

Dette siffer angir virksomhetstype. Det er innføringen av dette siffer som mest bryter med det nåværende kodeverk. Gjennom 3. sifferet skal det være mulig å legge de ulike virksomhetstyper som 5-døgnsposter, poliklinikker og spesiallaboratorier inn under den avdeling de tilhører. Samtidig vil for eksempel et uttak på tallet 5 for 3. siffer gi en oversikt over poliklinikkaktiviteten.

Betydningen av tallene på 3. siffer er ulik for psykiatri og somatikk når det gjelder verdier:

2 = 5-døgns sengepost - somatiske avdelinger
2 = 7-døgns sengepost lukket - psykiatriske avdelinger

og

6 = Operasjonsenhet - somatiske avdelinger
6 = Bo- og behandlingsenhet/bokollektiv/ettervernsenhet - psykiatriske avdelinger

og

7 = Intensiv/overvåking - somatiske avdelinger
7 = Lokal kode - psykiatriske avdelinger

4. Siffer

Er en nummerering av flere enheter som har samme kode for de tre første siffer. For eksempel når en psykiatrisk avdeling A har to poliklinikker kodes disse henholdsvis 6151 og 6152. Dersom problemstillingen med flere enheter innenfor samme 3-sifferkode er uaktuell, anbefaler vi at en på 4. siffer benytter kodeverdien 0 (null). Koden for en gynekologisk poliklinikk blir for eksempel 2550 dersom poliklinikken sorterer under en avdeling for gynekologi eller 2450 dersom poliklinikken tilhører en fellesavdeling for fødselshjelp og gynekologi.

På et punkt har vi brutt strukturen på de to første sifrene. Det gjelder blandet kirurgiske/medisinske avdelinger som er gitt kode 29. Denne avdelingstypen lar seg ikke naturlig innpasse i en struktur som skiller mellom kirurgi og indremedisin på 1. siffer. Vi tror imidlertid at en kan leve med dette unntaket.

4. Lokale koder

Både innenfor kirurgi, indremedisin, ikke akutt somatikk og psykiatri er det noen koder som ikke er tatt i bruk. Dette skulle gi sykehus med spesielle avdelinger kodemuligheter uten at en "blåser opp" det nasjonale kodeverket til å omfatte alle eksisterende avdelinger. (For eksempel kan Sentralinstituttet for cerebral parese benytte avdelingskode 58 for cerebral parase, mens Statens senter for epilepsi kan benytte samme kode for epilepsiavdeling). Kombinert med institusjonsnummer og institusjonstype vil det ikke være noe problem å identifisere innholdet i em slik lokal kode.

Også på 3. siffer er det koder som ikke er i bruk og som den enkelte institusjon kan ta i bruk for virksomhetstyper som ikke naturlig lar seg gruppere i de spesifiserte kodene.

Når det gjelder ikke medisinske avdelinger og medisinske serviceavdelinger foreslår vi at en i det nasjonale kodeverket i hovedsak avgrenser seg til å angi hovedgruppenummer 0 og 8. Dette har sammenheng med at enhetene innenfor disse områdene er organisert på svært forskjellige måter på de ulike institusJonene og at behovet for nasjonalt enhetlig kodeverk for disse områdene er lavt.

Vi antar at det vil være tilstrekkelig med 3-sifferkoder på disse områdene. De bør lokalt bygges ut etter et hierarkisk prinsipp slik at for eksempel:

01 Sentraladministrasjon
011 Direktørens kontor
012 Økonomiseksjon

Avslutningsvis vil vi peke på at nye EDB-baserte systemer som tas i bruk for avdelingskoder bør dimensjonere plass for fem siffer. Selv om et 5. siffer ikke er i bruk, kan det for enkelte institusjoner være ønskelig å kunne bruke et 5. siffer til lokale formål, som for eksempel geografisk lokalisering av enheten.

5. Eksempler på "hyppig" forekommende koder

1000 Avdeling for kirurgi
1050 Kirurgisk poliklinikk
1420 Ortopedisk avdeling, 5-døgns post
2240 Øyeavdelingens dagpost
2600 Fødeavdeling
3000 Avdeling for indremedisin
3050 Medisinsk poliklinikk
3250 Lungeavdelings poliklinikk
5000 Rehabiliteringsavdeling
5040 Rehabiliteringsavdeling, dagpost
6000 Psykiatrisk avdeling
6051 Psykiatrisk avdeling, poliklinikk nr 1
6052 Psykiatrisk avdeling, poliklinikk nr 2
7500 Barne- og ungdomspsykiatrisk avdeling
7550 BUP 7900 Psykiatrisk sykehjem

Vedlegg: Avdelingskoder - helseinstitusjoner

0 ikke medisinske avdelinger

Lokale 3-sifferkoder (eller 4-sifferhoder der dette er nødvendig) anbefales med angivelse av hovedområdene på 1. og 2. siffer.

Generell Kode:

01 Sentraladministrasjon


09 Sykehotell

Eksempler på andre mellomliggende koder: 02 Barnehager, 03 Renhold, 04 Teknisk avdeling, 06 Vaskeri, 07 Kjøkken osv., osv. Her er det imidlertid rom for lokale tilpasninger.

