Helsetilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen i Hedmark gjennomførte i perioden 26.01.12 – 05.06.12 tilsyn med Rendalen kommune / Nav Rendalen. Tilsynet, som ble utført som systemrevisjon, omfattet behandling av søknad om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn.

Revisjonen var avgrenset til to hovedområder:

  • Om kommunen sikrer at det foretas forsvarlig kartlegging ved behandling av søknad om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar.
  • Om kommunen sikrer at det foretas forsvarlige vurderinger ved behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar.

Det ble gitt 1 avvik under revisjonen.

Avvik 1:

Rendalen kommune sikrer ikke i tilstrekkelig grad at relevante opplysninger om barnas situasjon etterspørres og fanges opp i kartleggingsfasen i alle saker som omhandler økonomisk stønad til personer med forsørgeransvar for barn.

Solveig Hansen
revisjonsleder

Bente N. Lindstad
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Rendalen kommune i perioden 26.01.12 – 05.06.12 tilsyn med Rendalen kommune / Nav Rendalen. Tilsynet, som ble utført som systemrevisjon, omfattet behandling av søknad om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn.

Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosiale tjenester i Nav etter lov om sosiale tjenester i arbeids– og velferdsetaten § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Rendalen kommune har 1950 innbyggere.

I 2010 mottok 2,5 % av den voksne befolkningen økonomiske ytelser etter lov om sosiale tjenester i Nav. Tilsvarende tall for Hedmark fylke var 3,2 % og for landet 2,6 %.

20 % av mottakere av økonomisk sosialhjelp i Rendalen kommune mottok stønad i 6 mnd eller mer. Tilsvarende tall for Hedmark var 29 % og landet for øvrig var 26 %.

Nav Rendalen ble etablert i 2008. Nav Rendalen har, i tillegg til de obligatoriske oppgaver etter lov om sosiale tjenester i Nav, også ansvaret for kommunens rusarbeid, økonomisk rådgivning, støttekontaktordningen, avlastningstiltak i barnefamilier og kommunens flyktningetjeneste.

Kontoret har 4 ansatte. De fire ansatte rullerer på betjeningen av publikumsmottaket. Arbeidet med kartlegging, vurdering og beslutning i forhold til økonomisk sosialhjelp er, i hovedsak lagt til to ansatte ved Nav Rendalen. Nav-leder er en av disse to.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 26.01.12.

Åpningsmøte ble avholdt 27.03.12.

Intervjuer

5 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 28.03.12.

4. Hva tilsynet omfattet

Det ble ført tilsyn med Nav Rendalen sin behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn, dvs §§ 18 og 19 i lov om sosiale tjenester i arbeids -og velferdsforvaltningen. Tilsynet var avgrenset til området forsvarlig behandling, med vekt på om kommunen sikrer at søkers og barnas situasjon kartlegges i tilstrekkelig grad og om det gjøres individuelle vurderinger også i forhold til barnas situasjon, før det tas beslutning om økonomisk stønad.

Målsettingen med tilsynet var derfor å undersøke om:

  • Rendalen kommune sikrer at det foretas forsvarlig kartlegging ved behandling av søknad om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar.
  • Rendalen kommune sikrer at det foretas forsvarlige vurderinger ved behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar.
  • Avgrensningen ”personer med forsørgeransvar” inkluderer både personer som har daglig omsorg for sine barn og personer som har samvær med sine barn.

5. Funn

Avvik 1:

Rendalen kommune sikrer ikke i tilstrekkelig grad at relevante opplysninger om barnas situasjon etterspørres og fanges opp i kartleggingsfasen i alle saker som omhandler økonomisk stønad til personer med forsørgeransvar for barn.

Avviket bygger på følgende:

Barnas situasjon blir ikke alltid tematisert i kartleggingssamtaler med søker. Dette fører til at det ikke alltid legges til rette for at søker settes i stand til å gi relevante opplysninger for å helhetlig opplyse om forhold som omhandler barnas situasjon.

Dersom søker selv omtaler forhold knyttet til barn, blir dette tatt med i videre vurdering. Opplysninger knyttet til barn etterspørres derimot ikke alltid aktivt av saksbehandler. Dette fører til at plikten til å aktivt sørge for at saken er tilstrekkelig opplyst ikke alltid blir ivaretatt.

Det foreligger ingen rutine eller omforent praksis som beskriver hva som skal tematiseres i kartleggingssamtaler med personer som har forsørgeransvar for barn.

