Helsetilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen det reviderte området. Fylkesmannen undersøkte om kommunen gjennom sin styring (internkontroll) sikret forsvarlig behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for bam. Det ble undersøkt om kommunen foretok forsvarlig kartlegging og at det ble gjort individuelle vurderinger.

Det ble gitt l avvik under dette tilsynet. Avviket er som følger:

Avvik 1:

Nannestad kommune sikrer ikke at kartlegging og vurdering dokumenteres forsvarlig i søknader fra personer med forsørgeransvar for barn.

Nannestad kommune har et avvikssystem, men dette er ikke benyttet av den kommunale delen av NAV. Det er ikke et bevisst forhold til hva avvikssystemet skal benyttes til. Kommunen har vurdert at systemet ikke fungerer da det ikke kommer avvik fra NAV Nannestad.

Dato: 03.05.12

Grete N. Finstad
revisjonsleder

Snorre Førli og Hallvard Øren
revisor

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Nannestad kommune i perioden 14.02.12 - 03.05.12 Revisjonen inngår som en del av Statens Helsetilsyns landsomfattende tilsyn i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (Nav) § 9 og kommuneloven kapittel 10 a.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjeru1omføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid im1enfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner gruru1 til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Nannestad er en kommune med ca 11 000 innbyggere. Sosiale tjenester er plassert i NAV, hvor leder er kommunalt ansatt. Dagens leder av NAV har vært ansatt siden 1. juli 2010, og rapporterer direkte til rådmann i kommunen og til direktør for NAV Akershus.

NAV-kontoret er organisert i en mottaksavdeling og en oppfølgingsavdeling. Avdelingsleder i oppfølgingsavdelingen har fagansvaret for lov om sosiale tjenester i NAV.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 14.02.12. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 26.03.12.

Intervjuer

6 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet

Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 27.03.12.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet var å undersøke om kommunen sikret forsvarlig kartlegging og at det gjøres individuelle vurderinger som grunnlag for beslutning om å innvilge økonomisk stønad og for beslutning om stønadens størrelse.

Målsetningen med tilsynet var derfor å undersøke:

Om kommunen sikret forsvarlig kartlegging, dvs. innhenting av opplysninger som må foreligge for at saken skal være tilstrekkelig opplyst i henhold til lov- og forskriftskrav

Om kommunen sikrer forsvarlige vurderinger, dvs. individuell behovsprøving ved søknader fra personer med forsørgeransvar i henhold til lov- og forskriftskrav

5. Funn

Avvik 1:

Nannestad kommune sikrer ikke at kartlegging og vurdering dokumenteres forsvarlig i søknader fra personer med forsørgeransvar for barn.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om sosiale tjenester i NAV §§ 4 og 5
  • Forvaltningslovens §§ 13-13e

Avviket bygger på følgende:

  • Rutine 9C i rutinehåndboken, benevnt som:" Generelt om behandling om økonomisk sosialhjelp" fremgår det hva som skal kartlegges. Denne rutinen brukes i varierende grad. Det finnes flere forskjellige måter å kartlegge og dokumentere kartleggingen på blant saksbehandlerne. Vurderingene som gjøres iden enkelte sak blir lite synlig i vedtakene.
  • I få saker fremgår kartlegging utover antall barn, alder på barna og faktisk forsørgeransvar. Om det foreligger behov utover kommunal norm for barnetillegg, fremgår ikke dette av sakens opplysning.
  • I saker der det gis ytelser etter de kommunale retningslinjene, mangler det opplysninger om andre forhold også er vmde11under kartleggingen, og senere i vurderingen av barnas situasjon.
  • Opplysninger i den enkelte sak er plassert i tre forskjellige elektroniske systemer.
  • Kartleggingen er i stor grad basert på den enkelte saksbehandlers kjennskap til brukerne gjennom samtaler.
  • Det avholdes fagmøte hver uke hvor saker diskuteres, enn videre kvalitetssikres vedtakene med to veiledere som underskriver. Det skrives ikke referater fra møtene og konklusjonene som trekkes før vedtak fattes skrives i liten grad inn i fagsystemene eller i vedtakene.
  • Kartleggingen er ikke tilstrekkelig dokumente11og det fremgår ikke om den individuelle vurderingen er utført i tråd med sakens faktum, herunder om det er grunnlag for å fravike kommunale retningslinjer etter § 18.
  • Det ble opplyst at det gjøres en konkret og individuell vurdering i alle saker. Sakene drøftes i fagmøter, drøftelser skjer en til en og det drøftes med avdelingsleder. Vurderingene som gjøres er ikke inntatt i et stort antall vedtak. I vedtakene er det inntatt en standard formulering: "Med NAV Nannestads kjennskap til søkers situasjon og på bakgrunn av de opplysninger som ligger til grunn for søknaden, vurderes søker i dette tilfelle å ..."
  • Når søknader avslås etter § 18 ble det i sakene som ble gjennomgått vurde1t om hjelpen kunne gis etter§ 19.
  • Det er en etterfølgende stikkprøvekontroll når vedtak er fattet.
  • Kommunen har et avvikssystem, men dette er ikke benyttet av den kommunale delen av NAV. Det er ikke et bevisst forhold til hva avvikssystemet skal benyttes til. Kommunen har vurdert at systemet ikke fungerer da det ikke kommer avvik fra NAV Nannestad.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Tilsynet gjaldt behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar, men tilsynslaget bemerker at manglende dokumentasjon gjaldt flere typer saker ved kontoret.

