Helsetilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen i Hedmark gjennomførte i perioden 25.01.12 – 22.06.12 tilsyn med Tynset kommune / NAV Tynset. Tilsynet, som ble utført som systemrevisjon, omfattet behandling av søknad om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn.

Revisjonen var avgrenset til to hovedområder:

  • Om kommunen sikrer at det foretas forsvarlig kartlegging ved behandling av søknad om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar.
  • Om kommunen sikrer at det foretas forsvarlige vurderinger ved behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar.

Det ble gitt 2 avvik under revisjonen.

Avvik 1:

Tynset kommune sikrer ikke i tilstrekkelig grad at relevante opplysninger om barnas situasjon etterspørres og fanges opp i kartleggingsfasen i alle saker som omhandler økonomisk stønad til personer med forsørgeransvar for barn.

Avvik 2:

Tynset kommune sikrer ikke i tilstrekkelig grad at det foretas forsvarlige vurderinger ved behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn.

Solveig Hansen
revisjonsleder

Bente N. Lindstad
revisor

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Tynset kommune i perioden 25.01.12 – 22.06.12. Revisjonen inngår som en del av fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år. Tilsynet, som ble utført som systemrevisjon, omfattet behandling av søknad om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosiale tjenester i NAV etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved gjennomgang av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Tynset kommune har 5400 innbyggere.

I 2010 mottok 3,3% av befolkningen økonomiske ytelser etter lov om sosiale tjenester i Nav. Tilsvarende tall for Hedmark fylke var 3,2% og for landet 2,6%.

23% av mottakere av økonomisk sosialhjelp i Tynset kommune mottok stønad i 6 mnd eller mer. Tilsvarende tall for Hedmark var 29% og landet for øvrig var 26%.

NAV Tynset ble etablert i 2009. NAV Tynset har, i tillegg til de obligatoriske oppgaver etter lov om sosiale tjenester i NAV, også ansvaret for kommunens rusarbeid og økonomisk rådgivning.

Kontoret har 12 ansatte og er organisert med to team, hhv. oppfølgingsteam og mottaksteam. Hvert team har en teamleder og kontoret ledes for øvrig av NAV-leder. Nav Tynset er også regionkontor for Nord- Østerdalsregionen. Arbeidet med å ta imot søknader og innhenting av informasjon knyttet til søknad om økonomisk stønad er, i hovedsak, lagt til mottaksavdelingen. Arbeidet med vurdering og beslutning i saker som gjelder økonomisk sosialhjelp er lagt til oppfølgingsteam. Det er lagt opp til tett samhandling mellom de to teamene, og ansatt i mottaksteam deltar i saksdrøftingsmøter med oppfølgingsteam.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel utsendt 25.01.12.

Åpningsmøte gjennomført 12.04.12.

Intervjuer

7 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapittelet Dokumentunderlag.

Sluttmøte gjennomført 13.04.12.

4. Hva tilsynet omfattet

Det ble ført tilsyn med NAV Tynset sin behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn, dvs §§ 18 og 19 i lov om sosiale tjenester i arbeids - og velferdsforvaltningen. Tilsynet var avgrenset til området forsvarlig behandling, med vekt på om kommunen sikrer at søkers og barnas situasjon kartlegges i tilstrekkelig grad og om det gjøres individuelle vurderinger også i forhold til barnas situasjon, før det tas beslutning om økonomisk stønad.

Målsettingen med tilsynet var derfor å undersøke om:

  • Tynset kommune sikrer at det foretas forsvarlig kartlegging ved behandling av søknad om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar.
  • Tynset kommune sikrer at det foretas forsvarlige vurderinger ved behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar.

Avgrensningen ”personer med forsørgeransvar” inkluderer både personer som har daglig omsorg for sine barn og personer som har samvær med sine barn.

5. Funn

Avvik 1:

Tynset kommune sikrer ikke i tilstrekkelig grad at relevante opplysninger om barnas situasjon etterspørres og fanges opp i kartleggingsfasen i alle saker som omhandler økonomisk stønad til personer med forsørgeransvar for barn.

