Helsetilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen i Oslo og Akershus har gjennomført tilsyn i Ski kommune.

Fylkesmannen undersøkte om kommunen gjennom sin styring (internkontroll) sikrer at tjenestene brukerstyrt personlig assistanse, støttekontakt, avlastningstiltak og barnebolig ytes til rett tid.

Det ble gitt 1 avvik. ”Ski kommune sikrer ikke at støttekontakt, avlastning og brukerstyrt personlig assistanse ytes til rett tid.”

Dato: 17.4.2013

Marit Thorseth
revisjonsleder

Karianne Arnkværn
revisor

 

Snorre Førli
revisor

 

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Ski kommune i perioden 19.12.2012 – 17.4.2013. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn etter lov om kommunale helse- og omsorgstjenester § 12-3 og kommuneloven kapittel 10 A.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift

2. Beskrivelse av virksomheten

Ski kommune har ca. 29 000 innbyggere.

Tjenestene tilsynet omfatter er organisert i to enheter; Samhandlingsenheten og Miljøarbeidertjenesten. Hver enhet ledes av en virksomhetsleder. Samhandlingsenheten er organisert i to avdelinger; avdeling Bestillerkontoret og avdeling Friskliv og Rehabilitering, med hver sin avdelingsleder. Bestillerkontoret kartlegger og fatter vedtak om tjenester. Miljøarbeidertjenesten er organisert i fem avdelinger; avdeling Avlastningsbolig, avdeling Forsterket botiltak (rus og psykiatri), avdeling Personlig assistanse, avdeling Psykisk ambulerende tjeneste og samlokaliserte boliger og avdeling Psykisk helseteam og støttekontakt/privat avlastningstjeneste. Hver avdeling ledes av en avdelingsleder. Miljøarbeidertjenesten ved respektiv avdeling iverksetter vedtak om tjenester som Bestillerkontoret fatter. Både Miljøarbeidertjenesten og Samhandlingsenheten er underlagt en kommunalsjef. Kommunens toppledelse består av rådmann og tre kommunalsjefer.  

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 19.12.2012.

Program ble utsendt 8.3.2013.

Åpningsmøte ble avholdt 21.3.2013.

Intervjuer: 11 personer ble intervjuet.

Sluttmøte ble avholdt 22.3.2013.

Oversikt over dokumentasjon som er innsendt i forkant av revisjonsbesøket og mottatt under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

4. Hva tilsynet omfattet

Temaet for tilsynet var å undersøke om kommunen sikrer at tjenestene ytes til rett tid.

Det som ble undersøkt under tilsynet var:

  • Om kommunen sikrer at vedtak fattes uten ugrunnet opphold/innen rimelig tid
  • Om kommunen sikrer at innvilgede tjenester iverksettes til rett tid og at tjenesten ytes i det omfang som er bestemt i hele vedtaksperioden.
  • Om kommunen sikrer at det foretas midlertidige vurderinger av om det er behov for kompenserende tiltak der vedtak ikke blir iverksatt innen rimelig tid.

I Ski kommune undersøkte tilsynsmyndigheten følgende tjenester:

  • Støttekontakt
  • Barnebolig
  • Avlastningstiltak herunder institusjonsavlastning, boligavlastning og individuell avlastning
  • Brukerstyrt personlig assistanse. 

Tilsynet er avgrenset mot støttekontakter til rusmiddelavhengige.

5. Funn

Avvik 1:

Ski kommune sikrer ikke at støttekontakt, avlastning og brukerstyrt personlig assistanse ytes til rett tid. 

