Helsetilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen har undersøkt om Modum kommune ved Nav Modum sikrer en forsvarlig kartlegging og vurdering av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn, etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen.

Denne rapporten beskriver det avviket som Fylkesmannen har gitt på de reviderte områdene. Fylkesmannen ga ett avvik:

Modum kommune ved Nav Modum sikrer ikke individuell kartlegging og vurdering i saker som gjelder økonomisk stønad til personer med forsørgeransvar for barn.

Dato: 13. april2012

Anne Cathrine Dahl
revisjonsleder

Magnhild B. Pettersen
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Modum kommune den 11. april 2012.

Fylkesmannen er etter lov om sosiale tjenester i Nav § 9 gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten i arbeids- og velferdsforvaltningen. Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse av:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • om tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • om tiltakene er tilstrekkelige for å silae at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler kun avvik og merknader som er avdekket under revisjonen. Derfor gir den ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områdene som tilsynet har omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Modum kommune har om lag 13 000 innbyggere. Gruppen 20 til 39 år er innbyggere Modum kommune har flest av, dernest kommer gruppen 40 til 54 år. Andel barn og unge (O til 17 år), ligger litt lavere enn gjennomsnittet i fylket og på landsbasis. Nav Modum har mange unge sosialhjelpsmottakere. Boligprisene i kommunen er lavere enn i nabokommuner, noe som fører til innflytting til kommunen av bla barnefamilier. Kommunen har mange og gode tilbud til barn og unge.

Helse- og sosialsjef er nærmeste overordnede leder over Nav-leder. Nav-leder rapporterer til helse og sosialsjef, som igjen rapporterer til rådmannen. Nav-leder deltar i jevnlige statusmøter med kommunalsjefen (2 ganger pr måned). Rådmannen deltar i partnerskapsmøter mellom kommune og stat.

Kontoret er organisert i ett mottaksteam og ett oppfølgingsteam. De to teamene har hver sin tearnleder. Disse teamlederne har personalansvar, driftsansvar og fagansvar. Nav leder er likevel den som blir oppfattet å ha det daglige faglige ansvaret for saker som gjelder lov om sosiale tjenester i Nav. Hun er tett på veilederne og er med på alle kuratormøter (en gang pr uke), hvor saker drøftes. Veiledere som håndterer saker og fatter vedtak etter lov om sosiale tjenester i Nav tilhører mottaksteamet. Nav-leder godkjenner alle vedtak.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble sendt kommunen 1.februar 2012. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt den ll.april2012. Seks personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt ll. april2012.

4. Hva tilsynet omfattet

Formålet med tilsynet er i første rekke å styrke tjenestene og rettssikkerheten for brukerne. Under tilsynet tmdersøker vi om det finnes rutiner på de områdene tilsynet omfatter. Vi undersøker også om disse er tilgjengelige og kjent for de ansatte. Tilsynsmyndigheten skal deretter vurdere om de rutinene som eventuelt er utarbeidet, er i overensstemmelse med regelverket på området. Videre skal vi undersøke hva som praktiseres på det aktuelle området, om dette er i overensstemmelse med de rutinene som er utarbeidet, og til slutt om rutiner og praksis er godt nok dokumentert i det materialet som fremlegges.

Lovfestet plikt til å etablere et styringssystem på området økonomisk stønad ble innført l. januar 2010, jf § 5 i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen. Forskrift

om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen ble gitt 19. november 2010.

Fylkesmarmen har under tilsynet i Modum kommune ved Nav Modum undersøkt om kommunen sikrer en forsvarlig kartlegging og vurdering av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn. At det skal være en "forsvarlig behandling" betyr at det skal være en tilstrekkelig kartlegging av hjelpebehovet. Det betyr at stønadsbehovet skal vurderes individuelt. Dessuten betyr det at utmålingen av stønad skal samsvare med søkerens hjelpebehov.

5. Funn

Tilsynet ga grunn til å gi ett avvik:

Modum kommune ved Nav Modum sikrer ilke individuell kartlegging og vurdering i saker som gjelder økonomisk stønad til personer med forsørgeransvar for barn.

