Helsetilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Kommunens arbeid med oppfølging av barn i fosterhjem, herunder

  • Oppfølging og kontroll av barnets situasjon i fosterhjemmet
  • Barnets medvirkning
  • Råd og veiledning til fosterforeldre

Resultat av tilsynet:

Avvik 1:

Kommunen sikrer ikke i tilstrekkelig grad arbeidet med oppfølging av barn i fosterhjem

Dato: 16.07.13

Ida Kjerschow Harstad
revisjonsleder

Bente Nygaard Lindstad
revisor  

 

Yngvild Fløgstad
revisor

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Kongsvinger kommune i perioden 10.01.13 – 16.07.13. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn med kommunale barneverntjenester i 2013, initiert av Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med den kommunale barneverntjenesten jf. Lov om barneverntjenester § 2-3 fjerde ledd bokstav a.

Det er Statens helsetilsyn som har gitt føringer om tema og tilsynsmetode for Fylkesmannens tilsyn jf. Lov om barneverntjenester § 2-3 b.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Kongsvinger kommune har en folkemengde på ca. 17600, hvorav andel barn er på ca. 19 %.

I 2012 mottok 233 barn i Kongsvinger kommune tiltak fra barneverntjenesten, av disse mottok 79 barn tiltak utenfor opprinnelig familie.

Kongsvinger kommune er organisert med en øvre ledelse bestående av rådmann med stab og fire kommunalsjefer. Hver kommunalsjef har ansvar for flere enheter. Kommunalsjef for oppvekst har blant annet ansvar for Barn- og ungeenheten.

Barn- og ungeenheten består av helsesøstertjenesten, barneverntjenesten og pedagogtjenesten og styres av en egen enhetsleder.

Barneverntjenesten har til sammen 17 ansatte, herunder en fagleder og saksbehandlerne som er delt inn i tre team: Mottak/undersøkelsesteam, hjelpetiltaksteam og fosterhjemsteam.

Hjelpetiltaksteamet består av 7 saksbehandlere og har ansvar for barn som plasseres i fosterhjem som frivillige hjelpetiltak jf. bvl. § 4-4, 5. ledd. Fosterhjemsteamet består av tre saksbehandlere, og har ansvar for oppfølging av barn som bor i fosterhjem som kommunen har omsorgen for jf. bvl. § 4-12. Fagleder for barneverntjenesten fungerer som teamleder for begge teamene. 

Barneverntjenesten i Kongsvinger hadde 43 barn plassert i kommunale fosterhjem på tilsynstidspunktet.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 10.01.13.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 14.05.13.

Intervjuer

10 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 16.05.13.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet å avdekke hvorvidt kommunen gjennom sine styringstiltak sikrer at deres oppfølging og kontroll av barnets situasjon i kommunale fosterhjem utføres i tråd med myndighetskrav i barnevernloven.

Tilsynet omfattet temaene:

  • Oppfølging og kontroll av barnets situasjon i fosterhjemmet
  • Barnets medvirkning
  • Råd og veiledning til fosterforeldre

Lovkrav for området:

  • Barnevernlovens § 4-22 med tilhørende forskrift om fosterhjem
  • Barnevernlovens § 4-5, § 4-15 og 4-16 om planer for og oppfølging av tiltak
  • Barnevernlovens § 6-3 om barns medvirkning
  • Barnevernlovens § 2-1 med tilhørende forskrift om kommunens oppgaver og internkontroll

5. Funn

Avvik 1:

Kommunen sikrer ikke i tilstrekkelig grad arbeidet med oppfølging av barn i fosterhjem

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Barnevernloven § 2-1, § 6-3, § 4-22
  • Forskrift om fosterhjem § 7
  • Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester § 4
  • Fns barnekonvensjon artikkel 12

Avviket bygger på følgende:

  1. I 11 av 20 saker var fosterhjemsbesøk ikke gjennomført i henhold til kravet i fosterhjemsforskriften § 7.
  2. Barneverntjenesten har ikke interne rutiner som gir felles retningslinjer for hva oppfølgingen av fosterhjem skal inneholde. Saksmappene fremsto også som ulike.
  3. Det er ikke rutine for å overføre og dele kunnskap om og rutiner for fosterhjemsarbeid mellom fosterhjemsteamet og tiltaksteamet.
  4. Det foreligger ikke prosedyre for opplæring av nyansatte i fosterhjemsarbeid.
  5. Barneverntjenesten gjennomfører samtaler med fosterbarn, men det sikres ikke at barna blir rutinemessig informert og hørt i henhold til lovkravet om medvirkning.
  6. Fosterforeldres behov for veiledning blir ikke systematisk kartlagt og vurdert.
  7. Det blir ikke systematisk innhentet tilbakemelding fra barneverntjenestens brukere til forbedring av fosterhjemsarbeidet.
  8. Det er ikke et system for å identifisere og behandle avvik. 
  9. Det er ikke foretatt en sårbarhetsanalyse av kommunens fosterhjemsarbeid.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Kongsvinger kommune er i ferd med å innføre et elektronisk kvalitetssystem - Kvaliteket. Via Kvaliteket blir det stilt forventninger til alle ansatte i kommunen om å melde avvik, og hva som er avvik er klart definert. Videre legges alle prosedyrene og internkontroll inn i systemet.

