Helsetilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen i Aust-Agder gjennomførte i perioden 21. – 24. mai 2013, tilsyn med barneverntjenesten i Tvedestrand kommune. Tilsynet var en del av et landsomfattende tilsyn med kommunale barnverntjenester i 2013.

Denne rapporten beskriver merknad som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Kommunens arbeid med oppfølging av barn i fosterhjem, herunder:
    - Om kommunen sikrer oppfølging og kontroll av det enkelte barns situasjon i fosterhjemmet
    - Om kommunen sikrer barnets rett til medvirkning
    - Om kommunen sikrer nødvendig råd og veiledning til fosterhjemmene

Det ble ikke gitt avvik under tilsynet.

Det ble gitt en merknad:

Kommunen har et avvikssystem, QM+. Barneverntjenesten melder ikke avvik i dette systemet. Ledelsen sikrer ikke at barneverntjenester melder avvik som en del av sitt internkontrollsystem.

Helene Frydenberg
revisjonsleder

Gro Lislegaard-Bekken
observatør

 

 

Elin G. Senum
revisor

Hanna Nilsen
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved barneverntjenesten i Tvedestrand i perioden 15.mars – 24. mai 2013. Revisjonen inngår som en del av et landsomfattende tilsyn med kommunale barneverntjenester i 2013, initiert av Statens Helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barneverntjenesten etter lov om barneverntjenester § 2-3, 3. ledd

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler merknad som er gitt under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

 

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

 

Tvedestrand kommune er en middels stor kommune i Aust-Agder. Kommunen ligger mellom Risør i nord og Arendal i sør og den har hatt en viss befolkningsøkning siden 1970.

Kommunen er med i Østre Agder samarbeidet, et interkommunalt samarbeidsorgan som omfatter de 8 kommunene øst i Aust-Agder. Hensikten med samarbeidet er å utvikle kommunene og sikre regionen et så godt og effektivt tjenestetilbud som mulig.

Kommunens administrasjon er rådmann, kommunalsjef og fra 01.08.13 vil det være 9 enhetsledere (redusert fra 13). Rådmannen har vært ansatt i kommunen siden høsten 2012. Han har vært rådmann siden 1. november.

Barneverntjenesten er en del av Familiehuset – Ressurssenter for barn og unge, og omfatter foruten barneverntjenesten, interkommunalt barnevernssamarbeid (BiØ), PP-tjeneste, helsestasjon, fysioterapi og helse- og omsorgstjenester for barn og unge.

Familiehuset ligger på brygga i Tvedestrand og er plassert en liten kilometer unna den øvrige kommuneadministrasjonen

Barneverntjenesten har på tilsynstidspunktet 4,6 stillinger for saksbehandlere inkludert teamleder. I tillegg kommer 0,4 % stilling knyttet til det interkommunale samarbeidet BiØ. Barnevernssamarbeidet omfatter de 5 østligste kommunen og har ansatt egen leder i 100 % stilling, med Tvedestrand som vertskommune. Barnevernssamarbeidet gjennomfører undersøkelser på vegne av deltakerkommunene. De fem kommunene gjennomfører nå et prosjekt med sikte på en interkommunal barneverntjeneste som omfatter hele barneverntjenestens virksomhet. Planen er at dette skal iverksettes fra 01.01.14.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Før oppstart av det landsomfattende tilsynet i 2013, ble det avholdt et møte mellom representanter fra Fylkesmannen og styret i fosterhjemsforeningen i Aust-Agder den 14.02.13.

Revisjonsvarsel ble utsendt 15.03.13. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Alle fosterhjemmene som Tvedestrand kommune har oppfølgingsansvaret for fikk tilsendt brev fra oss, datert 10.04.13. De ble oppfordret til å svare på en del spørsmål, samt gi en uttalelse til hvordan de opplever samarbeidet med barneverntjenesten i Tvedestrand. Det ble sendt brev til 18 fosterhjem, og vi mottok svar fra 8, ett av dem etter at tilsynet var gjennomført.

Åpningsmøte ble avholdt den 21.05.13.

Det ble foretatt dokumentgjennomgang den 21.05. Tilsynsteamet gjennomgikk mappene til alle barn under 18 år i fosterhjem som Tvedestrand kommune har oppfølgingsansvaret for, det gjaldt 12 av de 18 fosterbarna. Ett av dem er i statlig fosterhjem og fem er over 18 år.

Intervjuer

Det ble gjennomført intervju med 6 personerden 22.05.13. Oversikt over deltakerne følger vedlagt.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt den 24.05.13.

