Helsetilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver avvik som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Kommunens beredskapsplanlegging, herunder om

  • planene for kriseledelse og forberedelser for krisehåndtering er tilfredsstillende
  • planene dekker de nødvendige områdene innen helsemessig og sosial beredskap
  • planene er samordnet
  • planene baserer seg på ROS-analyser i kommunen
  • planene dekker behovene som er avdekket i ROS-analyser
  • planene er implementert, kjent og øvet og at ansvarslinjer er klare
  • planene og ROS-analysene revideres og oppdateres i henhold til krav

Det ble påvist ett avvik og gitt en merknad:

Avvik:

Flekkefjord kommunes planlegging av beredskap er ikke i samsvar med alle krav nedfelt i sivilbeskyttelsesloven og lov om helsemessig og sosial beredskap med forskrifter.

Merknad:

En ressursoversikt bør tydeliggjøres i beredskapsplanen.

Dato: 6.7.2016

Styrk Fjærtoft Vik
revisjonsleder, helsemessig og sosial beredskap

Yngve Årøy
revisjonsleder, kommunal beredskapsplikt

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon med Flekkefjord kommune i perioden 3.3. – 1.7.2016. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i 2016.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunal beredskapsplikt etter sivilbeskyttelseslovens § 29, jf. forskrift om kommunal beredskapsplikt § 10.

Fylkesmannen er videre gitt myndighet til å føre tilsyn med helse- og omsorgstjenester etter lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avviket som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten

Flekkefjord kommune har vel 9000 innbyggere og er en bykommune ved sjøen med vekt på sjøfart, industri, service- og primærnæringer. Sørlandet sykehus HF Flekkefjord ligger midt i byen. Kommunen har store friluftsområder, og om sommeren øker folketallet betydelig på grunn av turister, særlig langs skjærgården. To større øyer - Hidra og Andabeløy - kan kun nås med båt. Folketallet på Hidra, som er den største av disse øyene, er ca. 700.

Kommunen ledes av et lederlag med kommunalsjefer rundt rådmannen. Kommunalsjef for helse og velferd har blant annet ansvar for helse-, omsorgs- og sosialtjenester.

Kommuneoverlegen har en faglig, rådgivende rolle, herunder også for helsemessig og sosial beredskap. En prosjektleder ivaretar funksjonen som beredskapskoordinator. Den faste kriseledelsen i kommunen består av ni medlemmer; rådmann (leder), ordfører, beredskapskoordinator, tre kommunalsjefer, kommuneoverlegen, brannsjef og sekretærleder. Alle unntatt beredskapskoordinator har fast stedfortreder. Det foreligger varslingslister for relevante personer.

Forrige tilsyn med beredskapsplanlegging i Flekkefjord ble gjennomført i 2012. Det ble den gang gitt et avvik basert på manglende system for opplæring som sikret nødvendig kompetanse vedrørende helsemessig og sosial beredskap. Det ble videre gitt en merknad angående manglende rutiner for å sikre tilfredsstillende forsyningssikkerhet av viktig materiell, utstyr og legemidler. I etterkant av dette tilsynet gjorde kommunen flere tiltak og avviket ble lukket.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 3.3.2016. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 3.5.2016.

Intervjuer
Åtte personer ble intervjuet 3.5.2016.

Sluttmøte ble avholdt 3.5.2016.

Rapport ble utsendt 6.7.2016.

4. Hva tilsynet omfattet

Lov av 25. juni 2010 om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (Sivilbeskyttelsesloven) fastslår i § 14 at kommunen plikter å utarbeide en helhetlig ROS-analyse. I denne skal kommunen kartlegge hvilke uønskede hendelser som kan inntreffe i kommunen, sannsynligheten for at de inntreffer og hvordan de kan påvirke kommunen.

I følge § 15 skal kommunen utarbeide en beredskapsplan basert på den helhetlige ROS- analysen.

Forskrift av 22. august 2011 om kommunal beredskapsplikt gir nærmere bestemmelser om den helhetlige ROS-analysen og om beredskapsplanen.