Avviket bygger på følgende:

1. Av intervjuer med flere ansatte fremkommer det at det er ulik oppfatning av forholdet mellom dokumentasjonsinnhenting og øvrig kartlegging. Dette gir seg utslag i en ulik oppfatning av arbeidsdelingen mellom mottak og oppfølging i forhold til ansvar for å sikre en tilstrekkelig opplyst sak.

2. Av intervjuer med flere ansatte fremkommer det opplysninger om at barnas situasjon ikke alltid blir tematisert i kartleggingssamtaler med søker. Dette fører til at det ikke alltid legges til rette for at søker settes i stand til å gi relevante opplysninger for helhetlig å opplyse om forhold som omhandler barnas situasjon

3. Av intervjuer med flere ansatte fremkommer det at opplysninger knyttet til barn ikke alltid etterspørres aktivt av saksbehandler. Dette fører til at plikten til aktivt å sørge for at saken er tilstrekkelig opplyst, ikke alltid blir ivaretatt

4. Det foreligger ingen rutine eller omforent praksis som beskriver hva som skal tematiseres i kartleggingssamtaler med personer som har forsørgeransvar for barn

5. Gjennomgang av vedtak i saker hvor det foreligger forsørgeransvar viser at relevante forhold rundt det at søker har barn, ikke alltid blir undersøkt nærmere. Dermed legges ikke alltid relevante og tilstrekkelige fakta til grunn ved vurdering av søknader.

6. Leder kontrollerer ikke systematisk om veiledningen som gis i forbindelse med kartlegging er tilstrekkelig og det iverksettes heller ikke korrigerende tiltak ved behov.

7. Eventuelle mangler ved tjenesten etterspørres ikke av leder og blir ikke systematisk fanget opp. Tilbakemeldinger fra brukere og medarbeidere fører heller ikke til at tjenesten systematisk evalueres og forbedres.

8. Det gjennomføres ikke systematiske tiltak for risikovurdering eller gjennomgang av hvilke feil som kan oppstå, i forhold til saker som omhandler personer med forsørgeransvar for barn.

9. Kommunens øverste ledelse forsikrer seg ikke om at internkontrollen fungerer som forutsatt ved å etterspørre eller gjennomføre gjennomgang av internkontrollen.

Avvik fra følgende lovkrav:

  • Forvaltningsloven § 17 (utrednings – og informasjonsplikt)
  • Forvaltningsloven § 11 (veiledningsplikt)
  • Forvaltningsloven § 11d (muntlige konferanser og nedtegning av opplysninger)
  • Lov om sosiale tjenester i NAV § 17 (opplysning, råd og veiledning)
  • Lov om sosiale tjenester i NAV § 43 (innhenting av opplysninger)
  • Lov om sosiale tjenester i NAV §§ 18 og 19 (stønad til livsopphold og stønad i særlige tilfeller)
  • Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids – og velferdsforvaltningen § 4 f og g.

Avvik 2:

Tynset kommune sikrer ikke i tilstrekkelig grad at det foretas forsvarlige vurderinger ved behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn.

Avviket bygger på følgende:

1. Det fremkommer av intervjuer med flere ansatte at vektlegging på lovens subsidiære karakter og kravet til å benytte andre muligheter ikke alltid blir balansert mot forsvarlighetskravet i samme lov og kravet til individuell vurdering før fastsettelse av stønadsnivå til livsopphold. Det sikres derfor ikke alltid at det gjøres forsvarlig vurdering av forsørgers og barnas situasjon ved fastsettelse av stønadsbehov.

2. Søknader avslås i flere tilfeller uten vurdering, dersom bruker ikke har benyttet andre muligheter for inntekt. Dette gjøres uten at det er foretatt en vurdering ift hvordan dette påvirker familiens totale situasjon, og om det er sikret at familien har trygghet for et forsvarlig livsopphold.

3. Det foretas ikke alltid individuell vurdering når det søkes om stønad til formål hvor det er fastsatt eller praktiseres egne interne normer.

4. Eventuelle mangler ved tjenesten etterspørres ikke av leder og blir ikke systematisk fanget opp. Tilbakemeldinger fra brukere og medarbeidere medfører heller ikke at tjenesten systematisk evalueres og forbedres.

5. Fordi det ikke alltid innhentes tilstrekkelig opplysninger om barnas situasjon i kartleggingsfasen, gjøres påfølgende vurdering av om det skal innvilges stønad, uten at alle forhold som påvirker søkers behov for livsopphold er kjent og kartlagt. Det tas dermed ikke særlig hensyn til barnas behov.

