Helsetilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen skal i 2013 gjennomføre landsomfattende tilsyn med sosiale tjenester i NAV. Formålet med tilsynet er å undersøke om kommunen gjennom sin styringsaktivitet sikrer forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram. Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Systemrevisjonen omfattet følgende:

  • KVP er kommunisert ut til aktuelle brukere og samarbeidspartnere
  • Kommunen sikrer at aktuelle kandidater identifiseres og gis relevant informasjon om KVP
  • Kommunen sikrer forsvarlig karlegging, vurdering og beslutning av søknader om KVP
  • KVP iverksettes innenfor tidsfrist
  • Programmets innhold og omfang tilpasses den enkelte
  • Programmet inneholder arbeidsrettede tiltak, arbeidssøking og andre understøttende tiltak
  • Program er helårlig og på full tid
  • Evalueringstidspunkt fremgår av programmet
  • Forsvarlig oppfølging av den enkelte KVP deltaker
  • Programmet evalueres underveis
  • Programmets innhold og omfang justeres ved behov

Det ble gitt to avvik ved tilsynet:

  • Tvedestrand kommune foretar ikke forsvarlig kartlegging før vedtak om KVP fattes.
  • Tvedestrand kommune foretar ikke systematiske evalueringer av programforløp.

Bjørn Vidar Gundersen
revisjonsleder

Lasse Svenstrup Andersen
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved NAV Tvedestrand i perioden 13.2.2013 – 27.5.13. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Tvedestrand kommune hadde 6019 innbyggere pr. 1.1.2012. Andelen langtidsmottakere av økonomisk sosialhjelp var i 2011 og 2012 på om lag 3,1 % for aldersgruppen 20 – 66 år (1), og 2,6 % av arbeidsstyrken var helt arbeidsledig (2).

(1) Kilde: Kostra

(2) Kilde: Tvedestrand kommunes årsmelding 2012

Tvedestrand kommune er organisert etter en to-nivå modell hvor NAV er en egen tjenesteenhet. NAV Tvedestrand er organisert i to team, veiledningssenter og oppfølgingsteam. Ansvaret for tildeling av kvalifiseringsprogram (KVP) og oppfølging av KVP deltakere er lagt til oppfølgingsteamet.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 13.2.12. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 20.3.2013

Åpningsmøte ble avholdt 16.4.2013

Intervjuer

7 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved publikumsmottaket i NAV Tvedestrand den 17.4.2013

Sluttmøte ble avholdt 17.4.2013

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet var om kommunen sikrer at tildeling og gjennomføring av KVP gjøres i henhold til lov og forskrifter, herunder:

  • KVP er kommunisert ut til aktuelle brukere og samarbeidspartnere
  • Kommunen sikrer at aktuelle kandidater identifiseres og gis relevant informasjon om KVP
  • Kommunen sikrer forsvarlig karlegging, vurdering og beslutning av søknader om KVP
  • KVP iverksettes innenfor tidsfrist
  • Programmets innhold og omfang tilpasses den enkelte
  • Programmet inneholder arbeidsrettede tiltak, arbeidssøking og andre understøttende tiltak
  • Program er helårlig og på full tid
  • Evalueringstidspunkt fremgår av programmet
  • Forsvarlig oppfølging av den enkelte KVP deltaker
  • Programmet evalueres underveis
  • Programmets innhold og omfang justeres ved behov

5. Funn

Avvik 1:

Tvedestrand kommune foretar ikke forsvarlig kartlegging før vedtak om KVP fattes.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om sosiale tjenester i arbeids og velferdsforvaltningen §§ 4, 5, 29, 42 og 43.
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker §§ 17 og 18.
  • Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen, §§ 4 og 5.

