Helsetilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Kommunens arbeid med å sikre forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram, jf. Lov om sosiale tjenester i Nav

Tilsynet har konkludert med to avvik:

Vardø kommune sikrer ikke forsvarlig kartlegging av, vurdering og beslutning om KVP

Vardø kommune sikrer ikke forsvarlig gjennomføring av kvalifiseringsprogram

Dato:  18.juni 2013

Tyra V. Mannsverk
revisjonsleder

Elisabeth M. Lamøy
revisor

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon med Vardø kommune i perioden 25.02.2013 - 18.06.2013. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i Nav § 9

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift

 

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Vardø kommune har rundt 2100 innbyggere, hvorav i overkant av 1900 bor på øya mens ca 200 bor i tettstedet Kiberg på fastlandet.

Vardø kommune er en to nivå-kommune med rådmann og ass.rådmann som øverste ledelse, og tre enhetsledere som ansvarlige for de ulike fagområder i kommunen.

Nav Vardø er organisert under enhet for helse, pleie og omsorg, og Nav-leder har enhetsleder som sin nærmeste overordnede. Nav-leder er leder for både statlige og kommunalt tilsatte.

Ifølge årsmelding for Nav Vardø har Vardø landets høyeste ledighet, et svært høyt antall stønadsmottakere og langt flere sosialhjelpsmottakere pr innbyggere enn sammenlignbare kommuner.

I prosjektperioden for KVP skulle Vardø ha et måltall på 8 personer i kvalifiseringsprogrammet.

 

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 25.02.13. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 03.04.13.

Intervjuer

6 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 04.04.13.

 

4. Hva tilsynet omfattet

Kvalifiseringsprogrammet er etablert som et tilbud for personer i yrkesaktiv alder med vesentlig nedsatt arbeids- og inntektsevne og ingen eller svært begrensede ytelser til livsopphold. Formålet med KVP er å bidra til at flere i denne målgruppen kommer i arbeid. Tilbudet er ment for personer som vurderes å ha en mulighet for å komme i arbeid gjennom en tettere og mer forpliktende bistand og oppfølging.

Deltakelse i KVP er en rettighet dersom betingelsene hjemlet i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (STL) § 29 er oppfylt. Programmet skal inneholde arbeidsrettede tiltak og arbeidssøking og kan inneholde andre tiltak som kan være med på å støtte opp under og forberede overgang til arbeid.

På dette tilsynet var formålet å undersøke om kommunen sikrer at de som har krav på det sikres deltakelse i KVP, avgrenset til følgende to tema:

1. Kommunen skal sikre forsvarlig tildeling av KVP

Kommunen må kunne gjøre rede for hvilke systemer som er etablert for at kvalifiseringsprogrammet er tilgjengelig for aktuelle brukere. For de som fyller kravene til KVP skal kommunen ha etablert systemer som sikrer at det foretas forsvarlig kartlegging i forkant av vurdering og beslutning om KVP.

2. Kommunen skal sikre forsvarlig gjennomføring av KVP

Kommunen må kunne gjøre rede for at programmene er tilpasset den enkeltes behov og forutsetninger (individuelt tilpasset), og at programmene inneholder arbeidsrettede tiltak, arbeidssøking og evt. andre tiltak som kan støtte opp under og forberede overgang til arbeid. Videre skal kommunen redegjøre for om det sikres forsvarlig oppfølging av brukere som deltar i programmet, og at det foretas evaluering og justeringer underveis.

 

5. Funn

Avvik 1: 

Vardø kommune sikrer ikke forsvarlig kartlegging av, vurdering og beslutning om KVP .

Avvik fra følgende myndighetskrav:  

  • Sosialtjenesteloven §§ 4, 5, 29
  • Forvaltningsloven §§ 17 og 24
  • Forskrift om internkontroll i kommunalt NAV §§ 4 og 5

Avviket bygger på følgende:

  • Det er utarbeidet en saksbehandlingsblankett som bl.a. omfatter kartlegging, vurdering og beslutning. Denne er ikke oppdatert i henhold til gjeldende lovverk, og er heller ikke kjent eller i bruk. Det eksisterer heller ikke andre interne rutiner eller prosedyrer for saksbehandling.
  • Det er ikke gjennomført systematisk opplæring i saksbehandling av KVP-saker .
  • Journalgjennomgang viser at det i noen av sakene ikke fattes 14a-vedtak i kartleggingsprosessen og at innvilgelse av et KVP-vedtak ikke alltid er i tråd med inngangskriteriet.
  • Arbeidsevnevurderinger foretas i etterkant av at vedtak fattes. Disse arbeidsevnevurderingene omfatter ikke alltid kriteriene for innvilgelse av KVP
  • Kommunen har ikke strukturer/systemer for å skaffe oversikt over tildelingsprosessen med tanke på å avdekke fare for svikt.
  • Arbeidet med tildeling av KVP er definert som et sårbart område som er meldt oppover i systemet. Det er ikke gjort vurdering av om svikt foreligger, hva årsaken er, eller iverksatt forbedringstiltak.

