Helsetilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen i Buskerud gjennomførte i perioden 16.01.2012 – 10.05.2012 tilsyn med barneverntjenesten i Røyken kommune.

Tilsynet omfattet undersøkelser, jf. barnevernloven § 4-3 og evaluering av hjelpetiltak for hjemmeboende barn, jf. barnevernloven § 4-5. I tillegg undersøkte tilsynet om barns rett til medvirkning blir ivaretatt, jf. barnevernloven § 6-3.

Ved tilsynet i Røyken kommune ble det ikke gjort funn som avdekket avvik på de reviderte områdene.

Ved tilsynet ble det heller ikke gjort funn som ga grunnlag for noen merknader.

Dato: 10.05.2012

Ole H. Bals
revisjonsleder

Marit Eide
revisor

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i perioden 16.01.2012 – 10.05.2012, gjennomført av Fylkesmannen i Buskerud. Tilsynet omfattet den kommunale barneverntjenestens undersøkelser, jf. barnevernloven § 4-3 og evaluering av hjelpetiltak for hjemmeboende barn, jf. barnevernloven § 4-5. Barns rett til medvirkning stod sentralt og var undertema under begge hovedtemaene, jfr. barnevernloven § 6-3. Medvirkning vil i denne sammenheng si barnets rett til å bli informert, og til å uttale seg.

Dette tilsynet er en del av det landsomfattende tilsynet som Statens helsetilsyn har besluttet at skal gjennomføres i 2012.

Formålet med dette tilsynet er å undersøke om norske kommuner gjennom sine styringstiltak sikrer at undersøkelser og evaluering av hjelpetiltak til barn som bor hjemme gjøres på en slik måte at barn og unge på disse områdene får nødvendig hjelp og omsorg til rett til, jf. barnevernloven. Tilsynsmyndigheten skal samtidig undersøke om kommunene i dette arbeidet sikrer barns rett til medvirkning. Hensynet til barnets beste er et prinsipp som anvendes ved tolkning av alle bestemmelser i barnevernloven som inngår i tilsynsområdene, jf. § 4-1.

Formålet med en systemrevisjon er å vurdere om virksomheten, gjennom sin internkontroll, ivaretar ulike krav i lovgivningen. Revisjonen omfatter undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler eventuelle avvik og merknader som ble avdekket under revisjonen. Rapporten gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av barneverntjenestens totale virksomhet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Røyken kommune har 19 594 innbyggere pr 01.01.2012. Av disse er 5443 under 20 år.

Tjenesteytingen er organisert i 4 kommunalavdelinger. Barneverntjenesten er organisert under Kommunalavdeling for oppvekst og utdanning, som i tillegg omfatter barnehager, skoler og PPT. Kommunalavdelingen ledes av en kommunalsjef. Ledelsen for barneverntjenesten består av enhetsleder/barnevernleder og 2 avdelingsledere. Organisasjonskartet for 2012 viser at i tillegg til 2 merkantile stillinger, er det 7 saksbehandlere som er generalister og 3 tiltakskonsulenter. I telefonsamtale med avdelingsleder er det opplyst at to tiltakskonsulenter nå har sluttet, og at det nå bare er tiltakskoordinator tilbake, i 50 % stilling.

Barneverntjenesten i Røyken kommune har gjennomgått store endringer det siste året. Saksbehandlere og ledere er i hovedsak tiltrådt etter sommeren 2011.

Barneverntjenestens saksbehandlingsrutiner og prosedyren for internkontrollrutiner i barneverntjenesten er tilgjengelig elektronisk på kommunens intranett, «KvalitetsLosen». I barneverntjenesten utarbeider en avdelingsleder nøkkeltall i Familia hver 14. dag, som gjennomgås med alle ansatte. Saksbehandlere har egen avviksmappe. Avviksskjemaer skal leveres til avdelingsleder en gang i måneden. Det er nedsatt et kvalitetsutvalg som foruten avdelingslederen består av 2 saksbehandlere og en merkantilt ansatt. De lager en oppsummering som leveres til enhetsleder/barnevernleder en gang hver måned. Halvårsrapportskjemaet sendes månedlig til alle ansatte og kommunalsjef. Lederteamet har en månedlig gjennomgang, og skriver kommentar og gir tilbakemelding. Enhetsleder/barnevernleder rapporterer til kommunalsjef, som eventuelt rapporterer videre til rådmann og politisk nivå. Den aktuelle situasjonen drøftes også på faste møter annenhver uke mellom kommunalsjef, enhetsleder/barnevernleder, avdelingsleder, økonomiansvarlig og kontrolleren for økonomi i Kommunalavdelingen for oppvekst og utdanning.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 16.01.2012. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 08.05.2012.