Kommentar: Et sentralt element for å gjøre forsvarlige kartlegginger er at en sak er tilstrekkelig opplyst. Hovedformålet er å skaffe tilstrekkelige og relevante opplysninger slik at vurderingene bygger på rett grunnlag. Enkelte av opplysningene som fremkommer under denne delen av saksbehandlingsprosessen vil også være viktige for å utforme program for den enkelte deltaker.

For å kunne ta stilling til om betingelsene for deltagelse i KVP er oppfylt må følgende undersøkes:

  • Yrkesaktiv alder
  • Om søker har vesentlig nedsatt arbeids- og inntektsevne
  • Om søker har ingen eller svært begrensede ytelser til livsopphold etter folketrygdloven eller arbeidsmarkedsloven
  • Om søker har gjennomgått en arbeidsevnevurdering
  • Om tett og koordinert bistand gjennom deltakelse vurderes som hensiktsmessig og nødvendig for å styrke vedkommendes mulighet for deltakelse i arbeidslivet
  • Om Arbeids- og velferdsforvaltningen kan tilby et tilpasset program

Avviket bygger på følgende:

  • Arbeidsevne vurdering er ikke gjennomført før vedtak er fattet i 9 av 10 undersøkte saker.
  • Konklusjoner og vurderinger journalføres ikke
  • Egenvurderingsheftet benyttes ikke
  • I en sak er KVP åpenbart innvilget i strid med lovverk
  • Det er utarbeidet rutiner – disse følges ikke
  • Kommunen har ikke et system som fanger opp og korrigerer praksis når rutiner ikke følges

Avvik 2:

Tvedestrand kommune foretar ikke systematiske evalueringer av programforløp.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om sosiale tjenester i arbeids og velferdsforvaltningen §§ 4, 5 og 39.
  • Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen, §§ 4 og 5.
  • Forskrift om kvalifiseringsprogram § 1.

Kommentar: Kommunen skal ved styringsaktiviteter med tilstrekkelig innhold og omfang sikre forsvarlig oppfølging ved gjennomføring av KVP.

Når vedtak om deltakelse i kvalifiseringsprogram er fattet skal NAV veileder sammen med deltaker definere mål og utarbeide et individuelt tilpasset program. Resultatet av arbeidsevnevurderingen danner grunnlaget for utforming av aktuelle tiltak. En viktig side av oppfølgingsarbeidet er evaluering og justering av programmet, det skal fremgå av programmet på hvilket tidspunkt det skal foretas evalueringer. Dette må gjøres i samarbeid med deltaker. Viktige forhold som må evalueres er fremdrift, deltakernes utvikling, behov for endring av tiltak, metode og omfang av oppfølging.

Avviket bygger på følgende:

  • Aktivitetsplan slik den er utformet er lite egnet som arbeidsredskap i samarbeidet med deltaker
  • Kommunen har ikke oversikt over deltagernes fremmøte i programmet
  • Det fastsettes ikke datoer for evalueringer ved utforming av program
  • Det foretas ingen planlagte evaluering av programforløp
  • Kommunen har ikke et system som fanger opp og korrigerer praksis når denne er i strid med gjeldende bestemmelser på området.

6. Vurdering av enhetens styringssystem

Kommunen har innført balansert målstyring. NAV leder deltar på ukentlige enhetsledermøter med rådmann. Virksomhetens måloppnåelse gjennomgås hver 2. måned i dialogmøte med kommunalsjef. Partnerskapsmøte avholdes 2 ganger pr. år mellom fylkesdirektør i NAV Aust-Agder, rådmann, kommunalsjef og leder NAV Tvedestrand. Det rapporteres at kontakten i kommunal styringslinje er god og at øvrige kommunale virksomheter er aktive i å tilrettelegge arenaer for arbeid og aktivitet for deltakere i ulike arbeidsrettede rehabiliteringsforløp.