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Pasient- og brukerrettighetsloven § 2-1 a, jf. lov om kommunale helse- og omsorgstjenester § 3-2, nr. 6 bokstav b og d, § 3-8
  • Internkontrollforskriften § 4

Utdyping av kravet om at støttekontakt og avlastning skal iverksettes innen rimelig tid:

Retten til nødvendige omsorgstjenester etter § 2-1a omfatter også at tjenester ytes til rett tid. I utgangspunktet skal tjenester iverksettes umiddelbart. Dersom det er forhold som gjør at vedtak ikke kan iverksettes som forutsatt, må det vurderes om det skal settes inn midlertidige tiltak for å ivareta brukerens behov frem til vedtaket kan iverksettes. Hvis kommunen ikke iverksetter vedtak om støttekontakt og avlastning fra det tidspunktet vedtaket angir eller innen tre uker har vurdert andre tiltak, så har ikke kommunen sikret at vedtak iverksettes til rett tid.

Avviket bygger på følgende:

Saksbehandlingstid:

  • I 7 av 15 saker om avlastning i institusjon er saksbehandlingstiden over 4 uker
  • I 6 av 24 saker om privat avlastning er saksbehandlingstiden over 4 uker
  • I 30 av 97 saker om støttekontakt er saksbehandlingstiden over 4 uker
  • I 5 av 16 saker om personlig assistanse/brukerstyrt personlig assistanse er saksbehandlingstiden over 4 uker
  • Kommunen har ikke egne retningslinjer for saksbehandlingstiden
  • Det føres ikke systematisk kontroll med saksbehandlingstiden

Vedtakene:

  • I flertallet av gjennomgåtte vedtak innvilges tjenesten fra et senere tidspunkt enn vedtakstidspunktet uten at dette er begrunnet i søkers behov, eller til egnet støttekontakt er rekruttert/assistent er klar for tiltredelse 

Iverksettelse:

  • Av 220 vedtak om støttekontakt er 63 vedtak ikke iverksatt, og i 11 av disse avventer tjenestemottaker da ønsket om støttekontakt ikke er tilstede hos vedkommende på dette tidspunkt
  • Av 61 vedtak om privat avlastning er 12 vedtak ikke iverksatt, og i 3 av disse avventer tjenestemottaker da ønsket om avlastning ikke er tilstede på dette tidspunkt
  • Av 23 vedtak om personlig assistanse/brukerstyrt personlig assistanse er 3 vedtak ikke iverksatt
  • Kommunen har ikke egne retningslinjer for iverksettelse av vedtak
  • Det føres ikke systematisk kontroll med om vedtakene iverksettes innen rimelig tid

Vurdering av behov for midlertidige tiltak:

  • Kommunen er ikke kjent med kravet om at det skal foretas vurdering av behov for midlertidige tiltak
  • Miljøarbeidertjenesten dokumenterer iverksettelse i Gerica. Samhandlingsenheten har ikke systematisk oversikt over om vedtakene er iverksatt
  • Miljøarbeidertjenesten gir ikke rutinemessig tilbakemelding til Samhandlingsenheten dersom vedtak ikke kan iverksettes innen 3 uker
  • Miljøarbeidertjenesten har ikke myndighet til å fatte vedtak om tjenester
  • Det innvilges midlertidige tjenester i noen tilfeller, men det foretas ikke en systematisk gjennomgang av behov for midlertidige tiltak i alle saker

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Kravet til internkontroll innebærer at kommunens ledelse har ansvar for å sikre etterlevelse av regelverket om helse- og omsorgstjenester gjennom systematisk styring og kontinuerlig forbedringsarbeid.

Tilsynsmyndighetene har avdekket svikt i forhold til at tjenestene støttekontakt, avlastning og brukerstyrt personlig assistanse ikke iverksettes til rett tid. Tilsynsmyndigheten vurderer at kommunens styringssystem er mangelfullt på dette området. Det begrunnes blant annet med at kommunen ikke har egne retningslinjer for saksbehandlingstiden og iverksettelse av vedtak, og var ikke kjent med kravet om at det skal foretas vurdering av behov for midlertidige tiltak. Det føres ikke systematisk kontroll med saksbehandlingstiden og om vedtakene iverksettes innen rimelig tid, og det foretas ikke en systematisk gjennomgang av behov for midlertidige tiltak i alle saker. Siden kommunen ikke har retningslinjer på dette området, er det uklart om og eventuelt når det skal skrives avvik. Det er derfor vanskelig for ledelsen systematisk å fange opp svikt når det gjelder saksbehandlingstid, iverksettelse og vurdering av behov for midlertidige tiltak slik at korrigerende tiltak kan settes i verk.

