Helsetilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen i Hedmark gjennomførte i perioden 23.03.12 – 10.09.12, tilsyn med Trysil kommune / Nav Trysil. Tilsynet, som ble utført som systemrevisjon, omfattet behandling av søknad om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn.

Revisjonen var avgrenset til to hovedområder:

  • Om kommunen sikrer at det foretas forsvarlig kartlegging ved behandling av søknad om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar.
  • Om kommunen sikrer at det foretas forsvarlige vurderinger ved behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar.

Det ble gitt 1 avvik under revisjonen.

Avvik:

Trysil kommune sikrer ikke at det alltid gjennomføres forsvarlige vurderinger ved beslutning om hvorvidt det skal innvilges stønad, og ved utmåling av stønadens størrelse i saker som omhandler økonomisk stønad til personer som har forsørgeransvar for barn.

Solveig Hansen
revisjonsleder

Bente N. Lindstad
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Trysil kommune i perioden 23.03.12 – (dato for endelig rapport). Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år. Tilsynet, som ble utført som systemrevisjon, omfattet behandling av søknad om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosiale tjenester i Nav etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved gjennomgang av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift.
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Trysil kommune har 6754 innbyggere.

I 2011 mottok 2,9% av befolkningen økonomiske ytelser etter lov om sosiale tjenester i Nav. Tilsvarende tall for Hedmark fylke var 3,1% og for landet 2,5%.

30,8% av mottakere av økonomisk sosialhjelp i Trysil kommune mottok stønad i 6 mnd eller mer. Tilsvarende tall for Hedmark var 26% og landet for øvrig var 25%.

Nav Trysil ble etablert i 2007. Kontoret har delt ledelse noe som innebærer at Nav-leder i denne sammenhengen har lederansvar for de kommunale oppgavene ved Nav Trysil. Nav Trysil har, i tillegg til de obligatoriske oppgaver etter lov om sosiale tjenester i Nav, også ansvaret for kommunens rusarbeid, Husbankens økonomiske virkemidler og økonomisk rådgivning.

Den kommunale delen av Nav Trysil har 9 ansatte inklusive mottakskonsulent, rusrådgivere og gjeldsrådgiver. Arbeidet med å ta imot søknader og innhenting av informasjon knyttet til søknad om økonomisk stønad er, i hovedsak, lagt til de ansatte som behandler søknader om økonomisk stønad. Det gjøres noe avklaring av mottakskonsulent. Arbeidet med vurdering og beslutning i saker som gjelder økonomisk sosialhjelp er lagt til de samme ansatte. Det gjennomføres felles kuratormøter/drøftingsmøter hvor leder og saksbehandlere er til stede.

Tjenesten økonomisk stønad er ledet av Nav-leder som også er virksomhetsleder og fagansvarlig for tjenester som ligger til sosialtjenesten i Nav.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel utsendt 23.03.12 .

Åpningsmøte gjennomført 19.06.12.

Intervjuer
6 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapittelet Dokumentunderlag.

Sluttmøte gjennomført 20.06.12.

4. Hva tilsynet omfattet

Det ble ført tilsyn med Nav Trysil sin behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn, dvs §§ 18 og 19 i lov om sosiale tjenester i arbeid - og velferdsforvaltningen. Tilsynet var avgrenset til området forsvarlig behandling, med vekt på om kommunen sikrer at søkers og barnas situasjon kartlegges i tilstrekkelig grad og om det gjøres individuelle vurderinger også i forhold til barnas situasjon, før det tas beslutning om økonomisk stønad.

Målsettingen med tilsynet var derfor å undersøke om:

  • Trysil kommune sikrer at det foretas forsvarlig kartlegging ved behandling av søknad om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar.
  • Trysil kommune sikrer at det foretas forsvarlige vurderinger ved behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar.

Avgrensningen ”personer med forsørgeransvar” inkluderer både personer som har daglig omsorg for sine barn og personer som har samvær med sine barn.

5. Funn

Avvik:

Trysil kommune sikrer ikke at det alltid gjennomføres forsvarlige vurderinger ved beslutning om hvorvidt det skal innvilges stønad, og ved utmåling av stønadens størrelse i saker som omhandler økonomisk stønad til personer som har forsørgeransvar for barn.

