Helsetilsynet

Samandrag

Fylkesmannen har undersøkt om Hemsedal kommune v/Nav Hemsedal sikrar forsvarleg sakshandsaming av søknader om økonomisk stønad frå personar som har forsørgjaransvar for born.

Føremålet med tilsynet er å undersøkje om kommunen gjennom sine styringsaktivitetar og internkontroll sikrar at søkjarane sin rett til økonomisk stønad vert ivareteken. Tilsynet tek utgangspunkt i reglane om økonomisk stønad i lov om sosiale tenester i Nav §§18 og 19, i sakshandsamingskrav fastsett i eller i medhald av lov eller forskrift, forvaltningslova, og i krav til internkontroll.

Tilsynet avdekka eitt avvik:

Hemsedal kommune sikrar ikkje at det blir gjort individuell kartlegging i saker som gjeld økonomisk stønad til personar med forsørgjaransvar for barn.

Det vart ikkje gitt merknader.

Dato: 8. juni 2012

Gisle Skaaden
revisjonsleiar

Magnhild Budal Pettersen
revisor

 

 

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon av Hemsedal kommune i perioden mars til 9. mai 2012. Revisjonen går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i dette året. Fylkesmannen har fullmakt til å føre tilsyn med sosialtenesta etter lov om sosiale tenester § 9.

Føremålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøkje:

  • kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor dei tema tilsynet omfattar
  • om tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
  • om tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar. Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gir difor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

  • Avvik er manglande oppfylling av krav som er gitt i lov eller forskrift.
  • Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finn grunn til å påpeike betringspotensial.

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

Hemsedal kommune hadde om lag 2200 innbyggarar ved inngangen til 2012. KOSTRA-tala syner at kommunen dei siste 5 åra har hatt mellom 10 og 21 personar pr. år som har motteke økonomisk stønad i 6 månader eller meir. Under tilsynet ba Fylkesmannen om å få sjå mappene til alle mottakarar (frå 2011 og fram til tilsynsbesøket) med daglig omsorg for eller samvær med barn, i alt 11 personar.

Nav Hemsedal har 3,2 årsverk fordelt på 5 personar. Kontoret har 3 tilsette med arbeidsoppgåver etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen. Alle har vedtaksmynde. Alle saker blir drøfta på interne møter, som skjer kvar veke.

Nav Hemsedal har lokale i kommunehuset, med kort fysisk avstand til både det kommunale tenestetorget og leiinga i kommunen. Frå mars 2012 vart det gjort endringar i opningstida for kontoret, slik at mottaket er bemanna tre dagar i veka mellom kl 09:00 og kl 13:00. Men det er tilsette tilstades på kontoret innanfor normal arbeidstid heile veka, og det er mogleg å få kontakt med desse sjølv om mottaket ikkje er bemanna. Det blir no vurdert å la Nav Hemsedal inngå i interkommunalt samarbeid med Gol som vertskommune. Då vil kontoret i Hemsedal vere bemanna nokre dagar i veka, medan det andre dagar i veka ikkje vil vere tilsette til stades i det heile.

Nav-leiar har vore del av rådmannen si leiargruppe, men på tidspunktet for tilsynsbesøket var det ikkje heilt avklara i kvar grad Nav-leiar skal rapportere høvesvis til rådmann og helse- og omsorgssjef.

Det er utarbeida eit felles, elektronisk kvalitets- og avvikshandteringssystem for kommunane i Hallingdal. Systemet er ferdig utvikla, men førebels ikkje teke i bruk.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

  • Revisjonsvarsel vart sendt kommunen 2. mars 2012.
  • Formøte vart ikkje halde.
  • Opningsmøte vart halde 9.mai 2012.
  • Intervju: Fire personar vart intervjua.
  • Sluttmøte vart halde 9. mai 2012.

4. Kva tilsynet omfatta

Fylkesmannen har undersøkt om kommunen sikrar at søknader om økonomisk stønad frå personar med forsørgjaransvar for barn vert handsama i samsvar med lov- og forskriftskrav, og har lagt særleg vekt på om kommunen sikrar at det blir gjort individuell kartlegging og individuelle vurderingar.

Føremålet med tilsynet er i første rekke å styrke tenestene og rettstryggleiken for brukarane. Ved ein systemrevisjon undersøker vi om det fins rutiner på dei områda tilsynet omfattar. Vi undersøker også om desse er tilgjengelige og kjent for dei tilsette. Deretter vurderer vi om rutinene er i samsvar med regelverket på området, og om kommunen sin praksis på er i samsvar med dei utarbeida rutinene. Vi vurderer også om rutiner og praksis er tilstrekkeleg dokumentert.

