Helsetilsynet

Sammendrag

Tilsynet er gjennomført som systemrevisjon. Systemrevisjonen omf 1ttet følgende tema:

  • Senterets arbeid i inntaksfasen- fra det er besluttet at tam i lien er tilbudt plass og i den første tiden etter familien er flyttet inn.

Tilsynet har hatt fokus på hvordan senteret styrer virksomheten slik at beboerne gis forsvarlig tjeneste i denne fasen av oppholdet.

Det ble ikke gitt avvik eller merknader ved tilsynet.

Tilsynet er gjennomført av et regionalt sammensatt av team med representanter fra fylkesmannsembetene i Møre og Romsdal, Sør-Trøndelag og Nord-Trøndelag.

Dato: 29.08.12

Kirsti Myrvang revisjonsleder

Berit Roll Elgsaas revisor

 

Berit Hågensen revisor

 

Dette dokumentet er elektronisk godkjent, og har derfor ingen underskrift.

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Aglo familiesenter i perioden 19.04.12 - 17.08.12

Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i 2012, og er organise1i som et regionalt tilsyn i samarbeid mellom Fylkesmennene i Møre og Romsdal, Sør-Trøndelag og Nord-Trøndelag. Dette tilsynet er det første tilsynet som er gjennomført ved Aglo familiesenter etter at forskrift for sentre for foreldre og barn trådte i kraft 25.11.10.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sentre for foreldre og barn etter barnevernloven § 5-7 og forskrift for sentre for for foreldre og barn. Tilsynsmyndigheten skal fore tilsyn med hvert senter så ofte som forholdene tilsier det, minimum annet hvert år.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Det ble ikke avdekket avvik eller merknader under tilsynet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Aglo familiesenter er ett av tre sentre for foreldre og barn i Midt-Norge. Senteret ligger på Skatval i Stjørdal kommune, og er organise1i som en egen enhet under Aglo opplæringssenter som er en ideell organisasjon. Eier er Blå Kors.

Målgruppen til senteret er gravide i risikosituasjoner og spe-/småbarnsfamilier med ulik alvorlig, sammensatt problematikk. Senteret tilbyr kartleggings- og utredningsopphold, og veilednings-/opplæringsopphold.

Senteret er godkjent for inntil 7 familier med hjemmel i barnevernloven § 4-4, 2. ledd. Fem leiligheter ligger i hovedhuset og to leiligheter i nyoppusset tomannsbolig like ved hovedhuset. Senteret er døgnbemannet, og har åpent hele året uten helge- og feriestengning.

Dersom senteret har ledig kapasitet, tas det også imot familier med rusrelaterte vansker plassert etter helse- og omsorgslovgivningen. De siste to årene har omtrent halvparten av plassene blitt tildelt familier etter dette lovverket. Bufetat i region Midt-Norge har lagt føringer for at statlige sentre for foreldre og barn skal benyttes foran de ideelle og private sentrene. Dette har ført til nedgang i antall henvendelser fra Bufetat til Aglo familiesenter, og har ført til en usikker økonomisk situasjon for senteret. Fylkesmannen er kjent med at enkelte kommuner har valgt å finansiere opphold hjemlet etter barnevernloven § 4-4, 2. ledd for familier uten faglig og økonomisk støtte fra Bufetat.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 14.04.12.

Omvisning, åpningsmøte og sluttmøte ble gjennomført på senteret 21.06.12.

Intervju: 3 personer ble intervjuet.

4. Hva tilsynet omfattet

Senterets arbeid i inntaksfasen - fra det er besluttet at familien er tilbudt plass og i den første tiden etter at familien er flyttet inn.

Hvordan senteret styrer virksomheten for å sikre at det ytes forsvarlige tjenester i inntaksfasen.

5. Funn

Det ble ikke gitt avvik eller merknader ved tilsynet.