Kommunen har mange brukere som venter på å få iverksatt sine vedtak om støttekontakt og privat avlastning. Dette er kommunen kjent med uten at det er satt inn tilstrekkelig kompenserende tiltak. Fylkesmannen har imidlertid merket seg at det i Miljøarbeidertjenesten er igangsatt et prosjekt for å gjennomgå arbeidet med tjenestene støttekontakt og privat avlastning.

Det ble opplyst at kommunen er i ferd med innføring av et nytt elektronisk kvalitetssystem, Kvalitetslosen. Systemet skal samle kommunens prosedyrer og retningslinjer innen områder som internkontroll, HMS, avviksrapportering, sentrale og lokale prosedyrer. Det arbeides med gjennomgang og oppdatering av gamle prosedyrer og retningslinjer. Det er planlagt opplæring i bruk av Kvalitetslosen. Dette arbeidet vil bidra til at styringssystemet blir bedre.

7. Regelverk

  • Lov om pasient- og brukerrettigheter.
  • Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker – forvaltningsloven
  • Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart for Ski kommune med beskrivelse
  • Organisasjonskart for Virksomhet Miljøarbeidertjenesten med beskrivelse
  • Oversikt over kommunens internkontroll/systemer. 
  • Administrativ prosedyre datert 23.10.2006 – Avviks- og anmerkningshåndtering
  • Skjema for melding om avvik og anmerkninger datert 7.10.2006
  • Oppsummering avviks- og anmerkningsrapportering – årsrapport 2011
  • Avviksrapportering 2011 1., 2. og 3. tertial Bestillerkontoret
  • Avviksrapportering 2012 1., og 2. tertial Samhandlingsenheten
  • Avviksrapportering 2011 1., 2, 3. tertial Miljøarbeidertjenesten
  • Avviksrapportering 2012 1., 2. og 3. tertial Miljøarbeidertjenesten
  • Tilsynsrapport 1/2011 fra Sykehusapotekene datert 29.9.2011. Tilsyn med Barneavlastningen
  • Praktisk sjekkliste – for praktisk opplæring etter kurs i legemiddellære
  • Tiltaksplan datert 16.11.2011, rapport etter tilsyn med Barneavlastningen 29.9.2011
  • Utskrift fra Gerica, Status saker 1.1.2012 – 30.6.2012. Avlastning i institusjon
  • Utskrift fra Gerica, Status saker 1.1.2012 – 30.6.2012. Avlastning utenfor institusjon
  • Utskrift fra Gerica, Status saker 1.1.2012 – 30.6.2012 Støttekontakt
  • Utskrift fra Gerica, Status saker 1.1.2012 – 30.6.2012 Praktisk bistand Personlig assistanse
  • Utskrift fra Gerica, Saker som er aktive – Avlastning i institusjon
  • Utskrift fra Gerica, Tjenester med startdato – Avlastning utenfor institusjon
  • Utskrift fra Gerica, Tjenester med startdato – Støttekontakt
  • Utskrift fra Gerica, Tjenester med startdato – Praktisk bistand Personlig assistanse
  • Oversikt over vedtak som ikke er iverksatt – Privat avlastning
  • Utskrift fra Gerica – Tjenester med startdato – Avlastning utenfor institusjon
  • Utskrift fra Gerica – Tjenester med startdato – Avlastning utenfor institusjon
  • Oversikt over vedtak som ikke er iverksatt – Støttekontakt
  • Utskrift fra Gerica – Tjenester med startdato – Støttekontakt
  • Utskrift fra Gerica – Tjenester med startdato – Støttekontakt
  • Oversikt over vedtak som ikke er iverksatt – Personlig assistanse
  • Skriv datert 14.2.2013 fra Samhandlingsenheten om barnebolig
  • 1 vedtak datert 18.7.2012 om barnebolig med søknad og bekreftelse på at søknaden trekkes tilbake 
  • Oversikt over ansatte som fatter vedtak med 11 stillingsbeskrivelser
  • Oversikt over ansatte som har ansvar for iverksettelse med 6 stillingsbeskrivelser
  • Søknadsbehandling, retningslinje
  • Klagesaksbehandling, retningslinje
  • Oversikt over vedlegg og kopier ved utsendelse
  • Samarbeidskontrakt mellom Miljøarbeidertjenesten og Bestillerkontoret
  • Utskrift av Gerica – Tjenester med startdato støttekontakt
  • 10 vedtak om støttekontakt med søknader
  • 4 bekreftelser på tilbud om støttekontakt
  • Utskrift fra Gerica, Tjenester med startdato – Avlastning i institusjon
  • 4 vedtak om avlastning med søknader
  • Utskrift fra Gerica, Tjenester med startdato – Avlastning utenfor institusjon
  • 7 vedtak om privat avlastning med søknader
  • 4 bekreftelser på tilbud om avlastning
  • Utskrift fra Gerica, Tjenester med startdato personlig assistanse
  • 5 vedtak om personlig assistanse/brukerstyrt personlig assistanse med søknader

