Helsetilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen har i 2016 ført tilsyn med Lillesand kommune om Nav-kontorets tjenester til personer mellom 17 og 23 år. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn som strekker seg over to år fra 2015 til 2016.

Hensikten og formålet med tilsynet har vært å undersøke om kommunen legger til rette for og sørger for at det gis opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år som er i tråd med kravene i lov om sosiale tjenester i Nav. Vi har særlig sett på tilgjengelighet og tildeling av tjenestene, samt oppfølging som skal skje i samarbeid med både kommunale og andre samarbeidsparter.

Det ble ikke gitt avvik.

Det ble gitt en merknad.
Lillesand kommune ved NAV Lillesand har forbedringspotensial knyttet til å gi informasjon om å fatte vedtak etter Lov om sosiale tjenester i NAV§ 17 til personer mellom 17 og 23 år.

Dato: 26.5.2016

Knut Rune Kleven
revisjonsleder

Johan Inge Misund revisor og
Mia Wiik revisor

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Lillesand kommunes NAV kontor i perioden 3.3.2016. til 15.4.2016 . Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i 2016.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med at «kommunen oppfyller sine plikter etter kapittel 4 og § 16 første ledd», jf. Lov om sosiale tjenester i Nav.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • Hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter.
  • Tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres.
  • Tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift.
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Lillesand kommune har mer en 10 000 innbyggere og er en kystkommune.

NAV kontoret er en av til sammen åtte enheter i «Sektor for helse og kultur», med en egen kommunalsjef.  NAV leder deltar i rådmannens enhetsledermøter på linje med andre virksomhetsledere.

Nav Lillesand er organisert med en Nav-leder og har 2 avdelinger, «Veiledningssenteret» og «oppfølgingsavdelingen». De sosiale tjenester er organisert i oppfølgingsavdelingen.

Det er fire ansatte som forvalter lov om sosiale tjenester i NAV. NAV Lillesand har et ungdomsteam bestående av tre saksbehandlere som arbeider med ungdom 18-24 år.

Lillesand kommune satser spesielt på tiltak og oppfølging av unge. Dette er en politisk forankret satsning. Alle unge skal ha en aktivitetsplan og være i en eller annen form for aktivitet eller arbeidstrening.

Det er formalisert samarbeidsavtaler mellom Nav Lillesand og Nav Aust-Agder.

Videre foreligger:
Overordnet samarbeidsavtale mellom NAV Aust-Agder og Aust-Agder Fylkeskommune. Samarbeidsavtale mellom Aust-Agder Fylkeskommune og NAV Aust-Agder vedrørende ungdom utenfor videregående opplæring og arbeid.
Samarbeidsavtale mellom Aust-Agder Fylkeskommune og NAV Aust-Agder om drift av «karriere Aust-Agder».

Det foreligger en egen «Innsatsplan 2016, Ungdom og utdanning» utarbeidet av NAV Aust-Agder.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble sent 3.3.2016. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført dokument/journal granskning 1.4.2016.

Åpningsmøte ble avholdt 14.4.2016.

Intervjuer

Åtte personer ble intervjuet.

Sluttmøte ble avholdt 15.4.2016.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet er: Tjenestene opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år. Oppmerksomheten er særlig rettet mot å undersøke om kommunen har systemer som sikrer tilgjengelighet, tildeling og oppfølging, inkludert samhandling om de individuelle tjenestene. Tilsynet omfatter ikke kvalifiseringsprogrammet, individuell plan og midlertidig botilbud.

Vi gjennomgikk styrende dokumenter og journaler for et utvalg av unge brukere mellom 17 og 23 år.

Vi har sett på kommunens internkontroll for å se om den fungerer etter hensikten, bla slik at man sikrer kvalitet og fanger opp eventuelle feil.

Vi var også i kontakt med samarbeidspartnere både eksternt og internt for å få et bilde på hvordan samarbeidet var organisert. Hva slags informasjon som gis individuelt til unge når de oppsøker Nav-kontoret ble også undersøkt.