Avvik fra følgende regelverk:

  • Lov om sosiale enester i Nav §§ 18 og 19 jf §§ l og 4

Kommentar:

Lov om sosiale enester i Nav skal bidra til inntektssikring for utsatte og sårbare grupper og lovens formålsbestemmelse setter spesielt fokus på at utsatte barn og unge og deres familier skal få et helhetlig og samordnet tjenestetilbud. Formålsbestemmelsen gjenspeiler grunnleggende menneskerettigheter.

For at forvaltningen av tjenesten økonomisk stønad skal utføres forsvarlig, skal det innhentes tilstrekkelige opplysninger. Dette innebærer bla kartlegging av barns ulike behov i familier som mottar sosialhjelp. Kartleggingen danner grunnlag for de vurderinger og beslutninger som blir gjort. Behandling av søknader om økonomisk stønad skal foretas etter en konkret individuell vurdering, både om det skal ytes stønad og ved utmåling av stønaden.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

  • Fylkesmannen har gått gjennom 132 sosialhjelpsvedtak fra perioden 01.12.2011 til 01.03.2012. Vedtakene gjelder personer med forsørgeransvar for barn. I 117 av disse vedtakene er barnas behov ikke nevnt på annen måte enn ved å opplyse om at det er barn i familien.
  • I 82 av vedtakene som Fylkesmannen har gjennomgått, kommer det ikke frem at det er gjort en individuell kartlegging av stønadsbehovet, utover at det er gjort en økonomisk beregning (basert på statlige satser) av om vedkommende har et "overskudd" eller "underskudd".
  • I noen saker (4) der det er søkt om stønad til formål som ligger i statens veiledende sats for livsoppholdsutgifter, har søknaden blitt avslått. Begrunnelsen for avslaget er at behovet skal være dekket av satsen. Det er i disse sakene ikke kartlagt om det i det enkelte tilfellet er rimelig å legge til grunn at satsen er tilstrekkelig for den enkelte og at behovet dermed faktisk er dekket.
  • Modum kommune har ikke etablert fungerende rutine som sikrer kartlegging av barns ulike behov i familier som mottar sosialhjelp.
  • Fylkesmannen har gått gjennom 15 journalnotat fra kartleggingssamtaler med personer med forsørgeransvar for barn. Det går ikke frem av journalene at barnas ulike behov er blitt kartlagt.
  • Dokumentasjonsliste som Nav Modum bruker ved innhenting av dokumentasjon i sosialhjelpssatser, inneholder ingen punkt om opplysninger av barnas behov (utover SFO/barnehage/annet barnepass).
  • Det er ikke rutine for å opplyse om at utgifter til barns sosiale deltakelse kan søkes dekket. Informasjon om dette krever i stor grad at brukeren selv tar opp spørsmålet.
  • I vedtakene (4) der brukeren har søkt om stønad til utgifter til sosial deltakelse for barn, er stønad avslått fordi dette skal dekkes av normen eller ikke er en pliktmessig ytelse uten nærmere vurdering.
  • Utgifter til samvær dekkes etter en fast sats, uten en konkret vurdering av hva barnet har behov for (ut fra alder og andre konkrete forhold).
  • I fire saker er det gitt avslag på søknad om nødhjelp fordi man fra Nav Modums side mener at søkeren burde hatt penger selv, uten at det fremgår at det er kartlagt om personene rent faktisk hadde (tilstrekkelige) midler.
  • I vedtakene der det søkes stønad til husleie og husleien er høyere enn kommunenes norm, stilles det noen ganger vilkår om flytting. Det er ikke dokumentert at det er kartlagt hvordan flytting vil virke inn på barnas situasjon.
  • I standardteksten Nav Modum bruker i vedtak er det nevnt ulike formål statens veiledende livsoppholdsnorm er ment å skulle dekke. Ett av formålene er "diverse". Denne formuleringen innebærer en risiko for at brukere kan få avslag på stønad til formål som ikke er inkludert i statens veiledende livsoppholdsnorm, og som de ellers ville hatt krav på å få dekket.
  • Det finnes ikke noe fungerende system for skriftlig avviksrapportering, eller andre ordninger som sikrer at informasjon om svikt i tjenesten blir gjort kjent for kommuneledelsen og brukt i risiko- og sårbarhetsvurderinger og forbedrings- og utviklingsarbeid.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Kommunen skal påse at virksomheten er innrettet slik at søknader om økonomisk stønad behandles på en forsvarlig måte. Det betyr at kommunen må planlegge, utføre, kontrollere og korrigere virksomhetens aktiviteter. Lovfestet plikt til å etablere et styringssystem på området økonomisk stønad ble innført l. januar 2010, jf §5 i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen. Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvatningen ble gitt 19.november 2010.