1 Kirurgiske avdelinger

10 Generell kirurgisk avdeling
11 Avd./seksjon for Kjevekirurgi
12 Avd./seksJon for Barnekirurgi
13 Avd./seksjon for Gastroenterolgisk kirurgi
14 Avd./seksjon for Ortopedisk kirurgi
15 Avd./seksjon for Thoraxkirurgi
16 Avd./seksjon for Urologi
17 Avd./seksjon for Karkirurgi
18 Avd./seksjon for Plastisk kirurgi
19 Evt. lokal kode

2 Andre avdelinger med operative inngrep

21 Øre-, nese-, halsavdeling
22 Øyeavdeling
23 Nevrokirurgisk avdeling
24 Fellesavdeling for føde og gynekologi
25 Avdeling for gynekologi
26 Fødeavdeling
27 Evt. lokal kode
28 Evt. lokal kode
29 Blandet kirurgisk/medisinsk avdeling

3 Medisinske avdelinger

30 Generell indremedisinsk avdeling
31 Avd./seksjon for infeksjonssykdommer
32 Avd./seksjon for lungesykdommer og allergi
33 Avd./seksjon for blodsykdommer
34 Avd./seksjon for nyresykdommer
35 Avd./seksjon for fordøyelsessykdommer
36 Avd./seksjon for onkologi
37 Avd./seksjon for endokrinologi
38 Avd./seksjon for hjertesykdommer
39 Evt. lokal kode

4 Andre medisinske sengeavdelinger

41 Avd./seksjon for geriatri
42 Avd./seksjon for hudsykdommer
43 Avd./seksjon for nevrologi
44 Barneavdeling/pediatrisk avdeling
45 Avd./seksjon for revmatologi
46 Evt lokal kode
47 Evt lokal kode
48 Evt lokal kode
49 Evt lokal kode

5 Ikke-akutt somatiske avdelinger

50 Etterbehandling/rehabilitering/attføring på sykehus
51 Etterbehandling/rehabilitering/attføring på sykehjem
52 Fysikalsk medisin
53 Sykehjemsavdeling
54 Sykestueavdeling
55 Fødehjemsavdeling
56 Yrkesmedisinsk avdeling
57 Sosialmedisinsk avdeling
58 Evt. lokal kode
59 Evt. lokal kode

3. OG 4. SIFFER FOR AVDELINGSKODER 10-59

3. siffer - Virksomhetstype

0 Informasjonsfri kode
1 7-døgns sengepost
2 5-døgns sengepost
3 Annen type sengepost
4 Dagpost
5 Poliklinikk
6 Operasjonsenhet
7 Intensiv/overvåking
8 Medisinsk serviceenhet og laboratorium
9 Administrasjonsenhet

4. siffer

0 Ikke nærmere spesifisert (bare 1 enhet) 1.9 Nummerering av flere enheter av virksomhetstyper definert på 3. siffer

6 Psykiatriske avdelinger

60 Generell Psykiatrisk avdeling
61 Akuttavdeling
62 Korttidsavdeling
63 Intermediæravdeling
64 Langtidsavdeling
65 Rehabiliteringsavdeling
66 Sterkavdeling
67 Psykogeriatrisk avdeling
68 Nevroseavdeling
69 Evt. lokal kode

7 Øvrige psykiatriske avdelinger

71 Avdeling for unge schizofrene
72 Psykosomatisk avdeling
73 Avdeling for stoffmisbrukere (veksthus)
75 Barne- og ungdomspsykiatrisk avdeling
76 Barnepsykiatrisk avdeling
77 Ungdomsavdeling
78 Familieavdeling
79 Psykiatrisk sykehjem

3. OG 4. SIFFER FOR AVDELINGSKODER 60-79

3. siffer - Virksomhetstype

0 Informasjonsfri kode
1 7-døgns sengepost åpen
2 7-døgns sengepost lukket
3 Annen type sengepost/akuttpost
4 Dagpost
5 Poliklinikk
6 Bo- og behandlingsenhet/bokollektiv/ettervernsenhet
7 Lokal kode
8 Medisinsk serviceenhet og laboratorium
9 Administrasjonsenhet

4. siffer

0 Ikke nærmere angitt (Bare 1 enhet) 1-9 Nummerering av flere enheter av virksomhetstyper definert på 3. siffer

8 Medisinske serviceavdelinger

81 Avdeling for anestesi
82 Sentrallaboratoriet
83 Patologisk-anatomisk laboratorium
84 Røntgenavdeling/Nevroradiologisk avdeling
85 Mikrobiologisk laboratorium
86 Klinisk fysiologisk laboratorium
87 Avdeling for medisinsk teknikk og fysikk
88 Sterilforsyningen
89 Væskesentralen

Utover dette anbefales lokale 3-sifferkoder

9 Andre pasientrettede serviceavdelinger

Noen eksempler på kodene 91-99:

Blodbanker, Prenatal diagnostikk, Familierådgivningskontor, Skolehelsetjeneste.

Her vil det imidlertid være rom for mange lokale varianter.