Helsetilsynet

Samandrag

Denne rapporten gjer greie for merknaden som ble påpeikt innanfor dei reviderte områda. Systemrevisjonen gjaldt følgjande område:

Helsestasjonstenesta i kommunen for barn frå 0 – 6 år

Tilsynstema:

  • Om kommunen sikrar alle barn i aldersgruppa 0 – 6 år forsvarlege helsekontrollar i samsvar med nasjonale retningsliner.
  • Om kommunen sikrar at helsestasjonstenesta medverkar til at barn/familiar med særlege behov får eit heilskapleg tenestetilbod.
  • Om kommunen sikrar at helsestasjonstenesta gjev tilbod om tenester til barn og foreldre som er tilpassa eigen språkleg bakgrunn.
  • Om kommunen sikrar at helsestasjonstenesta gjev fagleg forsvarleg kosthaldsrettleiing for å førebyggje feilernæring

Fylkesmannen har ikkje funne avvik.

Merknad:

  • Helsestasjonstenesta si verksemd er forsvarleg og i tråd med reglar og retningsliner. Vi fann likevel at styringslinene mellom øvste administrative leiing og tenesteleiar/fagansvarleg for helsestasjonstenesta har forbetringspunkt. Her kan det vere fare for svikt om dei ikkje blir betre og meir systematiske.
  • Det same gjeld samhandlinga mellom helsestasjonstenesta og dei andre tenestene i kommunen. Det er ein del uformell kontakt, det ligg føre enkelte samarbeidsavtalar, men inntrykket er likevel at samarbeidet ikkje alltid fungerar som ønskjeleg.
  • Fylkesmannen tilrår at kommunen har særleg fokus på samordning av tenester og førebyggjande innsats retta mot barn, da dette er eit spesielt sårbart område i kommunen.

Heidi Vige
revisjonsleiar

Helene Frydenberg
revisor

 

Solveig Pettersen Hervik
revisor

Gro Lislegard-Bækken
observatør

 

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon med helsestasjonstenesta i Åmli kommune i perioden 07.08.13 – 18.11.13. Revisjonen går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i dette året. Tilsynet er del av eit landsomfattande tilsyn initiert av Helsetilsynet og som skal gjennomføras med 4 kommunar i fylket i 2013.

Fylkesmannen har fullmakt til å føre tilsyn med helsetenesta etter helsetilsynslova §§ 2 og 3 andre ledd og helse- og omsorgstenestelova § 12-3.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen tok sikte på å undersøkje:

  • kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor de tema tilsynet omfattar
  • om tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
  • om tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir fulgt

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar. Rapporten handlar om merknader som er avdekte under revisjonen og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

  • Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finn grunn til å peike på forbetrings-potensial.

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

Åmli kommune er ein kommune i Austre Agder med eit folketal på litt over 1800 innbyggarar. Helsestasjonstenesta er plassert i kommunesenteret, like ved kommunehuset.

Det fødes om lag 15 barn pr. år, det er rundt 100 barn i alderen frå 0 til 6 år. Nær 90 % av barna har barnehageplass i ein av dei tre barnehagane. Kommunen har urovekkande høge tall for barn som har hatt undersøkjingssak i barnevernet, eller som har etablert barnevernstiltak (2 til 3 gonger høgare enn landsgjennomsnittet).

Helsestasjonstenesta er organisert i helse- og familieavdelinga, som inneheld lege-, helsesøster-, fysioterapi-, barnevern-, psykiatriteneste og rusomsorg. Tenesteleiar rapporterar til rådmannen.

Det er to legestillingar og ein turnuslegestilling i Åmli. Legedekninga er på 16.2 pr. 10 000 innbyggjarar, dette er rundt 50 % over landsgjennomsnittet. Jordmor har ein 30 % stilling, men er tilgjengeleg døgnet rundt. Det er ingen følgjeteneste i kommunen. I forhold til resten av fylket og landet for øvrig, har Åmli god dekning av jordmor. Det er jordmor som går på heimebesøk etter fødsel. Leiende helsesøster har 90 % stilling. Ein kommunefysioterapeut er og tilknytt helsestasjonen.

Fylkesmannen tok i 2010 initiativ til prosjektet «Tidlig innsats - for god start». Hovudfokus i prosjektet er tidleg innsats retta mot barn i førskulealder. På bakgrunn av særlege utfordringar med levekår vart Åmli invitert med.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel blei sendt ut 07.08.13. Oversikt over dokument som verksemda har

sendt over i samband med tilsynet, er gitt i kapitel 8, Dokumentunderlag.

Opningsmøte blei holdt 10.09.13.

Intervjuar: Seks personar blei intervjua.

Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i kapitel 8, Dokumentunderlag.

Det blei gjennomført synfaring ved helsestasjonen den 10.09.13.

Sluttmøte blei holdt 11.09.13.

