Helsetilsynet

Sammendrag

Statens helsetilsyn har bestemt å videreføre landsomfattende tilsyn med Nav som ble gjort i 2010 og 2011. I 2012 gjøres dette ved å fokusere på barns behov.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn.

Fylkesmannen i Aust-Agder undersøkte om NAV Froland kommune sikrer forsvarlig kartlegging, og om det gjøres individuelle vurderinger som grunnlag for beslutning om å innvilge økonomisk stønad til personer med forsørgeransvar.

Med økonomisk stønad menes her stønad til livsopphold, jf. lov om sosiale tjenester i Nav.

Med behandling av søknad siktes det til prosessen fra og med søknad er fremsatt eller identifisert, og frem til det skal tas beslutning om det er grunnlag for å innvilge økonomisk stønad og stønadens størrelse vurderes.

Det ble ikke funnet avvik ved tilsynet.

Det ble gitt to merknader:

  • Kommunen kan i større grad dokumentere det løpende arbeidet i enkelt saker.
  • Kommunen kan forbedre kontrollrutinene med de vedtak som sendes ut

Dato:  1. november 2012

Bjørn Vidar Gundersen
revisjonsleder

Lasse Svenstrup Andersen
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Froland kommune i perioden 3.7.2012 – 1.11.2012. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Fylkesmannen i Aust-Agder gjennomfører i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (NAV) § 9 og kommuneloven kapittel 10 a.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler eventuelle avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet. Det ble ikke gitt avvik.  

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Froland kommune ledes av rådmannen og er organisert i 8 virksomheter. NAV kontoret ligger som en enhet i virksomhet Velferd, barnevern og helse. Virksomhetsleder er Jarle Knutsen; NAV kontoret ledes av Stig-Johnny Jørstad. I følge inngått samarbeidsavtale mellom Froland kommune og NAV Aust-Agder har NAV Froland ansvar for å dekke følgende oppgaver som kommunen har ansvaret for:

  • Oppgaver etter lov om sosiale tjenester i NAV.
  • Oppgaver etter gjeldsordningsloven.
  • Saksbehandling av søknader om ledsagerbevis, parkeringstillatelser og transportordning for funksjonshemmede og eldre.
  • Behandle søknader om statlig bostøtte.

I 2011 var det 5 257 innbyggere i Froland. Tall fra KOSTRA for 2011 viser at kommunen hadde 53 sosialhjelpsmottakere med forsørgelsesplikt for barn under 18 år av et samlet antall sosialhjelpsmottakere på 207. Antall sosialhjelpsmottakere med forsørgelsesplikt for barn under 18 år har blitt redusert siden 2006 (83).

NAV kontoret er organisert i to team, team oppfølging og team veiledning. Søknader om økonomisk sosialhjelp behandles i hovedsak av ansatte i team oppfølging.

Alle søknader om økonomisk sosialhjelp unntatt nødhjelp blir vurdert i fagmøte hvor veiledere i team oppfølging samt NAV leder deltar. Dette for å sikre likebehandling og at relevante vurderingstema er belyst før beslutning fattes. Det føres referat fra møtene.

Politisk utvalg i Froland kommune har vedtatt retningslinjer for saksbehandling av økonomisk sosialhjelp. Det er i retningslinjene gitt føringer på at kontoret skal behandle barnefamilier raust med et særlig fokus på at barn og unge får mulighet til å delta på ferie og fritidsaktiviteter.

Tilsynet har merket seg at Froland kommune har fastsatt veiledende stønadssatser til livsopphold som ligger vesentlig lavere enn statlig veiledende retningslinjer. Dette setter særlige krav til at veilederne foretar en konkret individuell vurdering av den enkelte søknad om økonomisk stønad. Spesielt viktig blir dette i saker hvor tjenestemottager har forsørger ansvar for barn.

 

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 3.7.2012. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble holdt 17.8.2012.

Åpningsmøte ble holdt 6.9.2012.

Intervjuer

5 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomgått i alt 28 saksmapper/elektroniske journaler.

Sluttmøte ble holdt 6.9.2012.

 

4. Hva tilsynet omfattet

Det ble ført tilsyn med området økonomisk stønad etter lov om sosiale tjenester i Nav §§ 18 og 19, saksbehandlingskrav i samme lov, saksbehandlingskrav i forvaltningsloven (fvl.), samt styringskrav hjemlet i lov om sosiale tjenester i Nav § 5 og tilhørende forskrift om internkontroll (forskrift 2010-11-19 nr. 1463 om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen).

Tilsynet var konsentrert om lovkrav knyttet til behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn. Behandlingsprosessen var inndelt i en kartleggingsfase og en vurderingsfase.

Ved gjennomføring av tilsynet skulle det undersøkes om kommunen sikrer forsvarlig saksbehandling av søknader fra personer med forsørgeransvar for barn, herunder om kommunen sikrer at søkerens situasjon kartlegges i tilstrekkelig grad og at det gjøres individuelle vurderinger.