§ 2 gir minimumsbestemmelser om ROS-analysens innhold, om involvering av andre relevante aktører og om detaljanalyser der det er relevant.

§ 3 gir bestemmelser om helhetlig og systematisk samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeid på bakgrunn av helhetlig ROS-analyse, herunder at kommunen skal utarbeide langsiktige mål, strategier, prioriteringer og plan for oppfølging.

§ 4 gir detaljkrav til innholdet i kommunens overordnede beredskapsplan. Planen skal være basert på den helhetlige ROS-analysen, den skal samordne og integrere øvrige beredskapsplaner i kommunen og den skal være samordnet med andre relevante offentlige og private krise- og beredskapsplaner.

§ 6 gir bestemmelser om oppdatering og revisjon av helhetlig ROS-analyse og overordnet beredskapsplan.

§ 7 gir bestemmelser om at kommunen skal øve beredskapsplanen hvert annet år og at det skal være et system for opplæring som sikrer at alle som er tiltenkt en rolle i kommunens krisehåndtering har tilstrekkelige kvalifikasjoner.

§ 8 sier at kommunen skal evaluere krisehåndteringen etter øvelser og hendelser og implementere erfaringer i ROS-analysen og beredskapsplanene.

Det følger av § 9 at kommunen skal kunne dokumentere skriftlig at forskriftens krav er oppfylt.

Revisjonskriterier som følger av helse- og beredskapslovgivningen:

I følge lov 24.6.2011 nr. 30 om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m. (helse- og omsorgstjenesteloven) § 5-2 og lov om helsemessig og sosial beredskap (helseberedskapsloven) § 2-2 plikter kommunen å utarbeide en plan for beredskapsarbeidet for helse- og sosialtjenestene. De nærmere krav til innhold i planverket er gitt i forskrift 23.7.2001 om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. Det vises også til ”Rettleiar om helse- og sosialberedskap i kommunen» fra Helsedirektoratet (IS-1700/2009).

Plan for helsemessig og sosial beredskap skal samordnes med kommunens øvrige beredskapsplaner og med spesialisthelsetjenesten, og kommunestyret skal i følge forskriftens § 2 fastsette planen og hyppighet for revisjon og oppdatering. Slik revisjon av ROS-analyser og planer bør finne sted minst hvert 4. år og behandles i kommunestyret like ofte.

Planene skal utarbeides ut fra en risiko- og sårbarhetsanalyse innen området, jf. forskriften

§ 3. Det er ikke krav om at selve analysen skal inngå i planen, men forutsetningene for analysen skal dokumenteres. Analysen bidrar både til kunnskapsgrunnlaget for forebyggende tiltak og som grunnlag for utarbeidelse av nødvendige forebyggende og skadebegrensende tiltak.

Planene må i følge § 4 omfatte prosedyrer for ressursdisponering og omlegging av drift som sikrer nødvendig tjenesteytelse. Dette gjelder både personell og materiell. Her kreves det et minimum av dokumentasjon slik at for eksempel vikarer i ulike funksjoner lett kan finne frem.

Forskriften stiller i § 5 krav om operativ ledelse og informasjonsberedskap ved kriser og katastrofer. Det er nødvendig at man har sikret at beslutninger i en krisesituasjon kan treffes så raskt som mulig.

Planer for beredskap innen kommunen skal samordnes, jf. § 6.

Hvordan man skal samhandle med politi, lokal redningssentral, fylkesmann og andre samarbeidspartnere bør også fremgå av planen, også frivillige organisasjoner i den grad det er aktuelt.

Beredskapsforskriften § 7 stiller også krav til at personell som er tiltenkt oppgaver i beredskapsplanen, er øvet og har nødvendig beskyttelsesutstyr og kompetanse.

Det er videre krav om sikkerhet for forsyning av viktig materiell og utstyr, jf. § 8, samt registrering av personell som kan beordres, jf. § 9.

Forskriften stiller i § 10 krav til kvalitetssikring av beredskapsforberedelsene og -arbeidet i kommunen.

Forskrift 20.12.2002 nr.1731 om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten stiller krav til hvordan kommunen systematisk skal sikre og forbedre sine tjenester.

