Helsetilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Kommunens beredskapsplanlegging, herunder om

  • planene for kriseledelse og forberedelser for krisehåndtering er tilfredsstillende
  • planene dekker de nødvendige områdene innen helsemessig og sosial beredskap
  • planene er samordnet
  • planene baserer seg på risiko- og sårbarhetsanalyser (ROS-analyser) i kommunen
  • planene dekker behovene som er avdekket i ROS-analyser
  • planene er implementert, kjent og øvet og om ansvarslinjer er klare
  • planene og ROS-analysene revideres og oppdateres i henhold til krav

Det ble påvist fem avvik og gitt fire merknader

Avvik 1:
Farsund kommune har ikke en helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse og mangler dermed grunnlag for et helhetlig samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeid.

Avvik 2:
Kommunens overordnede beredskapsplan inneholder ikke ressursoversikt.

Avvik 3:
Beredskapsplanverket i Farsund kommune er ikke tilfredsstillende samordnet internt eller eksternt.

Avvik 4:
Kommunen har ikke et system for opplæring av personer som er tiltenkt en rolle i kommunens krisehåndtering.

Avvik 5:
Kommunens plan for helsemessig og sosial beredskap inneholder ikke opplysninger om hvor ofte planen skal evalueres og oppdateres.

Merknad 1:
Kommunen bør gå gjennom bemanning av funksjonene i kriseinformasjonsapparatet i den hensikt å samstemme plan og praksis.

Merknad 2:
Kommunen bør oppnevne stedfortredere til medlemmene i kriseledelsen.

Merknad 3:
Kommunens interne varslingsliste bør inneholde en oversikt over medlemmene i kriseledelsen. Den eksterne varslingslisten bør kvalitetssikres mht. hvilke kontakter som er relevante for kommunens behov og mht. korrekte kontaktdata.

Merknad 4:
Kommunen bør ha en systematisk oversikt over hvilken kompetanse som er nødvendig for personellet som inngår i kommunens kriseorganisasjon. Kommunen bør ha en plan for øving av kriseorganisasjonen.

Dato: 22.11.2018

Yngve Årøy
revisjonsleder, kommunal beredskapsplikt

Styrk Fjærtoft Vik
revisjonsleder, helsemessig og sosial beredskap

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon med Farsund kommune i perioden 14.08.18 – 22.11.18. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i 2018.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunal beredskapsplikt etter sivilbeskyttelseslovens § 29, jf. forskrift om kommunal beredskapsplikt § 10.

Fylkesmannen er videre gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunenes helsemessige og sosiale beredskapsplanlegging jf. lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten § 2 og sosialtjenesteloven § 4.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknad som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten

Farsund kommune er en bykommune ved sjøen med ca. 9700 innbyggere. Industri er viktigste næring men Farsund er også Vest-Agders største jordbrukskommune. Turisme er en økende næring. Sentrale boområder er Farsund sentrum, Vanse og Borhaug.

Lista-landet er et viktig område for jordbruk. Lista er også et nasjonalt viktig naturområde for trekkfugl.

Det er mye skipstrafikk forbi Farsund. Fv 465 og fv 43 forbinder kommunen med E39. Farsund kommune er ikke spesielt naturfareutsatt. Det er ingen større vassdrag i kommunen.

Kommunen er organisert i tre tjenesteområder under ledelse av hver sin kommunalsjef og tre stabs- og støttefunksjoner. Kommunalsjefene og leder for fellestjenester (i egenskap av beredskapskoordinator) sitter i kriseledelsen i tillegg til rådmann, ordfører og kommuneoverlege.

Kommunen har ingen egen, helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse. Overordnet beredskapsplan ble revidert i 2018. Plan for helsemessig og sosial beredskap ble revidert i 2018.

Smittevernplanen er datert september 2018.

Forrige tilsyn med kommunal beredskapsplikt og med helsemessig og sosial beredskap i Farsund kommune ble gjennomført 17. april 2012.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 14.08.2018. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapittel 8 «Dokumentunderlag».

