Helsetilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Den kommunale barneverntjenestens arbeid med oppfølging av barn i fosterhjem, herunder:

  • Oppfølging og kontroll av barnets situasjon i fosterhjemmet
  • Barnets medvirkning
  • Råd og veiledning til fosterforeldre

Tilsynet avdekket følgende avvik:

Alta kommune sikrer ikke oppfølging og kontroll av det enkelte barns situasjon i fosterhjem.

Sølvi Arvola
revisjonsleder

Kristi Hals
revisor

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Alta kommune i perioden 24.01.13 - 27.05.13. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barneverntjenesten etter lov om barneverntjenester§ 2-3 fjerde ledd.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Alta kommune er en kommune i det vestlige Finnmark, med rundt 19 000 innbyggere.

Kommunen er organisert med et rådmannsnivå med fem kommunalledere, herunder kommunalleder for oppvekst og kultur. Den tverrfaglige virksomheten Barn- og ungetjenesten er underlagt sektoren Oppvekst og kultur, og består av barneverntjenesten, helsesøster, PP­ tjenesten og habiliteringstjenesten for barn og unge. Barn- og ungetjenesten har egen administrativ leder.

Barneverntjenesten i Alta er ledet av barnevernfaglig leder, og har 15,7 stillingshjemler. Alta kommune har cirka 60 barn plassert i fosterhjem.

Barneverntjenesten har forut for tilsynsvarselet laget en skriftlig rutinesamling for tjenestens arbeid med fosterhjem. Denne var ikke ferdigstilt eller implementert ved tilsynsbesøket, og ble derfor ikke lagt til grunn ved våre vurderinger under tilsynet.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 24.01.13. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 13.03.13.

Intervjuer

6 personer ble intervjuet under tilsynsbesøket. I tillegg ble kommunalsjef for oppvekst og kultur intervjuet via telematikk 03.04.13.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt  14.03.13.

4. Hva tilsynet omfattet

Statens helsetilsyn har i sitt landsomfattende tilsyn med barnvern valgt å ha fokus på kommunalt  barnevern.

Fylkesmannen skal i 2013 undersøke den kommunale barnverntjenestens  arbeid med barn som bor i kommunale fosterhjem. Barneverntjenesten  skal nøye og jevnlig  følge utviklingen til barn som er plassert i fosterhjem. Tema for tilsynet er:

  • Oppfølging og kontroll av barnets situasjon i fosterhjemmet
  • Barnets  medvirkning
  • Råd og veiledning til fosterforeldrene

Formålet med tilsynet er å undersøke om norske kommuner gjennom sine styringstiltak sikrer at deres oppfølging og kontroll av barns situasjon i kommunale fosterhjem utføres i tråd med myndighetskrav.

5. Funn

Avvik 1:

Alta kommune sikrer ikke oppfølging og kontroll av det enkelte barns situasjon i fosterhjemmet

Avvik fra følgende myndighetskrav: barnevernloven§§ 4-5 og 4-16,jf. fosterhjemsforskriften 7 og barnevernloven § 2-1, jf. internkontrollforskriften § 4.

  • Barnevernloven § 4-5 - som blant annet sier at barneverntjenesten skal følge nøye med på hvordan det går med barnet og foreldrene, vurdere om hjelpen er tjenelig og om det eventuelt er nødvendig med nye tiltak i oppfølgingen av hjelpetiltak
  • Barnevernloven § 4-16- som blant annet sier at barneverntjenesten skal følge nøye med utviklingen til de barn som det er truffet vedtak om omsorgsovertakelse for, herunder også utviklingen til deres foreldre.
  • Fosterhjemsforskriften § 7 - som blant annet sier at barneverntjenesten skal følge opp og føre kontroll med hver enkelt barns situasjon i fosterhjemmet, og at det i dette arbeidet skal sees hen til barnets tiltaksplan eller omsorgsplan. Barneverntjenesten skal også gi fosterforeldre nødvendig råd og veiledning.
  • Barnevernloven § 2-1, jf. internkontrollforskriften § 4- som blant annet sier at kommunen skal ha en internkontroll for å sikre at kommunen utfører oppgavene sine i samsvar med krav fastsatt i lov eller med medhold i lov. Kravene til innholdet internkontrollen er utdypet i interkontrollforskriften § 4.

Avviket bygger på følgende:

  • Kommunen har ikke utarbeidet felles rutiner, retningslinjer, sjekklister eller lignende som er styrende for hvordan barns situasjon i fosterhjem skal følges opp og kontrolleres.
  • Kommunen har ikke retningslinjer for hvordan de ansatte skal vurdere og følge opp barnets individuelle behov, og indikatorer for når arbeidet er utført på en tilstrekkelig god måte.
  • Kommunen har ikke sjekklister, maler, samtaleguide eller andre rutiner som beskriver innholdet i fosterhjemsbesøket.
  • Kommunen har ikke prosedyrer, rutiner eller sjekklister for innhenting av opplysninger om barnets situasjon og individuelle behov fra andre aktører gjennom møter, brev, telefoner og lignende i hjelpetiltakssaker. Vi finner heller ikke dokumentasjon for at dette faktisk er gjort i saksmapper og journaler.
  • Kommunen har ikke rutiner for hvordan de skal tilrettelegge for at barnet kan komme i kontakt med saksbehandler i kommunen ved behov.
  • Omsorgsplaner og tiltaksplaner er ikke alltid oppdaterte/evaluerte og beskriver ikke alltid barnets individuelle behov. Planene brukes ikke aktivt i arbeidet med kontroll og oppfølging av barns situasjon i fosterhjem.
  • Kommunen dokumenterer i flertallet av tilfellene ikke opplysninger og faglige vurderinger som ligger til grunn for større og mindre beslutninger som tas i forbindelse med oppfølging og kontroll av barns situasjon i fosterhjem.
    • Det avholdes jevnlige interne møter der oppfølgingen av det enkelte barns situasjon i fosterhjemmet diskuteres, men opplysninger, faglige vurderinger og beslutninger nedtegnes i flertallet av tilfellene ikke.
    • Opplysninger og faglige vurderinger fra fosterhjemsbesøkene og samtaler med barn nedtegnes i flertallet av tilfellene ikke.
  • Kommunen vurderer ikke hva som er nødvendig kompetanse for å følge opp barn i fosterhjem. Det gis ingen systematisk opplæring av nyansatte på dette området.
  • At oppfølging av barn i fosterhjem er et sårbart område er meldt oppover i kommunens ansvarslinjer, men dette er ikke fulgt opp i form av vurdering av om det foreligger svikt på området og hva årsaken til dette eventuelt er. Det er heller ikke gjennomført tiltak for å forebygge eller rette opp svikt på området.
  • Kommunen har ikke strukturer for systematisk å utarbeide nye og/eller revidere gjeldende prosedyrer, rutiner, instrukser eller lignende som et ledd i det kontinuerlige forbedringsarbeidet.

Kommentar: Når et barn bor i fosterhjem, skal barneverntjenesten  følge barnets utvikling nøye. Dette innebærer blant annet at kommunen må planlegge hvordan oppfølgingsarbeidet skal gjennomføres, og disse planene må gjøres kjent og være tilgjengelige for de ansatte, slik at arbeidet skjer systematisk, forutsigbart og i henhold til lov og forskrift. For å kunne sikre at oppfølgingsarbeidet skjer i henhold til planer og lovkravene, må kommunen videre ha  oversikt over hvordan oppfølgingsarbeidet  gjennomføres i praksis. Dokumentering av større og mindre faglige vurderinger og beslutninger som gjøres/tas, er et viktig redskap for å sikre oppfølging og kontroll av dette arbeidet.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Barn i fosterhjem er en sårbar gruppe, og mange trenger ekstra vern og støtte. Oppfølging fra barneverntjenesten er derfor nødvendig for å sikre at forholdene blir lagt til rette for at barnet skal få god omsorg.

Det er derfor uheldig når kommunen ikke har planer eller retningslinjer for hvordan kartleggingen og oppfølgingen av barns individuelle behov skal gjennomføres, eller indikatorer for når arbeidet er utført på en tilstrekkelig god måte. Hvordan oppfølgingen skal gjennomføres overlates da til den enkelte ansattes vurdering, og det vil være en risiko for at enkelte barns individuelle behov ikke fanges og følges opp.

Når de vurderinger og beslutninger som tas heller ikke dokumenteres, har dette som konsekvens at kommunens ledelse verken har mulighet til å føre kontroll med om enkeltsaker følges opp i henhold til muntlige avtaler og planer eller har systematisk styring og kontroll med om tjenestene ytes i henhold til kravene i loven. Videre medfører manglende dokumentering av beslutninger og vurderinger en sårbarhet ved skifte av personell i tjenesten.

Når det heller ikke vurderes om meldte sårbare områder har medført svikt, og det ikke iverksettes korrigerende tiltak, kan dette ha som konsekvens at barn i fosterhjem over tid ikke har fått den oppfølgingen de har krav på etter loven.

7. Regelverk

  • FN's barnekonvensjon om barns rettigheter (FN's barnekonvensjon)
  • Lov om barneverntjenester (barnevernloven)
  • Lov om behandlingsmåter i forvaltningssaker (forvaltningsloven)
  • Forskrift om fosterhjem
  • Forskrifter om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barnverntjenester

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart
  • Oversikt over ansatte i barneverntjenesten
  • Oversikt over møtestruktur
  • Utdrag fra sektorens årsmelding
  • Aktuelle dokumenter fra 20 klientmapper vedrørende oppfølging og kontroll av fosterhjem

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Journalnotater, planer og andre relevante dokumenter knyttet til 20 klienter/barn i det elektroniske saksbehandlingssystemet "Familia"

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Brev med varsel om tilsyn til kommunen datert 24.01.13
  • Dokumentasjon fra kommunen datert 13.02.13
  • Brev med program for tilsynet datert 04.03.12, samt e-postkorrespondanse  om endringer i programmet av samme dato
  • Oversendelse av foreløpig rapport per 11.04.13
  • Kommunens tilbakemelding på foreløpig rapport ved e-post av 08.05.13

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Per Hindenes

Kommunalleder, oppvekst og kultur

X

X

 

Mona Solheim

Barnevernfaglig leder

X

X

 

Bente E. Mathisen

Barnevernkonsulent

X

X

X

Randi Opgård

Barnevernkonsulent

X

X

 

Svanhild Haltegjerde

Barnevernkonsulent

X

X

X

Irene Strifeldt

Barnevernkonsulent/sted- fortreder for fagleder

X

X

X

Svein Hansen

Leder, Barn-/ungetjenesten

X

X

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Revisjonsleder Sølvi Arvola
Revisor Geir Åge Bendiksen
Revisor Kristi Hals
Observatør Ingrid Skauge Johnsen

Observatør Rolf Krokene