Det er utarbeidet rutiner innen tilsynsområdet, disse beskriver i hovedsak tekniske prosedyrer for å sikre riktige registreringer i de ulike saksbehandlingsverktøy. Det kontrolleres ikke at disse blir fulgt. NAV Tvedestrand har utarbeidet et dokument som beskriver internkontrollen ved virksomheten. Hverken dette dokumentet eller andre prosedyre- og rutinebeskrivelser gir informasjon om hva som er avvik/uheldige hendelser, hvordan dette skal meldes og hvordan dette skal håndteres videre. Det har ikke vært meldt avvik i 2012 ved virksomheten.

7. Regelverk

  • Lov om sosiale tjenester i NAV - sosialtjenesteloven
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker - forvaltningsloven
  • Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen – NAV loven
  • Forskrift om rammer for delegering mellom stat og kommune om oppgaveutførelsen i de felles lokale kontorene i arbeids- og velferdsforvaltningen
  • Forskrift om kvalifiseringsprogram og kvalifiseringsstønad
  • Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen
  • Forskrift om individuell plan i arbeids- og velferdsforvaltningen

Tilsynet har ellers merket seg

For deltagere i kvalifiseringsprogrammet har NAV kontoret gode og varierte tiltak som gir mulighet for individuelt tilpassede program. Kommunen har et særlig fokus på å tilby unge som trenger det, arbeidsrettede aktiviteter. Kommune har ulike tiltak som kan tilby arbeidsrettede aktiviteter til personer med ulikt mestringsnivå. Det er inngått et forpliktende samarbeid mellom kommunens enheter, hvor kommunen som arbeidsgiver tilbyr arbeidspraksisplasser i ulike virksomheter. Det er videre god tilgang på statlige tiltak tilpasset målgruppen.

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Kopi av samarbeidsavtale mellom Tvedestrand kommune og NAV Aust-Agder
  • Organisasjonskart NAV Tvedestrand
  • Beskrivelse av NAV Tvedestrands organisering i kommunal styringslinje
  • Oversikt over ansatte i NAV Tvedestrand
  • Kommunens årsmelding fra 2010 og 2011
  • NAV Tvedestrands utkast til årsmelding 2012
  • Målekort NAV Tvedestrand oktober 2012
  • Statusrapport NAV Tvedestrand oktober 2012
  • Kopi av søknadsformularer som benyttes
  • Rutine for Kvalifiseringsprogrammet
  • Registreringsrutiner i Arena
  • Delegasjonsfullmakt
  • Rutine for behandling av søknader om økonomisk sosialhjelp
  • Internkontroll rutiner NAV Tvedestrand
  • Oversikt over langtidsmottakere av økonomisk sosialhjelp 2012
  • Oversikt over brukere med økonomisk sosialhjelp som hovedinntektskilde 2012
  • Oversikt over deltakere i KVP pr. 1.12.2013
  • Oversikt over deltakere i KVP 2012

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • 10 elektroniske journaler, (velferd, gosys og Arena) langtidsmottagere økonomisk sosialhjelp
  • 10 elektroniske journaler (velferd, gosys og Arena), KVP deltagere
  • Kommunens hjemmesider

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn, datert 13.2.13
  • Svar på varsel, oppnevning av kontaktperson, datert 8.3.2013
  • Oversendelse av dokumentasjon, datert 8.3.13
  • Oversendelse av dokumentasjon, datert 18.3.13
  • Oversendelse av dokumentasjon, datert 3.4.13

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
Navn Funksjon / stilling Åpningsmøte Intervju Sluttmøte

Øyvind Johannesen

Kommunalsjef

x

x

x

Åse Selaasdal

NAV leder

x

x

x

Fredrik Sørvig

Teamleder

x

x

x

Gro Nilsen

Veileder

x

x

x

Louise Borkjendal

Veileder

x

x

x

Anne Bente Kleppen

Veileder

x

x

x

Elisabeth Engene

Veileder

x

x

x

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Lasse Svenstrup Andersen, revisor
Bjørn Vidar Gundersen, revisjonsleder

 


Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet

2013–14 Kvalifiseringsprogrammet

Søk