5. Funn

Avvik:

Flekkefjord kommunes planlegging av beredskap er ikke i samsvar med alle krav nedfelt i sivilbeskyttelsesloven og lov om helsemessig og sosial beredskap med forskrifter.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov 25. 2010 nr. 45 om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven) § 15
  • Forskrift 22.8.2011 om kommunal beredskapsplikt §§ 2, 4, 6 og 9
  • Lov 23.6.2000 nr. 56 om helsemessig og sosial beredskap § 2-2
  • Forskrift 23.7.2001 nr. 881 om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap §§ 3, 6 og 7
  • Forskrift 20.12.2002 nr.1731 om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten

Avviket bygger på følgende observasjoner:

  1. Kommunen har ikke gjort en detaljanalyse som tilpasser ROS Lister til lokale forhold i Flekkefjord.
  2. Flekkefjord kommunes overordnede beredskapsplan er ikke utarbeidet på grunnlag av en oppdatert, helhetlig ROS-analyse.
  3. Flekkefjord kommunes plan for helsemessig og sosial beredskap er ikke utarbeidet på grunnlag av en oppdatert, helhetlig ROS-analyse.
  4. Overordnet beredskapsplan er ikke satt opp til revisjon hyppigere enn hvert fjerde år.
  5. Planverket er ikke tilstrekkelig samordnet, verken internt eller eksternt.
  6. Kommunen sikrer ikke at alt personell som står på varslingslistene i overordnet beredskapsplan er informert om sin rolle i kommunens krisehåndtering.
  7. Kommunen har ikke et tilfredsstillende internkontrollsystem for beredskapsarbeid.
  8. Det foreligger ikke tilstrekkelig plan for opplæring og øvelser. Ledelsen sikrer ikke at nyansatte får opplæring i beredskapsarbeid.
  9. Beredskapsplanlegging for å yte sosiale tjenester til befolkningen i en krisesituasjon er ikke tilstede i planverket som Fylkesmannen har mottatt.

Kommentarer til observasjonene:

Observasjon 1:
I forhold til ROS Lister har kommunen ikke gjort en vurdering av behovet for ytterligere detaljanalyser, jf. FKB § 2, femte ledd. Når kommunen slutter seg til en interkommunal, regional ROS-analyse er det viktig at man forsikrer seg om at denne analysen fullt ut er dekkende for risikobildet i kommunen slik at målrettede risikoreduserende tiltak kan iverksettes. Om nødvendig må det gjøres ytterligere analyser på de områdene hvor den regionale analysen ikke dekker de lokale forholdene i kommunen.

Observasjon 2:
Den overordnede beredskapsplanen er ikke tilstrekkelig basert på kommunens helhetlige ROS-analyse, jf. SBL § 15, 1. ledd og FKB § 4, 1. ledd. Tiltakskortene i planen er basert på hendelser fra kommunens siste selvstendige ROS-analyse fra 2009, som nå er utdatert og må anses som erstattet av ROS Lister. I tillegg er det også hendelser i ROS Lister som det burde vært laget tiltakskort for, f. eks. brann i naturen, skipsulykke, trusler mot skoler og barnehager og bortfall av strøm.

Observasjon 3:
Det foreligger en ROS-analyse for Flekkefjord fra 2009. Videre foreligger ROS Lister fra 2012. Fylkesmannen vurderer at ROS Lister uten lokale tilpasninger ikke tilfredsstiller kravene til en helhetlig ROS-analyse for Flekkefjord kommune. Plan for helsemessig og sosial beredskap er dermed ikke utarbeidet på grunnlag av en oppdatert, helhetlig ROS- analyse og dette er i strid med forskrift 23.7.2001 om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. § 3.

Observasjon 4:
Overordnet beredskapsplan er ikke satt opp til revisjon oftere enn hvert fjerde år, jfr. SBL § 15, 3. ledd og FKB § 6, 2. ledd. Bestemmelsene om oppdatering i beredskapsplanen må reflektere lov- og forskriftskravene som er at planen alltid skal være oppdatert og skal revideres minst en gang pr. år.

