Helsetilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Temaet for tilsynet er forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram (KVP).

Gjennom tilsynet skal det undersøkes om bydelen ved sine styringsaktiviteter (internkontroll)sikrer at tjenesten KVP er tilgjengelig for alle potensielle deltakere og at innholdet og omfanget i kvalifiseringsprogrammet er forsvarlig. For å undersøke dette tas det utgangspunkt i bestemmelsene om kvalifiseringsprogram med tilhørende stønad i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (STL) §§ 29, 30, 31 samt i saksbehandlingskrav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift og i krav til internkontroll.

Målsettingen med tilsynet vil være å undersøke om:

  • Kommunen ved styringsaktiviteter med tilstrekkelig innhold og omfang, sikrerforsvarlig tildeling av KVP, herunder
    - om tjenesten er tilgjengelig (forsvarlige identifiseringsprosesser og det informeres tilstrekkelig om retten til KVP)
    - om det foretas forsvarlig kartlegging, vurdering og beslutning
  • Kommunen ved styringsaktiviteter med tilstrekkelig innhold og omfang, sikrer forsvarlig gjennomføring av KVP, herunder
    - om tidsfrist for iverksetting av program overholdes
    - om kommunen tilbyr tilpasset program
    - om kommunen driver oppfølgingsarbeid i henhold til lovkrav

Det ble gitt to avvik under tilsynet. Avvikene er som følger:

Avvik 1:

Fet kommune sikrer ikke gjennom tilstrekkelig styring forsvarlig tildeling av kvalifiseringsprogrammet.

Avvik 2:

Fet kommune sikrer ikke gjennom tilstrekklig styring forsvarlig gjennomføring av gjennomføring av kvalifiseringsprogrammet.

Dato: 04.07.2013

Mari Pleym
revisjonsleder 

Hanne Kristiansen Valle
revisor
 

Elin Landsverk
revisor

 

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved NAV Fet i perioden 18.02.13 – 24.04.13.

Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år og er et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • Hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • Tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • Tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet mfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Fet kommune ligger sentralt i Akershus fylke. Kommunen er en landkommune med nesten 11.000 innbyggere (jfr. hjemmesiden til Fet kommune). Rådmannen er administrativ leder og har to kommunalsjefer underlagt seg, hvorav sosialtjenesten/NAV er underlagt den ene kommunalsjefen. NAV - kontoret er organisert med NAV - leder og en avdelingsleder, hvorav statlige og kommunalt ansatte er fordelt under de respektive. Det er oppnevnt en fagkoordinator for oppfølging. Fagkoordinator er underlagt NAV - leder. I stillingen som mottakskoordinator skulle det tiltre en ny ansatt i mai -13.

NAV- kontoret har for 2013 8,8 årsverk (tilsvarende 17 ansatte). I 2012 hadde Fet kommune 179 personer som mottok økonomisk sosialstønad.

NAV - kontoret ble etablert 14.12.09.

I 2012 hadde Fet kommune et forventet gjennomsnittsnivå med 16 deltagere i kvalifiseringsprogram (KVP). På tidspunktet (april 2013) hvor tilsynet ble gjennomført hadde NAV Fet 15 deltagere i program. På landsbasis var det 6.147 deltagere i program pr. 31.03.13.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 18.02.13. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 23.04.13.

Intervjuer

Åtte personer ble intervjuet. Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. To personer som opprinnelig var satt opp til intervju, var ikke tilstede den dagen tilsynet ble gjennomført den 23.04.13. En annen ansatt trådte inn som stedfortreder for den ene.

Sluttmøte ble avholdt 24.04.13.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet var å undersøke om kommunen sikrer forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram.

Målsettingen med tilsynet var derfor å undersøke om:

  • Kommunen sikrer forsvarlig tildeling av KVP, herunder om tjenesten gjøres tilgjengelig for både nye og gamle brukere av NAV (blant annet gjennom internt og eksternt informasjonsarbeid). Videre at det foretas en forsvarlig kartlegging, vurdering og beslutning når NAV veileder skal vurdere om vilkårene i lov om sosiale tjenester i NAV (STL) § 29 er oppfylt.
  • Kommunen sikrer en forsvarlig gjennomføring av KVP, herunder om tidsfrist for iverksetting overholdes, om kommunen tilbyr tilpasset program og driver oppfølgingsarbeid i henhold til lovs og forskriftsarbeid.

