Helsetilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen i Hedmark gjennomførte i perioden 25.01.12 – 05.06.12 tilsyn med Grue kommune / Nav Grue. Tilsynet, som ble utført som systemrevisjon, omfattet behandling av søknad om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn.

Revisjonen var avgrenset til to hovedområder:

  • Om kommunen sikrer at det foretas forsvarlig kartlegging ved behandling av søknad om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar.
  • Om kommunen sikrer at det foretas forsvarlige vurderinger ved behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar.

Det ble gitt 1 merknad under revisjonen.

Merknad 1:

Nav Grue kan, ved å innføre skriftlige rutiner og beskrivelse av lovkrav i forhold til kartlegging, redusere risiko i forhold til sin etablerte praksis ved kartlegging av brukers situasjon i saker hvor det foreligger forsørgeransvar for barn.

Solveig Hansen
revisjonsleder

Bente N Lindstad
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Grue kommune i perioden 25.01.12 – 05.06.12. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i Nav § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved gjennomgang av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Grue kommune har i overkant av 5000 innbyggere.

I 2010 mottok 3,2 % av den voksne befolkningen økonomiske ytelser etter lov om sosiale tjenester i Nav. Tilsvarende tall for Hedmark fylke var 3,2 % og for landet 2,6 %.

28 % av mottakere av økonomisk sosialhjelp i Grue kommune mottok stønad i 6 mnd eller mer. Tilsvarende tall for Hedmark var 29 % og landet for øvrig var 26 %.

Nav Grue ble etablert i 2009. Nav Grue har, i tillegg til de obligatoriske oppgaver etter lov om sosiale tjenester i Nav, også innlemmet kommunens rusarbeid, forvaltning av husbankens bostøtteordning, kommunens arbeidstreningsgruppe og økonomisk rådgivning.

Kontoret er organisert i to team for oppfølgingsarbeid og saksbehandlingsoppgaver. Ansatte fra disse to teamene rullerer på betjeningen av publikumsmottaket. Arbeidet med kartlegging, vurdering og beslutning i forhold til økonomisk sosialhjelp er lagt til team 1. Det er i hovedsak to ansatte i dette teamet som har økonomisk sosialhjelp som ansvarsområde. Det er egen fagansvarlig for området økonomisk sosialhjelp.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 25.01.12.

Åpningsmøte ble avholdt 13.03.12.

Intervjuer

7 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 14.03.12.

4. Hva tilsynet omfattet

Det ble ført tilsyn med området Nav Grue sin behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn, dvs §§ 18 og 19 i lov om sosiale tjenester i arbeids -og velferdsforvaltningen. Tilsynet var avgrenset til området forsvarlig behandling, med vekt på om kommunen sikrer at søkers og barnas situasjon kartlegges i tilstrekkelig grad og om det gjøres individuelle vurderinger også i forhold til barnas situasjon, før det tas beslutning om økonomisk stønad.

Målsettingen med tilsynet var derfor å undersøke om:

  • Grue kommune sikrer at det foretas forsvarlig kartlegging ved behandling av søknad om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar.
  • Grue kommune sikrer at det foretas forsvarlige vurderinger ved behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar.
  • Avgrensningen ”personer med forsørgeransvar” inkluderer både personer som har daglig omsorg for sine barn og personer som har samvær med sine barn.

5. Funn

Merknad 1:

Nav Grue kan, ved å innføre skriftlige rutiner og beskrivelse av lovkrav i forhold til kartlegging, redusere risiko i forhold til sin etablerte praksis ved kartlegging av brukers situasjon i saker hvor det foreligger forsørgeransvar for barn.

Merknaden bygger på følgende:

Det foreligger ingen skriftlig rutine eller beskrivelse som angir konkrete forventninger og lovkrav knyttet til hva slags opplysninger som skal etterspørres fra personer som har forsørgeransvar for barn. Arbeidet med kartlegging foregår etter en muntlig innarbeidet og omforent praksis.

Skjema som viser hva som skal innleveres av dokumentasjon kan fremstå som begrensende for bruker, fordi det ikke åpner for å legge frem opplysninger om andre forhold enn boutgifter. De ansatte viser til at det gis muntlig tilleggsinformasjon og at søkere, på denne måten, settes i stand til å gi tilstrekkelige og relevante opplysninger.

Hva som kartlegges er i stor grad basert på en arbeidsmetode hvor saksbehandler over tid får god kjennskap til bruker. Det legges også til rette for samtaler med bruker og gjennomføres kartlegging. Opplysninger fra slike samtaler blir ikke alltid nedtegnet. En beskrivelse av krav til hva som skal kartlegges i første samtale, ville medført at bruker, i større grad ble satt i stand til å selv gi relevante opplysninger på et tidlig tidspunkt. Dette ville bidratt til en sikring av at eventuelle behov for stønad til spesielle formål knyttet til barns behov ble avdekket allerede ved første kartlegging.

Det at kartleggingens innhold ikke alltid nedtegnes, kan føre til at utmålingen av stønad til bl.a samvær med barn og ”vanlig livsopphold” ikke viser et helhetlig bilde av hvordan de kartlagte opplysningene er vektlagt ved stønadsutmåling.

Praksis med at stønad til ekstrautgifter til barn innvilges som tilleggsytelser sikrer at barnas behov ivaretas. For å sikre individuell tilnærming bør Nav Grue i enkelte saker gi mulighet for at kartlagte utgifter heller tas med i vurderingen av hva som må sies å være et forsvarlig månedlig livsopphold for familien.

