Helsetilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen har undersøkt om Øvre Eiker kommune ved Nav Øvre Eiker sikrer en forsvarlig kartlegging og vurdering av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn, etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen.

Denne rapporten beskriver det avviket som Fylkesmannen har gitt på de reviderte områdene.

Fylkesmannen ga to avvik:

Avvik 1

Øvre Eiker kommune sørger ikke for individuell kartlegging i saker som gjelder økonomisk stønad til personer med forsørgeransvar for barn.

Avvik 2

Øvre Eiker kommune sørger ikke for forsvarlig vurdering i saker som gjelder økonomisk stønad til personer med forsørgeransvar for barn.

Dato: 8.oktober 2012

Magnhild B. Pettersen
revisjonsleder

Gisle Skaaden
revisor

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Øvre Eiker kommune den 2.og 3.oktober 2012.

Fylkesmannen er etter lov om sosiale tjenester i Nav § 9 gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten i arbeids- og velferdsforvaltningen. Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse av:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • om tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • om tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler kun avvik og merknader som er avdekket under revisjonen. Derfor gir den ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områdene som tilsynet har omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Øvre Eiker kommune har om lag 17500 innbyggere. Nav Øvre Eiker har mange unge sosialhjelpsmottakere. Boligprisene i kommunen er høye, noe som fører til press i boligmarkedet og utfordringer når det gjelder fremskaffelse av boliger til økonomisk vanskeligstilte. Kommunen mottar tilskudd til barnefattigdom fra arbeids- og velferdsdirektoratet. Når det gjelder andel sosialhjelpsmottakere med forsørgeransvar for barn så ligger andel mottakere i Øvre Eiker litt under både fylkes- og landsgjennomsnittet.

Helse- og sosialsjef er nærmeste overordnede leder over Nav-leder. Nav-leder rapporterer til  helse og sosialsjef, som igjen rapporterer til rådmannen.  Nav-leder deltar i jevnlige statusmøter med helse og sosialsjef (2 ganger pr måned).  I tillegg deltar Nav-leder i ledermøter med andre etatsledere en gang i måneden. Helse- og sosialsjef deltar i partnerskapsmøter mellom kommune og stat.

Kontoret er organisert i ett mottaksteam og ett oppfølgingsteam. De to teamene har hver sin teamleder. Disse teamlederne har personalansvar og driftsansvar. De som jobber med de sosiale tjenestene er organisert i et eget team under avdeling oppfølging, med en person som har et særskilt fagansvar for behandling av disse sakene. Dette teamet har fagmøter en gang pr uke.  Det er i hovedsak fagansvarlig som godkjenner vedtak etter lov om sosiale tjenester i Nav. I fagansvarliges fravær er godkjenningsmyndigheten delegert andre og/eller de overordnede lederne.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble sendt kommunen 28.juni  2012. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt den 2.oktober 2012.

Ni personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 3.oktober 2012.

4. Hva tilsynet omfattet

Formålet med tilsynet er i første rekke å styrke tjenestene og rettssikkerheten for brukerne.  Under tilsynet undersøker vi om det finnes rutiner på de områdene tilsynet omfatter. Vi undersøker også om disse er tilgjengelige og kjent for de ansatte. Tilsynsmyndigheten skal deretter vurdere om de rutinene som eventuelt er utarbeidet, er i overensstemmelse med regelverket på området. Videre skal vi undersøke hva som praktiseres på det aktuelle området, om dette er i overensstemmelse med de rutinene som er utarbeidet, og til slutt om rutiner og praksis er godt nok dokumentert i det materialet som fremlegges.

Lovfestet plikt til å etablere et styringssystem på området økonomisk stønad ble innført 1.januar 2010, jf § 5 i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen. Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen ble gitt 19.november 2010.

