Helsetilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver avvik som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Systemrevisjonen omfatter undersøkelse av om kommunen gjennom systematisk styring og ledelse sikrer at mennesker over 18 år med utviklingshemming, og som bor i egen eid eller leid bolig, får forsvarlige helse- og omsorgstjenester.

Det ble funnet ett avvik under tilsynet:

Søgne kommune har ikke systemer som sikrer at den enkelte bruker får individuelle tjenester utfra sitt enkeltvedtak og som evalueres og endres utfra brukerens behov.

Dato: 08.05.2018

Helene Frydenberg
revisjonsleder

Anne Berit Lund
revisor

Egil Nordlie
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Søgne kommune i perioden 23.01.2018 - 08.05.2018. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med Søgne kommunes helse- og omsorgs­tjenester etter lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten § 2, jf. helse- og omsorgs­tjenesteloven § 12-3.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Søgne er en kystkommune i Vest-Agder. Den grenser mot bykommunene Mandal i vest og Kristiansand i øst, samt mot Songdalen i nord og Marnardal i nordvest. Kommunesenteret ligger på Tangvall. Folketallet i Søgne kommune er ca. 11 500. I sommerhalvåret øker innbyggertallet til ca. 17 000 som følge av hyttefolk og andre turister.

Søgne er kjent for sin skjærgård og den relaterte turismen til blant annet Olavsundet og kystfortet i Ny-Hellesund.

Det er vedtatt at Søgne skal slå seg sammen med nabokommunene Kristiansand og Songdalen fra 01.01.2020.

Tjenester til utviklingshemmede er organisert i enhet for livsmestring som ledes av enhets­leder, som en av seks enheter under kommunalsjef for helse, sosial og omsorgstjenester.

Enhet for livsmestring har to avdelinger med hver sin avdelingsleder. Den ene avdelingen omfatter Lundeveien bo- og avlastning og dagsenteret, hver med sin fagleder. Ved bo- og avlastningen bor det to brukere fast.

Nygårdshaven er en botjeneste som gir heldøgns tjenester til mennesker med nedsatt funksjons­evne. Den består av tre bofellesskap, Nygårdsveien 2, 4 og 10, med til sammen 20 beboere. I tillegg gis det tjenester til brukere som bor i egne leiligheter. Botjenesten har to fagledere med ansvar for hvert sitt team. De ansatte har hovedtilknytning til en av boligene, men har også tilknytning til en av de andre boligene, slik at de også skal være godt kjent der.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 23.01.2018. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 20.03.2018

Intervjuer
13 personer ble intervjuet.

Det ble gjennomført samtaler med fire av brukerne og deres verge/pårørende i forkant av tilsynet. Vi fikk en omvisning i disse fire leilighetene, samt i fellesarealer.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 21.03.2018.

4. Hva tilsynet omfattet

Systemrevisjonen omfatter undersøkelse av om kommunen gjennom systematisk styring og ledelse sikrer at mennesker over 18 år med utviklingshemming, og som bor i egen eid eller leid bolig, får forsvarlige helse- og omsorgstjenester.

Fylkesmannen skulle undersøke og konkludere om kommunen legger til rette for at mennesker med utviklingshemming får personlig assistanse i form av:

  • tilsyn og bistand til å ivareta egenomsorg
  • bistand til aktivisering
  • opplæring i dagliglivets gjøremål og personlig stell og egenomsorg

Fylkesmannen skulle videre undersøke og konkludere om kommunen legger til rette for at mennesker med utviklingshemming får:

  • helsetjenester i hjemmet
  • tilgang til medisinsk undersøkelse, utredning og behandling

Ved undersøkelser av temaene skulle Fylkesmannen også se på om kommunen legger til rette for at brukerne får medvirke, om det legges til rette for samhandling internt og for samarbeid med fastlege og spesialisthelsetjenesten.

Fylkesmannen skulle også undersøke om kommunen innhenter politiattest ved tilbud om ansettelse.

5. Funn

Det ble funnet ett avvik under tilsynet.

Avvik:

Søgne kommune har ikke systemer som sikrer at den enkelte bruker får individuelle tjenester utfra sitt enkeltvedtak og som evalueres og endres utfra brukerens behov.