Tilsynet omfatter også kommunens internkontrollplikt. Plikt til å føre internkontroll medfører at kommunen har et selvstendig ansvar for å sikre at den virksomheten de driver er i samsvar med kravene i loven. Det er virksomheten selv som har primæransvaret for å ha kontroll-ordninger som kan avdekke forhold som ikke er i samsvar med regelverket og følge opp med nødvendige endringer.

 

5. Funn

Merknad 1:

Kommunen kan forbedre kontrollrutinene med de vedtak som sendes ut

Merknaden bygger på følgende:

  • Det er kontrollrutiner knyttet til saksbehandling og avgjørelse av den enkelte søknad, men kontoret har ikke systemer for å sikre den endelige utformingen av vedtaket.
  • Under gjennomgang av vedtak fant en eksempler på formuleringer som var misvisende for søker.

Merknad 2:

Kommunen kan i større grad dokumentere det løpende arbeidet i enkeltsaker.

Merknaden bygger på følgende:

  • Kartlegging av den enkelte søkers situasjon dokumenteres i liten grad i kommunens fagsystemer/journaler.
  • Ved gjennomgang av 28 saksmapper/journaler fant en bare sporadiske nedtegnelser av det løpende arbeidet.

6. Virksomhetens styringssystem

I følge Lov om sosiale tjenester i Nav § 5 skal kommunen kunne gjøre rede for hvordan plikten til internkontroll oppfylles. Lov og forskrift innebærer at kommunen gjennom ledelse og styring må sikre at også barnas behov blir sett og ivaretatt når foresatte søker om økonomisk sosialhjelp.

Det er i august igangsatt et arbeid med å implementere rutiner og systemer for å bedre internkontrollen ved kontoret. Imidlertid er ikke disse fullt ut operative enda.

Det er vår vurdering at styringssystemet på tilsynstidspunktet ikke ivaretar melding av feil og en systematisk bruk av disse for å kvalitetssikre tjenestene. Ved å tydeliggjøre hva som skal meldes som avvik, og påse at avvik meldes, vil kontoret kunne avdekke manglende journalføring og kvalitetssikre ordlyd i vedtakene.

 

7. Regelverk

  • Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
  • Forskrift om internkontroll i kommunens arbeids- og velferdsforvaltning
  • Rundskriv Hovednr. 35 – Lov om sosiale tjenester i NAV
  • Rundskriv A-2/2011 Statlige veiledende retningslinjer for utmåling av økonomisk stønad til livsopphold

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Kopi av samarbeidsavtale mellom NAV Aust-Aust-Agder og Froland kommune om forvaltning og drift av felles NAV-kontor.
  • Organisasjonskart over NAV Froland som viser hvordan enhetene er organisert i forhold til stillingsbenevnelser, team og ansvarsforhold, samt en oversikt over ansatte som forvalter lov om sosiale tjenester i NAV
  • Organisasjonskart virksomhet VBH
  • Utskrift av skjema som benyttes i brukermøtet
  • Rutine for sosiale lån
  • Retningslinjer for saksbehandling økonomisk sosialhjelp – NAV Froland
  • Rutine – Retningslinjer for nødhjelp
  • Retningslinje for utlevering av varer mot rekvisisjon
  • Fullmakt for utbetaling direkte til kreditor
  • Garanti for utlevering av medisiner
  • Kommunal garanti for depositum
  • Vedlegg til søknad om økonomisk sosialhjelp
  • Søknadsskjema for nødhjelp
  • Rutine for behandling av søknad om økonomisk sosialhjelp
  • Rutine for veiledermøte i team oppfølging
  • Årsmelding 2011 VBH
  • Kompetanseplan NAV Froland 2012
  • Søknadskjema som benyttes i saksbehandlingen

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Referater fra veiledermøter 2012
  • 28 vedtak ble gjennomgått.
    • De 10 siste vedtak om tildeling av økonomisk sosialhjelp etter §§ 18 og 19 for personer med forsørgeransvar for barn fattet før 30.6.12v
    • De 10 siste vedtak om avslag på økonomisk sosialhjelp for personer med forsørgeransvar for barn etter §§ 18 og 19 fattet før 30.6.12
    • De 5 siste sakene om “nødhjelp” for personer med forsørgeransvar for barn fattet før 30.6.12
    • 3 vedtak for personer med samvær
    • Gjennomgang av 24 elektroniske klientmapper i “Velferd”, “Arena” og “Gosys”

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen i Aust-Agder:

  • Varsel om tilsyn 3.7.12.
  • Brev fra NAV Froland 19.7.12. oppnevning av kontaktperson og oversendelse av dokumentasjon.
  • Program for gjennomføring av tilsyn 17.8.12.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Merete Mortensen

Veileder

X

X

x

Liv Randi Nygård

Veileder

X

 

X

Maria H. Semb

Veileder

X

X

X

Linda Laane

Veileder

X

X

X

Maylinn Bergan

Veileder

X

 

X

Jarle Knutsen

Virksomhetsleder VBH

 

X

x

Stig-Johnny Jørstad

Leder NAV Froland

X

X

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Bjørn Vidar Gundersen, revisjonsleder
Lasse Svenstrup Andersen, revisor
Knut Berg, observatør