Kommentar: Kvalifiseringsprogrammet er ment å skulle bidra til at personer som er langtidsmottakere av sosialhjelp skal få hjelp til å komme i arbeid. Som det framgår i pkt 2 opplyser kommunen at den har høy ledighet og et høyt antall sosialhjelpsmottakere. Det er kommunens plikt å sørge for at det sikres forsvarlig tildeling av KVP, noe som innebærer forsvarlig kartlegging, vurdering og beslutning forut for innvilgelse av kvalifiseringsprogram.   Manglende gjennomføring på disse områdene kan medføre at aktuelle brukere ikke får tilbud om å delta i kvalifiseringsprogrammet.

Avvik 2:

Vardø kommune sikrer ikke forsvarlig gjennomføring av kvalifiseringsprogram

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Sosialtjenesteloven §§ 4, 5 og 30
  • Forskrift om kvalifiseringsprogram og –stønad § 1
  • Forskrift om internkontroll i kommunalt NAV §§ 4 og 5

Avviket bygger på følgende:

  • Det er utarbeidet en saksbehandlingsblankett som bl.a. omfatter gjennomføring av KVP. Denne er ikke oppdatert i henhold til gjeldende lovverk, og er heller ikke kjent eller i bruk.
  • Det er ikke gjennomført systematisk opplæring i gjennomføring av KVP-saker .
  • Tilsynet finner dokumentert at det er iverksatt enkelt-tiltak for KVP-brukere, men det bekreftes i intervjuer at det ikke er utarbeidet program slik det kreves i lov og forskrift
  • Vurdering av framdrift, deltakerens utvikling, endringsbehov og behov for andre støttetiltak gjennomføres i de fleste tilfeller ikke. Der oppfølgingssamtaler er gjennomført er det heller ikke dokumentert hva disse har gått ut på, og hvilke vurderinger som er gjort.
  • Det framkommer at kommunen ikke har strukturer/systemer for å skaffe oversikt over gjennomføringsprosessen med tanke på å avdekke fare for svikt.
  • Arbeidet med gjennomføring av KVP er definert som et sårbart område som er meldt oppover i systemet. Det er ikke gjort vurdering av om svikt foreligger, hva årsaken er, eller iverksatt forbedringstiltak.

Kommentar: For å sikre forsvarlig gjennomføring av KVP skal det utarbeides et individuelt tilpasset program som inneholder arbeidsrettede tiltak, arbeidssøking og andre tiltak som forbereder overgang til arbeid. Dette programmet skal evalueres og justeres i samarbeid med bruker. Når det ikke utarbeides program for den enkelte som deltar i KVP, har kommunen ikke mulighet til å sikre forsvarlighet i henhold til lovkravene.

 

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Langtids sosialhjelpsmottakere er en sårbar gruppe som ofte har behov for langvarige og koordinerte tjenester. Deltakelse i kvalifiseringsprogrammet er ment å  være et målrettet arbeid for å bidra til overgang til arbeid, sosial inkludering og aktiv deltakelse i samfunnet for denne gruppa. Ifølge kommunens årsmelding har de et stort antall sosialhjelpsmottakere. I tilsynet framkommer det at KVP-arbeidet i kommunen preges av manglende rutiner og manglende opplæring, samtidig som det ikke er gjort vurdering av muligheter for svikt på området. 

Kommunens manglende styring av kvalifiseringsprogrammet medfører stor fare for at brukere som kan være aktuelle for KVP ikke får muligheter til å delta i programmet, samtidig som at brukere som er inne i KVP ikke fyller kravene.

 

7. Regelverk

  • Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen
  • Lov  om sosiale tjenester i Nav (STL)
  • Sentrale forskrifter

 

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Samarbeidsavtale Vardø kommune – Nav Finnmark fra 2007
  • Delegasjonsvedtak
  • Virksomhetsplan 2011
  • Organisering og videreutvikling av Nav Vardø (datert 11.03.13)
  • Oversikt over ansatte og oppgaver
  • Kompetanseplan 2012
  • Rutiner for mottak
  • Årsmelding 2012
  • Liste over sosialhjelpsmottakere juni 2012-dd
  • Målekort november 2012-februar 2013
  • 7 brukermapper

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • 4 brukermapper

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn – 25.02.13
  • Mottatt dokumentasjon 14.03.13 og 21.03.13
  • Program for tilsynet 20.03.13
  • Telefonisk kontakt med kontaktperson og en saksbehandler

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Robert Jensen

Nav-leder

X

X

X

Svend Frantzen

Rådgiver

X

X

X

Britt Isaksen

Rådgiver

 

X

X

Tove Lahti

Konsulent

X

X

X

Marit Romstad

Sosialkonsulent

 

X

 

Bård Marthinsen

Enhetsleder helse, pleie, omsorg

X

X

X

Hallgeir Sørnes

Ass.rådmann

   

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Tyra V. Mannsverk, seniorrådgiver
Elisabeth M. Lamøy, rådgiver
Catharina Schjølberg, rådgiver
Marielle Ellingsen, rådgiver