NAV Nannestad har siste halvår innført nye rutiner for saksbehandling innen tilsynsområdet. Det fremkom imidle1tid at det var ulik praksis når saker ble kartlagt.

Det er videre innført stikkprøvekontroll, og det foretas nå kontroll av ca tre vedtak pr uke. Denne stikkprøvekontrollen har ikke avdekket den manglende dokumentasjonen, og kontrollen har dermed ikke bidratt til korrigerende tiltak.

Nannestad kommune har et avvikssystem, men på området for tilsynet er det ikke meldt avvik. Revisjonen avdekket at de avvik som eventuelt fi1mer sted ordnes opp internt, uten at dette blir rapportert i kommunens system. Dermed blir ikke avvik systematisk registrert og eventuelle årsaker som ligger bak avvikene blir ikke avdekket. Kommunen har registrert at det ikke kommer avvik fra NAV-Nannestad.

Kommunen arbeider for tiden med å innføre et nytt avvikssystem i samarbeid med flere nabokommuner. En pilot av dette systemet skal settes i verk i en samarbeidskommune i juni.

7. Regelverk

  • Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker, forvaltningsloven
  • Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen
  • Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen (Ikrafttredelse 19.11.2010)

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Nannestad kommunes årsrapport for 2010 side 46, som omhandler NAV Nannestad
  • Virksomhetsplan for NAV Nannestad for 2011
  • Organisasjonskart for NAV Nannestad pr mars 2012
  • Nannestad kommunes budsjett for 2012, side 16 til18 som omhandler NAV Nannestad spesielt
  • Internkontrollrutine nr 18 - Rollebeskrivelser med personnavn, som viser roller og fullmakter til den enkelte medarbeider iht. tilsynsområdet
  • Delegasjonsreglementet for Nannestad kommune
  • Oversikt over ansatte med den enkeltes arbeidsområder ved NAV Nannestad pr mars 2012
  • Oversikt over ansatte som ikke er på jobb under tilsynet
  • Diverse av rutiner ved NAV Nannestad relevante for tilsynsområdet
  • Avviksskjema for Nannestad kommune
  • Resultat av brukerundersøkelse ved NAV Nannestad fra oktober 2011
  • ROS-analyse for NAV Nannestad gjennomført 12.05.11
  • Beredskapsplan for NAV Nannestad
  • Sikkerhetsinstruks for NAV Nannestad
  • Referat fra de to siste partnerskapsmøtene, 31.05.11 og 26.09.11
  • Invitasjon til diverse organisasjoner om opprettelse av brukerutvalg
  • 5 vedtak med bakgrunnsmateriale

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • 25 saksmapper, hvorav 10 saksmapper som angår ordinære saker hvor søker har forsørgeransvar for barn, 5 saksmapper der det er gitt nødhjelp til personer med forsørgeransvar, 5 saksmapper der det er gitt tilskudd hvor søker har samvær med barn og 5 saksmapper der det er gitt bistand etter lovens § 19 til søker med forsørgeransvar.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn, lov om sosiale tjenester i NAV- behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn, datert 14.02.12
  • Oversendelse av dokumenter pr post 05.03.12
  • E-post om at NAV-leder Lasse Bjerkås er kontaktperson ved tilsynet, 06.03.12
  • Program for tilsynet sendt 13.03.12

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Lasse Bjerkås

NAV-leder

X

X

X

Jon Sverre Bråthen

Rådmann

 

X

X

Liv Kristin S. Johansen

Avdelingsleder oppfølgingsavdeling

X

X

X

Aud Randi Rydland

Flyktningkonsulent

X

X

X

Marit Tuvnes

Rådgiver

X

X

X

Kristin Jødahl

Veileder mottak

X

X

X

Kjetil Kokkim

Personal- og organisasjonssjef

X

   

Heidi Søbakk

Avdelingsleder mottak

X

   

Eva Stensrud

Veileder mottak

X

 

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Grete N. Finstad, revisjonsleder; Snorre Førli, revisor; Hallvard Øren, revisor