Helsetilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen i Aust-Agder gjennomførte i perioden 15. – 16.- april 2013, tilsyn med barneverntjenesten i Lillesand kommune. Tilsynet var en del av et landsomfattende tilsyn med  kommunale barnverntjenester i 2013.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Kommunens arbeid med oppfølging av barn i fosterhjem, herunder:
    • Om kommunen sikrer oppfølging og kontroll av det enkelte barns situasjon i fosterhjemmet
    • Om kommunen sikrer barnet rett til medvirkning
    • Om kommunen sikrer nødvendig råd og veiledning til fosterhjemmene

Det ble funnet ett avvik ved tilsynet:

Avvik:

Lillesand kommune har ikke systemer som sikrer god nok oppfølging av barn i fosterhjem.

Dato: Arendal 06.06.13

Helene Frydenberg
revisjonsleder

Hans Ganes
revisor

 

Elin G. Senum
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved barneverntjenesten i Lillesand i perioden 15.- 16. april 2013. Revisjonen inngår som en del av et landsomfattende tilsyn med kommunale barneverntjenester i 2013, initiert av Statens Helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barneverntjenesten etter lov om barneverntjenester § 2-3, 3. ledd

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Lillesand kommune er en middels stor kommune i Aust-Agder.  Kommunen er nabokommune til Kristiansand og den har hatt en sammenhengende befolkningsøkning siden 1956.  Kommunen er sentralt plassert i en region med felles bo- og arbeidsmarked og over 120000 innbyggere.  Lillesand har også hatt øking av arbeidsplasser i kommunen, bl.a. ved etableringen av Post- og teletilsynet i kommunen.

Kommunen er med i Knutepunkt Sørlandet, et interkommunalt samarbeidsorgan som omfatter kommunene Kristiansand, Vennesla, Søgne og Songdalen i Vest-Agder, samt Lillesand, Birkenes og Iveland i Aust-Agder.  Hensikten med samarbeidet er å utvikle kommunene og sikre regionen et så godt og effektivt tjenestetilbud som mulig.

Kommunen er organisert med rådmann som øverste leder.  Organisasjonen har en stabsfunksjon under rådmannen, og tre sektorer med hver sin sektorleder.  Barneverntjenesten er plassert i sektor for helse og kultur, med en kommunalsjef som sektorleder for i alt 9 enheter.  Barneverntjenesten var tidligere en del av oppvekstenheten, men er siden høsten 2012 en egen enhet, med barnevernleder som enhetsleder. 

Barneverntjenesten har på tilsynstidspunktet 5,5 stillinger for saksbehandlere i tillegg til barnevernleder.  Kommunen har fått tildelt 0,5 ny stilling i forbindelse med departementets satsing i 2013.  Det har vært fordelt med 2,5 stillinger i undersøkelser og 3 stillinger til oppfølging av tiltak, adopsjon, tiltak og fosterhjem.  Kommunen er nå i ferd med å endre slik at det blir en gruppe som skal ha et særlig ansvar for oppfølging av fosterhjem med en person som faglig ansvarlig for dette området.  Videre vil saksbehandlerne bli delt i undersøkelsesteam og tiltaksteam.

 

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 16.01.13. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble avholdt møte med styret i fosterhjemsforeningen i Aust-Agder den 14.02.13.

Alle fosterhjemmene som Lillesand kommune har oppfølgingsansvaret for fikk tilsendt brev fra oss, datert 19.02.13.  De ble oppfordret til å gi en uttalelse til hvordan de oppleve samarbeidet med barneverntjenesten i Lillesand.  Det ble sendt brev til 19 fosterhjem, og vi mottok svar fra 5.

Åpningsmøte ble avholdt den 15.04.13.

Det ble foretatt dokumentgjennomgang den 15.04.  Tilsynsteamet gjennomgikk mappene til alle barn i fosterhjem som Lillesand kommunen har oppfølgingsansvaret for, i alt 19 barn.  Tre av disse ble tatt ut av tilsynet, fordi de gjaldt ungdom som hadde fylt 18 år.

Intervjuer

Det ble gjennomført intervju med 6 personer.den 16.04.13

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt samme dag som intervjuene.

 

4. Hva tilsynet omfattet

Temaet for tilsynet er kommunenes arbeid med oppfølging av barn i fosterhjem.