Gjennomgang av dokumentasjon under tilsynsbesøket:

  • Utskrift fra Gerica, Status saker 1.7.2012 – 20.3.2013 Avlastning i institusjon
  • Utskrift fra Gerica, Status saker 1.7.2012 – 20.3.2013 Avlastning utenfor institusjon
  • Utskrift fra Gerica, Status saker 1.7.2012 – 20.3.2013 Støttekontakt
  • Utskrift fra Gerica, Status saker 1.7.2012 – 20.3.2013 Praktisk bistand Personlig assistanse
  • Prosedyre A fra Bestillerkontoret
  • Virksomhet Miljøarbeidertjenesten – Støttekontakttjenesten og privat avlastning. Prosjektforslag 2012

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn datert 19.12.2012
  • Levering av dokumentasjon fra Ski kommune datert 20.2.2013. 
  • Program datert 8.3.2013

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Bernt Almbakk

Rådgiver, Samhandlingsenheten

X

X

X

Beatrice M. Skagestad

Fagkonsulent, Samhandlingsenheten

X

X

X

Eli Thomassen

Kommunalsjef

X

X

X

Kari Engen

Fagkonsulent, Samhandlingsenheten

X

X

X

Beate Kaare

Avdelingsleder, Personlig assistanse, Miljøarbeidertjenesten

X

 

X  

Renate Zeiner Falmyr

Fung. avdelingsleder, Støttekontakt /privat avlastning, Miljøarbeidertjenesten

X

X

X

Therese Nitter

Avdelingsleder, Bestillerkontoret, Samhandlingsenheten

X

 

X

Heidi P. Grøtvedt

Ass. virksomhetsleder, Samhandlingsenheten

X

 

X

Mona C. Wiger

Virksomhetsleder Samhandlingsenheten

X

X

 

Rafael Vo

Virksomhetsleder Miljøarbeidertjenesten

X

X

X

Eva Selmer Dalby

Fagkonsulent Samhandlingsenheten

X

X

X

Everita Andersen

Miljøterapeut, Støttekontakt/ privat avlastning, Miljøarbeidertjenesten

X

X

X

Rita Lyséll

Fagleder Miljøarbeidertjenesten

X

 

X

Kjell-Arne Ekeberg

Kommunalsjef

X

X

X

Sylvi Karoliussen

Fagkonsulent, Samhandlingsenheten

   

X

Anne Hagbø

Fagkonsulent, Personlig assistanse, Miljøarbeidertjenesten

X

X

X

Jorunn Bjørlo

Psykiatrisk sykepleier, Psykisk helseteam, Miljøarbeidertjenesten

X

 

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Snorre Førli, revisor
Karianne Arnkværn, revisor
Marit Thorseth, revisjonsleder