Avviket bygger på følgende:

  1. Det gjennomføres ikke alltid individuelle vurderinger av hvilke utgifter som legges til grunn for beslutning om hvorvidt stønad skal innvilges.
  2. Det gjennomføres ikke alltid individuelle vurderinger før fastsettelse av stønadens størrelse.
  3. Begrunnelsen i vedtakene viser ikke alltid hvilke faktiske forhold vedtaket bygger på.
  4. Det søker angir av opplysninger i søknadsskjema eller hva det søkes om, blir ikke alltid besvart/omtalt i vedtaket.
  5. Dokumentasjon som søker legger ved sin søknad blir ikke alltid omtalt eller tatt stilling til i vedtaket.
  6. Det foreligger en rutine som sier at søknad som mangler dokumentasjon skal avslås. Det gjøres ikke individuelle vurderinger eller vurdering av forsvarlighet før vedtak om avslag fattes i disse sakene.
  7. Gjennomgåtte saker viser at det ikke alltid synliggjøres hvorvidt barns særskilte behov er vurdert før beslutning om økonomisk stønad, og ved fastsettelse av stønadens størrelse.
  8. Gjennomgåtte saker viser at det ikke alltid synliggjøres hvorvidt det er gjort en helhetsvurdering av familiens/barnas livssituasjon.
  9. Gjennomgåtte saker viser at barns særlige behov, som hovedregel, ikke fremkommer som en del av vurderingsgrunnlaget utover antall barn og barnas alder.
  10. Når det er besluttet at det skal innvilges stønad, utføres ikke alltid individuell vurdering når man i neste vurderingsfase skal fastsette stønaden størrelse. Interne normer og statens veiledende satser tillegges hovedvekt ved denne vurderingen.
  11. Trysil kommunes kontrollrutiner ved godkjenning av vedtak har ikke i tilstrekkelig grad fanget opp disse forholdene, og det er ikke sikret forsvarlig praksis ved beslutning av økonomisk stønad til foreldre med barn.
  12. Trysil kommune har ikke sikret at de ansatte har tilstrekkelig forståelse av hva lov og forskriftskrav på området innebærer for utøvelsen av det ansvaret den enkelte har, for behandling av økonomisk stønad i saker hvor det er barn i husstanden.
  13. Tjenestens styringstiltak er ikke av tilstrekkelig omfang til at de bidrar til å sikre at det ytes forsvarlig behandling av søknad til personer med forsørgeransvar for barn.

Avvik fra følgende lovkrav:

  • Forvaltningsloven § 25 (begrunnelsens innhold)
  • Forvaltningsloven § 11d (muntlige konferanser og nedtegning av opplysninger)
  • Lov om sosiale tjenester i Nav §§ 18 og 19 (stønad til livsopphold og stønad i særlige tilfeller)
  • Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids– og velferdsforvaltningen § 4 c, f og g.

6. Vurdering av enhetens styringssystem

Kommunens ledelse skal gjennom sine styringssystemer og sin internkontroll sørge for at virksomheten drives i henhold til gjeldende lover og forskrifter på området, og på den måten sørge for at driften er forsvarlig. Avvikene som ble gitt under tilsynet, knytter seg opp mot mangler ved kommunens styringssystem.

Kravet til styringssystem for de kommunale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen framgår av lov om sosiale tjenester i Nav § 5. Plikten til internkontroll innebærer at kommunen må forsikre seg om at den virksomhet Nav Trysil driver etter lov om sosiale tjenester i Nav, er i samsvar med kravene i lov og forskrift.

Formålet med internkontroll er å bidra til faglig forsvarlige tjenester og at kravene i lovgivningen oppfylles gjennom systematisk styring og kontinuerlig forbedringsarbeid. Det er ikke tilstrekkelig å basere seg på at medarbeidere med lang praksis, erfaringsbasert kunnskap om rutiner mv. skal sørge for dette. Internkontrollsystemet må også forventes å ivareta det forhold at brukere av tjenesten økonomisk stønad til dels er grupper som på grunn av egen situasjon kan ha vansker med å ivareta egne rettigheter.

Nav Trysil baserer sin styring på intern møtevirksomhet i form av saksdrøftingsmøter og leders kontroll av vedtak. Møtepunktet for intern saksdrøfting medfører at det fattes konklusjoner i enkeltsaker. Disse møtepunktene synes ikke å fange opp eventuelle behov for korrigeringer/forbedringsarbeid av mer generell karakter. Leders kontroll og gjennomgang av vedtak er basert på interne rutiner og normer som er fastsatt for virksomheten. Denne kontrollen av vedtak innebærer at det gis tilbakemeldinger til saksbehandler og medfører i noen tilfeller at vedtak justeres i forbindelse med godkjenning. Heller ikke prosessen med leders kontroll av vedtak synes å føre til at det fanges opp eventuelle behov for korrigeringer/forbedringsarbeid av mer generell og faglig karakter. Nav Trysil har nylig startet opp med bruk av et system for avviksmeldinger. Dette er kjent for de ansatte og det benyttes i noe grad til internt korrigeringsarbeid. Nav-leder benytter også Fylkesmannens beslutninger i klagesaker som grunnlag for eventuell endring/korrigering av praksis internt i kontoret.