5. Funn

Avvik 1:

Fet kommune sikrer ikke gjennom tilstrekkelig styring forsvarlig tildeling av kvalifiseringsprogrammet.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • STL §§ 4, 5, 17, 29, 42 og 43, fvl. §§ 11, 17 og 24 forskrift om internkontroll i kommunalt NAV §§ 4 og 5.

Avvikene bygger på følgende:

  • Det ble opplyst at det fantes et informasjonsark om KVP (utskrift av informasjon fra nav.no). Gjennom intervju kom det ikke frem at dette var i aktiv bruk eller kjent blant alle ansatte. Det finnes ikke tilgjengelig informasjonsmateriell/brosjyre i mottak.
  • Det fremkommer at mottaket gir enkel informasjon om KVP. Rutinen er at mottaket viser videre til KVP-veileder eventuelt saksbehandler på oppfølgingsavdelingen for videre informasjon der det blir spurt direkte eller der mottak finner det hensiktsmessig.
  • Søknadsskjema finnes i mottaket, men ligger ikke fremme. Søknadsskjema kan også fås ved henvendelse til KVP-veileder.
  • Det finnes ikke informasjon om KVP på kommunes hjemmeside ei heller søknadsskjema eller lenke til www.nav.no.
  • Den informasjonen de ulike ansatte skal gi om KVP, er ikke skriftliggjort. De fremkommer heller ikke at de ansatte på andre måter har retningslinjer knyttet til informasjonen som skal gis eller hvilke opplysninger som er relevante for å få frem om vedkommende er en aktuell kandidat for KVP. Ikke alle ansatte kan redegjøre for inngangsvilkårene til KVP.
  • Det opplyses at fokus på utadrettet informasjon om KVP vil variere og avhenge av om måltall allerede er oppfylt og om det er kapasitet til inntak av flere deltakere.
  • Det finnes ikke planmessig informasjon til aktuelle samarbeidspartnere.
  • Det avholdes kontormøter der alle ansatte deltar. Tilsynsmyndigheten får imidlertid opplyst at møtene i utgangspunktet dekker andre tema og at informasjon om KVP sjeldent blir tatt opp. Problemstillinger knyttet til KVP kan tas opp på saksdrøftingsmøte. Der deltar ikke ansatte i mottak. Det opplyses og at det varierer hvilken deltakelse det er fra andre ansatte.
  • Informasjonsoppgaver knyttet til KVP er ikke kjent og plassert.
  • De ansatte har ikke stillingsbeskrivelse som klart definerer ansvar og oppgaver.
  • Det foreligger virksomhetsplan for NAV-kontoret for 2012. I planen står det at virksomheten på KVP har et mål om ”å foreta intern opplæring og oppgavefordeling som sikrer tilstrekkelig kapasitet”.
  • Det fremkommer imidlertid at kompetansebehovet knyttet til KVP for NAV-kontoret samlet sett ikke er helhetlig kartlagt. Det er heller ikke vurdert hvorvidt det er behov for å sette inn kompetansehevende tiltak for å sikre at alle potensielle deltakere får informasjon om KVP.
  • Det foreligger en lokal samarbeidsavtale mellom kommunen og NAV Akershus av 12.11.09. Avtalen sier ikke noe om hvor oppgaver knyttet til tilgjengelighet (informasjon) er plassert.
  • Det foretas ikke stikkprøvekontroll av den informasjonen som gis til potensielle deltakere i KVP.
  • Det er ikke foretatt risiko - og sårbarhetsanalyse knyttet til den informasjon som gis til potensielle deltakere i KVP.
  • Det finnes et skriftlig system for melding av avvik (Kvalitetslosen). Det er ikke meldt feil eller mangler gjennom dette systemet. Ikke alle ansatte er gitt opplæring i bruk av systemet eller har fått definert hva som skal meldes som avvik.
  • En gjennomgang av vedtak om tildeling (innvilginger og avslag), viser at kommunen i sin begrunnelse ikke alltid kommenterer relevante inngangsvilkår, videre hvilke forhold kommunen har vektlagt i en skjønnsvurdering.
  • En gjennomgang av vedtak om tildeling (avslag) viser at det er lite gjengivelse av hvilke faktum som er lagt til grunn.
  • Det er ikke vist til hjemmel STL § 29 i alle vedtak (inkl. avslag) og vedtakene er ulikt oppbygd og gir ikke lik informasjon til søkere i alle tilfeller.
  • Det er ikke systematisk bruk av arbeidsevnevurdering og egenvurdering som kartleggingsverktøy.
  • Det er ikke utarbeidet egne skriftlige rutiner knyttet til kartlegging.
  • Ikke alle opplysninger som kartlegges blir dokumentert gjennom journal eller andre planverktøy.
  • Det fremkommer at opplysninger knyttet til den enkelte søker/deltaker delvis arkiveres i ordinær saksmappe samtidig som KVP-veileder samler opplysninger i egne ”arbeidsmapper”. Ledelsen har ikke lagt opp til et fast system for hvordan opplysninger i KVP-saker skal arkiveres.
  • Det er opplyst at kommunen ikke har saksbehandlerverktøy/manual knyttet til vurderings- og beslutningsprosessen.
  • Ledelsen har ikke utredet kompetansebehov knyttet til vedtaksfatting (skjønnsvurdering) og forvaltningsrettslige regler. Kompetansehevende tiltak er ikke gitt og satt inn der dette er nødvendig.
  • Det er ikke definert hva en vedtakskontroll skal inneholde. Det foretas ikke systematisk kontroll av innhentede opplysninger som ligger til grunn for vedtaket og at disse er innhentet i samråd med søker (arbeidsevnevurdering og egenvurdering).
  • Vedtakskontrollen har ikke avdekket manglende begrunnelser i vedtak.
  • Det gjennomføres ikke stikkprøvekontroll på vedtak om tildeling av KVP.
  • Det er ikke foretatt risiko- og sårbarhetsanalyse knyttet til tildeling av KVP.
  • Det finnes et skriftlig system for melding av avvik (Kvalitetslosen). Det er ikke meldt feil eller mangler gjennom dette systemet. Ikke alle ansatte er gitt opplæring i bruk av systemet eller har fått definert hva som skal meldes som avvik.

