Helsetilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Kommunens arbeid med oppfølging av barn i fosterhjem, herunder

  • Oppfølging og kontroll av barnets situasjon i fosterhjemmet
  • Barnets medvirkning
  • Råd og veiledning til fosterforeldre

Resultat av tilsynet:

Avvik 1:

Kommunen sikrer ikke arbeidet med oppfølging av barn i fosterhjem

Ida Kjerschow Harstad
revisjonsleder

Bente Nygaard Lindstad
revisor

Yngvild Fløgstad
revisor

 

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Tynset kommune, Barnevernsamarbeidet i perioden 10.01.13 – 10.06.13. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn med kommunale barneverntjenester i 2013, initiert av Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med den kommunale barneverntjenesten jf. Lov om barneverntjenester § 2-3 fjerde ledd bokstav a.

Det er Statens helsetilsyn som har gitt føringer om tema og tilsynsmetode for Fylkesmannens tilsyn jf. Lov om barneverntjenester § 2-3 b.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Tynset kommune er organisert med en flat struktur med 17 tjenesteområder direkte underlagt rådmannen. Rådmannen har imidlertid delegert en del av styringsansvaret for tjenesteområdene til assisterende rådmann, utdanningssjefen og til helse- og omsorgssjefen. Assisterende rådmann har fått delegert ansvaret for oppfølging av barnevernleder og barneverntjenesten.

Tynset kommune gikk inn i et interkommunalt barnevernsamarbeid med Alvdal og Tolga kommune i 2003, med Tynset som vertskommune jf. kommuneloven §§ 28 -1a-e.

I 2012 ble også Folldal kommune innlemmet i barnevernsamarbeidet.

Det er videre vedtatt at Rendalen kommune skal inngå i barnevernsamarbeidet fra 01.05.13.

Tynset kommune som vertskommunen er pliktsubjekt for tilsyn med kommuner som inngår i et slikt samarbeid jf. kommunelovens § 28 k, og vil også ha ansvar for å rette eventuelle avvik. Samarbeidskommunene har imidlertid fortsatt et overordnet ansvar for at innbyggerne i kommunen får de tjenestene de har krav på etter barnevernloven.

Tynset kommune har et folketall på ca. 5560, Tolga på ca. 1680, Alvdal på ca. 2430 og Folldal på ca. 1640. Til sammen utgjør dette ca. 11310 bosatte i de fire kommunene.

Barneverntjenesten består av barnevernleder, nestleder, syv saksbehandlere, en merkantil stilling, samt en jurist i 70 % stilling. Saksbehandlerne arbeider med alle deler av saksbehandlingen i barneverntjenesten, men er inndelt i barne- og ungdomsteam.

Barnevernsamarbeidet hadde 10 barn plassert i kommunale fosterhjem på tilsynstidspunktet.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 10.01.12.

Innhentet dokumentasjon

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapittelet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 17.04.13.

Intervjuer

Syv ansatte i kommunen ble intervjuet.

Gjennomgang av dokumentasjon

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapittelet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 18.04.13.

Foreløpig rapport datert 03.05.13

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet å avdekke hvorvidt kommunen gjennom sine styringstiltak sikrer at deres oppfølging og kontroll av barnets situasjon i kommunale fosterhjem utføres i tråd med myndighetskrav i barnevernloven.

Tilsynet omfattet temaene:

  • Oppfølging og kontroll av barnets situasjon i fosterhjemmet
  • Barnets medvirkning
  • Råd og veiledning til fosterforeldre

Lovkrav for området:

  • Barnevernlovens § 4-22 med tilhørende forskrift om fosterhjem
  • Barnevernlovens § 4-5, § 4-15 og 4-16 om planer for og oppfølging av tiltak
  • Barnevernlovens § 6-3 om barns medvirkning
  • Barnevernlovens § 2-1 med tilhørende forskrift om kommunens oppgaver og internkontroll

5. Funn

Avvik 1:

Kommunen sikrer ikke arbeidet med oppfølging av barn i fosterhjem.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Barnevernloven § 2-1, § 6-3, § 4-22
  • Forskrift om fosterhjem § 7
  • Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester § 4
  • Fns barnekonvensjon artikkel 12

Avviket bygger på følgende:

  1. I 5 av 10 saker var lovpålagte fosterhjemsbesøk ikke gjennomført eller ikke dokumentert gjennomført.
  2. I 3 av 10 saker manglet lovpålagte oppfølgingsplaner for fosterbarna.
  3. Det fremkom at oppfølgingen av fosterhjemsplasseringene ikke var basert på omforente rutiner eller praksis. Saksmappene fremsto også som ulike.
  4. Kommunen hadde ikke rutiner for å sikre at lovpålagte oppgaver i forbindelse med oppfølgingen av fosterhjem ble gjennomført til rett tid.
  5. Det forelå ikke rutiner for bruk av skriftlige planer med datoer for fosterhjemsbesøk, og ikke rutiner for å fange opp hvorvidt besøkene faktisk ble gjennomført.
  6. Det ble ikke gitt systematisk opplæring i fosterhjemsarbeid, og det forelå heller ikke rutiner for hva som skulle kartlegges og følges opp under barnets plassering i fosterhjem.
  7. Barneverntjenesten hadde ikke rutiner for hva et fosterhjemsbesøk skulle inneholde.
  8. Kommunen hadde ikke gitt opplæring i eller utarbeidet rutiner for hva barns medvirkning innebærer.
  9. Det ble ikke systematisk innhentet tilbakemelding fra barneverntjenestens brukere til forbedring av fosterhjemsarbeidet.
  10. Det var ikke et kjent system for avviksrapportering og- behandling. Enkelte av de foreliggende avvik var kjent, men ikke rettet.
  11. Det var ikke foretatt en sårbarhetsanalyse for kommunens fosterhjemsarbeid.
  12. Rutinene for oppfølging av fosterhjem hadde ikke vært systematisk og jevnlig evaluert og korrigert.

