Helsetilsynet

Samandrag

Fylkesmannen i Hordaland gjennomførte i perioden 5.7.-18.9.2013 tilsyn med Bergen kommune- barnevernstenesta i Ytrebygda. Denne rapporten gjer greie for avvik! som blei . påpeika innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

Tilsynet omfatta barnevernstenesta sitt arbeid med barn som bur i kommunale fosterheimar. Tema for tilsynet var:

  • Oppfølging og kontroll av barnets situasjon i fosterheimen
  • Barnets medverknad
  • Råd og rettleiing til fosterforeldra

Det blei gitt to avvik under tilsynet.

Avvik 1:

Bergen kommune gjev ikkje nødvendig opplæring til tilsette i høve oppfølging av barn i kommunale fosterheimar.

Avvik 2:

Bergen kommune sikrar ikkje i tilstrekkeleg grad dokumentasjon av barnevernsfaglege vurderingar i arbeidet med oppfølging av barn i kommunale fosterheimar.

Dato: 17. november 2013

Vibeke Herskedal
revisjonsleiar

Randi Alme Flataker
revisor

 

Ivar Skjolden
revisor

 

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter tilsyn med Bergen kommune, barnevernstenesta i Ytrebygda, i perioden 5.7.2013- 18.9.2013.

Tilsynet omfattar barnevernstenesta sitt arbeid med barn i kommunale fosterheimar. Vi har sett på barnevernstenesta sin oppfølging og kontroll av barnets situasjon i fosterheimen, barnets medverknad og råd og rettleiing til fosterforeldra.

Tilsynet inngår som ein del av Fylkesmannens planlagde tilsynsverksemd for inneverande år, og er ein del av det landsomfattande tilsynet med kommunale barnevernstenester: i 2013, initiert av Statens helsetilsyn, jf. lov om barnevernstenester (bvl) § 2-3b.

Fylkesmannen i Hordaland er gitt mynde til å føre tilsyn med den kommunale bamevernstenesta, jf. bvl § 2-3, 4. ledd.

Formålet med tilsynet er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin.

Revisjonen omfatta å undersøkje:

  • kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgf.vinga innanfor dei områda tilsynet omfattar
  • om tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
  • om tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Tilsynet blei utført som systemrevisjon. Ein systemrevisjon blir gjennomført veq å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om avvik som er avdekte under tilsynet og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

  • Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte
  • Merknad er tilhøve som ikkje er i strid med krav fastsett i eller i medhald av lov eller forskrift, med der tilsynsmyndigheita finner grunn til å påpeike mogelegheit for betring

2. Omtale av verksemda

I Bergen kommune er det 8 bydelar med ei bamevernsteneste i kvar bydel. I tillegg har kommunen ei eiga barnevernsvakt som ein kan ta kontakt med ved behov for akutt hjelp eller støtte på kveldstid, i helgar og høgtider.

Bergen kommune er organisert i fleire etatar. Barnevernstenesta er underlagt etat for barn og familie, med etatssjef som leiar. Helsestasjon, skulehelseteneste, barnevernsvakta og utekontakten er organisert isame eininga. Etatssjef har kommunaldirektør sine fullmakter innanfor sitt område.

Ytrebygda barnevernsteneste, som også inkluderer Senter for familieveiledning, er organisert i avdeling for undersøking og oppfølging av hjelpetiltak i heimen og avdeling for oppfølging av barn som er plassert utanfor heimen. Barnevernsleiar er overordna fagleg, administrativ og personalansvarleg for resultateininga

Ytrebygda bameversteneste har hatt ein auke av barn med tiltak utanfor heimen det siste året. Kommunens rapportering til Fylkesmannen pr. 30.6. 2013 viser at dei har oppfølgings og kontrollansvar for 51 barn.

Bergen kommune har, i samband med regjeringa si styrking av det kommunale barnevernet, fått tildelt midlar. Ytrebygda bydel har fått styrka tenesta sitt driftsbudsjett i 2013. Midlane er blitt nytta til å opprette ei ekstra stilling i avdeling for plasserte barn frå august 2013.

3. Gjennomføring

Tilsynet omfatta følgjande aktivitetar:

Melding om tilsyn blei sendt ut 5. juli 2013. Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Opningsmøte blei halde 16. september 2013.

Intervju
Under tilsynet blei 8 personar intervjua.
Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått under tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte blei halde 18. september 2013.