Nav leder har det faglige ansvaret. Det er jevnlige kuratormøter mellom Nav leder og veiledere som håndterer saker om økonomisk stønad. Nav-leder kjenner sakene godt. Det kom imidlertid frem i samtaler at det var uklart hvem som hadde det faglige ansvaret ved Nav­ leders fravær. Teamleder har ikke fagansvar.

Det er ikke noe fungerende system for skriftlig avviksrapportering, eller andre ordninger som sikrer at informasjon om svikt i tjenesten blir gjort kjent for kommuneledelsen og brukt i risiko- og sårbarhetsvurderinger og forbedrings- og utviklingsarbeid.

Nav Modum har ikke etablert fungerende rutine som sikrer kartlegging av barns ulike behov i familier som mottar sosialhjelp. Det finnes ingen skriftlige kartleggingsverktøy el andre hjelpemidler som sikrer kvaliteten på kartleggingen

7. Regelverk

  • Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen av 18. desember 2009 §§ 1,4, 5, 17,18 og 19.
  • Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen (FOR-2010-11-19 nr 1463).
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av l0. februar 1967.

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

Under revisjonsbesøket ble følgende dokumentasjon gjennomgått:

  • Organisasjonskart/grunnmodell for organiseringen av Nav Modum som viser hvem som innehar hvilke funksjoner, hvilket ansvar og hvilken myndighet når det gjelder sosiale tjenester i Nav til den aktuelle brukergruppa.
  • Partnerskapsavtalen som ble inngått i forbindelse med etablering av Nav-kontor i kommunen.
  • Kommunens delegasjonsreglement.
  • Eventuelle planer for Navs samarbeid med andre instanser som er involvert i saker som gjelder personer med forsørgeransvar for barn og ungdom.
  • Navneliste over veiledere med ansvar for den delen av Nav Modums arbeid som omfatter kartlegging i saker vedrørende personer med forsørgeransvar for barn og ungdom.
  • Navneliste over ansatte som fatter vedtak om økonomisk sosialhjelp i de sakene tilsynet omfatter (og som gjelder personer med forsørgeransvar for barn og ungdom), og en angivelse av disse personenes ansettelsestid og kompetanse.
  • Oversikt over arbeidsprosesser (inkludert intern møtevirksomhet) som gjelder kartlegging, vurdering og beslutning i sosialhjelpssaker, inkludert eventuelle særskilte rutiner som gjelder saker vedrørende personer med forsørgeransvar for barn og ungdom.
  • Kartleggingsskjemaer, sjekklister eller eventuell annet materiell som er i bruk i forbindelse med kartlegging i den typen sosialhjelpssaker som dette tilsynet gjelder.
  • Prosedyrer, retningslinjer og kriterier for tildeling av sosiale tjenester i Nav:
    rutinehåndbok eller lignende for denne delen av tjenesten.
  • Søknadsskjemaer og eventuelt informasjonsmateriell som gjelder de kommunale tjenestene i Nav, eventuelle særskilte retningslinjer som gjelder barn og ungdom.
  • Kommunens interne tilsynsrapporter.
  • Kommunens årsrapport for 2011.
  • Andre sentrale dokumenter som gjelder situasjonen for barn og ungdom i kommunen, og som inneholder informasjon om forhold som kulturtilbud, bosettingsmønster, særskilte levekårsutfordringer o.a.
  • Prosedyrer for evaluering av tjenestetilbudet, særlig den delen av tilbudet som gjelder tjenester til personer med forsørgeransvar for barn og ungdom.
  • Eventuell opplærings-/kompetanseplan for ansatte ved Nav Modum med ansvar for å kartlegge og/eller fatte vedtale i saker som gjelder sosialhjelp til personer med forsørgeransvar.
  • Oversikt over retningslinjer som gjelder innvilgelse av sosialhjelp til boutgifter: om bruk av kommunal garanti/depositum, om eventuelle kommunale husleienormer - og om hvordan kommuneledelsen skaffer seg oversikt over situasjonen på boligmarkedet for den brukergruppa tilsynet retter seg mot.
  • Eventuelle skrevne prosedyrer for å melde avvik når det gjelder den delen av Navs tilbud som dette tilsynet omfatter.
  • Oversikt som viser hvordan Modum kommune organiserer arbeidet med Internkontroll i Nav Modum på det området som tilsynet omfatter.
  • Oversikt over alle personer med forsørgeransvar som pr. l. mars 2012 mottar økonomisk sosialhjelp fra Nav Modum.
  • Kopi av alle vedtakene i perioden mellom 1. desember 2011 og 1. mars 2012 hvor det er innvilget økonomisk sosialhjelp til personer med forsørgeransvar for barn og ungdom.
  • Kopi av alle vedtakene i perioden mellom 1. desember 2011 og 1. mars 2012 hvor søknader om økonomisk sosialhjelp til personer med forsørgeransvar for barn og ungdom er avslått.
  • Eventuell annen dokumentasjon som bidra til å gi en forståelse av Nav Modums tilbud om økonomisk sosialhjelp til personer med forsørgeransvar for barn.