Åpningsmøte ble avholdt 10.10.2018.

Intervjuer
10 personer ble intervjuet 10.10.2018.

Sluttmøte ble avholdt 15.10.2018.

Rapport ble utsendt xx.11.2018.

4. Hva tilsynet omfattet

Lov av 25. juni 2010 om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven) fastslår i § 14 at kommunen plikter å utarbeide en helhetlig ROS- analyse. I denne skal kommunen kartlegge hvilke uønskede hendelser som kan inntreffe i kommunen, sannsynligheten for at de inntreffer og hvordan de kan påvirke kommunen.

I følge § 15 skal kommunen utarbeide en beredskapsplan basert på den helhetlige ROS- analysen.

Forskrift av 22. august 2011 om kommunal beredskapsplikt gir nærmere bestemmelser om den helhetlige ROS-analysen og om beredskapsplanen.

§ 2 gir minimumsbestemmelser om ROS-analysens innhold, om involvering av andre relevante aktører og om detaljanalyser der det er relevant.

§ 3 gir bestemmelser om helhetlig og systematisk samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeid på bakgrunn av helhetlig ROS-analyse, herunder at kommunen skal utarbeide langsiktige mål, strategier, prioriteringer og plan for oppfølging.

§ 4 gir detaljkrav til innholdet i kommunens overordnede beredskapsplan. Planen skal være basert på den helhetlige ROS-analysen, den skal samordne og integrere øvrige beredskapsplaner i kommunen og den skal være samordnet med andre relevante offentlige og private krise- og beredskapsplaner.

§ 6 gir bestemmelser om oppdatering og revisjon av helhetlig ROS-analyse og overordnet beredskapsplan.

§ 7 gir bestemmelser om at kommunen skal øve beredskapsplanen hvert annet år og at det skal være et system for opplæring som sikrer at alle som er tiltenkt en rolle i kommunens krisehåndtering har tilstrekkelige kvalifikasjoner.

§ 8 sier at kommunen skal evaluere krisehåndteringen etter øvelser og hendelser og implementere erfaringer i ROS-analysen og beredskapsplanene.

Det følger av § 9 at kommunen skal kunne dokumentere skriftlig at forskriftens krav er oppfylt.

Revisjonskriterier som følger av helse- og beredskapslovgivningen:

I følge lov 24.06.2011 nr. 30 om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m. (helse- og omsorgstjenesteloven) § 5-2 og lov om helsemessig og sosial beredskap (helseberedskapsloven) § 2-2 plikter kommunen å utarbeide en plan for beredskapsarbeidet for helse- og sosialtjenestene. I følge lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen § 16 plikter kommunen å utarbeide en beredskapsplan for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltning i samsvar med lov om helsemessig og sosial beredskap.

Sosialberedskapsplanen skal samordnes med kommunens øvrige beredskapsplaner. De nærmere krav til innhold i planverket er gitt i forskrift 23.07.2001 om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. Det vises også til ”Rettleiar om helse- og sosialberedskap i kommunen» fra Helsedirektoratet (IS-1700/2009).

Plan for helsemessig og sosial beredskap skal samordnes med kommunens øvrige beredskapsplaner og med spesialisthelsetjenesten, og kommunestyret skal ifølge forskriftens § 2 fastsette planen og hyppighet for revisjon og oppdatering. Slik revisjon av ROS-analyser og planer bør finne sted minst hvert 4. år og behandles i kommunestyret like ofte.

Planene skal utarbeides ut fra en risiko- og sårbarhetsanalyse innen området, jf. forskriften § 3. Det er ikke krav om at selve analysen skal inngå i planen, men forutsetningene for analysen skal dokumenteres. Analysen bidrar både til kunnskapsgrunnlaget for forebyggende tiltak og som grunnlag for utarbeidelse av nødvendige forebyggende og skadebegrensende tiltak.