4. Hva tilsynet omfattet

Temaet for tilsynet er kommunenes arbeid med oppfølging av barn i fosterhjem.

  • om kommunen sikrer oppfølging og kontroll av det enkelte barns situasjon i fosterhjemmet
  • om barns medvirkning sikres
  • om kommunen sikrer nødvendig råd og veiledning til fosterforeldre

Vårt fokus i tilsynet var om kommunen gjennom sin internkontroll sikrer at:

  • barneverntjenestens oppfølging er i tråd med kravene i loven,
  • dvs. at barna sikres nødvendig hjelp og omsorg til rett tid
  • fosterbarnas rett til å medvirke ivaretas
  • oppfølging av fosterforeldre og biologiske foreldre
  • ved alle plasseringer utarbeides tiltaksplaner/omsorgsplaner og at planene evalueres.
  • alle aktuelle parter er med i evalueringen, herunder at barnets medvirkning ivaretas
  • svikt i noen av disse forholdene fanges opp, rettes opp og forebygges

5. Funn

Merknad

Det ble gitt en merknad ved tilsynet:

Kommunen har et avvikssystem, QM+. Barneverntjenesten melder ikke avvik i dette systemet. Ledelsen sikrer ikke at barneverntjenester melder avvik som en del av sitt internkontrollsystem.

Vi har forstått at arbeidet med å implementere et avvikssystem er prioritert i ledelsens arbeid med styring av sin virksomhet. Fylkesmannen regner med at vi vil finne dette ved neste tilsyn.

6. Vurdering av enhetens styringssystem

Organiseringen av barneverntjenesten fremgår av organisasjonskartet. Barnevernleder er også enhetsleder og rapporterer direkte til rådmannen. Dette skjer gjennom ukentlige møter mellom rådmann og enhetslederne. I tillegg er det innført såkalte mandagsmøter, der den enkelte enhetsleder får mulighet til å rapportere om situasjonen på sitt felt. I dette møtet kan også andre medarbeidere i enheten delta.

Enhetsleder har også vært innkalt flere ganger for å orientere videre oppover i systemet, til tjenesteutvalg og politisk ledelse.

Enhetsleder har oppfølgingsmøte med teamleder hver 4. uke, der det fokuseres både på enkeltsaker og på den økonomiske situasjonen i barneverntjenesten. Det er i tillegg mye uformell kontakt mellom enhetsleder og teamleder og også med resten av tjenesten. Det er et lite miljø med kort vei mellom kontorene.

Det er ukentlige barnevernmøter, der nye meldinger gjennomgås, samt andre aktuelle saker tas opp. Møtene har en skriftlig agenda som sikrer at teamleder følger opp den enkelte saksbehandler og den enkelte sak.

Det foreligger en kompetanseplan som omfatter Familiehuset-RBU, med konkrete kompetansehevende tiltak for barneverntjenesten.

Virksomheten har et internkontrollsystem med skriftlige rutiner knyttet til kravene i internkontrollforskriften § 4 a – h. Rutinene er godt implementert i virksomheten. Det er skriftlige rutiner knyttet til arbeidet med oppfølging av fosterhjemmene, som sikrer at dette gjennomføres i tråd med kravene i lov og forskrift.

Kommunen har ikke gjennomført brukerundersøkelser de siste årene, men det arbeides nå med en felles brukerundersøkelse for Familiehuset som skal gjennomføres til høsten.

7. Regelverk

  • Lov av 17. juli 1992 nr. 100 om barneverntjenester
  • Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker
  • FNs barnekonvensjon om barns rettigheter av 20. november 1989
  • Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester av 14. desember 2005 nr. 1584

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart
  • Oversikt over ansatte i barneverntjenesten, utdanning og tidspunkt for ansettelse
  • Rutinebeskrivelser – utdrag av rutinehåndboka - internkontroll
  • Liste over fosterhjem Tvedestrand har oppfølgingsansvaret for
  • Tilbakemeldinger fra fosterforeldre

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Mapper for 12 barn i fosterhjem

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Kjersti H Danielsen

Barnevernkonsulent

X

X

X

Henriette Nordås

Barnevernkonsulent

X

 

X

Siv Langerød-Erichsen

Barnevernkonsulent

X

X

X

Eva Vågsmyr Kristensen

Barnevernkonsulent

X

X

X

Kari Witnes

Teamleder

X

X

X

Kristin Johannessen

Enhetsleder

X

X

X

Pål Frydenberg

Rådmann

X

X

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Elin Gjerrestad Senum revisor
Hanna Nilsen revisor
Gro Lislegaard-Bekken observatør
Helene Frydenberg revisjonsleder