Avvik 2:

Fet kommune sikrer ikke gjennom tilstrekkelig styring forsvarlig gjennomføring av kvalifiseringsprogrammet .

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • STL §§ 4, 5, 30, 31, 42 jf. forskrift om kvalifiseringsprogram og - stønad § 1 jf. forskrift om internkontroll i kommunalt NAV §§ 4 og 5.

Avvikene bygger på følgende:

  • Det blir opplyst at tidsfristen for iverksetting av programmet overholdes.
  • En gjennomgang av saksmapper kunne ikke avdekke fristbrudd, men det finnes imidlertid ingen system for melding av fristbrudd og fare for fristbrudd. Ledelsen foretar ingen systematisk kontroll av om tidsfrister overholdes.
  • Kontoret har ikke skriftlige prosedyrer knyttet til gjennomføring av programmet.
  • I gjennomgåtte saksmapper er det ikke alltid dokumentert i journal eller annet planverktøy om programmet som tilbys er på fulltid og helårig.
  • I gjennomgåtte saksmapper er det ikke alltid dokumentert i journal eller annet planverktøy når en evaluering skal gjennomføres og om dette er avtalt med deltaker.
  • Det opplyses at det foretas evaluering og løpende justeringer av innholdet i programmet. Dette er ikke systematisk dokumentert.
  • Ledelsen har ikke tilstrekkelig avklart og dokumentert ansvarsforhold og oppgavefordeling knyttet til oppfølgingsarbeidet blant de aktuelle ansatte.
  • Ledelsen gjennomfører ingen systematisk kontroll på om det tilbys tilpasset program, herunder om krav til brukermedvirkning ivaretas.
  • Ved gjennomgang av saksmapper fant tilsynsmyndigheten eksempler på at deltakere har gått uten oppfølging over lengre tidsrom.
  • Ledelsen gjennomfører ingen systematisk kontroll på om krav til oppfølgingsarbeidet overholdes.
  • Ledelsen har ikke kartlagt hvilken kompetanse de enkelte gjennomføringsoppgavene krever. Det er heller ikke regelmessig undersøkt om det er behov for kompetansehevende tiltak for den enkelte ansatte.
  • Det er ikke foretatt risiko- og sårbarhetsanalyse knyttet til gjennomføring av kvalifiseringsprogrammet.
  • Det finnes et skriftlig system for melding av avvik (Kvalitetslosen). Det er ikke meldt feil eller mangler gjennom dette systemet. Ikke alle ansatte er gitt opplæring i bruk av systemet eller har fått definert hva som skal meldes som avvik.