Planene må ifølge § 4 omfatte prosedyrer for ressursdisponering og omlegging av drift som sikrer nødvendig tjenesteytelse. Dette gjelder både personell og materiell. Her kreves det et minimum av dokumentasjon slik at for eksempel vikarer i ulike funksjoner lett kan finne frem.

Forskriften stiller i § 5 krav om operativ ledelse og informasjonsberedskap ved kriser og katastrofer. Det er nødvendig at man har sikret at beslutninger i en krisesituasjon kan treffes så raskt som mulig.

Planer for beredskap innen kommunen skal samordnes, jf. § 6.

Hvordan man skal samhandle med politi, lokal redningssentral, fylkesmann og andre samarbeidspartnere bør også fremgå av planen, også frivillige organisasjoner i den grad det er aktuelt.

Beredskapsforskriftens § 7 stiller også krav til at personell som er tiltenkt oppgaver i beredskapsplanen, er øvet og har nødvendig beskyttelsesutstyr og kompetanse.

Det er videre krav om sikkerhet for forsyning av viktig materiell og utstyr, jf. § 8, samt registrering av personell som kan beordres, jf. § 9.

Forskriften stiller i § 10 krav til kvalitetssikring av beredskapsforberedelsene og -arbeidet i kommunen.

Forskrift 28.10.2016 nr. 1250 om ledelse og kvalitet i helse- og omsorgstjenesten stiller krav til hvordan kommunen systematisk skal sikre og forbedre sine tjenester.

5. Funn

Avvik 1:

Farsund kommune har ikke en helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse og mangler dermed grunnlaget for et helhetlig samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeid.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov 25.06.2010 nr. 45 om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven - SBL) § 14
  • Forskrift 22.08.2011 om kommunal beredskapsplikt (FKB) §§ 2, 3 og 9

Avviket bygger på følgende observasjoner:

  • Kommunen har ingen separat, helhetlig ROS-analyse.
  • Kommunen har bevisst valgt en løsning der de sektorielle ROS-analysene i sum skal tilfredsstille kommunens behov for en helhetlig ROS-analyse.
  • ROS Lister (2012) er lagt til grunn for de sektorvise
  • Hendelsene som er tverrsektorielle, som f. eks. langvarig strømbrudd og utfall av elektronisk kommunikasjon, er kun behandlet i én sektoranalyse. Konsekvensene av hendelsen er kun beskrevet for den aktuelle
  • Ingen av analysene har fokus på framtidige
  • Ingen av sektoranalysene har fokus på hendelser som skjer utenfor kommunens geografiske område men som påvirker
  • Ingen sektoranalyser er politisk
  • Ingen eksterne aktører har vært involvert i utarbeidelsen av

Avvik 2:

Kommunens overordnede beredskapsplan inneholder ikke ressursoversikt.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov 25.06.2010 nr. 45 om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven - SBL) § 15
  • Forskrift 22.08.2011 om kommunal beredskapsplikt (FKB) §§ 4 c og 9

Avviket bygger på følgende observasjoner:

  • Det finnes ingen oversikt over interne eller eksterne ressurser til bruk i krisehåndteringen i overordnet beredskapsplan.

Avvik 3:

Beredskapsplanverket i Farsund kommune er ikke tilfredsstillende samordnet internt og eksternt.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Forskrift 22.08.2011 om kommunal beredskapsplikt (FKB) §§ 4, 1. ledd og 9
  • Forskrift 23.7.2001 nr. 881 om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap § 3

Avviket bygger på følgende observasjoner:

  • Kommunen kan ikke dokumentere i overordnet beredskapsplan eller i internkontrolldokumentet hvordan planer er samordnet
  • Overordnet beredskapsplan og plan for helsemessig og sosial beredskap bærer preg av manglende
  • Planverket er ikke samordnet med eksterne aktører.