Under tilsynsbesøket ble følgende dokumentasjon gjennomgått:

  • Oversikt over kommunale husleienormer.
  • Kopi av to vedtak vedrørende personer med forsørgeransvar for barn der det er søkt om (bl.a) støtte til husleie- og der brukerens avtalte husleie er høyere enn den kommunale husleienormen.
  • Alle sosialhjelpsvedtak fra 2011 der ungdom i familien mottar stipend fra Statens Lånekasse.
  • Alle vedtak fra 2011 der det er søkt om støtte til skoletur for ungdom i videregående skole.
  • Journalnotat fra de siste fem hjemmebesøkene hos personer med forsørgeransvar for barn.
  • Journalnotat fra de ti siste kartleggingssamtalene med nye brukere som har forsørgeransvar for barn.
  • De ti siste avviksmeldingene som gjelder Nav Modums arbeid etter lov om sosiale tjenester i Nav.
  • 6 saksmapper som omhandler nødhjelp, 6 saksmapper tilhørende brukere som har samvær med barn, og 5 mapper som omhandler sosial deltakelse og husleie som ligger over kommunens norm der kommunen ikke har dekket hele husleiebeløpet.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn fra Fylkesmannen ble sendt 01.02.12
  • Etterspurt dokumentasjon fra Nav Modum ble mottatt 28.03.12.
  • Program for gjennomføringen av tilsynsbesøket ble sendt 28.03.12
  • Liste over dokumentasjon ønsket framlagt under tilsynsbesøket ble sendt på e-post den 04.04.12

I tillegg har det vært noe e-postkorrespondanse mellom Fylkesmannen og leder av Nav Modum.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er elet gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Britt Braathen

Veileder

X

X

X

Hege Bråthen

Veileder

X

X

X

Hanne S. Ødegård

Veileder

X

X

X

Trude Arnesen

Veileder

X

X

X

Hilde L. Knudsen

Veileder

X

X

X

Maureen Idstad

Veileder

X

X

X

Linda Ovenstad

Veileder

X

X

X

Kine Anett Kristiansen

Veileder

X

X

X

Runa Madsen

Observatør Statens Helsetilsyn

X

X

X

Hege Bråthen

Teamleder mottak

X

X

X

Heidi Albrigtsen

Nav-leder

X

X

X

Nanna Nordhagen

Helse- og sosialsjef

X

X

X

Aud Norunn Strand

Rådmann

X

X

X

Fra tilsynsmyndigheten deltok:
Anne Cathrine Dahl (revisjonsleder)
Magnhild Buda!Pettersen (revisor)
Gisle Skaaden (revisor)
Kristin Briseid (revisor)