6. Vurdering av enhetens styringssystem

KVP er et av de viktigste virkemiddel kommunen har for å kunne få langtidsbrukere av sosialtjenesten og andre som har vært utenfor arbeidslivet tilbake i arbeid/aktivitet.

Kommunens ledelse er ansvarlig for å sikre forsvarlige tjenester og etterlevelse av sosiallovgivningen gjennom systematiske styringstiltak, jfr. internkontrollforskriften.

Vedrørende avvik 1:

Mottaket i NAV Fet gir overfladisk informasjon om KVP. Der det anses hensiktsmessig eller blir spurt direkte, blir brukere henvist til KVP-veileder eller andre saksbehandlere ved oppfølgingsavdelingen. Det er ikke utarbeidet rutiner, verken skriftlig eller på andre måter, for den informasjonen som skal gis initielt. Tilsynsmyndigheten får opplyst at fokus på utadrettet informasjon om KVP vil variere og avhenge av om måltall allerede er oppfylt og om det er kapasitet til inntak av flere deltakere.

Søknadsskjema finnes i mottak, men ligger ikke fremme. Det finnes ikke informasjon om KVP på kommunes hjemmeside ei heller søknadsskjema eller lenke til www.nav.no. Det finnes ikke planer om samarbeid med andre aktuelle instanser. Det er heller ikke redegjort for hvordan stat og kommune har avtalt at oppgaver knyttet til informasjon om tjenesten skal løses.

Tilsynsmyndigheten vurderer at kommunen ikke har kartlagt NAV-kontorets samlede behov for kompetanse. Det er ikke utarbeidet kompetanseplan, og det er i liten grad tilbudt opplæring/kursing på området KVP, herunder at ikke alle ansatte kan redegjøre for inngangsvilkårene til KVP. Ledelsen har ikke vurdert om samlet kompetanse på kontoret er tilstrekkelig eller om det skal settes inn kompetansehevende tiltak. Kommunen utfører ikke stikkprøvekontroll av den informasjon som gis til potensielle deltakere.

Det avholdes kontormøter der alle ansatte deltar, men informasjon om KVP blir sjeldent tatt opp. Problemstillinger knyttet til KVP kan tas opp på saksdrøftingsmøte. Der deltar ikke ansatte i mottak. Det opplyses og at det varierer hvilken deltakelse det er fra andre ansatte.

Tilsynsmyndigheten finner at det er uklart for de ansatte hvem som har ansvar knyttet til informasjonsoppgaver, både internt og eksternt. Ansvar for oppfølging av vedtaksprosessen og gjennomføring av kvalifiseringsprogrammet er heller ikke tilstrekkelig kjent og plassert.

NAV Fet gjennomfører ingen systematisk kontroll av underliggende dokumentasjon, slik som arbeidsevnevurdering og egenvurdering, ved godkjenning av vedtak. Det er ikke definert blant de vedtaksmyndige hva en vedtakskontroll skal innbefatte. NAV Fet har ikke mal for vedtak vedrørende innvilgelse/avslag KVP. En gjennomgang av vedtak viser at de er ulik oppbygd og ikke gir lik informasjon til søkere i alle tilfeller. Det er ikke alltid vist til hvilke faktum som er lagt til grunn for et vedtak eller til hjemmel for innvilgelse/avslag.

Vedtakskontrollen har ikke avdekket disse feilene. NAV Fet har ikke stikkprøvekontroll eller lignende på vedtak om KVP.

En gjennomgang av saksmapper viser at ikke alle opplysninger som kartlegges blir dokumentert gjennom journal eller andre planverktøy. Det er ikke systematisk bruk av arbeidsevnevurdering og egenvurdering som kartleggingsverktøy. Ledelsen fører ingen kontroll med kartleggingsprosessen. Det er ikke utarbeidet egne skriftlige rutiner knyttet til kartlegging og tilsynsmyndigheten mener det fremstår som tilfeldig hvilke opplysninger som blir innhentet i den enkelte sak.

Det fremkommer at opplysninger knyttet til den enkelte søker/deltaker delvis arkiveres i ordinær saksmappe samtidig som KVP-veileder samler opplysninger i egne ”arbeidsmapper”.

Ledelsen har ikke lagt opp til et fast system for hvordan opplysninger i KVP-saker skal arkiveres. Tilsynsmyndigheten vurderer at dette er et uoversiktelig system hvor viktig informasjon i saken kan gå tapt. Ledelsen har vært klar over utfordringene knyttet til arkivering, men har ikke satt i gang tiltak for å rette dette opp.