6. Vedtakene viser ikke alltid hvilke faktiske økonomiske forhold som er lagt til grunn for utmålingen av stønad. Utgifter som bruker opplyser å ha, blir ikke alltid gjenstand for faktisk vurdering i forbindelse med fastsetting av stønadsnivå.

7. Det gjennomføres ikke systematiske tiltak for risikovurdering eller gjennomgang av hvilke feil som kan oppstå i forhold til saker som omhandler personer med forsørgeransvar for barn.

8. Kommunens øverste ledelse forsikrer seg ikke om at internkontrollen fungerer som forutsatt ved å etterspørre eller gjennomføre gjennomgang av internkontrollen.

Avvik fra følgende lovkrav:

  • Forvaltningsloven § 17 (utrednings – og informasjonsplikt)
  • Forvaltningsloven § 11 (veiledningsplikt)
  • Forvaltningsloven § 11d (muntlige konferanser og nedtegning av opplysninger)
  • Forvaltningsloven § 25 (krav til begrunnelse)
  • Lov om sosiale tjenester i NAV § 17 (opplysning, råd og veiledning)
  • Lov om sosiale tjenester i NAV § 43 (innhenting av opplysninger)
  • Lov om sosiale tjenester i NAV §§ 18 og 19 (stønad til livsopphold og særlige tilfeller)
  • Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids – og velferdsforvaltningen § 4 f og g.

6. Vurdering av enhetens styringssystem

Kommunens ledelse skal gjennom sine styringssystemer og sin internkontroll sørge for at virksomheten drives i henhold til gjeldende lover og forskrifter på området og på den måten sørge for at driften er forsvarlig. Avvikene som ble gitt under tilsynet, knytter seg opp mot mangler ved kommunens styringssystem.

Kravet til styringssystem for de kommunale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen framgår av lov om sosiale tjenester i Nav § 5. Plikten til internkontroll innebærer at kommunen må forsikre seg om at den virksomhet Nav Tynset driver etter lov om sosiale tjenester i Nav, er i samsvar med kravene i lov og forskrift.

Formålet med internkontroll er å bidra til faglig forsvarlige tjenester og at kravene i lovgivningen oppfylles gjennom systematisk styring og kontinuerlig forbedringsarbeid. Det er ikke tilstrekkelig å basere seg på at medarbeidere med lang praksis, erfaringsbasert kunnskap om rutiner mv. skal sørge for dette. Internkontrollsystemet må også forventes å ivareta det forhold at brukere av tjenesten økonomisk stønad til dels er grupper som på grunn av egen situasjon kan ha vansker med å ivareta egne rettigheter.

Nav Tynset baserer sin styring på intern møtevirksomhet og leders kontroll av vedtak. Intern møtevirksomhet har temaer som gjennomgang av kontorets målekort for resultatoppnåelse. Eventuell manglende resultatoppnåelse medfører tilpasninger i praksis i form av justerte prioriteringer internt i kontoret. Kontoret har også arenaer for intern saksdrøfting som medfører at det fattes konklusjoner i enkeltsaker. Disse møtepunktene synes ikke å fange opp eventuelle behov for korrigeringer/forbedringsarbeid av mer generell karakter. Leders kontroll og gjennomgang av vedtak er basert på en intern beskrivelse av hva et vedtak skal inneholde. Leders kontroll av vedtak innebærer tilbakemeldinger til saksbehandler og medfører i noen tilfeller at vedtak justeres i forbindelse med godkjenning. Heller ikke prosessen med leders kontroll av vedtak synes å føre til at det fanges opp eventuelle behov for korrigeringer / forbedringsarbeid av mer generell og faglig karakter. Nav - leder benytter Fylkesmannens beslutninger i klagesaker som grunnlag for eventuell endring/korrigering av praksis internt i kontoret. Det er igangsatt arbeid med kompetansekartlegging for å avdekke behov for kompetansepåfyll hos de ansatte.

Nav-leder er en del av rådmannens ledergruppe og deltar derfor i rådmannens ledermøter. Det foreligger også mulighet for en til en samtaler med rådmann ved behov. Nav-leder rapporterer månedlig til rådmannen på økonomi. I tillegg har rådmannen innblikk i Nav-kontorets målekort som oppdateres månedlig. Forhenværende rådmann har bidratt i arbeidet med å utvikle de indikatorer som måler utvalgte kommunale resultater.