Rapporten omhandler kun utvalgte deler av virksomhets aktiviteter og gir derfor ikke er samlet bilde av situasjonen ved Nav Lillesand. Rapporten omhandler dessuten bare det som var kontorets praksis på tidspunktet for gjennomføring av tilsynet.

5. Funn

Fylkesmannen undersøkte tilgjengelighet, tildeling og oppfølging av tjenestene opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år. Vi har sett på kartlegging, vurdering og beslutning om tiltak er forsvarlig, herunder om det er gjort en

individuell vurdering ut fra brukers behov og om brukes ønsker og interesser er ivaretatt.

Alle unge som henvender seg får raskt timeavtale. Det er kort ventetid på samtale og lett for ungdom å komme i kontakt med veileder. Det er etablert egne rutiner som sikrer tilgjengelighet til veilederne for de unge. Rutinene brukes og er kjent for alle ved kontoret.

Rutinen for tilgjengelighet skal «sikre at ungdommer fra 18-24 år lett kan komme i kontakt med ungdomsteamet». Vi har gjennom tilsynet fått verifisert at rutinen også omfatter 17 -åringer.

Det er ikke avdekket manglende tilgjengelighet etter sosialtjenesteloven for aldergruppen.

Ved utmåling av stønad for personer mellom 17-23 år følger Lillesand kommune de veiledende retningslinjene for utmåling av stønad til livsopphold etter sosialtjenesteloven. Det er egen sats for hjemmeboende ungdom, men det er presisert at satsene er veiledende og at hver enkelt vurderes individuelt.

Fylkesmannens vurdering er at tildelingen av sosialhjelp og stønad som ytes etter stnavl.§§ 18 og 19 er forsvarlig for denne gruppen. 

Etter hovedrundskriv 35, jf. veileder til § 17, skal det fattes vedtak når opplysning, råd og veiledning gis ut over det som kan anses som veiledning etter forvaltningslovens § 11.

Det er ikke dokumentert at det er gitt informasjon om retten til å få vedtak om § 17 tjenester, at det er fremsatt søknader om eller fattet vedtak om tjenesten opplysning, råd og veiledning etter lov om sosiale tjenester i NAV § 17. Kun i ett tilfelle henvises det til råd og veiledning etter § 17 i et vedtak.

I gjennomgang av rutinene, dokumentgransking og i intervjuene som er foretatt er det likevel godtgjort at tjenesten opplysning, råd og veiledning gis fortløpende i oppfølging av den enkelte tjenestemottaker.

De unge får informasjon som er tilpasset den enkelte. Alle unge kartlegges individuelt. De følges tett opp med innkalling til samtaler, telefonoppkall hvis de ikke møter opp, samt besøk på arbeidsplass og kontakt med arbeidsgivere som kommunens har samarbeid med.

Kommunen legger til rette for samhandling og samarbeid med andre tjenesteytere, både internt i kommunen og eksternt. Kommunen har gjennom satsingen på unge etablert gode samarbeidsrutiner innenfor rammene av taushetsplikten. En gang i måneden avholdes det møte der ungdomsteamet deltar sammen med oppfølgingsteam, SLT-koordinator og enhet for psykisk helse og rus. Gjennom regelmessige møter innebærer at de fleste unge brukerne som oppsøker Nav eller blir henvist til Nav, er kjent for sosialtjenesten i kommunen.

Det er gjennom telefonisk kontakt bekreftet at det samarbeides godt med eksterne tjenesteytere som barnevernstjenesten, OT og psykisk rus og helse. 

Det er tett dialog mellom kontorets ansatte og NAV kontorets leder og mellom NAV kontorets leder og kommunens ledelse.

Kompetansen blant de ansatte er god da de har både formalkompetanse i form av relevant

utdanning og realkompetanse.

Fylkesmannen konkluderer med at det er grunnlag for å gi en merknad.