4. Kva tilsynet omfatta

Tilsynet omfatta kommunen si helsestasjonsteneste til barn 0-6 år. Vi undersøkte om kommunen sikrar at alle barn i aldersgruppa 0 til 6 år får forsvarlege helsekontrollar i samsvar med fagleg forsvarlege normer. Tilsynet undersøkte om kommunen gjennom rutinar og praktiske tiltak sørgjer for at helsekontrollane følgjer program i samsvar med nasjonale retningsliner og faglege vegleiarar som understøttar måla for fagleg forsvarleg praksis. Vidare undersøkte vi om kommunen hadde tilstrekkeleg personell til å kunne tilby fagleg forsvarlege helsekontrollar, og om helsekontrollane vart gjennomført av personell med nødvendig fagleg kompetanse.

Tilsynet undersøkte om kommunen sikrar at helsestasjonstenesta bidrar til at barn/ familiar med spesielle behov mottek eit heilskapleg tenestetilbod. Vidare såg vi på om helsestasjonen bidrar til å sikre barn sine behov for naudsynt fysioterapiutgreiing og handsaming. Vi såg og på om helsestasjonen bidrar til samhandling og koordinering for barn og foreldre som har behov for helse-, omsorg og sosiale tenester frå fleire avdelingar.

Tilsynet såg og på om kommunen sikrar at helsestasjonstenesta har eit tilbod til barn og foreldre tilpassa eigen språkbakgrunn. Vi undersøkte om kommunen kommuniserer med barnet og barna sine omsorgspersonar gjennom tolk der det er nødvendig.

Det siste tilsynstema handla om kommunen sikrar at helsestasjonstenesta gjev fagleg forsvarleg kosthaldsrettleiing for å førebygge feilernæring.

Ein viktig del av tilsynet var å gjennomgå journalar. Vi ba om at alt tilgjengeleg materiell var skreven ut og lagt i papirjournal. Vi gjennomgjekk i alt nærare 50 journalar.

5. Funn

Merknad:

Helsestasjonstenesta si verksemd er forsvarleg og i tråd med reglar og retningsliner. Vi fann likevel at styringslinene mellom øvste administrative leiing og tenesteleiar/fagansvarleg for helsestasjonstenesta har forbetringspunkt. Her kan det vere fare for svikt om dei ikkje blir betre og meir systematiske.

Det same gjeld samhandlinga mellom helsestasjonstenesta og dei andre tenestene i kommunen. Det er ein del uformell kontakt, det ligg føre enkelte samarbeidsavtalar, men inntrykket er likevel at samarbeidet ikkje alltid fungerar som ønskjeleg.

Fylkesmannen tilrår at kommunen har særleg fokus på samordning av tenester og førebyggjande innsats retta mot barn, da dette er eit spesielt sårbart område i kommunen.

Merknaden bygger på følgjande funn:

  • Det er mykje uformell kontakt mellom de forskjellige ledd, men ingen system som kan fange opp om tenestene faktisk blir gitt og om kommunen sikrar at helsestasjonstenesta bidrar til at barn og familiar mottek eit heilskapleg tenestetilbod.
  • Det føreligg fleire samarbeidsavtalar, men det er fleire samarbeidsfora der helsesøster ikkje er invitert inn (eksempel det tverrfaglege ressursteam).
  • Under intervju kom det fram at nokon meinte at samarbeidet ikkje fungerte godt.

Tilsynsmyndigheita har og merkt seg:

Det er gode, skriftlige rutinar på helsestasjonen. Barn på helsestasjonen får dei tenestene dei skal ha, og desse tenestene er godt dokumentert. Det gis forsvarleg kostholdsrettleiing. Barn med anna språkbakgrunn får tenestetilbod tilpassa språkbakgrunnen, og tolk er alltid brukt der dette er naudsynt.

6. Vurdering av styringssystemet i verksemda

Kommuneoverlegestillinga er redusert frå i fjor. Same person er og helsestasjonslege. Kommuneoverlegen har fagansvaret for helsestasjonstenesta.
Det er ein samarbeidsavtale mellom legekontoret og helsestasjonen.

Alle som jobbar på helsestasjonen (jordmor, helsesøster og lege) har møte ein gong i veke, av og til er og tenesteleiaren med på desse.
Helsestasjonstenesta er plassert i avdelinga for helse og familie, med eigen leiar. Det er avdelingsmøte for alle kvar veke, men det er for tida ei utfordring å få dette til sidan få er på jobb samstundes på same stad. Her blir årsplanen drøfta.
Tenesteleiar har det overordna administrative ansvaret for tenesta og rapportar til rådmannen.