Fylkesmannen har under tilsynet i Øvre Eiker kommune ved Nav Øvre Eiker undersøkt om kommunen sikrer en forsvarlig kartlegging og vurdering av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn. At det skal være en ”forsvarlig behandling” betyr at det skal være en tilstrekkelig kartlegging av hjelpebehovet. Det betyr at stønadsbehovet skal vurderes individuelt. Dessuten betyr det at utmålingen av stønad skal samsvare med søkerens hjelpebehov.

5. Funn

Tilsynet ga grunn til å gi to avvik:

Avvik 1

Øvre Eiker kommune sørger ikke for individuell kartlegging i saker som gjelder økonomisk stønad til personer med forsørgeransvar for barn.

Avvik 2

Øvre Eiker kommune sørger ikke for forsvarlig vurdering i saker som gjelder økonomisk stønad til personer med forsørgeransvar for barn.

Avvik fra følgende regelverk:

  • Lov om sosiale tjenester i Nav §§18 og 19 jf §§1 og 4

Kommentar:

Lov om sosiale tjenester i Nav skal bidra til inntektssikring for utsatte og sårbare grupper og lovens formålsbestemmelse setter spesielt fokus på at utsatte barn og unge og deres familier skal få et helhetlig og samordnet tjenestetilbud. Formålsbestemmelsen gjenspeiler grunnleggende menneskerettigheter.

For at forvaltningen av tjenesten økonomisk stønad skal utføres forsvarlig, skal det innhentes tilstrekkelige opplysninger. Dette innebærer bla kartlegging av barns ulike behov i familier som mottar sosialhjelp. Kartleggingen danner grunnlag for de vurderinger og beslutninger som blir gjort. Behandling av søknader om økonomisk stønad skal foretas etter en konkret individuell vurdering, både om det skal ytes stønad og ved utmåling av stønaden.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

  • Fylkesmannen har gjennomgått vedtak som gjelder personer med forsørgeransvar for barn i perioden fra 1. mai og frem til 2. oktober 2012. I flertallet av disse vedtakene    (i over 80%) er barnas behov ikke nevnt på annen måte enn ved å opplyse om at det er barn i familien.
  • Ved utmåling av stønad brukes statens veiledende satser for livsoppholdsutgifter i stor grad rutinemessig. Det er ikke dokumentert at stønaden er vurdert å være tilstrekkelig for den enkelte.
  • Under tilsynsbesøket ble det gått gjennom 82 saksmapper for brukere med barn. Her ble det funnet få (under 5 i 2012) vedtak om innvilgelse av stønad særskilt til barn.
  • Det ble utarbeidet nytt kartleggingsskjema i juni 2012, som har egne punkter om barns behov. Ledelsen har ikke fulgt opp og sørget for at skjemaet er tatt i bruk. Skjemaet er ikke tatt i bruk.
  • Verken søknadsskjemaet eller sjekkliste som brukes ved innhenting av relevante opplysninger, inneholder noe punkt om barns særskilte behov.
  • Fylkesmannen har gått gjennom 25 journalnotat fra kartleggingssamtaler med personer med forsørgeransvar for barn. Det går ikke frem av journalene at barnas ulike behov er blitt kartlagt.
  • Kommunen har ikke oppdatert «Retningslinjer for tildeling av økonomisk sosialstønad» siden 1. januar 2009. På noen punkter gir retningslinjene uttrykk for uriktig lovforståelse. For eksempel skal det beregnes «egenandel» ved stønad til lege, legemidler, psykolog m.m. (punkt 4.6 til 4.8). Et annet eksempel er at stønad til klær som hovedregel skal avslås (punkt 4.10). Vedtaksgjennomgangen viser at håndboken i slike tilfeller blir fulgt noen ganger, andre ganger ikke.
  • I flere tilfeller der det har blitt søkt om stønad særskilt til barn, har søknaden blitt avslått. Eksempelvis har søknad om kontingent til fotball (kr 1400) blitt avslått med begrunnelse ”skal dekkes av eget livsopphold”, uten at det er gjort en konkret vurdering av om den enkelte har satt av midler til denne utgiften over tid slik at det er mulig å betale denne kontingenten. Det er ikke gitt skriftlig informasjon om hvor mye som forventes spart hver måned (av løpende økonomisk stønad) til ulike formål, for eksempel barns fritidsaktiviteter, skolemelk osv.
  • Utgifter til samvær dekkes etter en fast sats (med tillegg av reiseutgifter), uten konkret vurdering av hva barnet har behov for under samværet (ut fra alder og andre konkrete forhold).
  • Ledelsen etterspør ikke systematisk (ved stikkprøver eller på annen måte) hvordan barnas særskilte behov blir kartlagt og ivaretatt. Veilederne får få tilbakemeldinger på sitt arbeid med kartlegging og vurdering i disse sakene.
  • Det finnes ikke noe fungerende system for skriftlig avviksrapportering, eller andre ordninger som sikrer at informasjon om svikt i tjenesten blir gjort kjent for kommuneledelsen og brukt i risiko- og sårbarhetsvurderinger og forbedrings- og utviklingsarbeid.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Kommunen skal påse at virksomheten er innrettet slik at søknader om økonomisk stønad behandles på en forsvarlig måte. Det betyr at kommunen må planlegge, utføre, kontrollere og korrigere virksomhetens aktiviteter. Lovfestet plikt til å etablere et styringssystem på området økonomisk stønad ble innført 1.januar 2010, jf §5 i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen. Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvatningen ble gitt 19.november 2010.