Avvik 4:

Kommunen har ikke et system for opplæring av personer som er tiltenkt en rolle i kommunens krisehåndtering.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Forskrift 22.08.2011 om kommunal beredskapsplikt (FKB) §§ 7 og 9
  • Forskrift 23.7.2001 nr. 881 om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap § 7

Avviket bygger på følgende observasjoner:

  • Kommunen har i liten grad et bevisst forhold til hvordan personellet i kriseorganisasjonen skal tilføres kompetanse til å kunne løse sine

Avvik 5:

Kommunens plan for helsemessig og sosial beredskap inneholder ikke opplysninger om hvor ofte planen skal evalueres og oppdateres.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Forskrift 23.7.2001 nr. 881 om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap § 2

Avviket bygger på følgende observasjoner:

  • Plan for revisjon i plan for helsemessig og sosial beredskap sier at planen bør revideres årlig. Lovkravet er at det skal fremkomme av planen hvor ofte den skal

Merknad 1:

Kommunen bør gå gjennom bemanning av funksjonene i kriseinformasjonsapparatet i den hensikt å samstemme plan og praksis. I overordnet beredskapsplan er rådmannen oppført som infoleder mens beredskapskoordinater er ansvarlig for kriseinformasjon. Ordfører er oppført som leder av presse- og informasjonssenter. De som står oppført som infoleder og leder av presse- og informasjonssenteret bør være de som i praksis utfører funksjonen.

Merknad 2:

Kommunen bør oppnevne stedfortredere til medlemmene i kriseledelsen. Kriseledelsen skal til enhver tid være operativ, også når de faste medlemmene er fraværende. Oppnevning av stedfortredere er også viktig i forhold til å målrette opplæring og øving.

Merknad 3:

Kommunens interne varslingsliste bør inneholde en oversikt over medlemmene i kriseledelsen. Gjeldende varslingsliste inneholder en oversikt over kommunens ledelse, men enkelte av disse er ikke med i den kommunale kriseledelsen. I en overordnet beredskapsplan er det kriseledelsen med stedfortredere som bør listes, ikke den daglige ledelsen. Den eksterne varslingslisten bør kvalitetssikres mht. hvilke kontakter som er relevante for kommunens behov og mht. korrekte kontaktdata. Enkelte av kontaktene som står der nå har en funksjon på regionalt nivå og i liten grad ut mot kommunene. Enkelte av kontaktene som har en funksjon ut mot kommunene har blitt byttet ut eller har feil kontaktdata.

Merknad 4:

Kommunen bør ha en systematisk oversikt over hvilken kompetanse som er nødvendig for personellet som inngår i kommunens kriseorganisasjon. Oversikten bør inneholde en oversikt over nødvendig kompetanse, hvor slik kompetanse skal tilegnes (intern kursing, ekstern kursing, etc.) og når det sist ble gjort. Kommunen bør ha en plan for øving av kriseorganisasjonen. Planen bør gå over flere år og gi bestemmelser om scenario, øvingsform og målgruppe. Fylkesmannens og andre øvelser kan inngå i planen. Både oversikt over nødvendig kompetanse og øvingsplan bør inngå i kommunens plan for opplæring, jfr. avvik nr. 4.

6. Hovedinntrykk

I det følgende presenterer Fylkesmannen sitt hovedinntrykk av beredskapsarbeidet i Farsund kommune. Detaljer om de forholdene som har medført avvik eller merknad fremkommer i rapportens pkt. 5.

Ivaretakelsen av kommunal beredskapsplikt og helsemessig og sosial beredskap i Farsund kommune har mangler i forhold til bestemmelsene i lov og forskrift.

Beredskapsbevisstheten i Farsund kommune er høy. Kommunen håndterer hendelser på en god måte. Beredskapsarbeidet i kommunen fremstår likevel som sektorisert og med enkelte mangler i forhold til samordning av beredskapsplaner og ROS-analyser. Tyngdepunktet i kommunens beredskap ligger i sektorene og enhetene og i mindre grad på overordnet nivå. Kommunen har oppnevnt beredskapsråd.