6. Vurdering av enhetens styringssystem

Tynset er vertskommune for barnevernsamarbeidet jf. kommuneloven §§ 28 a-k, noe som innebærer at ansvaret for å sikre organisering og ytelse av tjenestene i henhold til barnevernloven vil ligge til Tynset etter delegasjon fra Tolga, Alvdal og Folldal kommune.

Rådmannens styring av barnevernsamarbeidet var delvis delegert til assisterende rådmann, som hadde månedlige møter med barnevernleder om status i barnevernet. Det ble imidlertid også jevnlig rapportert direkte til rådmannen, herunder om krevende fosterhjemsplasseringer.

For å styrke styringen i kommunen var det iverksatt et lederutviklingsprogram, og det elektroniske kvalitetssystemet «Kvalitetslosen» var i ferd med å bli innført.

For styring og utvikling av barneverntjenesten forelå det en handlingsplan for 2012 og en beskrivelse av tjenestens interkontroll. Tiltakene i planen og internkontrollen var imidlertid bare delvis iverksatt og gjennomført.

Kommunen hadde utarbeidet en opplæringsplan for barneverntjenesten, men den inneholdt i all hovedsak innføring i det tekniske og praktiske på arbeidsplassen for nyansatte. Planen viste ingen rutine for systematisk opplæring i faktisk faglig utførelse av saksbehandling.

Kommunen hadde godt faglig belegg og bredde blant de ansatte i barneverntjenesten.

Den ukentlige møtevirksomheten i barneverntjenesten, samt fast veiledningstilbud til alle ansatte ved nestleder i barneverntjenesten, ga mulighet for gjennomgang av fosterhjemssakene og veiledning til den enkelte dersom det oppsto problemstillinger. Det forelå imidlertid ikke noen aktiv og systematisk styring og kontroll av oppfølgingen av fosterhjemmene, herunder om fosterhjemsbesøk ble gjennomført til rett tid.

Det var ikke kjent hvordan avvik skulle meldes eller behandles. Det var imidlertid kjent at Kvalitetslosen som skulle innføres snart ville kunne bidra til å ivareta dette.

Det var utarbeidet en rutinehåndbok for barnevernsamarbeidet som inneholdt rutine for oppfølging av barn i fosterhjem og for samtale med barn. Disse rutinene inneholdt imidlertid ingen beskrivelse av innholdet i oppfølgingen av fosterhjem eller hva som skal til for å sikre barns medbestemmelse. De inneholdt heller ikke rutiner for hvordan fosterhjemsbesøk skulle planlegges og hva som skulle kartlegges og følges opp under plasseringen av barn i fosterhjem. Det var derfor i stor grad opp til den enkelte saksbehandler å vurdere hvilket innhold oppfølgingen av fosterhjemmene og fosterbarna skulle ha.

Det forelå ikke rutiner for systematisk gjennomgang av styring og internkontroll. Det var ikke innhentet brukererfaringer, eller foretatt en sårbarhetsanalyse av kommunens fosterhjemsarbeid til kvalitetsforbedring av tjenestene.

Kommunen var imidlertid i gang med og hadde en fremtidig plan for å revidere og utvikle rutinene for fosterhjemsarbeid.

Ut fra dette mener Fylkesmannen at det foreligger manglende styring og kvalitetssikring av fosterhjemsarbeidet i Tynset kommune, og at dette gir en uforsvarlig sårbarhet.

7. Regelverk

  • Lov om barneverntjenester
  • Forskrift om fosterhjem
  • Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
  • FNs barnekonvensjon om barnets rettigheter

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart for Tynset kommune
  • Organisasjonskart for Barnevernsamarbeidet
  • Oversikt over ansatte
  • Opplæringsplan for ansatte i barnevernsamarbeidet
  • Stillingsbeskrivelse for saksbehandler i barnevernet
  • Oversikt over barneverntjenestens møtevirksomhet
  • Samarbeidsavtale mellom barnevern og skole
  • Rutinehåndbok for barnevernsamarbeidet, herunder rutiner for oppfølging av barn i fosterhjem og for samtale med barn.
  • Plan for gjennomgang av melding og undersøkelse
  • Handlingsplan for barneverntjenesten 2012
  • Interkontroll for barnevernsamarbeidet

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • 10 saksmapper
  • 10 fosterhjemsavtaler

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn datert 10.01.13
  • Innsendt dokumentasjon fra kommunen datert 20.02.13
  • Program for tilsynet utsendt den 21.03.13
  • Foreløpig rapport utsendt den 03.05.13
  • Tilbakemelding på foreløpig rapport fra kommunen den 06.06.13

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Arild Einar Trøen

Rådmann

X

X

X

Morten B. Often

Ass. rådmann

X

 

X

Linda Granrud

Barnevernleder

X

X

X

Marianne Øverhaug

Nestleder i barneverntjenesten

X

X

X

Heidi Fossbakken

Barnevernkonsulent

X

X

X

Andreas B. Svendsen

Barnevernkonsulent

X

   

Marianne Tronsli

Barnevernkonsulent

X

 

X

Gunhild H. Lorentzen

Barnevernkonsulent

X

X

 

Vibeke Schølberg

Barnevernkonsulent

X

X

X

Asta S. Bjørnseth

Barnevernkonsulent

X

 

X

Margrethe Lie

Advokat

X

   

Rønnaug Å. Sandmæl

Barnevernkonsulent

 

X

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Ida Kjerschow Harstad
Bente Nygaard Lindstad
Yngvild Fløgstad