Helsetilsynet

Samandrag

Fylkesmannen i Hordaland gjennomførte tilsyn med Lindås kommune, Knarvik sjukeheim 22. februar 2013. Rapporten gjer greie for avvik som blei påpeikt innanfor dei områda som

tilsynet omfatta. Vi undersøkte om Lindås kommune, Knarvik sjukeheim, har styring og fører kontroll med at pasientar innlagt i sjukeheim, får eit forsvarleg rehabiliteringstilbod.

Ved tilsynet har Fylkesmannen ikkje vurdert om det faglege innhaldet i tilbodet til kvar einskild pasient er tilfredsstillande.

Tilsynet er ei oppfølging av tilsyn med Lindås kommune, Knarvik sjukeheim 24.-25. februar 2011. Fylkesmannen i Hordaland finn at det framleis er manglar ved kommunens tilrettelegging og kontroll med rehabiliteringstilbodet i sjukeheimen. Det er ein ikkje uvesentleg risiko for svikt i utgreiing av pasientane sine føresetnader for rehabilitering, planlegging og gjennomføring av målretta tiltak. Endringar i arbeidsprosessar som kommunen har informert om etter tilsynet i 2011, er berre delvis iverksette.

Det er påpeikt eitt avvik frå krav i helselovgjevinga, jf. kapittel 5.

Innan 1. juni 2013 skal Lindås kommune gi tilbakemelding om tiltak og tidsplan for retting av avviket. I tilbakemeldinga ber vi og om at det blir gjort greie for kva tid kommunen vil evaluere om tiltaka fungerer som føresett.

Anne Grete Robøle
revisjonsleiar
Signe Marit Tørressen Gajek
revisor

 

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter tilsyn med Lindås kommune, Knarvik sjukeheim, 22. mars 2013. Tilsynet går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda til Fylkesmannen i Hordaland dette året

Fylkesmannen i Hordaland har fullmakt til å føre tilsyn med helse- og omsorgstenester etter lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten § 2.

Formålet med tilsynet er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøkje om:

  • kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor dei tema tilsynet omfattar
  • tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
  • tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Tilsynet blei utført som systemrevisjon. Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om avvik som er avdekt under tilsynet og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

  • Avvik dreier seg om at krav som er gitt i, eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte

2. Omtale av verksemda

Knarvik sjukeheim har tre avdelingar med i alt 73 plassar for korttids-, veksel- og langtidsopphald. Avdeling 1 og 2 har kvar 30 plassar fordelt på tre grupper. I avdeling 2 er det fem korttidsplassar for rehabilitering og tre vekselplassar. Avdeling 3 har 13 plassar, tre langtidsplassar og 10 korttidsplassar, mellom anna for palliativ omsorg.

Tilsynet 22. februar 2013 er ei oppfølging av tilsynet med rehabiliteringstilbod i sjukeheim som blei gjennomført 24.-25. februar 2011.Slik det går fram av rapporten frå tilsynet i 2011 blei det påpeikt to avvik frå krav i helselovgjevinga.Etter tilsynet i 2011 informerte kommunen om at det var gitt opplæring til dei tilsette i bruk av elektronisk pasientjournalsystem. Det blei også utarbeidd skriftleg rutine for mottak og utskriving av pasientar, skjema for rehabiliteringsplan og rutine for tverrfagleg samarbeid. I brev av 1. juli 2011 informerte kommunen om at evaluering av rutinane som var sett i verk, skulle gjerast innan 31. desember 2011 og at det blei arbeidd med å få på plass fleire rutinar og kompetanseutvikling for personalet som arbeider med pasientar som treng rehabilitering.

Sak 108/11 «Korttidsplassar – sjukeheimstenester» blei behandla i kommunestyremøte 22. september 2011.

I brev av 26. november 2012 opplyste Lindås kommune:

«Avviket er diverre framleis ikkje lukka: Langtidspasientar på Knarvik sjukeheim fyller opp dei fem plassane med fokus på rehabilitering.

I sak "Eldreomsorga- tiltak" i møte 26.04.2012 vedtok kommunestyret m.a. å etablere ein ny nattpatrulje, i tillegg til den eksisterande. Bakgrunnen for vedtaket var m.a. å lukke avviket kommunen fekk i samband med Dykkar tilsyn. Dette vedtaket er enno ikkje blitt iverksett, fordi pleie- og omsorgstenesta ifølgje formannskapets innstillling til økonomiplan 2013 - 2016 skal kutte i aktivitet med godt over 10 millionar kroner for 2013. Kommunestyret vil behandle økonomiplanen i møte 13.desember 2012. Kommunen arbeidar aktivt med å lukke avviket. Eg bed om frist til 01.06.2013 for tilbakemelding til Dykk i form av statusrapport.»