Farsund kommune har en overordnet målsetting og strategi for beredskapsarbeidet. Det er bla. utarbeidet et eget dokument som beskriver hvordan beredskapsmessige hensyn skal tas i areal- og samfunnsplanleggingen. Ved neste rullering av planstrategi og planprogram bør kommunen være bevisst på å inkludere samfunnssikkerhet og beredskap som del av plangrunnlaget.
Kommuneplanens samfunnsdel er fra 2018. Den har to satsningsområder – levekår og næring – og et temaområde om kommunens organisasjon og virksomhet. Samfunnssikkerhet og beredskap er omtalt som et delmål under det siste, med fire strategier for å nå dette.
Kommunen jobber aktivt med å implementere delmålene i økonomiplanen. Overordnet beredskapsplan omtaler også mål for kommunens beredskapsplanlegging. Den røde tråden i beredskapsarbeidet vil bli styrket hvis målformuleringene er identiske i kommuneplanen og i beredskapsdokumentasjonen.
Kommuneplanens arealdel utgjøres av tre geografiske kommunedelplaner med egne bestemmelser. Planene inneholder hensynssoner, direkte eller gjennom temakart, for naturfarer og andre beredskapshensyn.

Farsund kommune har ingen separat, helhetlig ROS-analyse, men baserer seg på tre sektorvise ROS-analyser for teknisk sektor, helse og omsorg og skole og oppvekst. En helhetlig ROS-analyse skal gjennom et tverrsektorielt perspektiv være premissgiveren for beredskapsarbeidet i kommunen. Ved at denne premissgiveren ikke finnes er grunnlaget for et helhetlig samfunnssikkerhet- og beredskapsarbeid fraværende.

Kommunens plan for kriseledelse inneholder, med ett unntak, fastpunkter iht. SBL § 15 og FKB § 4. Mangelen er at planen ikke inneholder en ressursoversikt.
Fylkesmannen anbefaler at planen kalles «overordnet beredskapsplan». Dette vil være mer beskrivende ettersom SBL § 15 slår fast at plan for kriseledelse er en del av overordnet beredskapsplan.
Kommunen har valgt å ikke oppnevne stedfortredere til medlemmene i kriseledelsen. Stedfortredere er en fordel når det gjelder å sikre at kriseledelsen til enhver tid er operativ og når det gjelder å kunne drive målrettet opplæring og øving.
Oversikt over ledelsen av kriseinformasjonsapparatet kan virke noe uklar. Det er en fordel at oversikten samsvarer med hvem som faktisk utfører funksjonene.
I intern varslingsliste er kommunens ledelse tatt inn. Det er kriseledelsen som bør listes her ettersom to av funksjonene i kommuneledelsen ikke inngår i kriseledelsen. Ekstern varslingsliste inneholder kontakter som er utdaterte og/eller neppe er aktuelle for kommunalt nivå.

Samordningen i Farsund kommune må styrkes mht. ROS-analyser og planverk. Samordning er en kritisk faktor for godt kommunalt samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeid. Ved å involvere bredt internt i egen organisasjon og med eksterne aktører vil man ha gode forutsetninger for et helhetlig fokus på beredskapen i kommunen. Det at kommunen har et beredskapsråd er en god start for å få til en forbedring på dette området.

Farsund kommune har ikke et strukturert system for hvordan personellet som inngår i kommunens kriseorganisasjon skal tilføres nødvendig kompetanse. Et godt grunnlag for et slikt system er en oversikt over hvilken kompetanse kommunen mener at personellet som bekler de forskjellige funksjonene må ha. Kompetanse kan tilføres som interne eller eksterne kurs og øvelser.
Kommunen har øvd i 2014, 2015, 2016 og 2017. Øvelsene har både blitt planlagt av kommunen og av eksterne. De fleste øvelsene har blitt evaluert. Det bør utarbeides en langsiktig plan for øvelser der både kommunens egne og f. eks. Fylkesmannens øvelser inngår. En slik plan vil sikre progresjon og variasjon i øvingsmåte.
Kommunen har evaluert øvelser og hendelser, men må være bevisst på hvordan evalueringene følges opp. Det fremkommer i tilsynet at evalueringsrapporter ikke har vært fulgt opp på en systematisk måte.