Observasjon 5:
Det overordnede beredskapsplanverket er ikke i tilstrekkelig grad samordnet med sektorenes eller eksterne etaters beredskapsplanverk, jfr. SBL § 15, FKB § 4, 1. ledd og forskrift 23.07.2001 om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. § 6. Det er viktig at kommunens og eksterne etaters beredskapsplaner reflekterer behovet for gjensidig støtte og for overordnet prioritering og samordning.

Observasjon 6:
Kommunens rutiner for å informere om den overordnede beredskapsplanen sikrer ikke at alle som står i planen er kjent med sin rolle i kommunens kriseorganisasjon, jfr. SBL § 15 og FKB § 4, bokstav b. Kommunen må aktivt informere personellet som står i beredskapsplanen om sin rolle.

Observasjon 7:
Kommunen har ikke et tilfredsstillende kvalitetssikringssystem for beredskapsarbeidet, jfr. SBL § 14 og 15 og FKB § 9. Et tilfredsstillende kvalitetssikringssystem for beredskapsarbeidet sikrer at dokumentasjonen oppdateres i henhold til lov- og forskriftskravene og at pålagte aktiviteter gjennomføres. Det fremkom i intervju og sluttmøte at nytt internkontrollsystem som skal innføres høsten 2016 vil kunne ivareta dette.

Observasjon 8:
Etter tilsynet i 2012 etablerte kommunen rutiner for opplæring i overordnet beredskapsplan pkt. 1.11. Disse rutinene bør suppleres med en vurdering av hvilke kvalifikasjoner nøkkelpersonell i kriseledelsen bør ha og en plan for hvordan denne kompetansen kan hentes inn.

Merknad:

En ressursoversikt bør tydeliggjøres i beredskapsplanen.

  • Det er et forskriftskrav at overordnet beredskapsplan skal inneholde en ressursoversikt. I beredskapsplanen er denne slått sammen med varslingslisten. Ressursoversikten bør skilles ut som et eget punkt i planen og gjerne spisses noe mer enn gjeldende oversikt.

Andre kommentarer:

  • Delplanene for informasjonsberedskap (P2), evakuerte- og pårørendesenter (P3) og psykososialt kriseteam (P4) bør rendyrkes som fagplaner slik at overordnet beredskapsplan kun inneholder generell informasjon og henviser til delplanene for detaljer. Delplanen for informasjonsberedskap bør videre inneholde informasjon om SMS-varslingssystemet som kommunen benytter.
  • Som kystkommune bør Flekkefjord kommunes plan for evakuerte- og pårørendesenter inneholde bestemmelser for mottakssenter. Mottakssenter kan bli etablert ved større skipsulykker.

6. Hovedinntrykk

Ivaretakelsen av kommunal beredskapsplikt i Flekkefjord kommune har enkelte mangler i forhold til bestemmelsene i sivilbeskyttelsesloven (SBL) og forskrift om kommunal beredskapsplikt (FKB). Flekkefjord fremstår likevel som en proaktiv og handlekraftig kommune som har håndtert hendelser på en god måte. Beredskapsbevisstheten i kommunen er høy og beredskapsarbeidet har en god forankring politisk og i kommunens administrative ledelse. Det gjennomføres årlig gjennomgang av planverk og handlingsplan og referat fra dette legges fram som orienteringssak for formannskap eller bystyre. Kommunen har deltatt på øvelser årlig de senere årene i regi av Fylkesmannen, brannvesenet og Statens strålevern.

Kommunen er tildelt prosjektskjønnsmidler fra Fylkesmannen til et forprosjekt for samlokalisering av nødetatene i Flekkefjord – ambulansestasjon, brannstasjon og politistasjon. Dette prosjektet er banebrytende og vi følger det med stor interesse.

Kommuneplanens samfunnsdel er fra 2014. Den vektlegger kommunens satsningsområder med angivelse av ønsket tilstand og hvordan man oppnår den. Samfunnssikkerhet og beredskap er et fagfelt som angår alle tjenesteområder og som ikke er definert som et spesielt satsningsområde i planen. Kommunen har som målsetting å rullere samfunnsdelen. Forholdet til Sørlandet sykehus Flekkefjord, fremtiden til brannvesenet, politireformen og prosjektet med samlokalisering av nødetatene er blant forholdene som gjør det naturlig at samfunnssikkerhet og beredskap får en mer fremtredende plass i den nye utgaven.