4. Kva tilsynet omfatta

Tilsynet undersøkte om kommunen gjennom sine styringstiltak sikra at deira oppfølging og kontroll av barnets situasjon i kommunale fosterheimar blir utført i samsvar med krav i barnevernslova.

Tema for tilsynet var:

  • Oppfølging og kontroll av barnets situasjon i fosterheimen
  • Barnets medverknad
  • Råd og rettleiing til fosterforeldra

Lovkrav på området:

  • Barnevernslova § 4-22 med tilhøyrande forskrift om fosterheim
  • Barnevernslova §§ 4-5, 4-15 tredje ledd og 4-16 om planar og oppfølging av tiltak
  • Barnevernslova § 3-2a om plikta til å utarbeide individuell plan
  • FNs barnekonvensjon og barnevernslova § 6-3 om barns medverknad
  • Barnevernslova § 2-1, forskrift om kommunens oppgåver og internkontroll

Det lovpålagte styringssystemet for barnevernstenestene skal bidra til å sikre at krav i barnevernslova vert halde. Kommunen sine styringstiltak skal sikre at deira oppfølging og kontroll med barnets situasjon i kommunale fosterheimar vert utført i samsvar med lovkrav.

Barnevernstenesta skal sikre at kvart enkelt barn som bur heile eller deler av sin oppvekst i fosterheim får tilfredstillande omsorg, og at dei føresetnadene som blir lagt til grunn for plasseringa blir følgt opp.

Barns rett til å bli høyrt og medverke går fram både av nasjonal lovgjeving og av FNs barnekonvensjon.

5. Funn

Avvik 1:

Kommunen gjev ikkje nødvendig opplæring til tilsette om oppfølging av barn i kommunale fosterheimar.

Avvik frå:

Barnevernslova § 2-1, siste ledd.

Forskrift om internkontroll§ 4 bokstav c og h.

Kommentar:

Kommunen plikter å sørgje for at dei tilsette i barnevernstenesta får nødvendig opplæring. Kva som er nødvendig opplæring vil blant anna avhenge av kva for kvalifikasjonar den enkelte har når dei blir tilsett, sett i forhold til kva arbeidsoppgåver dei skal utføre.

Avviket byggjer på:

  • Sakshandsamarane i avdeling for plasserte barn er i stor grad nytilsette og har liten/ingen erfaring med sakshandsaming og arbeid med oppfølging av barn i fosterheim
  • Avdelingsleiar gjev individuell rettleiing til sakshandsamarane i enkeltsaker, men tilsette har ikkje fått grunnleggjande opplæring i sakshandsaming og i kva oppgåver som ligg i arbeidet med oppfølging av barn i fosterheim
  • Det kjem fram at verksemda ikkje har gjeve tilstrekkeleg opplæring i oppfølging av barn i kommunale fosterheimar og det er gjeve uttrykk for behov for opphering
  • Intervjua viser manglande felles forståing for kva oppgåver som ligg i arbeidet med oppfølging av barn i fosterheim, og korleis oppgåvene skal gjennomførast
  • Framlagt plan for opplæring og sakshandsaming innanfor avdeling for plasserte barn er ikkje sett i verk.

Avvik 2:

Bergen kommune sikrar ikkje i tilstrekkeleg grad dokumentasjon av barnevernsfaglege vurderingar i arbeidet med oppfølging av barn i kommunale fosterheimar.

Avvik frå:

God forvaltningsskikk og forskrift om internkontroll § 4 bokstav f og g.

Kommentar - dokumentasjon:

Tenester etter barnevernslova skal være forsvarlege. Både vurderingar, tiltak og vedtak skal dokumentrast. Barnevernstenesta må skriva ned det som kan ha betyding for vidare utredning og tiltak. Skriftleg dokumentasjon gjer at vurderingar og tiltak kan vurderast i ettertid og vil også bidra til at partane kan ivareta sine rettar i saken. Det er ikkje eit krav om at dette skal skje ved at ein systematisk skriv ned i ein kronologisk journal, men kravet til god forvaltningsskikk krev at det skal vera mogeleg å sjå i saksdokumenta kva faglege vurderingar som ligg til grunn for barnevernstenesta sine avgjerder. Barnevernstenesta skal også skrive referat frå besøk i fosterheimen, møter, samtaler med barnet mv.