Lovfesta plikt til å etablere styringssystem på området økonomisk stønad vart innført 1. januar 2010, jf § 5 i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen. Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen vart gitt 19. november 2010.

Fylkesmannen har under tilsynet i Hemsedal kommune undersøkt om kommunen sikrar at det blir gjort forsvarleg kartlegging og vurdering av søknader om økonomisk stønad frå personar med forsørgjaransvar for barn. Dette betyr mellom anna at hjelpebehovet skal kartleggast tilstrekkeleg, at stønadsbehovet skal vurderast individuelt og at utmålinga av stønaden skal samsvare med søkaren sitt hjelpebehov.

5. Funn

Under tilsynet vart det avdekka eitt avvik:

Hemsedal kommune sikrar ikkje at det blir gjort individuell kartlegging i saker som gjeld økonomisk stønad til personar med forsørgjaransvar for barn.

Avvik frå følgjande lov- og forskriftskrav:

  • Lov om sosiale tjenester i Nav §§ 18, 19 jf. §§ 1 og 4, jf. forvaltningslova § 17
  • Internkontrollforskrifta § 4

Avviket byggjer på følgande observasjonar:

  • Fylkesmannen har gått gjennom vedtaka om økonomisk stønad frå 2011-2012 som gjeld personar med forsørgjaransvar for born. I vedtaka er bornas behov i hovudsak ikkje nemnt på annan måte enn ved å opplyse om at det er born i familien (med mindre søknaden spesifikt gjeld særlege utgifter til born).
  • Hemsedal kommune har ikkje etablert ei fungerande rutine for systematisk kartlegging av behova til born i familiar som mottek økonomisk stønad.
  • Den lista Nav Hemsedal nyttar ved innhenting av dokumentasjon i saker om økonomisk stønad, inneheld ingen punkt om dokumentasjon av borna sine behov.
  • Kartlegging av borns livssituasjon og behov blir ikkje dokumentert i journalnotat, i vedtak eller på annan måte.
  • Rutinehandboka gir uttrykk for at det gjeld eit tak på tre born ved kartlegging/ vurdering av utgifter til livsopphold, slik at utgifter til det fjerde (osv.) barnet sitt livsopphald ikkje blir rekna med. Det blir ikkje kartlagt om den innvilga stønaden faktisk er tilstrekkeleg.
  • Utgifter til samvær blir dekka etter ein fast sats, utan individuell kartlegging av behovet under samværet (ut frå barnets alder og andre, konkrete forhold).
  • Det fins ikkje noko fungerande system for skriftleg avviksrapportering, eller andre ordningar som sikrar at informasjon om risiko for svikt i tenesta blir gjort kjent for kommuneleiinga og brukt i risiko- og sårbarheitsvurderingar og forbetrings- og utviklingsarbeid.
  • Det er pr. i dag ikkje heilt klart i kva grad Nav-leiar skal rapportere til rådmann eller helse- og omsorgssjef.

6. Vurdering av styringssystemet i verksemda

Kravet til styringssystem for dei kommunale tenestene i Nav går fram av § 5 i lov om sosiale tenester i Nav. Det er gitt nærare føresegner i internkontrollforskrifta, sjå særleg § 4. Plikta til fagleg styring på området økonomisk stønad inneber mellom anna at kommunen skal planlegge kva aktivitetar som er nødvendige for å oppfylle krav i lov og forskrift, at kommunen kan og skal evaluere om praksis er god nok, og om nødvendig sette inn korrigerande tiltak.

Hemsedal kommune har ikkje gitt styringssignal om kva som skal vere i fokus ved kartlegging av barns behov når foreldra søker økonomisk stønad. Og eksisterande rutiner ved kontoret inneheld ikkje kartleggingsskjema eller andre verktøy som gir klare føringar på kva kartlegging av barns situasjon normalt skal innehalde.

Ein av observasjonane under tilsynet var at kartlegging av barns behov ikkje blir dokumentert gjennom føring av journal eller ved å ta opplysningane systematisk inn i enkeltvedtak som blir gjort. Då mister kommunen tilgang til sentrale opplysningar som er nødvendige for sjølv å evaluere om praksis er i tråd med lov- og forskriftskrav og eventuelt sjølv finne forbetringspunkt i drifta av verksemda. Kommunen var på førehand, på grunnlag av Nav-leiar sin stikkprøvekontroll, klar over at det er rom for forbetring når det gjeld dokumentasjon av kartlegging og grunngiving av vedtak.