Kommuneplanens arealdel er fra 2002. Det er planer om å rullere den, men kommunen har prioritert kommunedelplaner for forskjellige områder i kommunen. De fleste av kommunedelplanene er fra tiden før gjeldende plan- og bygningslov og gjeldende bestemmelser om hensynssoner for fareforhold er følgelig ikke implementert. I den nyeste kommunedelplanen, Kystsoneplanen, er hensynssoner for ras tatt med. Ved rullering av denne planen bør kommunen ta med en hensynssone for havnivåstigning.

Flekkefjord har sluttet seg til samarbeidet om den interkommunale ROS Lister som ble ferdigstilt i 2012. Analysen er forankret politisk som kommunens helhetlige risiko- og sårbarhets- (ROS-) analyse. ROS Lister er et gjennomarbeidet og godt dokument som omhandler en rekke hendelser samt mange gode risikoreduserende tiltak. Analysen har imidlertid ikke god nok oppløsning til å kunne være et verktøy for effektivt og målrettet arbeid med risikoreduksjon og den må derfor tilpasses lokale forhold i Flekkefjord.

Kommunen har gjort jevnlige vurderinger, basert på øvelser og hendelser, av om det må lages nye tiltakskort til planverket. Gjennom brannvesenet har kommunen tilgang til flere mindre, mobile nødstrømaggregater. Dette gir stor fleksibilitet, men kommunen bør lage en prioritering av hvor aggregatene primært skal settes inn ved et omfattende brudd i strømleveransen. Innen ekom har kommunen anskaffet satellitt-telefon, og skal nå kartlegge andre alternative sambandsressurser som kan brukes ved ekomutfall.

Kommunens overordnede beredskapsplan er sist oppdatert 1. mars 2016. Det fremkommer av planen at den skal revideres hvert fjerde år. Dette er ikke iht. krav nedfelt i sivilbeskyttelsesloven, som sier at planen alltid skal være oppdatert og at den skal revideres minimum en gang pr. år. Basert på manglende lokal bearbeiding av ROS Lister samt at eksisterende tiltakskort er basert på hendelser fra den kommunale, helhetlige ROS-analysen  fra 2009, mener Fylkesmannen at kommunens overordnede beredskapsplan ikke kan sies å være tilstrekkelig basert på den helhetlige ROS-analysen. Beredskapsplanverket fremstår som for lite samordnet med sektorplanverket i kommunen og med planverket hos eksterne etater. Den overordnede kriseplanen er supplert av delplaner for informasjonsberedskap, evakuerte- og pårørendesenter og psykososialt kriseteam. Vi anbefaler at disse planene rendyrkes som delplaner ved at overordnet beredskapsplan kun inneholder helt generell informasjon og at all detaljinformasjon finnes i delplanene. Overordnet beredskapsplan sier for lite om hvordan kommunen vil drive kriseinformasjon, mens delplan for informasjonsberedskap sier en del om dette. Delplan for informasjonsberedskap må også omtale kommunens SMS-varslingssystem UMS.

Alt personell som står i kriseplanen må aktivt informeres om at de har en rolle i kommunens krisehåndtering, eksempelvis ved at de får oversendt planen årlig med informasjon om at de har en rolle i kommunens kriseorganisasjon.

Ved større skipsulykker kan det bli behov for etablering av mottakssenter. Som kystkommune bør Flekkefjord kommunes plan for evakuerte- og pårørendesenter inneholde bestemmelser om dette.

Kommunen har pr. i dag ikke et tilfredsstillende kvalitetskontrollsystem for beredskapsarbeidet. Sjekklista som oversendes Fylkesmannen gir kun status på arbeidet foregående år mens et kvalitetskontrollsystem sikrer jevnlig oppdatering av beredskapsdokumentasjonen. Supplert med et årshjul for beredskapsarbeidet vil det også sikre gjennomføring av pålagte og egeninitierte aktiviteter som øvelser, beredskapsmøter mm. Også aktiviteter initiert av Fylkesmannen og andre bør inngå i årshjulet, for samordningens del. Vi  er kjent med at kommunen har kvalitetssikringssystemet «Compilio» under innfasing.

