Helsetilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen skal i 2013 gjennomføre landsomfattende tilsyn med sosiale tjenester i NAV. Formålet med tilsynet er å undersøke om kommunen gjennom sin styringsaktivitet sikrer forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram (KVP). Denne rapporten beskriver de avvik som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Systemrevisjonen omfattet følgende:

  • Om kommunen sikrer at KVP er kommunisert ut til aktuelle brukere og samarbeidspartnere
  • Om kommunen sikrer at aktuelle kandidater identifiseres og gis relevant informasjon om KVP
  • Om kommunen sikrer forsvarlig kartlegging, vurdering og beslutning av søknader om KVP
  • Om KVP iverksettes innenfor tidsfrist
  • Om programmets innhold og omfang tilpasset den enkelte
  • Om programmet inneholder arbeidsrettede tiltak, arbeidssøking og andre understøttende tiltak
  • Om program er helårlig og på full tid
  • Om evalueringstidspunkter fremgår av programmet
  • Om kommunen sikrer forsvarlig oppfølging av den enkelte KVP deltaker
  • Om programmet blir evaluert underveis
  • Om programmets innhold og omfang blir justert ved behov

Det ble gitt tre avvik ved tilsynet:

  1. Kommunen sikrer ikke at informasjonsplikten om kvalifiseringsprogram overholdes, og at aktuelle kandidater identifiseres og tilbys kvalifiseringsprogram
  2. Kommunen utformer ikke skriftlige og individuelle kvalifiseringsprogram
  3. Kommunen sikrer ikke en forsvarlig programgjennomføring

Dato: 10.12.13

Bjørn Vidar Gundersen
revisjonsleder

Lasse Svenstrup Andersen
revisor

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved NAV Evje og Hornnes i perioden 14.8.2013 – 10.12.2013. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Evje og Hornnes kommune hadde 3556 innbyggere pr. 1.1.2012. Kommunen har i perioden 2009 – 2012 nesten hatt en dobling av antall sosialhjelpsmottakere. Andel langtidsmottakere av økonomisk sosialhjelp er mere enn fordoblet i samme periode. (1)

Kommunen opplever at det er en økende trend at mennesker med økonomiske hjelpebehov flytter til kommunen. Det påpekes videre at kommunen har behov for flere muligheter til å teste ut arbeidsevnen for enkelte brukergrupper. (2)

(1) Kilde: Kostra

(2) Kilde: Evje og Hornnes kommune, saksfremlegg – Oppfølging av utredning tiltak for økt selvforsørgelse

NAV Evje og Hornnes er organisert i en todelt ledelse. De kommunale tjenestene i NAV er organisert i enhet for Helse og familie.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 14.8.13. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 4.10.13

Åpningsmøte ble avholdt 22.10.13

Intervjuer

7 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved publikumsmottaket ved NAV Evje og Hornnes den 23.10.13.

Sluttmøte ble avholdt 23.10.13.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet var om kommunen sikrer at tildeling og gjennomføring av KVP gjøres i henhold til lov og forskrifter, herunder:

  • Om kommunen sikrer at KVP er kommunisert ut til aktuelle brukere og samarbeidspartnere
  • Om kommunen sikrer at aktuelle kandidater identifiseres og gis relevant informasjon om KVP
  • Om kommunen sikrer forsvarlig kartlegging, vurdering og beslutning av søknader om KVP
  • Om KVP iverksettes innenfor tidsfrist
  • Om programmets innhold og omfang tilpasset den enkelte
  • Om programmet inneholder arbeidsrettede tiltak, arbeidssøking og andre understøttende tiltak
  • Om program er helårlig og på full tid
  • Om evalueringstidspunkter fremgår av programmet
  • Om kommunen sikrer forsvarlig oppfølging av den enkelte KVP deltaker
  • Om programmet blir evaluert underveis
  • Om programmets innhold og omfang blir justert ved behov

5. Funn

Avvik 1:

Kommunen sikrer ikke at informasjonsplikten om kvalifiseringsprogram overholdes, og at aktuelle kandidater identifiseres og tilbys kvalifiseringsprogram.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om sosiale tjenester i NAV (STL) §§ 4, 5, 17 og 29, Forvaltningsloven (fvl.) § 11 og forskrift om internkontroll i kommunalt NAV §§ 4 og 5.

Kommentar:

Lov om sosiale tjenester i NAV § 29 slår fast at det er en individuell rettighet å få delta i kvalifiseringsprogrammet hvis inngangsvilkårene er oppfylt. I Ot.prp. nr. 70 (2006-2007) redegjøres det for at KVP skal være en rettighet og at rettighetsfestingen skal bidra til at ordningen blir tilgjengelig.

Det er krav til forsvarlige tjenester ved NAV kontoret, STL § 4. Det fremgår av Rundskriv 35 punkt 2.4.1 at kravet om forsvarlighet forutsetter at tjenestene er tilgjengelige for alle som har et hjelpebehov.