Det er ikke foretatt risiko og sårbarhetsanalyse knyttet til å nå ut til alle potensielle deltakere eller forhold som kan svikte i vedtaksfasen.

Det finnes et skriftlig system for melding av avvik (Kvalitetslosen). Det er ikke meldt feil eller mangler gjennom dette systemet. Ikke alle ansatte er gitt opplæring i bruk av systemet eller har fått definert hva som skal meldes som avvik.

Vedrørende avvik 2:

Det blir opplyst at tidsfristen for iverksetting av programmet overholdes. En gjennomgang av saksmapper kunne ikke avdekke fristbrudd, men det finnes imidlertid ingen system for melding av fristbrudd eller fare for fristbrudd. Ledelsen foretar ingen systematisk kontroll av om tidsfrister overholdes.

Tilsynsmyndigheten vurderer at kommunen må sørge for at de ansatte gis tilstrekkelig informasjon og opplæring om tidsfrist og hvordan NAV – kontoret skal jobbe for å holde tidsfristene. Kontoret har ikke oversikt over søknads - og oppstartsdatoer eller noen rutiner tilknyttet dette temaet.

Det fremgår ikke alltid av journaler eller annet planverktøy om programmet tilbys på fulltid og for hele året. Ei heller fremgår det alltid av journaler eller annet planverktøy når en evaluering skal gjennomføres og om dette er avtalt med deltaker. Kommunen har ikke styringsaktiviteter for å sikre at deltakeren får et tilpasset program.

NAV Fet har ikke skriftlige prosedyrer for oppfølgingsarbeidet, som den enkelte ansatte kan benytte seg av. Det fremkommer at det ikke har blitt vurdert om kontoret skal utarbeide skriftlige retningslinjer for oppfølging av deltakere i program. En gjennomgang av mapper fant Fylkesmannen eksempel på at deltakere hadde gått uten oppfølging over lengre tidsrom.

Ledelsen fører ingen systematisk kontroll med at den oppfølgingen som gjøres skjer i henhold til lov og forskriftskrav. Ledelsen har ikke kartlagt hvilken kompetanse de enkelte gjennomføringsoppgavene krever. Det er heller ikke regelmessig undersøkt om det er behov for kompetansehevende tiltak for den enkelte ansatte.

Kontoret har slik møtestruktur som vist til over. Det blir opplyst at spørsmål knyttet til oppfølging av brukere sjeldent vil være tema på møter. Når det gjelder ansvaret for oppfølgingsarbeidet og organisering av dette faglig samt informasjonsansvar (eks. nye forskriftsbestemmelser, Rundskriv etc.) er imidlertid dette ikke kjent og plassert.

Det er ikke foretatt risiko og sårbarhetsanalyse knyttet til arbeidet med oppfølging av deltakere i program.

Det finnes et skriftlig system for melding av avvik (Kvalitetslosen). Det er ikke meldt feil eller mangler gjennom dette systemet. Ikke alle ansatte er gitt opplæring i bruk av systemet eller har fått definert hva som skal meldes som avvik.

7. Regelverk

Lovgrunnlaget for tilsynet er:

  • lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
  • lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)
  • lov om arbeids- og velferdsforvaltningen
  • forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen (ikrafttredelse 19.11.2010)
  • forskrift om rammer for delegering mellom stat og kommune om oppgaveutførelsen i de felles lokale kontorene i arbeids- og velferdsforvaltningen
  • forskrift om kvalifiseringsprogram og kvalifiseringsstønad fastsatt 21.12.11 (ikrafttredelse 01.01.12)

Øvrige rettskilder:

  • Rundskriv Hovednr. 35 til lov om sosiale tjenester i NAV datert 22.06.12

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble etterspurt under forberedelsen av revisjonen:

  • beskrivelse av virksomheten generelt og spesielt holdt opp mot arbeidet med KVP
  • organisasjonskart
  • organisasjonsoversikt eller andre dokumenter som viser hvem eller hvilke funksjoner innehar ansvar, myndighet og oppgaver på tilsynsområdet tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogrammet
  • lokal samarbeidsavtale
  • siste årsmelding for NAV-kontoret
  • virksomhetsplan
  • mål og styringsdokumenter, utviklingsplaner mv. på arbeids- og velferdsforvaltningens område der KVP er inkludert eventuelt informasjon knyttet til tjenesten KVP til kommunens innbyggere og andre samarbeidspartnere
  • delegasjonsreglement eller andre dokumenter som viser hvordan vedtaksfullmakt er delegert, samt videredelegering
  • stillingsbeskrivelser/stillingsinstrukser for alle som arbeider direkte med KVP og de som gir råd og veiledning om programmet (både kommunalt og statlig ansatte)
  • oversikt over NAV-kontorets møtestruktur der KVP er tema
  • oversikt over personell med navn og stilling/utdanning og stillingsprosent. I den grad tjenesten har oversikt bes opplyst om hvem av de ansatte som ikke vil være tilstede på tidspunktet for gjennomføring av tilsynet
  • oversikt over internkontrollen for tjenesten, herunder:
    - aktuelle prosedyrer/rutiner/retningslinjer og kartleggingsskjema knyttet til tema for tilsynet (kartlegging, vurdering og beslutning)
    - rutiner for informasjon til tjenestemottakere om KVP, både i kontorets publikumsmottak og oppfølgingsavdeling
    - rutiner/retningslinjer for tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram, herunder om utarbeidelsen av program og iverksettelse
    - rutiner for oppfølging av lov- og forskriftsbestemte frister for vurdering og evaluering av programmet
    - avviksskjema og eventuelt avviksmeldinger på tilsynstema
    - rutiner for kontroll og avvikshåndtering knyttet til tilsynstema
    - rutiner for godkjenning av vedtak, eventuelt stikkprøvekontroll ved vedtak
    - eventuelle serviceklager knyttet til KVP
    - brukerundersøkelser (der KVP er en del av undersøkelsen)
    - eventuelle kommunale revisjonsrapporter knyttet til tilsynsområdene
    - opplæringsplaner/utredning av kompetansebehov for alle ansatte ved NAV-kontoret som behandler søknader eller gir informasjon om KVP
    - opplæringsplan for nyansatte
    - eventuelle risikovurderinger

De dokumentene tilsynsmyndigheten mottok til sin forberedelse var:

  • En delvis beskrivelse av virksomheten generelt og spesielt holdt opp mot KVP.
  • Lokal samarbeidsavtale mellom NAV Akershus og NAV Fet.
  • Virksomhetsplan for 2012.
  • En delvis stillingsbeskrivelse av KVP - veileders rolle
  • Tilsynsmyndighet fant organisasjonskart på Fet kommunes hjemmeside
  • De to siste referatene fra partnerskapsmøte.
  • Liste over langtidsmottaker av økonomisk stønad.
  • Fem siste enkeltvedtak for tildeling av kvalifiseringsprogram (2 innvilgelser og 3 avslag).
  • Telefonliste med navn og oversikt alle ansatte

Av øvrige etterspurte dokumenter fikk tilsynsmyndigheten opplyst at dette ikke forelå.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • oversikt over innvilgede program med opplyninger om søknadsdato og iverksettingsdato (eventuelt planlagt iverksetting).
  • nummerert liste (anonymisert) over langtidsmottakere av økonomisk stønad (med dette menes mottak av sosialhjelp over en periode utover 6 måneder) siste 12 måneder.
  • 5 siste enkeltvedtak (anonymisert) om tildeling av kvalifiseringsprogram (2 innvilginger og 3 avslag), vedlagt de dokumenter som ligger til grunn for vedtakene, herunder journalnotater, arbeidsevnevurderinger.
  • de to siste referatene fra partnerskapsmøte samt to siste referater fra brukerutvalg.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • 18.02.13 Varsel om tilsyn pr brev
  • 08.04.13 Program ble sendt pr e-post og brev
  • I tillegg var det e-poster og telefoner i forbindelse med innhenting av dokumentasjon, avklaringer og andre praktiske spørsmål.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Inger Sandnes

Sosialkonsulent

X

X

X

Yngvar Jahrø

NAV-leder

X

X

X

Øystein Moen

Miljøterapeut

X

X

X

Øystein Karlsen

KVP-veileder

X

X

 

Randi Wangen

Veileder mottak

X

X

X

Truls O. Bjørhei

Avdelingsleder

X

X

X

Ingvild Nybak

Sosialkonsulent

 

X

X

Ingrid Flesland

Kommunalsjef

 

X

X

Jan Sørli

Rådmann

   

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Mari Pleym Revisjonsleder
Hanne Kristiansen Valle Revisor
Elin Landsverk Revisor