Kommunen har arbeidet med rutiner for opplæring innen beredskap siden forrige tilsyn. Fylkesmannen savner en mer detaljert vurdering av hvilken kompetanse personellet i kriseledelsen skal ha og hvordan denne kompetansen skal hentes inn. Eksempler på slik kompetanse er kompetanse innen kriseinformasjon, kriseledelse, DSB-CIM, etc.

7. Regelverk

  • Lov 25.06.2010 nr. 45 om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven)
  • Forskrift 22.8.2011 om kommunal beredskapsplikt
  • Lov 30.03.1984 nr. 15 om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten mm
  • Lov 24.6.2011 nr. 30 om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m. (helse- og omsorgstjenesteloven)
  • Lov 23.6.2000 nr. 56 om helsemessig og sosial beredskap (helseberedskapsloven)
  • Forskrift 23.7.2001 nr. 881 om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv etter lov om helsemessig og sosial beredskap
  • Lov 5.8.1994 om vern mot smittsomme sykdommer
  • Forskrift 17.6.2005 nr. 610 om smittevern i helsetjenesten
  • Forskrift 13.2.2009 nr. 205 om tuberkulosekontroll
  • Forskrift 20.12.2002 om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten (internkontrollforskriften)

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Overordnet beredskapsplan for Kvinesdal kommune (P1), vedtatt av bystyret 20.11.2014
  • Plan for informasjonsberedskap (P2), ajourført 01.0.2016
  • Plan for mobilisering av EPS (P3), ajourført 14.11.2013
  • Plan for psykososialt kriseteam (P4), ajourført 01.03.2016
  • Risiko- og sårbarhetsanalyse Lister (ROS Lister) fra 2012
  • Sjekkliste for beredskapsforberedelser i Flekkefjord kommune
  • Kommuneplan for Flekkefjord kommune (Samfunnsdel, arealdel, kommunedelplaner, kystsoneplan)
  • Plan for helsemessig og sosial beredskap, vedtatt av bystyret 16.3.2010, revisjon godkjent av rådmannen 10.08.2012
  • Smittevernplan, vedtatt av bystyret 16.3.2010, revisjon godkjent av rådmannen 8.4.2015
  • Delavtale 11 mellom Flekkefjord kommune og Sørlandet Sykehus HF
  • Beredskapsplan Sunde skole

Dokumentasjon som ble oversendt etter revisjonsbesøket:

  • Tiltakskort THS1 – THS6

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn, datert 3.3.2016
  • Brev fra Flekkefjord kommune med oversendelse av dokumentasjon, datert 7.4.2016
  • Program og administrative bestemmelser for tilsynet, datert 20.04.2016

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Bernhard Nilsen

Rådmann

X

X

X

Inger Marethe Egeland

Kommunalsjef helse og velferd

X

X

X

Terje Aamot

Beredskapskoordinator

X

X

X

Marianne Omland

Kommuneoverlege

X

X

X

Ellen Barth Larsen

Enhetsleder Tjørsvågheimen

X

X

X

Steinar Ness

Kommunalsjef samfunn og teknikk

X

X

X

Petter Rappe

Planlegger

X

X

X

Svein Tore Åtland

Rektor

 

X

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Styrk Fjærtoft Vik, Fylkesmannen i Aust- og Vest-Agder, revisjonsleder, helsemessig og sosial beredskap
Kristin Hagen Aarsland, Fylkesmannen i Aust- og Vest-Agder, revisor
Yngve Årøy, Fylkesmannen i Aust- og Vest-Agder, revisjonsleder, kommunal beredskapsplikt
Bjørg Tveiten, Fylkesmannen i Aust- og Vest-Agder, revisor
Jan Gunnar Bjørtvedt, Fylkesmannen i Aust- og Vest-Agder, observatør