Frå september 2012 blei legeressurs knytt til korttidsplassane auka med 20 %. Frå desember 2012 blei fysioterapiressurs auka med 40 % og med ytterlegare 10 % frå januar 2013. Ergoterapeut er ein del av pleiebemanninga på dagvakt, måndag – fredag, i avdeling 2. Ergoterapeuten følgjer også opp enkelte av pasientane som er innlagt i andre avdelingar. To tilsette deltek for tida på eit seks dagars kurs i rehabilitering arrangert av Betanien Diakonale Høgskole.

I gruppa som har korttidsplassar for rehabilitering, er talet på stillingar for pleiepersonell det same som ved tilsynet i 2011. Det har vore utskifting av personellet som er tilknytt denne gruppa.

Det er stor pasienttilgang. Pasientar som treng korttidsplass blir innlagt i den avdelinga som til ei kvar tid som kan tilby plass. I enkelte tilfelle blir pasientar også flytte mellom avdelingar.

3. Gjennomføring

Tilsynet omfatta følgjande aktivitetar:

Melding om tilsyn blei sendt 5. januar 2013.

Opningsmøte blei halde 22. februar 2013. Sju personar blei intervjua.

Det blei gjort stikkprøve i 14 pasientjournalar.

Sluttmøte blei halde 22. februar 2013.

Oversikt over opplysningar som Fylkesmannen har fått tilsendt som del av førebuinga av dette tilsynet og dokument som blei gjennomgått 22. februar, er lista i kapittel 8.

4. Kva tilsynet omfatta

Ved tilsynet undersøkte vi om Lindås kommune har styring og fører kontroll med at pasientar innlagt i sjukeheim får eit forsvarleg rehabiliteringstilbod anten dei er innlagt i korttids- eller langtidsplass.

5. Funn

Avvik:  

Ved Knarvik sjukeheim er ansvarsforhold i samband med rehabilitering ikkje tilstrekkeleg avklart. Rutinar for målretta tverrfagleg rehabilitering er ikkje gjort tilstrekkeleg kjende. Institusjonen har ikkje klare og kjende rutinar for kva som førast i pasientjournal.

Avvik frå: Forskrift om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten § 4 a, c, g og h, jamfør helse- og omsorgstenestelova §§ 4-1 bokstav a-d og 4-2 og forskrift om pasientjournal § 8.

Avviket byggjer på:

  • Avdeling 2 skal ta imot pasientar som blir innlagt for rehabilitering. I praksis blir pasientar innlagt for rehabilitering også tildelt plass i avdeling 3. Begge avdelingar tek imot pasientar som treng sjukeheimsplass av andre grunnar som aldersdemens, palliativ behandling og langtids institusjonsopphald.
  • Ved tilsynet blei det opplyst at rehabiliteringstilbodet ved sjukeheimen er svært sårbart og at det er krevjande å gje tilfredsstillande oppfølging til pasientar med svært ulike behov.
  • Det er ikkje tilstrekkeleg avklart korleis ansvar- og oppgåvefordeling skal vere mellom personell som deltek i vurdering, planlegging, gjennomføring og evaluering av rehabiliteringsforløp.
  • Det er ikkje tilstrekkeleg avklart kven som har ansvar for å gi opplæring til nytilsette, til dømes til nytt personell i korttidsavdeling med rehabiliteringsplassar.
  • Det er ikkje gitt tilbod om internopplæring innan rehabilitering siste to år.
  • Rutinar for tverrfagleg samarbeid som blei utarbeidd etter tilsynet i 2011 er ikkje gjort kjende for personalet i alle avdelingane. Dei er difor heller ikkje lagt til grunn og følgde i rehabiliteringsarbeid i sjukeheimen.
  • Målsetting, plan for rehabilitering og tverrfagleg evaluering av tiltak som er sette i verk, går ikkje klart fram i alle pasientjournalane som blei gjennomgått.
  • Det er ikkje tilstrekkeleg avklart og kjent kva opplysningar som skal dokumenterast i pasientjournal og kvar opplysningane skal førast. Leiinga er kjent med dette. Nødvendige korrigerande tiltak er ikkje gjennomført.