Åpningsmøte ble avholdt 09.05.2012.

Intervjuer

6 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble ikke gjennomført befaring ved dette tilsynet.

Sluttmøte ble avholdt 10.05.2012.

4. Hva tilsynet omfattet

Kommunens barneverntjeneste har ansvaret for undersøkelser og evaluering av hjelpetiltak. Tilsynet omfattet undersøkelse av om barneverntjenesten sikrer at barna får nødvendig og rett hjelp til rett tid i disse fasene, og om deres rett til medvirkning blir tilstrekkelig ivaretatt.

For å kontrollere at undersøkelsen gjennomføres i tråd med lov- og forskriftskrav, vurderte Fylkesmannen om kommunen sikrer

  • at det gjennomføres en tilstrekkelig undersøkelse
  • at det er foretatt en konkret og individuell vurdering før undersøkelsen konkluderes.

For å kontrollere at hjelpetiltak for hjemmeboende barn blir evaluert, vurderte Fylkesmannen om kommunen sikrer

  • at det foretas en tilstrekkelig evaluering
  • at det er foretatt en forsvarlig vurdering før evalueringen avsluttes.

Barns rett til medvirkning var et sentralt tema gjennom hele tilsynet.

Kommunen er pålagt å ha internkontroll, jf. barnevernloven § 2-1 og forskrift om internkontroll. Tilsynet undersøkte om og på hvilken måte kommunens ledelse følger med på at barneverntjenesten utfører de oppgaver de er pålagt etter barnevernloven §§ 4-3, 4-5 og 6-3.

5. Funn

Ved tilsynet ble det ikke gjort funn som avdekket avvik på de reviderte områdene.

Ved tilsynet ble det heller ikke gjort funn som ga grunnlag for merknader.

6. Regelverk

  • FNs konvensjon om barnets rettigheter av 20. november 1989
  • lov om barneverntjenester av 17. juli 1992 nr. 100
  • lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 2. oktober 1967 (forvaltningsloven)
  • forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester av 14. desember 2005 nr. 1584

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen ved ekspedisjon 28.03.2012 fra Røyken kommune:

  • Organisasjonskart over kommunen og barneverntjenesten og beskrivelse av arbeidsoppgaver og ansvars- og myndighetsfordeling i barneverntjenesten
  • For barneverntjenesten i Røyken kommune:
    • Visjon og mål
    • Status pr 31.12.2011 knyttet til mål
    • Oversikt over intern og ekstern opplæring for alle ansatte 2011/2012
    • Oversikt over lederopplæring 2011
    • Oversikt over faste møter
    • Agenda avdelingsmøte
    • Internkontrollrutiner
    • Skjema for avviksmelding og Avviksskjema saksbehandling (Meldinger og undersøkelser)
    • Skjema for avviksmelding og Avviksskjema saksbehandling (Tiltak)
    • Rutine for henvendelser, telefoner og avtaler
    • Rutine for innkommet post
    • Rutine for underskrift av dokumenter
    • Rutine for tolketjeneste
    • Rutine for utgående post
    • Rutine for utlån og overføring av klientmapper
    • Vaktliste våren 2012
    • Konsultasjonsskjema
    • Rutine for konsultasjon og melding
    • «Om bekymringsmelding og Trinnplan»
    • «Trinnplan for saksgang i bekymringssaker før en eventuell melding til barnevern»
    • Meldingsskjema
    • Meldingsrutine
    • Brev fra (den gang) BFD vedr. politibistand til barneverntjenesten
    • Rolleavklaring saksbehandler 1 og 2
    • Rutiner i en undersøkelsessak
    • «Gangen i en undersøkelsessak»
    • Rutiner i akuttsaker
    • Rutine for bestilling av interne tiltak
    • Intervjuguide oppdragstakere
    • Prosedyre for oppfølging av oppdragstaker
    • Rutine for politiattester
    • Rutine for betaling av faktura og lønn til oppdragstakere
    • Henvisning til «Rundskriv (19.06.2000) Retningslinjer om hjelpetiltak, Jfr. BVL § 4-4
    • Rutine for Fylkesnemndsaker
    • «Arbeidsrutine for tilsynsfører i Fosterhjem»
  • Liste over ansatte i barneverntjenesten
  • Liste over saker: Henleggelser
  • Liste over saker: Hjelpetiltak