Kommunen benytter Compilo som kvalitetssystem. Beredskapsdokumentasjonen er en del av dette. Compilo sikrer rettidig oppdatering og revisjon av dokumentasjon. Det kan synes som om kunnskapen om og bruken av systemet er noe mangelfull ved at det tas papirkopier av dokumentasjonen i utstrakt grad. Det er også utarbeidet et internkontrolldokument som beskriver roller og ansvar innen kommunens beredskap. I dette dokumentet står det at beredskapsdokumentasjonen skal revideres årlig. Kommunen må være bevisst på at overordnet beredskapsplan alltid skal være oppdatert i tillegg til at den skal revideres årlig.

Farsund kommune er organisert med en kommunalsjef for helse. Det foreligger en ROS- analyse for helse og omsorg og en plan for helsemessig og sosial beredskap (HSB). Planen beskriver ikke forsyningssikkerhet for medisinsk materiell eller legemidler. Kommunen har valgt å ikke utarbeide tiltakskort til HSB, men i stedet ha disse på enhetsnivå. Det arbeides med en ny plan for legetjenester.

Kommuneoverlegen er en del av kommunens kriseledelse. Hun har bosted langt unna og vil bruke lang tid på å komme til kriseledelsen. Det er ikke oppnevnt stedfortredere for medlemmene av kriseledelsen, heller ikke for kommuneoverlegen. Dette gjør at kriseledelsen er sårbar. Kommuneoverlegen er engasjert på timebasis og tilknytningen er tidsavgrenset. Det er avgjørende at kommunen klarer å rekruttere kompetent kommuneoverlege som kan overta når det nåværende engasjementet avsluttes.

Kommunen har en smittevernplan med vedlegg. Blant vedleggene er pandemiplan og tuberkulosekontrollprogram. Videre har kommunen et infeksjonskontrollprogram i samarbeid med Sørlandet sykehus HF. Kommunen har hatt en stor utfordring i 2018 med epidemi av influensavirus på Farsund omsorgssenter. Denne ble håndtert på en god måte og avdekket samtidig utfordringer når det gjelder nasjonal tilgang til nødvendige, antivirale legemidler.

Kommunen har omfattende bruk av velferdsteknologi. Et av prosjektene er et sykesignalsystem for brukere som bor på institusjon. Det har ikke vært gjennomført et systematisk arbeid med involvering av de ulike aktører for å lage en ROS-analyse som belyser velferdsteknologi. Likevel har det vært lagt ned et betydelig arbeid i å gjøre disse tjenestene mest mulig robuste. Kommunen bør gjennomføre et systematisk arbeid med en ROS-analyse innen dette feltet.

7. Regelverk

  • Lov 25.06.2010 nr. 45 om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven)
  • Forskrift 22.08.2011 om kommunal beredskapsplikt
  • Lov 30.03.1984 nr. 15 om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten mm
  • Lov 24.06.2011 nr. 30 om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m. (helse- og omsorgstjenesteloven)
  • Lov 23.6.2000 nr. 56 om helsemessig og sosial beredskap (helseberedskapsloven)
  • Lov 18.12.2009 nr. 131 om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
  • Forskrift 23.7.2001 nr. 881 om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv etter lov om helsemessig og sosial beredskap
  • Lov 5.8.1994 om vern mot smittsomme sykdommer
  • Forskrift 17.6.2005 nr. 610 om smittevern i helsetjenesten
  • Forskrift 13.2.2009 nr. 205 om tuberkulosekontroll
  • Forskrift 28.10.2016 nr. 1250 om ledelse og kvalitet i helse- og omsorgstjenesten