Det er eit felles møte kvar 14. dag for alle leiarar i kommunen, og medarbeidarsamtale mellom leiar og rådmannen to gangar årleg. I tillegg er det ein del uformelle møter mellom tenesteleiar og rådmann.
Fleire i kommunen møter i eit tverrfagleg ressursteam annen kvar månad.
Helsesøster er ikkje inkludert i dette teamet.
Kommunen har eit elektronisk avviksrapporteringssystem, QM+, dette blir brukt mykje av helsestasjonstenesta. Det er tenesteleiar som kvitterar ut avviksmeldinga, om ikkje skal rådmannen kontaktast.

7. Regelverk

Helse- og omsorgstjenesteloven
Kapittel 3. Kommunenes ansvar for helse- og omsorgstjenester

§ 3-1. Kommunens overordnede ansvar for helse- og omsorgstjenester
Kommunen skal sørge for at personer som oppholder seg i kommunen, tilbys nødvendige helse- og omsorgstjenester

§ 3-2. For å oppfylle ansvaret etter § 3-1 skal kommunen bl.a. tilby følgende:

1. Helsefremmende og forebyggende tjenester
a. Helsetjenester i skoler og
b. Helsestasjonstjeneste

§ 3-3. Helsefremmende og forebyggende arbeid

Kommunen skal ved ytelse av helse- og omsorgstjenester fremme helse og søke å forebygge sykdom, skade og sosiale problemer. Dette skal blant annet skje ved opplysning, råd og veiledning.

Pasient og brukerrettighetsloven §§ 6-1 og 2-1 a

  • Internkontrollforskriften
  • Journalforskriften
  • Helsestasjonsforskriften
  • Forskrift om lovbestemt sykepleietjeneste i kommunens helsetjeneste

8. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over da revisjonen blei førebudd:

  • Kommunens organisasjonskart, helsestasjon og brosjyre over Helse-og familieavdelinga
  • Kommuneplan 2007 - 2019
  • Samarbeidsavtaler med: Tannhelsetjenesten, Åmli legekontor, kommunal fysioterapeut og NAV flyktningetjenesten
  • Verdigrunnlag Åmli kommune, Etiske retningslinjer for Åmli kommune
  • Prosedyre for handtering av avvik, uønska hendelser, kritikkverdige forhold, korrigerende og forebyggende tiltak
  • Prosedyre for håndtering av vold, trusler og trakassering/mobbing
  • Prosedyre for risiko-og sårbarhetsanalyse
  • Prosedyre for gjennomføring av vernerunde
  • Virksomhetsplan for Åmli helsestasjon
  • Internkontrollsystem Åmli helsestasjon
  • Prosedyrer og rutiner: Helsestasjon, Flyktninghelsetjenesten
  • Ammeprosedyre
  • Verktøy: En kortfatta oversikt
  • Skjema: Henvisning til PPT, Fysioterapeut, Psykisk helsevern for barn og unge.
  • Invitasjon til ulike timeavtaler på helsestasjonen med vedlegg
  • Brev med tilbod om heimebesøk til foreldre som opplever dødsfall hos barn
  • Informert samtykke-erklæring
  • Bekymringsmelding til barnevernet
  • Lus skjema (før/etter)
  • Avviksmeldinger
  • Mappe til utlevering ved heimebesøk
  • Strategisk kompetanseplan for helse- og familieavdelinga 2013 -2016

Dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Barn som er fylt 6 måneder, men ennå ikkje 2 år: 24 journalar
  • Premature barn fødd 2011, -12 og -13: 3 journalar
  • Alle som starta i 1. klasse i 2012: 11 journalar
  • Journalar oppretta etter 2007 der tilhøve ved barnet tilseier at det er naudsynt med fleire tenester: 11 journalar
  • Journalar oppretta etter 2011 der barna kjem frå framande kulturar: 1 journal
  • Brukerundersøkjing i Helse- og familieavdelinga, helsestasjonen
  • Årsplan 2013 for Helse- og familieavdelinga

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen:

  • Varsel frå Fylkesmannen i Aust-Agder av 07.08.13
  • Oppnemning av kontaktperson 13.08.13
  • Tlf. og e-post om endring av dato for tilsyn 13.08.13
  • Dokumentasjon mottatt den 27.08.13
  • Endelig plan for tilsynet, sendt 03.09.13
  • Div.kontakt pr tlf

9. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over personar som blei intervjua.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Ole Møster

Kommuneoverlege

X

X

X

Trine K. Agersborg

Rådgjevar

X

 

X

Anne-Grete Askland

Leiar for helse- og familie avdelinga

X

X

X

Lise J. S. Børtinghus

Leiande helsesøster

X

X

X

Linda Smestad

Sekretær

 

X

X

Bjarte Nordås

Rådmann

 

X

 

Tina Omundsen

Jordmor

 

X

X

Frå tilsynsorganet deltok:
Solveig Pettersen Hervik, revisor
Helene Frydenberg, revisor
Gro Lislegard-Bækken, observatør
Heidi Marie Vige, revisjonsleiar