For å overholde kravet om tilgjengelighet må kommunen sikre at det gis informasjon om tjenesten.

Kommunens plikt til å informere om KVP er hjemlet i STL § 17 annet ledd og fvl. § 11.

Kommunen må sørge for at informasjonen når potensielle brukergrupper. Aktuelle brukere kan finnes blant langtidsmottakere av økonomisk stønad, blant personer som mottar tjenester/ytelser fra andre deler av NAV eller annen kommunal tjeneste, eller være i gruppen som ikke mottar ytelse/tjenester fra verken statlig eller kommunal del av NAV.

Avviket bygger på følgende:

  • Det er ikke tilgjengelig informasjon om KVP i NAV kontorets publikumsmottak.
  • Kommunen har de siste årene hatt få deltagere i KVP, det fremkommer under intervjuer at veiledere har vært tilbakeholdende med å gi informasjon om KVP til aktuelle kandidater.
  • Kommunen har vært tilbakeholdende med å gi generell informasjon om KVP.
  • Det blir ikke foretatt gjennomgang av kontorets brukere for å identifisere aktuelle kandidater til KVP
  • Ved gjennomgang av journaler finner vi at KVP ikke har vært tema i råd og veiledningssamtaler for aktuelle brukere. Intervjuer bekrefter dette.
  • Det har ikke vært informert om KVP til andre aktuelle tjenester i kommunen.

Avvik 2:

Kommunen utformer ikke skriftlige og individuelle kvalifiseringsprogram.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • STL §§ 4, 5, 30 og 42, forskrift om kvalifiseringsprogram og -stønad § 1 og forskrift om internkontroll i kommunalt NAV §§ 4 og 5.

Kommentar:

Når vedtak om deltakelse i kvalifiseringsprogram er fattet, skal NAV-veileder sammen med deltaker definere mål og utarbeide et individuelt tilpasset program. Programmet skal fremme overgang til arbeid og bidra til sosial inkludering og aktiv deltakelse i samfunnet. Et godt program tar utgangspunkt i den helhetlige situasjonen deltakeren befinner seg i. Deltakere i målgruppa for kvalifiseringsprogrammet har ulike behov for bistand som skal ivaretas i programmet. Resultatet av arbeidsevnevurderingen danner grunnlag for utformingen av aktuelle tiltak og gir kunnskap om det foreligger spesielle hensyn som må ivaretas i programforløpet. Slike hensyn kan eksempelvis være fysisk og psykisk helse, fysiske forhold ved arbeidsplassen og transportbehov. Innenfor programmets tidsramme er det anledning til å sette av tid til andre aktiviteter som helsehjelp, opptrening, ulike egenaktiviteter og hviletid. Tidsbruken skal begrunnes og fremgå av journal eller annet dokument i tjenestemottakerens sak.

NAV-kontoret kan kjøpe bistand til oppfølgingsarbeidet, men dette fratar ikke kommunen gjennom NAV-kontoret ansvaret for den helhetlige oppfølgingen av deltakeren.

Avviket bygger på følgende:

  • Tilsynet fant i de undersøkte programmene liten dokumentasjon på hva det enkelte program inneholdt. Det ble i vedtak om innvilgelse skissert at vedkommende skulle starte opp i statlig tiltak. Ingen undersøkte program inneholdt tiltak ut over dette.
  • Ingen program inneholdt en aktivitets- eller kvalifiseringsplan som synliggjorde hvilke aktiviteter som lå inne programmet og hvilket omfang disse hadde. Intervjuer bekreftet at ingen program inneholdt tiltak ut over det som tiltaksleverandør leverer.
  • Det fastsettes ikke datoer for evalueringer ved utforming av program.

Avvik 3:

Kommunen sikrer ikke en forsvarlig programgjennomføring.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • STL §§ 4, 30 42, jf. forskrift om kvalifiseringsprogram og -stønad § 1, jf. STL § 5, jf. forskrift om internkontroll i kommunalt NAV§§ 4 og 5.

Kommentar:

Forsvarlig oppfølging innebærer en tett og koordinert bistand gjennom programperioden. Hyppig kontakt mellom tjenestemottaker og NAV-veileder er derfor viktig. Hvor hyppig kontakten må være vil bl.a. variere avhengig av hvor tjenestemottaker er i programmet, og hvilke utfordringer vedkommende har.

Kravet om at oppfølgingen skal bidra til koordinert bistand innebærer at tiltakene i programmet må passe sammen i type, omfang og tid. Kommunen må sørge for at tiltakene i programmet koordineres og justeres. Samarbeid med tjenestemottaker er selvsagt viktig, men et koordineringsansvar innebærer også samarbeid med ev. privat, kommunal eller statlig virksomhet som bidrar i programmet.

