Helsetilsynet

Samandrag

Denne rapporten gjer greie for dei avvika og merknadene som blei påpeikte innanfor dei områda som blei reviderte. Systemrevisjonen gjaldt følgjande område:

  • Helsestasjonstenesta i kommunen for barn frå 0 – 6 år
    - Om kommunen sikrar alle barn i aldersgruppa 0 – 6 år forsvarlege helsekontrollar i samsvar med nasjonale retningsliner.
    -  Om kommunen sikrar at helsestasjonstenesta medverkar til at barn/familiar med særlege behov får eit heilskapleg tenestetilbod.
    -  Om kommunen sikrar at helsestasjonstenesta gjev tilbod om tenester til barn og foreldre som er tilpassa eigen språkleg bakgrunn.
    -  Om kommunen sikrar at helsestasjonstenesta gjev fagleg forsvarleg kosthaldsrettleiing for å forebygge feilernæring

Avvik:

Bygland kommune sikrar ikkje forsvarlege helsekontrollar i alle høve.

Merknad:

Tverrfagelg samarbeid er lite formalisera. Det kan synas tilfeldig og leiinga etterspør ikkje rutinar som sikrar eit koordinera og samordna tilbod.

Dato: 05.09.13

Helene Frydenberg
revisjonsleiar

Heidi Vige
revisor

 

Solveig Pettersen Hervik
revisor

 

 

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon med helsestasjonstenesta, Bygland kommune i perioden 15.05.13 – 05.09.13. Revisjonen går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i dette året. Tilsynet er del av eit landsomfattande tilsyn initiert av Helsetilsynet og som skal gjennomføras med 4 kommunar i fylket i 2013.

Fylkesmannen har fullmakt til å føre tilsyn med helsetenesta etter helse- og omsorgstenestelova § 12-3.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøkje om:

  • kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor dei tema tilsynet omfattar
  • tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
  • tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

  • Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte
  • Merknader forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finner grunn til å påpeke betringspotensial

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

Bygland kommune er ei av Setesdalskommunane, og er ei langstrekt kommune med to tettstader, Bygland og Byglandsfjord og har om lag 1240 innbyggarar. Kommunesenteret er Bygland der kommunehuset ligg, og der også helsestasjonstenesta er plassert.

I dei to tettstadene er det eit oppvekstsenter med barnehage og skule. I Bygland oppvekstsenter er det om lag 25 barn i barnehagen, 70 barn på barneskulen og ca 50 elevar ved ungdomsskulen. Byglandsfjord oppvekstsenter har ca 30 barn i barnehagen og 50 barn på barneskulen. I tillegg har kommunen ei privat, kristen vidaregåande internatskule, KVS, med plass til 90 elevar. Kommunen har eit statleg asylmottak. På tilsynstidspunktet var det omkring 34 born i asylmottaket.

Kommunen har over tid hatt ein negativ befolkningsutvekling. Kommunen har satsa sterkt på nye arbeidsplassar og har overskot av arbeidsplassar. Det betyr at kommunen har arbeidsinnvandring både frå Valle kommune i nord og Evje og Hornnes kommune i sør.

Kommunen er med i regionsamarbeidet Setesdal Regionråd/Setesdal Næringsfond. Kommunen samarbeidar med dei øvrige Setesdalskommunane på ein rekkje områder.

Helsestasjonstenesta er organisert i eining for helse og omsorg med tenesteleiar som rapporterar til rådmannen. For tida er det eigen einingsleiar for kvar av de to saksfelta.

Helsestasjonstenesta held til i kommunehuset på Bygland, men har ein fast dag i veka i Byglandsfjord. Det er tilsett helsesøster i 100 % stilling. Kommuneoverlegen og helsestasjonslegen har kontor i same bygg. Kommunen har felles jordmorteneste med Evje- og Hornnes kommune, med Bygland som vertskommunen. Totalt er det 1,4 stillingar i jordmortenesta, hvorav 40 % er knyta til følgjetenesta til sjukehuset. Kommunen har fysioterapeut med kommunalt driftstilskot som brukas ved behov.

