Helsetilsynet

Samandrag

Fylkesmannen i Hordaland gjennomførte i perioden tilsyn med Nav Stord kommune. Denne rapporten gjer greie for avvik som blei påpeikte innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

Tilsynet omfatta undersøking av om kommunen gjennom sin styringsaktivitet sikrar at handsaming av tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram er i samsvar med lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga. Under tilsynet undersøkte vi om tenesta er tilgjengeleg for aktuelle deltakarar, om kartlegginga av sakene er tilstrekkeleg og om vurderingar er forsvarlege, under dette om det vert føreteke individuelle vurderingar i den einskilde sak. Vidare undersøkte vi om deltakarar får oppfølging i samsvar med lova sine krav.

Det blei gitt to avvik under tilsynet:

Avvik 1:

Det er uklårt kven som har ansvar for at kartlegginga blir tilstrekkeleg og at saksbehandlar har nødvendig kompetanse.

Avvik 2:

Nødvendige styringstiltak for å evaluere kvalifiseringsprogram og følgje opp deltakarane er ikkje sett i verk. Leiinga føretek ikkje systematisk gjennomgang av oppfølgingsarbeidet for å vurdere om styringa av arbeidet er tilstrekkeleg.

Dato: 21. mai 2013

 

Hilde Ordemann
tilsynsleiar
Øystein B. Jacobsen
revisor

 

Brevet er godkjent elektronisk og har derfor inga underskrift.

 

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter tilsyn med Nav Stord kommune 16. og 17. april 2013.

Tilsynet går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i dette året, og er ein delaveit landsomfattande tilsyn, gjennomført etter oppdrag frå Helsetilsynet.

Fylkesmannen har fullmakt til å føre tilsyn med sosialtenesta etter lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga § 9.

Fylkesmannen i Hordaland har heimel til å føre tilsyn etter sosialtenestelova § 9. Formålet med tilsynet er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin.

Revisjonen omfatta å undersøkje:

  • kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor dei områda tilsynet omfattar
  • om tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
  • om tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Tilsynet blei utført som systemrevisjon. Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om avvik som er avdekte under tilsynet og gir difor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

  • Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte
  • Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsett i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finn grunn til å peike på betringspotensial.

2. Omtale av verksemda

Nav Stord kommune er ein del av tenesteområde Sunnhordland. Det er rådmann som er øvste ansvarlege leiar på kommunal side. Denne oppgåva vert utført av kommunalsjef som er i rådmannen si stab. Nav Stord har ein leiar med ansvar for både kommunale og statlege oppgåver. Kontoret er delt inn i fire avdelingar der oppgåver knytt til kvalifiseringsprogrammet er plassert inn i Oppfølgingsavdelinga. Det er leiar for Mottaksavdelinga som har det faglege ansvaret for dei som arbeider med kvalifiseringspro grammet.

3. Gjennomføring

Tilsynet omfatta følgjande aktivitetar:

Melding om tilsyn blei sendt ut 6. februar 2013. Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Opningsmøte blei halde 16. april 2013. Under tilsynet blei sju personar intervjua. Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått under tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte blei halde 17. april 2013.

4. Kva tilsynet omfatta

Det blei ført tilsyn med området handsaming av tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram i medhald av lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga. Under tilsynet undersøkte vi om tenesta er tilgjengeleg for alle aktuelle deltakarar, om kartlegginga av sakene er tilstrekkeleg og om vurderingar er forsvarlege, under dette om det vert føreteke individuelle vurderingar i den einskilde sak.

Kommunen er pålagt å ha internkontroll etter sosialtenestelova § 5 og forskrift om internkontroll gitt i medhald av lova. Tilsynet undersøkte om, og på kva måte, kommunen si leiing følgde med på at <lei oppgåver som er pålagt etter lova vart gjennomførte.

5. Funn

Avvik 1:

Det er uklårt kven som har ansvar for at kartlegginga blir tilstrekkeleg og at saksbehandlar har nødvendig kompetanse.

Avvik frå:

  • Sti § 30 og forskrift om kvalifiseringsprogram § 1, sti § 5 og interkontrollforskriften § 4 a og c.

Avviket byggjer på:

Sakshandsamarane med arbeidsoppgåver knytt til kvalifiseringsprogrammet har ein fagleiar og ein personalleiar som er plassert på same nivå i organisasjonen. Ansvar for at sakshandsamarane sin kompetanse er tilstrekkeleg er ikkje tydeleg plassert hos ein leiar, dette gjeld til dømes ansvar for å kontrollere at arbeidsevnevurderingane i saker om kvalifiseringsprogram er tilstrekkelege. Arbeidsevnevurderingane vert brukt som viktige reiskap for å kartlegge sakene. Det er heller ikkje avklart kven av avdelingsleiarane som har ansvar for å vurdere om den einskilde sakshandsamar har kapasitet og kompetanse til å følgje opp sakene tilstrekkeleg.