Tynset kommune har et system for avviksmeldinger, men dette er i stor grad lagt opp rundt avvik på HMS området. Kommunen har igangsatt arbeid på området og jobber med utvikling av verktøyet ”kvalitetslosen” som et verktøy for melding av fremtidige avvik av faglig karakter.

Som det fremgår av funn fra tilsynet synes ikke Tynset kommunes styringssystem i tilstrekkelig grad å fange opp de krav til internkontroll som fremgår av forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids – og velferdsforvaltningens § 4. Som følge av dette har ikke kommunen i tilstrekkelig grad fanget opp behovet for systematiske tiltak for å etterspørre, avdekke og registrere brudd på styringskrav og materielle krav som følger av lovgivningen på området økonomisk stønad til forsørgere for barn. Det fremkommer heller ikke systematiske tiltak for å sikre kontinuerlig forbedring av virksomheten.

7. Regelverk

  • LOV 2009-12-18 nr. 131: Lov om sosiale tjenester i arbeids – og velferdsforvaltningen
  • LOV 1967-02-10 nr. 00: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
  • FOR 2010 nr. 1463: Internkontrollforskrift for kommunen i arbeids – og velferdsforvaltningen
  • FOR 2006-12-15 nr. 1456: Forskrift til forvaltningsloven

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Samarbeidsavtalen mellom kommunen og NAV Hedmark
  • Fordelingsnøkkel for kostnadsfordeling mellom NAV Hedmark og Tynset kommune
  • Kommunens delegasjon til NAV- kontoret
  • Prinsipper for delegert myndighet fra Tynset kommunestyre
  • Oversikt over styrende dokumenter i internkontroll / kvalitetssystemer i NAV Tynset
  • Internkontroll i sosialtjenesten
  • Mal for gjennomgang av kvalitet og styring
  • Skjema som viser internkontrollsystem for Tynset kommune
  • Liste over opplysninger som er nødvendig for å behandle søknad om økonomisk sosialhjelp
  • Informasjonsskriv til søkere av økonomisk sosialhjelp i Tynset kommune
  • Rutine som viser hva et vedtak etter lov om sosiale tjenester i NAVskal inneholde, godkjenning og utbetalingsrutiner
  • Veiledende retningslinjer for økonomisk stønad 2012.
  • Organisasjonskart for NAV Tynset
  • Delegeringsreglement for saker etter lov om sosiale tjenester i NAV ved NAV Tynset
  • Stillingsbeskrivelser for teamleder mottak, teamleder oppfølging, veileder mottak og veileder oppfølging
  • Rutine for introduksjon av nytilsatte
  • Kompetanseplan 2011
  • Oversikt over arenaer for læring / møtepunkter ved NAV Tynset
  • Oversikt over interne møter ved NAV Tynset
  • Skjema for melding av avvik til Tynset kommune

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • 30 saksmapper; personer med daglig omsorg og samvær med barn
  • Rutineperm NAV Tynset

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn
  • Brev vedrørende endring av dato for tilsynet
  • Oversendelse av program for tilsyn
  • Diverse e-post for praktiske avklaringer

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Wenche Brohaug

Veileder oppfølging

X

X

X

Paula Valle

Veileder mottak

X

X

X

Kristina Grindal

Veileder mottak

X

 

X

Hanna S. Tollan

Nav - leder

X

X

X

Ingun Viken

Veileder mottak

X

 

X

Morten B Often

assisterende Rådmann

X

 

X

Jan Thore Ø Martinsen

Veileder oppfølging

X

X

X

Kjetil Lorentzen

Veileder oppfølging

X

X

X

Vigdis Gjermundshaug

Rådgiver

   

X

Merete Myhre Moen

Varaordfører

   

X

Inger Marie Trøen

Veileder mottak

   

X

Arild Einar Trøen

Rådmann

 

X

X

Liv Monica Holøyen

Veileder mottak

 

X

 

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Seksjonssjef Solveig Hansen, revisjonsleder
Seniorrådgiver Bente N Lindstad
Rådgiver Henriette Holager