Avviket bygger på følgende funn:

  • Alle beboerne har vedtak om helse og omsorgstjenester etter helse og omsorgstjenesteloven § 3-2 nr. 6, men mange av vedtakene er gamle 4-5 år.
  • Dette er ikke fanget opp i systemet.
  • De fleste av de vi spurte kjente ikke innholdet i vedtakene til den enkelte bruker.
  • Vedtakene er ikke blitt endret selv om det er skjedd endringer i tjenestebehovet.
  • Flere av brukerne har fått redusert tilbud om dagsenter/arbeid uten at det har ført til evaluering eller endringer i det generelle vedtaket.
  • Vi fant ikke systemer for når og hvordan tjenestene ble evaluert.
  • De fleste vedtakene inneholdt et timeantall, men det var ikke konkretisert hvordan disse timene skulle nyttes.
  • Tjenestene ble gitt til brukerne utfra en vurdering av behovet, uten at det var tydelig at det ble gitt som individuelle tjenester, men mer som en del av et samlet tjenestetilbud i bofellesskapet
  • Det følges ikke med på at den enkelte brukeren får det antall timer vedkommende skal ha ifølge vedtaket.
  • Det er ingen tydelig forbindelse mellom forvaltningsenheten og der tjenestene blir ytt, kun når det gjelder nye vedtak.
  • De fleste brukerne har vedtak om et dagtilbud. For noen er dette en integrert del av vedtaket, for andre er det fattet eget vedtak om dagsenter/arbeid. Andre har ikke vedtak om dagtilbud, men det er lagt inn i ukeplanen.

6. Om virksomhetens styringssystemer

Myndigheten til å fatte vedtak om tjenester etter helse- og omsorgstjenesteloven er gitt til forvaltningstjenesten som er en stabsfunksjon under rådmannen/kommunalsjefen. Kommunen har dermed en bestiller-utfører modell, uten at det i tilstrekkelig grad er etablerte samarbeids­strukturer mellom enhetsleder for livsmestring og forvaltningsenheten. I henhold til kommunens delegasjonsreglement er det enhetsleder for livsmestring som har formell vedtaksmyndighet på området.

Det foreligger ikke rutiner eller retningslinjer for evaluering av vedtak om tjenester, eller for hvor ofte et vedtak skal fornyes/revurderes. Det fremgår at ansvarsforholdene er uklare.

7. Regelverk

Følgende lover og forskrifter blir lagt til grunn ved tilsynet:

  • Lov 30. mars 1984 om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten m.m.
  • Lov 24. juni 2011 nr. 30 om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m.
  • Lov 2. juli 1999 nr. 63 om pasient- og brukerrettigheter
  • Lov 2. juli 1999 nr. 64 om helsepersonell mv.
  • Forskrift av 3. april 2008 om legemiddelhåndtering for virksomheter og helsepersonell som yter helsehjelp
  • Forskrift av 27. juni 2003 om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene
  • Forskrift av 21. desember 2000 om pasientjournal
  • Forskrift av 1. juli 2015 om IKT-standarder i helse- og omsorgstjenesten
  • Forskrift av 28.oktober 16 om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart, enhet for livsmestring
  • Organisasjonskart, helse, sosial og omsorgstjenesten
  • Om organisering av tjenestene
  • Delegasjonsreglementdelegasjoner – ansvar og rutiner
  • Stillingsbeskrivelse, fagleder
  • Stillingsbeskrivelse, miljøarbeider
  • Stillingsbeskrivelse, miljøterapeut
  • Rutiner – eksterne samarbeidspartnere
  • Kvalitetssikring
  • Prosedyrer – div. knyttet til medisinhåndtering
  • Rutiner for ansettelse av nye medarbeidere
  • Opplæringsvakter, opplæringsprogram
  • Om avvikssystemet
  • Liste over psykisk utviklingshemmede i kommunen
  • Liste over ansatte
  • Vedtak og planer for 19 beboere

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Vi fikk en kort gjennomgang/presentasjon av saksbehandlingsprogrammet Gerica.

Diverse telefoner og eposter mellom virksomheten og Fylkesmannen som gjaldt planleggingen av tilsynet.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Arnfinn Rodal

Fagleder, forvaltningstjenesten

X

X

X

Svein Resset

Kommunalsjef

X

X

X

Trine Lise T Enersen

Enhetsleder

X

X

X

Therese Nordlien

Fagleder

X

X

X

Ansgar Sangvik

Fagleder

X

X

X

Astrid Knudsen

Sykepleier

X

X

X

Mari Anette Reinertsen

Fagleder

X

X

X

Simen Johan Ringen

Fagleder

X

 

X

Neda Amiri Soltani

Avdelingsleder

X

X

X

Helene Tånevik

Avdelingsleder

X

X

X

Anette Holgersen

Sykepleier

 

X

X

Grethe Aamodt

Fagarbeider

 

X

X

Benedicte Launes Iglebæk

Miljøarbeider

 

X

 

Ruth Frøysland

Miljøarbeider

 

X

 

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Helene Frydenberg
revisjonsleder
Anne Berit Lund
revisor
Egil Nordlie
revisor