Tilleggsdokumentasjon fremlagt 08.05.2012:

  • Nøkkeltall fra 30.04., 05.05. og 08.05.2012, utarbeidet av avdelingsleder
  • Oversikt basert på halvårsrapporten utarbeidet for perioden januar – april 2012
  • Avdelingsleders månedlige vurdering av situasjonen i barneverntjenesten for de tre siste månedene, som er sendt alle ansatte og kommunalsjefen på e-post
  • Kvalitetsutvalgets månedlige oppsummering av situasjonen i barneverntjenesten, vedlagt nøkkeltall og alle utfylte avviksskjemaer, for månedene januar, februar og mars 2012
  • Oppsummerende rapport fra intern revisjon av barneverntjenesten fra Røyken kommune datert 15.03.2012
  • Foreløpig utkast til oversikt over tilgjengelige hjelpetiltak i Røyken barneverntjeneste
  • Orientering om gruppetiltak på Liverud gård

Tilleggsdokumentasjon fremlagt 09.05.2011:

  • Barnevernleders oversikt over alle klagesaker 2012
  • Kostnadsoversikt for bruk av private konsulenter til saksbehandling for perioden januar – april 2012
  • Kostnadsoversikt for bruk av private konsulenter til tiltaksarbeid for perioden januar – april 2012 og for hele 2011
  • To illustrasjoner i forbindelse med barnevernets budsjett og budsjettstyringen for 2012

Saksmapper som ble gjennomgått under revisjonsbesøket den 08.05.2012:

  • 5 saksmapper – henlagte undersøkelsessaker
  • 10 saksmapper – undersøkelser som endte med vedtak
  • 5 saksmapper – hjelpetiltak

I tillegg ble det bedt om at det ble fremlagt 3 saker der hjelpetiltak var avsluttet i 2012 og alle saker der det var klaget på avslutning av hjelpetiltak i 2012. 8 saksmapper i slike klagesaker ble gjennomgått den 09.05.2012.

Til sammen er 31 saksmappe gjennomgått i løpet av tilsynet.

Korrespondanse mellom virksomheten og tilsynsmyndighetene:

  • 16.01.2012 Varsel om tilsyn
  • 28.03.2012 Innsendt dokumentasjon
  • 23.04.2012 Brev med program for revisjonen og anmodning om mer dokumentasjon
  • Diverse e-poster og telefoner om praktisk gjennomføring og endringer i programmet

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på formøte, åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Helga Tharaldsen

Kommunalsjef

X

X

X

X

Tor Monsen

Enhetsleder/Barnevernleder

X

X

X

X

Ann Kristin Løwe Jensen

Avdelingsleder

X

X

X

X

Essi Annika Mäki

Barnevernkonsulent

 

X

X

X

Marthe Ryen

Barnevernkonsulent

 

X

X

X

Fatmana Akar Øzkara

Barnevernkonsulent

 

X

X

X

Thor Eivind Sund

Tiltakskoordinator

     

X

Merethe Jordal

Konst. avdelingsleder

     

X

Siv Anita Bjerknes Skaug

Barnevernkonsulent

     

X

Mette Kristoffersen

Merkantil konsulent

     

X

Trude Holen

Barnevernkonsulent

     

X

Bente Larsen

Sekretær

     

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Revisjonsleder: Seniorrådgiver Ole H. Bals, Fylkesmannen i Buskerud
Revisor: Avdelingsdirektør Anne Cathrine Dahl, Fylkesmannen i Buskerud
Revisor: Seniorrådgiver Marit Eide, Fylkesmannen i Buskerud
Revisor: Rådgiver Elin Skoglund, Fylkesmannen i Buskerud