Kvaliteket var imidlertid ikke iverksatt på tilsynstidspunktet. Det forelå derfor ikke enda implementerte rutiner for å sikre at de ansatte kunne identifisere avvik og at disse systematisk ble behandlet av ledelsen. Som en konsekvens var ikke avvik om manglende fosterhjembesøk identifisert, meldt og behandlet. Ledelsen var imidlertid informert om de manglende fosterhjemsbesøkene, og det fremkom generelt god informasjonsflyt i systemet, blant annet ved faste møter både i barneverntjenesten og mellom barnevernleder og øvrige ledelse.

Det var utarbeidet styringsdokumenter og internkontroll for barneverntjenesten, men en del av internkontrolltiltakene var enda ikke iverksatt.

Fosterhjemsteamet har erfarne medarbeidere og fremsto som faglig godt. Fagleder hadde jevnlig veiledning og saksgjennomgang med hver enkelt i teamet, samt teammøter. Det forelå sjekklister som ga oversikt over fosterhjemssakene.

Imidlertid hadde ikke kommunen utarbeidet rutiner for fosterhjemsarbeidets innhold, herunder for hva et fosterhjemsbesøk skulle inneholde, for hva som skulle kartlegges og for hvordan barnets medvirkning skulle sikres. Den manglende strukturen i og styringen av dette, viste seg i at oppfølgingen av fosterhjemmene ble ulik. Fordi det også manglet fellesmøter og rutiner for fosterhjemsteamet og hjelpetiltaksteamet om fosterhjemsarbeid, fremsto saksmappene for barna som var plassert ved frivillig hjelpetiltak som særlig ulike.

Kommunen manglet også implementerte rutiner for opplæring av nyansatte, for sårbarhetsanalyse og for å innhente brukererfaringer systematisk, noe som er nødvendig for å fullt ut  kvalitetssikre fosterhjemsarbeidet.

7. Regelverk

  • Lov om barneverntjenester
  • Forskrift om fosterhjem
  • Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
  • FNs barnekonvensjon om barnets rettigheter

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Årsmelding 2012 for barneverntjenesten
  • Organisasjonskart for Barn- og ungeenheten
  • Styringsdokument for Barn- og ungeenheten
  • Opplæringsplan for Kongsvinger barneverntjeneste
  • Oversikt over barnevernmøter
  • Internkontroll for Kongsvinger barneverntjeneste

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • 20 saksmapper til barn plassert i kommunale fosterhjem
  • Det ble foretatt en verifikasjon av dokumentasjon på det elektroniske kvalitetssystemet -  Kvaliteket.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn datert 10.01.13
  • E- post fra kommunen vedrørende kontaktperson for tilsynet datert 24.01.13
  • Dokumentasjon fra kommunen datert 02.04.13
  • Program for tilsynet datert 25.04.13
  • E-post fra kommunen om praktiske opplysninger datert 10.05.13
  • Foreløpig rapport datert 31.05.13
  • E-post fra kommunen med tilbakemelding på foreløpig rapport den 16.07.13

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Siri Nygaard Hansen

Jurist og leder av Service og forvaltning i kommunen

X

   

Anne Kjersti Wigeneset

Fagleder for tiltakstjeneste for ped. psyk.

X

   

Laila Fjeldbu

Spes. ped.

X

   

Siw Anita Øsberg Seigerud

Saksbehandler i barneverntjenesten

X

   

Knut Jonas Berget

Saksbehandler i barneverntjenesten

X

 

X

Tor Inge With

Saksbehandler og SLT-koordinator

X

 

X

Inger Pedersen

Saksbehandler i barneverntjenesten

X

X

 

Unni Berven

Fagleder i barneverntjenesten

X

X

X

Ellen Bråthen

Saksbehandler i barneverntjenesten

 

X

X

Anne Regi Ring

Enhetsleder

 

X

X

Hilde Framaas

Teamleder og stedfortreder i barneverntjenesten

 

X

X

Mette Hansen

Saksbehandler i barneverntjenesten

 

X

X

Bente Granli

Saksbehandler i barneverntjenesten

   

X

Berit Opheim

Saksbehandler i barneverntjenesten

 

X

X

Unni Strøm

Kommunalsjef

 

X

X

Torleif Lindahl

Rådmann

 

X

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Ida Kjerschow Harstad
Bente Nygaard Lindstad
Yngvild Fløgstad

Fra Statens helsetilsyn deltok:
Janne- Helene Ottestad (observatør)