Avviket byggjer på:

  • Gjennomgang av dokumenta i den enkelte sak viser at kommunen ikkje dokumenterer nødvendig og relevant informasjon om barnets situasjon i alle saker.
  • Det er ikkje dokumentert i alle saker korleis kommunen vurderer og følgjer opp barnets individuelle behov.
  • Det er ikkje dokumentert i alle saker at kommunen sørgjer for barnet sin rett til medverknad. Dokumentasjon på samtaler med barn i fosterheim er mangelfull. Det kjem ikkje fram kva som har vore innhaldet i samtalane, og som er relevant for barnets omsorgssituasjon.
  • I fleire saker er det ikkje dokumentert at kommunen gjennomfører evaluering av barnets samvær med biologiske foreldre, søsken og andre
  • Oppfølgingsbesøk frå barnevernstenesta i fosterheimen er i nokon saker redusert frå fire til to besøk årleg, utan at dei faglege vurderingane som ligg til grunn for avgjerda er skrive ned og utan at det kjem fram om barnet og andre har medverka.
  • Leiinga er merksam på manglande dokumentasjon i sakene. Leiinga har likevel ikkje stilt krav til kva som skal dokumenterast eller korleis dette skal gjerast.

6. Vurdering av styringssystemet i verksemda

Verksemda har ei klar organisering. Leiarstruktur og fordeling av ansvar, oppgåver og mynde er klart og kjent i Ytrebygda barnevernsteneste. Organiseringa ligg føre skriftleg.

Leiar er oppdatert på barnevernstenesta sitt arbeid med oppfølging av barn i fosterheimar. Avdelingsleiar/nestleiar rapporterer tilleiar som igjen rapporterer til etatssjef.

Leiar har kartlagt faktisk kompetanse hos tilsette og kartlagt kompetansebehov. Det er konkludert med at tenesta har behov for opplæring, då fleire er nyleg tilsett og utan sakshandsamarerfaring.

Ytrebygda barnevernsteneste har ikkje sørgja for at dei tilsette har tilstrekkeleg kunnskap og ferdigheter innanfor fagområdet, oppfølging av barn i fosterheim. Intern rettleiing i enkeltsaker er ikkje vurdert som tilstrekkeleg, og framlagt opplæringsplan er ikkje sett i verk.

Verksemda sin gjennomgang av eigne rutinar og saksmapper viser at det manglar dokumentasjon på kommunen sine barnevernsfaglege vurderingar i mange saker. Leiinga er derfor kjent med og har planlagt, men ikkje sett i verk, tiltak for at sakshandsamarane skal ha felles forståing for når og på kva måte barnevernstenesta sine vurderingar skal koma fram i den enkelte sak. Leiinga må ha kunnskap om korleis tenestene verkar for å kunne drive forbetringsarbeid, jf. internkontrollforskrifta§ 4 bokstav g. For å skaffe informasjon om dette og eventuelt kor det svikter, må barnevernstenesta i praksis dokumentere arbeidet sitt. Dersom denne er mangelfull, er det i ettertid vanskeleg å evaluere arbeidet.

7. Regelverk

  • FNs barnekonvensjon om barns rettar av 20. november 1989.
  • Lov om barneverntjenester av 17.juli 1992 nr. 100 (barnevernsloven).
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 10. februar 1967.
  • Forskrift om internkontroll for kommunens oppgåver etter lov om barneverntjenester av 14. desember 2005 nr 1584.
  • Forskrift om fosterheim av 18. desember 2003 nr. 1659

8. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over ved førebuing av tilsynet:

  • Organisasjonskart over Ytrebygda barnevernsteneste
  • Skildring av stillingar, oppgåver og mynde
  • Oversikt over leiarar og tilsette i Ytrebygda barnevernsteneste
  • Prosedyrar/malar/andre tiltak:
    Sjekkliste - godkjenning av fosterheim for det enkelte barn
    Sjekkliste - fosterheimsavtale ved hjelpetiltakplassering etter § 4-4, 5. ledd
    Sjekkliste - fosterheimsavtale - omsorgsovertaking
    Sjekkliste - etablering av tilsynsførar for fosterbarnet
    Sjekkliste - plasseringsfasen
    Sjekkliste - fosterheimsavtale ved hjelpetiltaksplassering av ungdom over 18 år
    Sjekkliste - avslutning av fosterheim
    Mal for godkjenning av fosterheim
    Mal - Fosterheimsavtale ved frivillige plasseringar
    Mal - Fosterheimsavtale
    Fosterforeldras arbeidsrettslege stilling og deira sosiale rettar Mal - forsikringsbevis for barn i skule og barnehage
    Info - forsterkningstiltak i fosterheim
    Mal - etablering av barn i fosterheim/institusjon
    Rettleiande liste over innkjøp av klede og utstyr ved plassering av barn Rettleiande liste over innkjøp ved etablering av ungdom på hybel
    Rundskriv Q-06/2007 - oppgåver og ansvarsfordeling mellom kommunar og statlege barnevernsmyndigheit
    Mal - samværsavtale -bvl § 4-19
    Mal- utgifter til samvær mellom foreldre og plasserte barn Mal -rapport frå tilsynsførar
    Informasjonsskriv til tilsynsførarar ved Ytrebygda barnevernsteneste
    Brev til fosterheimane om presisering av tilsynsførars oppfølgingsansvar av plasserte barn
    Mal - avgjerd om reduksjon av tal årlege tilsyn i fosterheimen
    Brev til fosterheimane om bruk av facebook og andre sosiale mediar Brev til tilsynsførarar ved Ytrebygda barnevernsteneste - presisering av tilsynsoppdrag for plasserte barn
    Mal - forsterkning i form av frikjøp for fosterforeldra Mal - søknad om politiattest
    Mal - når barnevernstenesta melder flytting for barn
    Rutinar/møteverksemd for arbeid ikvalitetssikringsgruppa for fosterheimsarbeid Referat frå kvalitetsgruppa
    Rutine for å sikre at barn blir høyrt i eigen sak -barn plassert utanfor heimen Oppfølgingsrutinar av foreldre til plasserte barn, både før og etter plassering Forskrift om barnets talsperson i saker som skal handsamast i fylkesnemnda for banevern og sosiale saker
    Ytrebygda barnevernstenester sine vurderingar av risiko for svikt eller sårbare områder innan temaet for tilsynet
    Opplysningar om Ytrebygda barnevernsteneste sin systematiske gjennomgang av drift og resultata innanfor tema for tilsynet
    Årsrapport for Ytrebygda barnevernsteneste 2012 Opplæringsplan for hausten 2013 og våren 2014

Dokumentasjon som blei lagt fram og gjennomgått i samband med tilsynet:

  • Opplæringsplan for hausten 2013 og våren 2014
  • Opplæringsplan for nytilsette i Ytrebygda barnevernsteneste hausten 2012
  • Opplæringsplan for Ytrebygda barnevernsteneste hausten 2011 og våren 2012
  • Opplæringsplan våren 2011
  • Statistikk basert på halvårsrapportering til Fylkesmannen
  • Liste med oversikt over barn under omsorg pr. 16.9.2013 og oversikt over barn plassert etter § 4-6, l. og 2. ledd, § 4-25, 2. ledd, § 4-4, 5. ledd, § 4-26, samt saker som var sendt Fylkesnemnda til behandling der barna bur heime
  • Bergen kommune - resultatoppfølging - strategiar for 2013
  • Styringskort for barnevernet 2013
  • Fordeling av statlege midlar til nye stillingar i barnevernstenesta i 2013
  • Budsjett og oppdragsnotat Etat for barn og familie
  • Kopi av diverse PowerPoint presentasjonar som barnevernstenesta nyttar i opplæring av sakshandsamarar

Dokumentasjon som blei gjennomgått i samband med tilsynet:

  • Eit utval av saksmapper der barnet er under omsorg og er plassert i kommunal fosterheim,jf. bvl § 4-12- (23 saksmapper).
  • Alle barn som er frivillig plassert i kommunal fosterheim, jf. bvl § 4-4, 5. ledd (l saksmappe).

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen i Hordaland:

  • E-post med planlegging og avtalar knytt til gjennomføring av tilsynet, program for tilsynet og kva sakmapper ein ønska å gjennomgå.

9. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Deltakere ved tilsynet

Namn

Funksjon / stilling

Opningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Anita Fonnes

Konstituert barnevernsleiar

X

X

X

Eli Bygstad-Fejerskov

Sakshandsamar

X

X

X

Regina Steinsland

Sakshandsamar

X

X

X

Linda Løvberg

Sakshandsamar

X

X

X

Mariell Eiken

Avdelingsleiar/nestleiar

X

X

X

Katrine Håland

Sakshandsamar

X

X

X

Elisabeth Minde

Sakshandsamar/ prosjektstilling

X

X

X

Anne-Lise Homæs

Etatssjef for barn- og familie

X

X

X

Frå Fylkesmannen deltok:
Seniorrådgjevar Randi Alme Flataker
Rådgjevar Ivar Skjolden
Rådgjevar Marianne Hammer, observatør
Seniorrådgjevar Vibeke Herskedal, tilsynsleiar