6. Vurdering av enhetens styringssystem

Kommunens ledelse skal gjennom sine styringssystemer og sin internkontroll sørge for at virksomheten drives i henhold til gjeldende lover og forskrifter på området og på den måten sørge for at driften er forsvarlig.

Grue kommune benytter seg av balansert målstyring for styring av sine tjenester. De styrende aktiviteter og rapporteringskrav er innlemmet i et årshjul. Det etterspørres tertialvis rapportering og årsrapportering. Det utarbeides årlige virksomhetsplaner, styringskort på enhetsnivå og enhetsledere har årlige reviderte lederavtaler. Grue kommune har også et etablert avvikssystem som gir mulighet for avviksmelding både på HMS- området og avvik av faglig karakter. Rådmannen har månedlige møter med sine enhetsledere. Nav-leder er enhetsleder, rapporterer direkte til rådmannen og deltar i rådmannens ledermøter.

Nav-leder gjennomfører månedlig gjennomgang av egen virksomhet, og det vises til at det, ved behov, iverksettes korrigerende tiltak dersom gjennomgangen avdekker behov for dette. Det er utarbeidet skriftlige rutiner som omfatter ansvarsfordeling, dokumentasjon og utmåling av stønad på området økonomisk sosialhjelp. Nav-leder kontrollerer og godkjenner vedtak etter lov om sosiale tjenester i Nav.

Grue kommunes styringssystemer og Nav Grue sin praksis knyttet til styring synes, i tilstrekkelig grad å fange opp de krav til internkontroll som fremgår av forskrift om internkontroll for kommunen i Arbeids- og velferdsforvaltningens § 4. Det er ikke avdekket mangler ved kommunens styring som har medført at tjenesteleveranse på det området dette tilsynet omfatter, ikke gjøres i tråd med det forsvarlighetskrav som fremkommer av § 4 i lov om sosiale tjenester i Nav. Som det fremgår av merknad gitt under tilsynet, vurderer Fylkesmannen at det ville redusert risiko for svikt dersom kartlegging og vurdering i saker om økonomisk sosialhjelp til personer med forsørgeransvar var underlagt større krav til skriftlighet i forhold til rutinebeskrivelse og dokumentasjon/journalføring av innhold i kartleggingen.

7. Regelverk

  • LOV 2009-12-18 nr. 131: Lov om sosiale tjenester i arbeids –og velferdsforvaltningen
  • LOV 1967-02-10 nr. 00: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
  • FOR 2010 nr. 1463: Internkontrollforskrift for kommunen i arbeids –og velferdsforvaltningen
  • FOR 2006-12-15 nr. 1456: Forskrift til forvaltningsloven

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Samarbeidsavtale mellom Grue kommune og Nav Hedmark
  • Kommunens delegasjon til Nav kontoret
  • Oversikt over Grue kommunes internkontrollsystem/håndbok
  • Bekreftelse på grunnopplæring i arbeidsmiljø
  • Retningslinjer fir utmåling av økonomisk stønad til livsopphold i Grue kommune
  • Retningslinjer for behandling av søknader om økonomisk sosialhjelp
  • Nav Grues strategier for å nå målsettingen om en bedre sosialtjeneste
  • Rutine/beskrivelse av hvilke brukere som skal ha skriftlig plan
  • Rutiner ved spørsmål om bytte av saksbehandler
  • Nav Grue – Organisering av oppfølgingsarbeidet
  • Nav Grue – bemanning, organisering og fokus/målsettinger
  • Beskrivelse av ansvar og myndighet i forhold til ulike oppgaver/brukere
  • Delegeringsvedtak av 12.09.11
  • Aktivitets og kompetanseplan høsten 2008/våren 2009
  • Lokale kompetansetiltak våren 2009
  • Individuelle kompetanseplaner ansatte Nav Grue våren 2009
  • Kompetanseplan Grue kommune 2011 – 2014
  • Oversikt over ansatte ved Nav kontoret som er involvert i arbeidet med øk. stønad
  • Diverse dokumentasjon over de ansattes kompetanse
  • Prosedyre for avviksbehandling Grue kommune
  • Organisering av HMS arbeidet ved Nav Grue
  • Sikkerhetsprosedyre for Nav Grue
  • Kvalitetssikring av tjenestene ved Nav Grue – organisering og rutiner
  • Rutine for intern oppfølging og evaluering ved Nav Grue
  • Evaluering/oppfølging av egen virksomhet fra 21.02.12
  • Årshjul Grue kommune

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Referatbok fra teammøter med saksdrøfting
  • Dokument som beskriver dokumentasjonskrav til søknad om økonomisk stønad
  • 30 saksmapper; personer med daglig omsorg for barn
  • 10 saksmapper; personer med samvær med barn

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn
  • Oversendelse av dokumenter fra Grue kommune
  • Oversendelse av program for tilsyn
  • Diverse e-post og telefonkontakt for praktiske avklaringer.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Aarny S Teien

Sosialkonsulent

X

X

X

Eva Berggren

Sosialkonsulent

X

X

X

Lise Kirkholt

Rådgiver

X

X

X

Torill Halvorsen

Merkantil

X

X

X

Vibeke Welle

Økonomisk rådgiver

X

X

X

Turid Bjerkestrand

Rådmann

X

X

X

Eva T Aurdal

Nav leder

X

X

X

Niels F Rolsdorph

Ordfører

   

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Seksjonssjef Solveig Hansen, revisjonsleder
Seniorrådgiver Bente N Lindstad
Seniorrådgiver Marit S Amlien