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Kommuneplanens samfunnsdel 2018-30, vedtatt 08.03.18
  • Kommuneplanens arealdel – sammenstilling av kommunedelplaner, udatert (hver enkelt delplan er datert)
  • Areal- og samfunnsplanlegging – beredskapsmessige hensyn, datert 02.10.18
  • Sjekkliste pbl. § 28-1, datert 25.09.17
  • Veileder pbl. § 28-1, datert 25.09.17
  • Risiko- og sårbarhetsanalyse for teknisk sektor, datert 01.08.18
  • Overordnet ROS for helse og omsorg, sist revidert 08.08.18
  • (ROS for) Skole og oppvekst, sist oppdatert juni 2018
  • Operativ risikostyringsverktøy for NAV Farsund, udatert
  • Overordnet plan for kriseledelse, revidert 2. kvartal 2018
  • Intern varslingsliste, oppdatert 23.02.17
  • Ekstern varslingsliste, oppdatert 03.18
  • Kriseteamets varslingsliste, oppdatert 05.03.18
  • Plan for helsemessig og sosial beredskap, ajourført 12.09.18
  • Rutine for kriseteam – psykisk og sosial omsorg, datert 05.03.18
  • Psykisk helseteam – prosedyrer ved kriser, ulykker og katastrofer, revidert 27.01.17
  • Lokal beredskapsplan for NAV Farsund, datert 05.05.14
  • Smittevernplan med 16 vedlegg. Planen datert 12.09.18
  • Internkontrolldokument «Beredskap», datert 01.06.18
  • Aktivitetskalender for beredskap, datert 01.01.18

Under tilsynet ble kvalitetssikringssystemet «Compilo» presentert. Dokumentasjon som ble oversendt fra kommunen i etterkant av tilsynet:

  • Innkalling til møte/øvelse i beredskapsrådet 26.10.17

Annen dokumentasjon som Fylkesmannen har innhentet selv eller hadde tilgang til fra tidligere:

  • Kommunal planstrategi 2016-19, vedtatt 22.06.16
  • Evaluering av beredskapsøvelse 7. mai 2014
  • Evaluering av håndtering av ekstremværet «Nina» (januar 2015), udatert
  • Evalueringsrapport etter LRS-øvelse «Farsund 2015»
  • Evalueringsrapport etter flommen på Sørlandet (høsten 2017), udatert

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn, datert 14.08.18
  • E-poster fra Farsund kommune med oversendelse av dokumentasjon, datert 14.09.18 og 03.10.18
  • Program og administrative bestemmelser for tilsynet, datert 24.09.18

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Ståle Manneråk Kongsvik

Rådmann

   

X

Johan Martin Mathiassen

Kommuneplanlegger

X

X

X

Just Quale

Kommunalsjef drift

X

X

X

Anne-Margrethe Tjøtta Johnsen

Kommunalsjef helse og omsorg

X

X

X

Birte Aagedal Rafoss

Enhetsleder institusjon

X

X

X

Hilde Kristin Seland Hægeland

Enhetsleder hjemmetjenester

X

X

X

Ann-Margret Haaland

Kommuneoverlege

X

X

X

Anne Lene Gundersen

Prosjektleder

X

X

X

Håkon Edland

Hjelpemiddelkoordinator

X

X

X

Nina Hansen

Sekretær

X

X

X

Anja Pettersen

Beredskapskoordinator

X

X

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

  • Styrk Fjærtoft Vik, Fylkesmannen i Aust- og Vest-Agder, revisjonsleder, helsemessig og sosial beredskap
  • Synnøve Spinnangr, Fylkesmannen i Aust- og Vest-Agder, revisor
  • Yngve Årøy, Fylkesmannen i Aust- og Vest-Agder, revisjonsleder, kommunal beredskapsplikt
  • Jan Gunnar Bjørtvedt, Fylkesmannen i Aust- og Vest-Agder, revisor