6. Merknad

Lillesand kommune ved NAV Lillesand har forbedringspotensial knyttet til å gi informasjon om, og fatte vedtak etter stnavl.§ 17 til personer mellom 17 og 23.

7. Regelverk

  • Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen.
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven).
  • Forskrift til forvaltningsloven og Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen (arbeids og velferdsforvaltningsloven).
  • Forskrift om rammer for delegering mellom stat og kommune om oppgaveutførelsen i
  • de felles lokale kontorene i arbeids- og velferdsforvaltningen.
  • Rundskriv Lov om sosiale tjenester i NAV Hovednummer 35.

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Samarbeidsavtale for Nav Lillesand mellom Lillesand kommunen og Nav Aust-Agder.
  • Overordnet samarbeidsavtale mellom Nav Aust-Agder og Aust-Agder
  • Fylkeskommune: Regulering av samarbeidet innenfor utdanningsområdet.
  • Samarbeidsavtale mellom Aust-Agder Fylkeskommune og Nav Aust-Agder vedrørende ungdom utenfor videregående opplæring og arbeid.
  • Samarbeidsavtale mellom Nav Aust-Agder og Aust-Agder Fylkeskommune; samarbeid og drift av Karriere Aust-Agder.
  • Innsatsplan 2016, Ungdom & utdanning, NAV Aust-Agder versjon 16.03.16.
  • Organisasjonskart Nav Lillesand med oversikt over ansatte og oppgaver.
  • Søknadskjema økonomisk sosialhjelp.
  • Rutine for «søknad om sosial stønad/vaktsamtale. (knyttet til ungdomsteamet).
  • Rutine; Tilgjengelighet for ungdom 18-24 år.
  • Veiledende stønadssatser 2015 og 2016.
  • Rutine for å tilby brukere en kontaktperson i NAV Lillesand.
  • Samarbeidsrutine ungdomsteamet og andre instanser.
  • Samtykke skjema OT Team Lillesand.
  • Søknadskjema helse og omsorgstjenester.
  • Kartlegging og utarbeidelse av aktivitetsplan for ungdom 18-24.
  • Tretrinnsrutine i forhold til aktivitet/tiltak.
  • Rutine for journalføring.
  • Rutine for vurdering av nødhjelpssøknader.
  • Rutine for søknad om midlertidig bolig.
  • Rutine for nødbolig avd.for bofellesskap.
  • Oversikt over tilmeldte arbeidssøkere 20-24 år februar 2016.
  • Utskrift av mål og disp. 2016; ungdom.
  • Kompetanseplan 2016 NAV Aust-Agder.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • 10 mapper med avslag økonomisk sosialhjelp.
  • 10 mapper med innvilget økonomisk sosialhjelp.
  •  5 mapper med vedtak om råd og veiledning.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn 3.3.2016.
  • Opplysnings fra kommunen om kontaktperson 27.3.2016.
  • Dokumentasjon fra kommunen datert 1.4.2016.
  • Kontakt med interkommunalt barnevern, OT og Psykisk helse og rus.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
Navn Funksjon / stilling Åpningsmøte Intervju Sluttmøte

Erica Fredriksen

Fagansvarlig sosial

X

X

X

Inger Berit Aabakk

Ungdomsteam

X

X

 

Inger Marie Røyneberg

Ungdomsteam

X

X

 

Kirsti Syvertsen

Ungdomsteam

X

X

X

Charlotte R Moltumyr

Oppfølging sosial og personlig økonomi

X

X

X

Miriam Gauslaa

Oppfølging sosial og personlig økonomi

 

X

X

Kristin Hognestad

NAV leder

X

X

X

Laila Hamar

Stedfortreder for Ass. Rådmann

X

X

X

Tove Moen Gjøtterud

 

X

 

X

Karin Søyland

 

X

   

Svend Løvrød

 

X

   

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Mia Wiik (revisor)
Johan Inge Misund(revisor)
Knut Rune Kleven(revisjonsleder)

 


Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet

Tilsynsrapporter fra hvert enkelt tilsyn

Søk