6. Vurdering av styringssystemet (internkontrollen)

Det er framleis manglar ved kommunens styring og kontroll med rehabiliteringstilbodet ved sjukeheimen. Det er ein ikkje uvesentleg risiko for svikt i dette tilbodet til pasientane. Endringar i arbeidsprosessar som kommunen har informert om etter tilsynet i 2011, er berre delvis gjennomførte.

Ved gjennomgang av drifta har leiinga ikkje fanga opp forholda som ligg til grunn for avviket, jf. kapittel 5. Dette tilseier at det frå leiinga si side ikkje har vore nødvendig merksemd på alle element i det lovpålagte styringssystemet og om tiltaka som skulle setjast i verk etter tilsynet i 2011, er gjennomført og har fungert som føresett. Leiinga har ansvaret for oppfølging og kontroll med eiga verksemd. Dette omfattar mellom anna å sørgje for at ansvarsforhold er avklarte, at tilsette får nødvendig opplæring og følgjer etablerte rutinar. Ved behov skal leiinga sørgje for at nødvendige endringar blir gjennomført og følgje med på at rutinar og andre tiltak fungerer som føresett.

Tenestene skal vere organiserte slik at personellet kan halde lovpålagte plikter og at pasientane får helsehjelp som dei treng. Rehabilitering kan vere aktuelt for pasientar som er innlagt i langtids- og korttidsplass. Dersom det ikkje er aktuelt å flytte pasientar mellom avdelingar/grupper slik at pasientar som treng rehabilitering får plass i avdeling 2, så må personalet i alle avdelingane få nødvendig opplæring, kjenne til og følgje gjeldande rutinar og praksis ved rehabilitering.

7. Regelverk

  • Lov av 30. mars 1984 nr. 15om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten.
  • Lov av 24. juni 2011 nr. 30 om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m.
  • Lov av 2. juli 1999 nr. 63 om pasient- og brukerrettigheter.
  • Lov av 2. juli 1999 nr. 64 om helsepersonell m.v.
  • Forskrift av 14. november 1988 for sykehjem og boform for heldøgns omsorg og pleie.
  • Forskrift av 21. desember 2000 nr. 1385 om pasientjournal.
  • Forskrift av 20. desember 2002 nr. 1731 om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten.
  • Forskrift av 27. juni 2003 nr. 792 om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene.
  • Forskrift av 12. november 2010 nr. 1426 om en verdig eldreomsorg.
  • Forskrift av 16. desember 2011 nr. 1256 om habilitering og rehabilitering, individuell plan og koordinator

8. Dokumentunderlag

  • Opplysningar frå Lindås kommune etter tilsynet 24.-25. februar 2011:
    • Brev av 20. mai, 1. juli, 3, oktober 2011, 26. november 2012 og 1. februar 2013.

Dokumentasjon som blei gjennomgått:

14 pasientjournalar blei gjennomgått. Det blei sett etter opplysningar om at føresetnader for og behov for rehabilitering var vurdert, om målsetting og rehabiliteringstiltak var bestemt i samråd med pasient, eventuelt pårørande, om tiltaka var sette i verk og evaluerte, eventuelt justerte eller avslutta. Det blei også sett etter om utskriving var planlagt og om relevante opplysningar frå opphaldet blei sendt/overført til personell med ansvar for vidare behandling og tenester til pasientane.

Korrespondanse mellom Lindås kommune og Fylkesmannen i Hordaland:

  • Melding om tilsyn, brev av 5. januar 2013 frå Fylkesmannen i Hordaland
  • Opplysningar frå Lindås kommune, brev av 1. februar 2013
  • Oversending av program for tilsynet, brev av 8. februar 2013 frå Fylkesmannen i Hordaland

9. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Deltakere ved tilsynet

Namn

Funksjon / stilling

Opningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Simon Grandahl

Avdelingsleiar og assisterande einingsleiar

X

X

X

Monica Stenseth

Sjukepleiar

X

X

X

Terece Jørgensen

Arbeidskoordinator

X

X

 

Tove Legernes

Sjukeheimslege

X

X

X

Svein Gjerstad

Leiar, bestillarkontoret

X

X

X

Leni Dale

Einingsleiar

X

X

X

Øistein Søvik

Rådmann

X

X

X

Frå Fylkesmannen deltok:
Rådgjevar Gunhild Lauvsnes
Seksjonsleiar, ass. fylkeslege Signe Marit T. Gajek
Seksjonsleiar Anne Grete Robøle, leiar