6. Institusjonens styringssystemer

Tilsynet har for øvrig merket seg:

Aglo senter for foreldre og barn har beskrevet sitt internkontrollsystem gjennom institusjonsplan og en egen håndbok for internkontroll. Institusjonsplanen tar utgangspunkt i forskriftcn for senter for foreldre og barn, og har blant annet et eget kapittel som omhandler internkontrollen. Internkontrollhåndboka tar utgangspunkt i mer HMS-relaterte områder. Se for øvrig dokumentlista i kapittel 8.

Senteret har nedskrevne prosedyrer for inntaksfasen ved senteret. Prosedyrene omhandler blant annet hvordan søknader om plass skal behandles, klargjøring av leiligheter, velkomstrutiner, inntaksmøte, ansvarspersons oppgaver og primærkontakts oppgaver den første uka familien hor ved senteret.

Ansatte har god kjennskap til prosedyrene for inntak ved senteret, og ansatte er godt kjent med hvordan det eventuelt skal varsles om svikt eller fare for svikt i inntaksfasen. Senterets ledelse følger med på at prosedyrene følges av de ansatte, at prosedyrene er i samsvar med lov- og regelverk og justeres ved behov. Hvordan ledelsen skal følge med gjennom systematisk overvåking, kontinuerlig evaluering og forbedring ved behov er også beskrevet i internkontrollen og er kjent for de ansatte. Dette sikrer at lovkravene blir fulgt, slik at familiene sikres inntak etter lovens krav.

Fylkesmannen vurderer at brukerperspektivet er godt ivaretatt i oppholdets første fase som tilsynet omfattet. Blant annet er velkomstrutinene lagt opp med tanke på at de nyinnflyttede skal gis nødvendig informasjon og skal få følelsen av å være velkommen. Tilbakemeldinger fra familiene tas med videre i senterets arbeid for å forbedre/endre rutiner.

Senteret har valgt å ta ansvar for referatskriving fra alle møter med barneverntjenestene, blant annet inntaksmøter og oppstartsmøter. Dette ivaretar institusjonens behov for å ha tilgang ptt dokumentasjonen innen rimelig tid, og sørger for kontinuitet og kvalitetssikring i den første perioden familiene får plass og flytter inn.

Ledelsen ved Aglo familiesenter er tilgjengelig for ansatte og familier i kontortiden alle hverdager, noe som gjør at de kan følge familiens innflyttingsperiode tett. Det foretas årlig gjennomgang og endring av rutinehåndbok, slik at rutinene for inntak står i samsvar med regelverk og ny kunnskap. Institusjonen har en lav terskel for å kontakte andre instanser, for eksempel Bufetat, Datatilsynet og Fylkesmannen, ved eventuell usikkerhet om lovtolkning og forståelse av oppgavefordeling.

7. Regelverk

  • FNs konvensjon
  • Lov om barneverntjenester
  • Lov om behandlingsmåten forvaltningssaker
  • Forskrift for senter for foreldre og barn
  • Veileder til forskrift for sentre for foreldre og barn: Bufdir 2011

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Plan for Aglo familiesenter
  • Håndbok for internkontroll
  • Vedtak om godkjenning fra Bufetat
  • Brev fra Bufetat angående godkjenning og bruk
  • «Velkommen til Aglo familiesenter
  • Handlingsplan for utredningsfasene
  • Inntaksprosedyre
  • 3 saksmapper

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Kirsten Wettre

Leder

X

X

X

Magnhild Kirstoffersen

Nattevakt

X

 

X

Ingvild Bjørnseth

Miljøterapeut

X

 

X

Yvonne Hegge

Miljøarbeider

X

 

X

Unni Mølnås

Miljøarbeider

X

X

X

Jorun Forbord

Husmor

X

 

X

Monica ryggvik

Miljøterapeut

X

X

X

Karina Olsen

Miljøterapeut

   

X

Laila Olsrud

Miljøterapeut

X

 

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Berit Hågensen fra Fylkesmannen i Sør-Trøndelag, Berit Roll Elgsaas fra Fylkesmannen i Møre og Romsdal og Kirsti Myrvang fra Fylkesmannen i Nord-Trøndelag, med sistnevnte som revisjonsleder.