Avvik 2:

Nødvendige styringstiltak for å evaluere kvalifiseringsprogram og følgje opp deltakarane er ikkje sett i verk. Leiinga føretek ikkje systematisk gjennomgang av oppfølgingsarbeidet for å vurdere om styringa av arbeidet er tilstrekkeleg.

Avvik frå:

  • Sti § 30 og forskrift om kvalifiseringsprogram § 1, samt stl § 5 og interkontrollforskriften § 4 gogh.

Avviket bygger på:

Ansvar for oppfølging av deltakarar er i praksis plassert hos den einskilde sakshandsamar. Leiinga har ikkje sett i verk tiltak for følgje med på om deltakarane i programmet får tett nok oppfølging og om program evaluerast i samsvar med lovkrav. Det er opp til den einskilde sakshandsamar om og på kva måte dei evaluerer. Det er ikkje sett i verk tiltak for å følgje systematisk med på om arbeidssøking er ein del av programma. Leiinga følgjer ikkje med på om rutinar for arbeidet er tilstrekkeleg til å ivareta lovkrava.

Det er opplyst at kommunen har eit avvikssystem og at dette skal brukast for å følgje med på om lova sine krav vert følgde. Det er ikkje tatt stilling til kva som er avvik når det gjeld oppfølging av kvalifiseringsprogram. Det er uklart for fleire når avvik skal meldast. Det er ikkje meld avvik innanfor dette området til øvste leiar.

Det er ikkje gjort ei samla vurdering av saker og sakshandsaminga til bruk inn i forbetringsarbeid. Dette gjeld både saker der deltakar droppar ut og saker der programmet vert fullført. Leiar følgjer ikkje opp avdelingsleiarane systematisk for å vurdere om <leira oppfølging av sakshandsamarane sitt arbeid er godt nok.

6. Vurdering av styringssystemet i verksemda

Ansvar for gjennomføring av kvalifiseringsprogram er plassert hos sakshandsamar. Det er ikkje avklart kven som har ansvar for å følgje med på om sakshandsamarane har tilstrekkeleg kompetanse. Det er heller ikkje avklart kven som har ansvar for å sjå til at den einskilde sakshandsamar har kapasitet til å gje deltakarar i kvalifiseringsprogrammet oppfølging og om oppfølging vert gitt i samsvar med lovkrav, jf avvik 1.

Den einskilde sakshandsamar har ansvar for å melde frå dersom dei manglar naudsynt kompetanse i høve det undersøkte området.

Det er i bruk ei skriftleg rutine for arbeidet med kvalifiseringsprogram. Rutinen dekkjer deler av arbeidet med kvalifiseringsprogram og vert supplert av munnlege prosedyrar.

Avvikshandteringssystemet til kommunen er ikkje tilstrekkeleg kjend på dette området. Til dømes er det ikkje klart for dei tilsette kva som skal meldast som avvik innanfor arbeidet med kvalifiseringsprogrammet.

Leiinga har ikkje føreteke ein samla gjennomgang av arbeidet innanfor dette området for å sjå til at sakene er handsama i samsvar med lovkrava.

7. Regelverk

  • Lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga av 18.12.2009 nr. 131
  • Forskrift om internkontroll i arbeids- og velferdsforvaltninga
  • Forskrift om kvalifiseringsprogram og kvalifiseringsstønad
  • Forvaltningsloven av 10.2.1967
  • Forskrift til forvaltningsloven av 15.12.2006 nr. 1456

8. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over ved førebuing av tilsynet:

  • Organisasjonskart
  • Delegeringsreglement for Stord kommune
  • Samarbeidsavtale mellom Stord kommune og Arbeids- og velferdsetaten Hordaland
  • Opplæringsplan fornytilsette ved Nav Stord
  • Prosedyre for tildeling og oppfølging av kvalifiseringsprogram
  • Rutine for leiinga si gjennomgang
  • 17 einskildsaker

Dokumentasjon som blei gjennomgått:

  • Seks einskildsaker

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen i Hordaland:

  • E-post med planlegging og avtalar knytt til gjennomføring av tilsynet, program for tilsynet og kva sakmapperein ønska å gjennomgå.

9. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ein oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Deltakere ved tilsynet

Namn

Funksjon / stilling

Opningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Rune Pedersen

Einingsleiar NAV Stord

X

X

X

Marie Isdahl

Avdelingsleiar

X

X

X

Sverre Sørensen

Avdelingsleiar

X

X

X

Hermod Kirkeli

Sakshandsamar

X

X

X

Tina Eriksen

Sakshandsamar

X

X

X

Marianne Tveit

Sakshandsamar

X

X

X

Knut Gram

Kommunalsjef

X

X

X

Frå Fylkesmannen deltok:
Siren Kristoffersen, Øystein B. Jacobsen og Hilde Ordemann, med sistnemnde som tilsynslei ar.

 


Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet

2013–14 Kvalifiseringsprogrammet

Søk