  • om kommunen sikrer oppfølging og kontroll av det enkelte barns situasjon i fosterhjemmet
  • om barns medvirkning sikres
  • om kommunen sikrer nødvendig råd og veiledning til fosterforeldre

Vårt fokus i tilsynet var om kommunen gjennom sin internkontroll sikrer at:

  • barneverntjenestens oppfølging er i tråd med kravene i loven, dvs. at barna sikres nødvendig hjelp og omsorg til rett tid
  • fosterbarnas rett til å medvirke ivaretas
  • oppfølging av fosterforeldre og biologiske foreldre
  • ved alle plasseringer utarbeides tiltaksplaner/omsorgsplaner og at planene evalueres.
  • alle aktuelle parter er med i evalueringen, herunder at barns medvirkning
  • svikt i noen av disse forholdene fanges opp, rettes opp og forebygges

5. Funn

Avvik

Lillesand kommune har ikke systemer som sikrer god nok oppfølging av barn i fosterhjem

Avviket er fra lov om barneverntjenester, og vi viser til følgende bestemmelser:

  • § 4-16 oppfølging av barn etter omsorgsovertakelse, samt oppfølging av biologiske foreldre
  • § 4-22, 3. ledd, jf. fosterhjemsforskriften, særlig §§ 6 og 7
  • §§ 4-5 og 4-16, om kommunens oppfølgingsansvar
  • § 6-3, om barns rett til å uttale seg, jf. FNs barnekonvensjon
  • § 2-1 andre ledd, om internkontroll

Avviket bygger på følgende funn:

  • Det foretas ikke alltid det lovfestete antall besøk i alle fosterhjem.  Dermed blir heller ikke barnas medvirkning i tilstrekkelig grad ivaretatt
  • Det lages ikke plan for fosterhjemsbesøkene
  • Det lages heller ikke plan for oppfølging av biologiske foreldre, men det lages samværsplaner der det er aktuelt
  • Det foretas ikke årlige evalueringer av fosterhjemsavtalene
  • Kommunene sikrer ikke tilstrekkelig opplæring av nyansatte
  • Det har ikke vært fokus på opplæring av de ansatte som skal drive fosterhjemsarbeid
  • Kommunen har ikke rutiner, sjekklister som sikrer den faglige styringen av arbeidet med barn i fosterhjem.

6. Virksomhetens styringssystem

Organiseringen av barneverntjenesten fremgår av organisasjonskartet.  Barnevernleder er også enhetsleder og rapporterer direkte til kommunalsjef for helse og kultur.

Det foreligger ingen kompetanseplan eller opplæringsplan for barneverntjenesten.  Kommunen skal ta i bruk et nytt intranett-system fra 1. mai.  Det inneholder bl.a. et internkontrollsystem for kommunen, og der det også vil utarbeides en opplæringsplan for hele virksomheten og for enhetene.

Virksomheten har skriftlige rutiner knyttet til deler av saksbehandlingen. Disse er kjent av de ansatte, men brukes i varierende grad.  Rutinene er nokså generelle og vi finner lite skriftlige rutiner som sikrer styring og kontroll av virksomheten.

Barnevernleder følger imidlertid den enkelte saksbehandler tett ved oppfølgingssamtaler hver 14. dag.  Der tas det utgangspunkt i listen med barn den enkelte saksbehandler har ansvaret for.  De ansatte opplever at de har tett og god støtte av barnevernleder.

Enheten har ukentlig møter med gjennomgang av nye meldinger og andre aktuelle saker.  I tillegg til individuell veiledning med barnevernleder hver 14. dag, har de ekstern veiledning ca hver 3. uke.  Det dreier seg som oftest om enkeltsaker.  Enheten har 6 fagdager i året.

Enhetslederne har møte med kommunalsjef hver 14. dag.  Der orienteres om saker der det er særlig press, store saker, media, kvartalsrapportering til Fylkesmannen, økonomi mm.  I større saker, særlig der det har vært stort fokus fra media, orienters det også videre til politisk ledelse og rådmann.

Kommunen har et avviksrapporteringssystem som er omhandlet i kap 4 i barneverntjenestens rutinehåndbok.  Dette blir imidlertid ikke brukt, og det blir heller ikke etterspurt fra ledelsen-

Kommunen har ikke gjennomført brukerundersøkelser de siste årene.

 

7. Regelverk

  • Lov av 17. juli 1992 nr. 100 om barneverntjenester
  • Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker
  • FNs barnekonvensjon om barns rettigheter av 20. november 1989
  • Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester av 14. desember 2005 nr. 1584

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • organisasjonskart
  • Rutinebeskrivelser – utdrag av rutinehåndboka
  • Sjekklister for gjennomføring av undersøkelser, hjelpetiltak, tiltaksplaner
  • Tilbakemeldinger fra fosterforeldre

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Mapper for 16 barn i fosterhjem

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Anne Marit Suvatne Øvrebø

Saksbehandler

X

X

X

Anne Kristine Høigilt

Saksbehandler

X

X

X

Åsne Svendsen

Saksbehandler

X

X

X

Elise Drangsholt

Saksbehandler

X

X

X

Geir Jensen

Kommunalsjef

X

X

X

Margrethe Østerhus

Barnevernleder

X

X

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Elin Gjerrestad Senum revisor
Hans Ganes revisor
Helene Frydenberg revisjonsleder