Helsesøster tok helsesøsterutdanning sist år og dette er difor første året hennar som helsesøster i full stilling.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel blei sendt ut 15.05.13. Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, er gitt i punkt 7, Dokumentunderlag.

Opningsmøte blei halde 14.08.13.

Intervjuar

5 personar blei intervjua.

Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i punkt 7, Dokumentunderlag.

Sluttmøte blei halde15.08.13.

4. Kva tilsynet omfatta

I dette tilsynet skulle vi undersøkje kommunen si helsestasjonsteneste for barn frå 0 – 6 år. Vi undersøkte om kommunen sikra at alle barn i aldersgruppa 0-6 år fekk forsvarlege helsekontrollar i samsvar med fagleg forsvarlege normar

Vi skulle særlig sjå på

  • Om kommunen sikrar alle barn i aldersgruppa 0 – 6 år forsvarlege helsekontrollar i samsvar med nasjonale retningsliner.
  • Om kommunen sikrar at helsestasjonstenesta medverkar til at barn/familiar med særlege behov får eit heilskapleg tenestetilbod.
  • Om kommunen sikrar at helsestasjonstenesta gjev tilbod om tenester til barn og foreldre som er tilpassa eigen språkleg bakgrunn.
  • Om kommunen sikrar at helsestasjonstenesta gjev fagleg forsvarleg kosthaldsrettleiing for å forebygge feilernæring

Ein viktig del av tilsynet var å gjennomgå journalar. Vi ba om at alt tilgjengeleg materiell var skreven ut og lagt i papirjournal. Vi gjennomgjekk i alt nærare 40 journalar.

5. Funn

Avvik:

Kommunen sikrar ikkje at alle barn frå 0 – 6 år får forsvarlege helsekontrollar i tråd med nasjonale retningsliner.

Avvik frå følgjande myndekrav:

Helse- og omsorgstjenesteloven §§ 3-2 nr 1 b, 3-3, 4-1, 4-2 jf 12 – 5 og internkontrollforskriften § 4 og pasient og brukerrettighetsloven § 6-1.

Avviket byggjer på følgjande funn:

  • Kommunen har si eigen rutine for helsekontrollar med 11 kontrollar frå 2-6 år.
  • Kommunen følgjer ikkje sin eigen rutine i alle høve
  • Ikkje alle barn får tilbod om heimebesøk innan to veker etter fødsel
  • Barna på asylmottaket får ikkje den helsemessige oppfølginga dei skal ha etter helselovgivinga
  • Kommunen har ikkje rutinar som sikrar at barna får nødvendig oppfølginga i ferier og ved eventuell sjukemelding/sjukdom hos helsesøster. Det er berre ei helsesøster i kommunen.
  • I eigen rutine går det fram at alle barna skal undersøkast av fysioterapeut. Det går fram av opplysingane at fysioterapeut berre blir brukt i særlege høve
  • Det blir ikkje meldt inn avvik i kommunen sitt avvikssystem. Dei har heller ikkje system for jamlege evalueringar av tenesta
  • Leiinga etterspør ikkje om helsestasjonstenestene blir gjort slik dei skal

Merknad:

Tverrfagleg samarbeid er lite formalisera. Det kan verka tilfeldig og leiinga etterpør ikkje rutinar som sikrar eit koordinert og samordna tilbod

Kommentar:

Det er ein liten kommune med tett kontakt mellom dei ulike einingane. Det er mykje uformell kontakt, men når dette ikkje er sett i system og heller ikkje i tilstrekkeleg grad blir etterspurd, er det stor risiko for svikt i samarbeidet.

6. Verksemda sitt styringssystem

Organiseringa av helsestasjonstenesta går fram av organisasjonskartet. Helsestasjonstenesta er plassert i eining for helse og omsorg. Det er pt ein tenesteleiar for helse og ein for omsorg. Kommuneoverlegen er fagleg ansvarleg for helsestasjonstenesta.

Det er ikkje faste møter mellom kommuneoverlege og helsesøster. Desse avtales etter behov. Tenesteleiar har møte med helsesøster minst ein gong pr månad.