Det at forhold knyttet til barn ikke alltid etterspørres og fanges opp i kartleggingssamtaler er ikke oppdaget og korrigert gjennom kontroll av vedtak eller andre kontrolltiltak.

Gjennomgang av saker med ”samværsforeldre” viser enkelte saker hvor samværsutgifter ikke er omtalt verken i journalnotat eller i vedtak.

Det er ikke alltid oppdaterte opplysninger om antall barn og barnas alder.

Det fremkommer ikke skriftlige opplysninger i vedtak eller journalnotat om barnas situasjon for barn /ungdommer i skolealder.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Forvaltningslovens § 17 (utrednings – og informasjonsplikt)
  • Forvaltningslovens § 11 (veiledningsplikt)
  • Forvaltningslovens § 11d (muntlige konferanser og nedtegning av opplysninger)
  • Lov om sosiale tjenester i Nav § 17 (opplysning, råd og veiledning)
  • Lov om sosiale tjenester i Nav § 43 (innhenting av opplysninger)
  • Lov om sosiale tjenester i Nav §§ 18 og 19 (stønad til livsopphold og særlige tilfeller)
  • Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids –og velferdsforvaltningen § 4 f og g.

6. Vurdering av enhetens styringssystem

Kommunens ledelse skal gjennom sine styringssystemer og sin internkontroll sørge for at virksomheten drives i henhold til gjeldende lover og forskrifter på området og på den måten sørge for at driften er forsvarlig.

Rendalen kommune benytter seg av tertialvis rapportering og årsrapportering for styring av sine tjenester. Rendalen kommune har også et etablert avvikssystem som gir mulighet for avviksmelding både på HMS- området og avvik av faglig karakter. Rådmannen opplyser å ha tett dialog med sine enhetsledere og er oppdatert på de ulike enheters aktiviteter og utfordringer. Nav-leder er kommunal enhetsleder, rapporterer direkte til rådmannen og deltar i rådmannens ledermøter.

Nav-leder gjennomfører månedlig gjennomgang av egen virksomhet, og det vises til at det, ved behov, iverksettes korrigerende tiltak dersom gjennomgangen avdekker behov for dette. Det er utarbeidet skriftlige rutiner som omfatter ansvarsfordeling, dokumentasjon og utmåling av stønad på området økonomisk sosialhjelp. Nav-leder kontrollerer og godkjenner vedtak etter lov om sosiale tjenester i Nav.

7. Regelverk

  • LOV 2009-12-18 nr. 131: Lov om sosiale tjenester i arbeids –og velferdsforvaltningen
  • LOV 1967-02-10 nr. 00: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
  • FOR 2010 nr. 1463: Internkontrollforskrift for kommunen i arbeids –og velferdsforvaltningen
  • FOR 2006-12-15 nr. 1456: Forskrift til forvaltningsloven

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Samarbeidsavtale mellom Rendalen kommune og Nav Hedmark
  • Delegering av myndighet til kommunalt tilsatt Nav leder
  • Oversikt over dokumenter i HMS permen til Nav Rendalen
  • Innholdsfortegnelse HMS perm Rendalen kommune
  • Rutinehåndbok Nav Rendalen
  • Målekort jan 2011 t.o.m desember 2011
  • Organisering av Nav Rendalen
  • Organisasjonskart Rendalen kommune
  • Kompetanseplan Nav Rendalen oppdatert september 2009
  • Kompetanseplan for perioden 04.11.09 – 30.06.10
  • Opplæringsplan nyansatte
  • Oversikt over innhold i introduksjonspakken ”nyansatt i Nav”
  • Oversikt som viser de enkelte ansattes kartlagte kompetanse
  • Rutine for avviksbehandling og oppfølging
  • Virksomhetsplaner for Nav Rendalen 2010 t.o.m 2012.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • 21 saksmapper; personer med daglig omsorg og samvær med barn
  • Rutineperm Nav Rendalen

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn
  • Brev vedrørende endring av dato for tilsynet
  • Oversendelse av program for tilsyn
  • Diverse e-post og telefonkontakt for praktiske avklaringer.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Anne Lise Trøen

Rådmann

X

X

X

Heidi Lernæs

Nav-leder

X

X

X

Jan Gaare

Seniorrådgiver

X

X

X

Nanna Hauseth

Rådgiver

X

X

X

Jorunn Thorvaldsen

Sosialfullmektig

X

X

X

Arne Hagetorp

Formannskapet

X

 

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Seksjonssjef Solveig Hansen, revisjonsleder

Seniorrådgiver Bente N Lindstad