Det er jevnlige fagmøter (ukentlige) mellom de som behandler saker om økonomisk stønad. Nav-leder deltar kun i fagmøter dersom det er spesielle saker.  Teamleder har ikke fagansvar og godkjenner sjelden vedtak i disse sakene.

Nav Øvre Eiker har ikke etablert fungerende rutine som sikrer kartlegging av barns ulike behov i familier som mottar sosialhjelp. De har laget et kartleggingsverktøy i juni 2012som bla ivaretar kartlegging av barns situasjon. Ledelsen har ikke påsett at dette kartleggingsverktøyet faktisk er blitt tatt i bruk i tjenesten. Det er ingen pr i dag som bruker dette verktøyet.

Kontoret har en sjekkliste ved innhenting av relevante opplysninger i søknader om økonomisk sosialhjelp. Denne sjekklisten inneholder ikke noe om barnas ulike behov. Søknadsskjema inneholder ikke opplysninger om barns ulike behov utover antall barn og når de er født. Ledelsen tar ikke rutinemessig stikkprøver ved for eksempel jurnalgjennomgang og etterspør ikke kartlegging av barns behov i sakene. Kontoret har dermed ikke system som sikrer kvaliteten på kartleggingen.

Det er ikke noe fungerende system for skriftlig avviksrapportering, eller andre ordninger som sikrer at informasjon om svikt i tjenesten blir gjort kjent for kommuneledelsen og brukt i risiko- og sårbarhetsvurderinger og forbedrings- og utviklingsarbeid.

7. Regelverk

  • Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen av 18. desember 2009 §§1,4, 5, 17, 18 og 19.
  • Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen (FOR-2010-11-19 nr 1463).
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 10. februar 1967.

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

Under revisjonen ble følgende dokumentasjon gjennomgått:

  1. Organisasjonskart som viser hvem ved Nav Øvre Eiker som har ansvar og myndighet for hva når det gjelder sosiale tjenester i Nav til personer med forsørgeransvar for barn.
  2. Partnerskapsavtalen mellom staten og Øvre Eiker kommune i forbindelse med etableringen av Nav-kontor i kommunen.
  3. Opplæringsplaner eller annen dokumentasjon som viser hva Nav Øvre Eiker har gjort generelt for å sikre tilstrekkelig kompetanse og faglig forsvarlige tjenester, og eventuelt spesielt overfor den gruppa det her er snakk om. Det kan for eksempel dreie seg om referat fra møter som dokumenterer kompetansebygging.
  4. Navneliste over veiledere og leder som gjennomfører kartlegging i saker om økonomisk sosialhjelp – og informasjon om deres ansettelsestid og kompetanse. 
  5. Navneliste over veiledere og ledere som fatter vedtak om økonomisk sosialhjelp, og informasjon om deres ansettelsestid og kompetanse.
  6. Rutinehåndbok eller eventuell annen dokumentasjon som sier noe om kommunens rutiner for tildeling av sosiale tjenester i Nav.
  7. Søknadsskjemaer for de kommunale tjenestene i Nav.
  8. Eventuelt informasjonsmateriell om de kommunale tjenestene i Nav.
  9. Kommunens eventuelle egne interne tilsynsrapporter.
  10. Kommunens årsrapporter for 2010 og 2011.
  11. Prosedyrer for evaluering av tjenestetilbudet.
  12. Skrevne prosedyrer for å melde avvik.
  13. Oversikt som viser hvordan Øvre Eiker kommune organiserer arbeidet med internkontroll i Nav Øvre Eiker.
  14. Liste over alle personer med forsørgeransvar for barn som pr 15. august 2012 mottar økonomisk sosialhjelp fra Nav Øvre Eiker.
  15. Kopi av alle vedtakene i perioden mellom 1. mai 2012 og 15. august 2012 hvor det er innvilget økonomisk sosialhjelp til personer med forsørgeransvar for barn.
  16. Kopi av alle vedtakene i perioden mellom 1. mai 2012 og 15. august 2012 hvor det er gitt avslag på søknad om økonomisk sosialhjelp til personer med forsørgeransvar for barn.
  17. Den siste brukerundersøkelsen som er gjennomført ved Nav Øvre Eiker.

Under tilsynsbesøket ble følgende dokumentasjon gjennomgått:

  1. Alle mapper fom mai tom september 2012 som gjelder personer med daglig omsorg for barn. Vi gikk gjennom vedtak i disse mappene for hele 2012.
  2. Alle mapper fom mai tom september 2012 som gjelder personer som har  samvær med barn. Vi gikk gjennom vedtak i disse mappene for hele 2012.
  3. Journalnotat fra de 25 siste kartleggingssamtalene i saker som gjelder personer med forsørgeransvar for barn (også samværssaker)
  4. Journalnotat fra de 10 siste hjemmebesøk hos personer med forsørgeransvar for barn. Kontoret hadde kun gjennomført 2 hjemmebesøk i 2012. Gjenngang av disse.
  5. Oversikt over antall klagesaker i 2012 og utfallet av disse (enten egne omgjøringer eller klageinstansen avgjørelse)
  6. De 10 siste avviksmeldingene som gjelder Nav Øvre Eikers arbeid etter lov om sosiale tjenester i Nav (stl Nav). Nav hadde ingen avviksmeldinger.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn fra Fylkesmannen ble sendt 28.06.12.
  • Etterspurt dokumentasjon fra Nav Øvre Eiker ble mottatt 17.08.12.
  • Program for gjennomføringen av tilsynsbesøket ble sendt 03.09.12
  • Liste over dokumentasjon ønsket framlagt under tilsynsbesøket ble sendt på e-post den 24.09.12.
  • I tillegg har det vært noe e-postkorrespondanse mellom Fylkesmannen og leder av Nav Øvre Eiker.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Astri Rønning

Veileder

X

X

X

Karin Dagestad

Veileder/fagansvarlig

X

X

X

Irene Thy

Veileder

X

X

X

Trine Grimnes

Veileder

X

X

X

Vigdis S. Tveiten

Avd.leder oppfølging

X

X

X

Sissel Formo

Veileder

X

X

X

Silje Olsen

Veileder

   

X

Else Marie Linnerud

Veileder

   

X

Marit Pedersen

Forvalter

   

X

Anne Mette Jensen

Avd.leder service/marked

X

X

X

Hege Ø Vagle

Nav-leder

X

X

Sveinlaug Barstad

Helse- og sosialsjef

X

X

X

Fra tilsynsmyndigheten deltok:
Magnhild  B. Pettersen (revisjonsleder)
Anne Cathrine Dahl (revisor)
Gisle Skaaden (revisor)