Tenesteleiar har samarbeidsmøter med leiar av asylmottaket to gonger i året.

Tenesteleiar har det overordna administrative ansvaret for tenesta og rapportar til rådmannen. Rådmannen har faste jamlege møter med tenesteleiarane som skal vere kvar 14. dag.

Det er mykje uformell kontakt mellom nivåene og mellom dei tilsette. Det er kort veg for å ta kontakt og drøfte problemstillingar ved behov.

Kommunen har eit avviksrapporteringssystem, men dette blir ikkje brukt av tenesta. Avvik blir berre meldt munnleg.

7. Regelverk

Helse- og omsorgstjenesteloven

Kapittel 3. Kommunenes ansvar for helse- og omsorgstjenester

§ 3-1. Kommunens overordnede ansvar for helse- og omsorgstjenester
Kommunen skal sørge for at personer som oppholder seg i kommunen, tilbys nødvendige helse- og omsorgstjenester

§ 3-2. For å oppfylle ansvaret etter § 3-1 skal kommunen bl.a. tilby følgende:
1. Helsefremmende og forebyggende tjenester
    a. Helsetjenester i skoler og
    b. Helsestasjonstjeneste

§ 3-3. Helsefremmende og forebyggende arbeid
Kommunen skal ved ytelse av helse- og omsorgstjenester fremme helse og søke å forebygge sykdom, skade og sosiale problemer. Dette skal blant annet skje ved opplysning, råd og veiledning.

Pasient og brukerrettighetsloven §§ 6-1 og 2-1 a

  • Internkontrollforskriften
  • Journalforskriften
  • Helsestasjonsforskriften
  • Forskrift om lovbestemt sykepleietjeneste i kommunens helsetjeneste

8. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over da revisjonen blei førebudd:

  • Organisasjonskart
  • Kvalitetsstandardar
  • Helsestasjonen sine rutinar ved fødsel
  • Rutinar for medikamenthandtering
  • Bygland kommune si kommuneplan, vedteken vinteren 2010/11
  • Det norske vaksinasjonsprogram
  • Plan for helsesøster si kotakt med skule og barnehage høusten -13 vår -14, blei delt ut på tilsynet
  • Dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket:
  • Barn som er fylt 6 måneder, men ennå ikkje 2 år
    - 14 journalar
  • For eventuelle premature barn fødd 2011, -12 og -13.
    -  Ingen fødd i perioden. Det var fødd tvillinger i vår, men dei var ennå ikke heimkomne til kommunen
  • Alle som starta i 1. klasse i 2012
    - Vi gjennomgikk 13 journalar
  • Journalar oppretta etter 2007 der forhold ved barnet tilseier at det er naudsynt med fleire tenester
    -  3 journalar
  • Journalar oppretta etter 2011 der barna kjem frå framande kulturar
    - 3 journalar for barn som var fødde her
    - 8 journalar for asylbarn fødde etter 2007 komne etter 31.12.11. Desse journalene var anten heilt tomme eller synte svært mangelfull kontakt.

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen:

  • Varsel frå Fylkesmannen i Aust-Agder av 15.05.13
  • Dokumentasjon motteken den 14.06.13
  • Oppnemning av kontaktperson 14.06.13
  • Plan for tilsynet, sendt 07.08.13
  • Kontakt pr tlf og e-post
  • Kommentar frå tenesteleiar etter tilsynet, motteken 23.08.13

9. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Deltakere ved tilsynet
NamnFunksjon / stillingOpningsmøteIntervjuSluttmøte

Åsulv Horverak

Kommuneoverlege

 

X

X

Anette Skeie

Helsestasjonslege

 

X

X

Linea Sjøberg

Helsesøster

X

X

X

Wenche Sjurseth

Tenesteleiar

X

X

X

Aasmund Lauvdal

Rådmann

X

X

X

Tone Tveitå

Jordmor

X

   

Ellen Cecilie Møllen

Jordmor

X

   

Frå tilsynsorganet deltok:
Solveig Pettersen Hervik revisor Heidi Marie Vige revisor Helene Frydenberg revisjonsleiar