Tidlegare har Nav-leiar vore del av rådmannen si leiargruppe. På tidspunktet for tilsynsbesøket var det ikkje heilt avklara i kva grad Nav-leiar i framtida skal rapportere til rådmann eller helse- og omsorgssjef. Situasjonen under tilsynsbesøket var at noko blir rapportert og teke opp med helse- og omsorgssjefen, medan andre forhold blir rapportert og teke opp med rådmannen, utan at det synes at grensa mellom dei er klart gitt frå rådmannen si side. Fylkesmannen peikar på at uklårleik i spørsmålet om kven som har ansvaret for å følgje med på og etterspørre informasjon om den faglege kvaliteten på arbeidet ved Nav Hemsedal, medfører risiko for at dette ikkje blir gjort i tilstrekkeleg grad.

På den andre sida er Nav Hemsedal eit relativt lite kontor, med tett, fagleg dialog mellom dei tilsette som arbeider med lov om sosiale tenester i Nav. Det er faglege kontormøte kvar veke. Fylkesmannen opplever det også som at Nav-leiar har god tilgang på både helse- og omsorgssjef og rådmann ved behov. Samstundes er brukargruppa relativt liten og oversiktleg. Dette er forhold som gjer at det ikkje nødvendigvis trengs store omleggingar for å rette dei forholda som tilsynet har påpeika.

Kommunane i Hallingdal har fått utvikla eit felles, elektronisk kvalitets- og avviks­handterings­system. Då Fylkesmannen og Helsetilsynet i Buskerud i 2011 hadde tilsyn med helsetenester, barnevern- og sosiale tenester i Hemsedal kommune, vart det opplyst at systemet skulle vere klart i løpet av 2011. Under tilsynsbesøket den 9. mai 2012 vart det opplyst at systemet er ferdig utvikla, men ikkje teke i bruk.

7. Regelverk

  • Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen av 18.desember 2009.
  • Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen av 19.desember 2010
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 10. februar 1967.

8. Dokumentunderlag

Følgande dokumentasjon vart gjennomgått i forkant av tilsynsbesøket:

  • Organisasjonskart for Hemsedal kommune og oversyn over organiseringa av Nav Hemsedal, med mellom anna oversyn over kven som har ansvar for å kartlegge og gjere vedtak etter lov om sosiale tjenester i Nav.
  • Samarbeidsavtale mellom Hemsedal kommune og Nav Buskerud om etablering og drift av felles lokalkontor.
  • Skildring av korleis Nav Hemsedal sikrar tilstrekkeleg kompetanse og fagleg forsvarlege tenester
  • Skildring av rutiner og system som ivaretar Hemsedal kommune sin internkontroll med Nav Hemsedal
  • Prosedyrer for evaluering av tenestetilbodet
  • Rutinehandbok
  • Søknadsskjema for økonomisk stønad
  • Årsmelding for 2010
  • Årsmelding for 2011 (ikkje ferdig handsama)
  • Liste over personar med forsørgjaransvar som mottok økonomisk stønad pr. 1. april 2012
  • Vedtak i saker om økonomisk stønad til personar med forsørgjaransvar for barn frå 1.februar 2012
  • Brukarundersøking ved Nav Hemsedal

Under tilsynsbesøket gjekk Fylkesmannens sine representantar gjennom alle brukarmapper frå 2011/2012 som gjaldt brukarar med forsørgjaransvar for barn (både dagleg omsorg og samvær), i alt 11 saksmapper.

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen:

  • 2. mars 2012 – Varsel om tilsyn
  • 12.april 2012 – Dokumentgrunnlag frå Hemsedal kommune motteke
  • 25. april 2012 – Dagsorden utsendt
  • E-postkontakt om praktisk gjennomføring

9. Deltakere ved tilsynet

Tabellen under gjev eit oversyn over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som vart intervjua.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Janne M. Brøndbo

Nav-leiar

X

X

X

Janet Albrigtsen

Veileder

X

X

X

Hege Mindegård

Veileder

 

X

 

Sveinung Halbjørhus

Rådmann

X

X

X

Frå tilsynsorganet deltok:

Gisle Skaaden (revisjonsleiar)

Magnhild Budal Pettersen (revisor)