Der kvalifiseringsprogram inneholder tiltak og tjenester fra kommunen, fylkeskommunen, Arbeids- og velferdsetaten, andre statlige instanser, frivillige organisasjoner og private bedrifter har kommunen like fullt ansvaret for at deltakeren får forsvarlig oppfølging. Tett samarbeid med tjenesteytere og andre som er involvert i programmet er derfor viktig.

NAV-kontoret kan kjøpe bistand til oppfølgingsarbeidet, men dette fratar ikke kommunen gjennom NAV-kontoret ansvaret for den helhetlige oppfølgingen av deltakeren.

Det er kommunen som må sørge for at ansvar og oppgaver for oppfølgingsarbeidet er plassert og kjent.

Oppfølgingsarbeidet må planlegges slik at deltakerne får forsvarlig oppfølging. Det må være satt av tilstrekkelig tid, og ansatte som har oppfølgingsansvar må ha tilstrekkelig kompetanse.

Ledelsen må følge med på om oppfølgingsansvaret ivaretas slik lov- og forskrifter krever. Dersom svikt oppdages må tiltak justeres eller ev. nye tiltak iverksettes.

Kommunen må sørge for å utvikle og iverksette styringstiltak som bidrar til forsvarlig oppfølgingsarbeid. Rutiner for forsvarlig oppfølgingsarbeid må utarbeides og implementeres. Det må vurderes behov for skriftlige rutiner og prosedyrer. Kommunen må følge med på om tiltakene er tilstrekkelige til å sikre forsvarlig oppfølgingsarbeid, og ev. justere ved behov.

Kommunen må sørge for at uheldige hendelser i oppfølgingsarbeidet fanges opp. Det må være klart hva som er uheldige hendelser, hvordan det skal meldes og til hvem. Kunnskapen benyttes i kommunens forbedringsarbeid.

Kommunens ledelse må foreta jevnlige evalueringer av om styringstiltakene samlet sett er gode nok til å sikre forsvarlig oppfølging av deltakerne på KVP.

Avviket bygger på følgende funn:

  • Veiledere følger i liten grad opp «sine» KVP deltakere gjennom samtaler, besøk på arbeidsted, kontakt med arbeidsgiver og tiltaksleverandører.
  • Oppfølging dokumenteres ikke.
  • Vurderinger dokumenteres ikke.
  • Det foretas ingen planlagte evaluering av programforløp.
  • Kommunen har ikke oversikt over fremmøte til den enkelte deltager.

6. Regelverk

  • Lov om sosiale tjenester i NAV - sosialtjenesteloven
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker - forvaltningsloven
  • Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen – NAV loven
  • Forskrift om rammer for delegering mellom stat og kommune om oppgaveutførelsen i de felles lokale kontorene i arbeids- og velferdsforvaltningen
  • Forskrift om kvalifiseringsprogram og kvalifiseringsstønad
  • Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen
  • Forskrift om individuell plan i arbeids- og velferdsforvaltningen

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Samarbeidsavtale mellom NAV Aust-Agder og Evje og Hornnes kommune
    - Appendiks til samarbeidsavtale
  • Organisering, ansvarsforhold, oversikt over ansatte
  • Utdrag av kommunens årsberetning for 2011
  • Utdrag av kommunens årsberetning for 2012
  • Vedrørende rutiner for saksflyt KVP
  • Vedrørende rutiner/bestemmelser knyttet til kvalifiseringsprogrammet mv.
  • Delegasjonsvedtak fra fylkesdirektøren i NAV Aust-Agder
  • Delegasjonsvedtak fra rådmannen i Evje og Hornnes kommune
  • Oversikt over alle brukere med sosialhjelp i 6 mnd eller mer i 2012
  • Oversikt over mottakere registrert med sosialhjelp som hovedinntekt i 2012
  • Oversikt over alle deltakere i 2012 samt deltakere pr. 010813.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • 20 saksmapper – mottakere av økonomisk sosialhjelp
  • 3 saksmapper deltakere i KVP

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn, datert 14.8.13
  • Epost med informasjon om kontaktperson, datert 2.9.13
  • Oversendelse av dokumentasjon, dater 15.9.13

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
Navn Funksjon / stilling Åpningsmøte Intervju Sluttmøte

Anne Sofie Hornnes

Økonomisjef

 

x

x

Lena Vittali

Enhetsleder

x

x

x

Kristin Myrvold

Avdelingsleder

x

x

x

Mona Vårdal

Veileder

 

x

 

Anita Strengenes Berge

Veileder

x

x

x

Jens Bjoraa

Veileder

x

x

x

Palma Follerås

Veileder

x

 

x

Berit Usterud Hagen

Veileder

x

x

x

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Lasse Svenstrup Andersen, revisor
Bjørn Vidar Gundersen, revisjonsleder

 


Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet

2013–14 Kvalifiseringsprogrammet

Søk