Nav- leder er en del av rådmannens ledergruppe og deltar derfor i rådmannens virksomhetsledermøter annenhver uke. Nav-leder har også månedlige møter med rådmannen for gjennomgang av økonomirapporter og eventuell annen rapportering/avklaring.

Som det fremgår av funn fra tilsynet synes ikke Trysil kommunes styringssystem i tilstrekkelig grad å fange opp de krav til internkontroll som fremgår av forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids– og velferdsforvaltningens § 4. Som følge av dette har ikke kommunen i tilstrekkelig grad fanget opp behovet for systematiske tiltak for å etterspørre, avdekke og registrere brudd på styringskrav og materielle krav som følger av lovgivningen på området økonomisk stønad til forsørgere for barn. Det fremkommer heller ikke systematiske tiltak for å sikre kontinuerlig forbedring av virksomheten.

7. Regelverk

  • LOV 2009-12-18 nr. 131: Lov om sosiale tjenester i arbeids– og velferdsforvaltningen
  • LOV 1967-02-10: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
  • FOR 2010 nr. 1463: Internkontrollforskrift for kommunen i arbeids– og velferdsforvaltningen
  • FOR 2006-12-15 nr. 1456: Forskrift til forvaltningsloven

8. Dokumentunderlag

  • Organisasjonskart Trysil kommune juni 2011, forslag til ny organisasjonsstruktur 2012
  • Organisasjonskart Nav
  • Samarbeidsavtale 2007
  • Utkast til revidert Samarbeidsavtale
  • Strategisk plan for Nav Trysil
  • Virksomhetsplan Nav Trysil 2011
  • Beskrivelse av bevilling for sosialtjenesten 2012
  • Årsmelding sosialtjenesten 2011
  • Orienteringsak for Hovedutvalg for helse og omsorg om utmåling av sosialhjelp Trysil komme 2011
  • Sosialhjelpssater 2004 —vedtak i formannskapet av 12.03.04
  • Informasjonsnotat til virksomhetsledere i forbindelse med kvalifiseringsprogram og unge brukere mellom 18 —25 år ved Nav
  • Samarbeidsavtale mellom Nav Trysil og Nav Engerdal og Oppfølgingstjenesten I Trysil og Engerdal
  • Saksbehandlingsrutiner sosialtjenesten sist revidert mars 2012/inkl avvikssystem og opplæringsskjema)
  • Søknad om sosialhjelp
  • Informasjon til søkere ved sosialtjenesten
  • Information to applicants in social service
  • Trysil kommunes oppvekstmodell
  • Organisasjonskart som viser styringslinjer i forbindelse med behandling av sosialhjelp
  • Oversikt over ansatte som er involvert i arbeidet med søknader om økonomisk stønad, herunder også mottak.
  • Bemanningsplaner for sosial/barnevern 2010
  • Lederplattform Trysil kommune
  • Formålsorientert stillingsbeskrivelse for virksomhetsleder
  • Oppfølging av Rådmann
  • Medarbeidersamtaleskjema
  • Skjema for mnd dialogmøte mellom rådmann, økonomisjef og den enkelte virksomhetsleder i Trysil kommune
  • Notat/tilleggsopplysninger fra Nav-leder

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • 18 saksmapper tilhørende saker hvor hovedperson er forsørger for barn eller har samvær med barn.
  • Referatbok fra kuratormøtet
  • Perm med avviksmeldinger

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn av 23.03.12
  • Oversendelse av program for tilsyn av 01.06.12
  • Diverse e-post og telefonkontakt for avklaringer

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Heidi Anett Vestli

Saksbehandler

X

X

X

Andi Cornelia Berntsson

Saksbehandler

X

X

X

Aud Marit Gjøstøl

Saksbehandler

X

X

X

Anne-Lise Solheim

Mottakskonsulent

X

X

X

Kristen Trengereid

Rådmann

X

X

X

Heidi D. Rasmussen

Nav-leder

X

X

X

Bernt Amdahl

Utvalgsleder helse og omsorg

X

 

X

Kristin Døhl

Økonomisk rådgiver

X

 

X

Else Berit Lindh

Økonomisk rådgiver

X

 

X

Trygve Øverby

Kommunalsjef helse og omsorg

   

X

Solfrid Ekra

Ruskonsulent

   

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Seksjonssjef Solveig Hansen, revisjonsleder
Seniorrådgiver Bente N. Lindstad
Rådgiver Marie Brun Høisven, observatør
Seniorrådgiver Wenche Skjær, observatør fra statens helsetilsyn