Helsetilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Gjennomføring av undersøkelser, herunder 3 undertema:

  • Sikrer kommunen at det gjennomføres en tilstrekkelig undersøkelse.
  • Sikrer kommunen barns rett til medvirkning i undersøkelsesperioden.
  • Sikrer kommunen at det er foretatt en forsvarlig vurdering før undersøkelsen avsluttes.

Evaluering av hjelpetiltak til hjemmeboende barn, herunder 3 undertema:

  • - Sikrer kommunen at det gjennomføres en tilstrekkelig evaluering.
  • - Sikrer kommunen at barnet får medvirke i evalueringsfasen.
  • - Sikrer kommunen en faglig forsvarlig vurdering før evaluering avsluttes.

Dato: 18.04.12

Kirsti Myrvang
revisjonsleder

Hanne Dyrstad
revisor

 

Kine Beate Olsen
revisor

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Indre Namdal barneverntjeneste, Grong kommune, i perioden 20.04.11 - 09.06.11. Revisjonen inngår som en del av et landsomfattende tilsyn i2011. Det vil si at alle fylkene fører tilsyn med samme tema, temaet er valgt av Statens Helsetilsyn som er Fylkesmannens overordnede faglige instans på tilsyn med barnevernområdet.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barneverntjenesten etter lov om barneverntjenester § 2-3, 4.ledd.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift

2. Beskrivelse av virksomheten -spesielle forhold

Barneverntjenesten i Indre Namdal er en interkommunal tjeneste bestående av kommunene Grong, Snåsa, Lierne, Høylandet, Røyrvik og Namsskogan. Grong er vertskommune, og tjenesten har kontorsted der. Tjenesten er fylkets største barneverntjeneste i geografisk sammenheng, kommunene utgjør omtrent halve flatearealet i Nord-Trøndelag fylke. Det gjør at tjenesten har utfordringer med store avstander mellom kontorsted og arbeidsområde.

Barneverntjenesten er organisert sammen med Indre Namdal PPT, med felles administrativ leder som er barnevernleder nærmeste leder. For tiden har tjenesten 6 stillingshjemler. Kommunen har over flere år hatt vansker med å rekruttere og beholde kompetanse til barnevernstillingene, men dette ser nå ut til å ha bedret seg noe.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 20.04.11. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 8.06.11.

Intervjuer

6 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet

Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 09.06.11.

4. Hva tilsynet omfattet

Det ble ført tilsyn med 2 hovedtema:

1. Gjennomføring av undersøkelser. Herunder 3 undertema:

1. - Sikrer kommunen at det gjennomføres en tilstrekkelig undersøkelse?

2.- Sikrer kommunen barns rett til å få medvirke i undersøkelsesperioden?

3. - Sikrer kommunen at det er foretatt en forsvarlig vurdering før undersøkelsen avsluttes?

2. Evaluering av hjelpetiltak til hjemmeboende barn. Herunder 3 undertema:

1.- Sikrer kommunen at det gjennomføres en tilstrekkelig evaluering?

2.- Sikrer kommunen at barnet får medvirke i evalueringsfasen?

3.- Sikrer kommunen en faglig forsvarlig vurdering før man avslutter evalueringen?

5. Funn

Det ble avdekket 2 avvik.

Avvik 1:

Indre Namdal barneverntjeneste sikrer ikke at barn får medvirke i egen undersøkelsessak, og barneverntjenesten dokumenterer ikke i tilstrekkelig grad de vurderinger som ligger til grunn for konklusjon av undersøkelser.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

FN's barnekonvensjon, artikkel 12; barns rett til å bli hørt.

Barnevernloven§ 6-3: Et barn som er fylt 7 år, og yngre barn som er i stand til å danne seg egne synspunkter, skal informeres og gis anledning til å uttale seg før det tas avgjørelser i sak som berører han eller henne. Barnets mening skal tillegges vekt i samsvar med barnets alder og modenhet.

Forvaltningslovens § 11d;".. .muntlige .muntlige opplysninger av betydning for saken skal så vidt mulig nedtegnes eller protokolleres".

Videre forutsetter samme lov § 17 og 18 en indirekte skriftlighet for at partene skal kunne gjøre seg kjent med sakens opplysninger og sakens dokumenter

Forskrift om internkontroll for kommunenes oppgaver etter lov om barneverntjenester (internkontrollforskriften) bokstav a, e, f, g og h.

Avviket bygger på følgende:

Undertema 1: Om kommunen sikrer at det gjennomføres en tilstrekkelig undersøkelse

Det foreligger nylig utarbeidede rutiner om plan for undersøkelse samt sjekkliste for undersøkelse, men disse er ikke implementert. Ledelsen i kommunen har ikke et system for å etterspørre om tjenestens rutiner følges i undersøkelsene, heller ikke om rutinene følger lovens krav. Kommunen har ikke noe system for å fange opp svikt dersom rutiner ikke følges, eller dersom rutinene ikke overholder lovkrav. Kommunen har ikke et internkontrollsystem som beskriver hva som skal gjøres for å rette opp brudd på lov eller forskrift.

Det er skriftlig rutine for at skriftlig beslutning skal gis til partene ved første møte, noe som ikke gjennomføres systematisk.

I 8 av 18 saker var det skriftlig beslutning om undersøkelse
I 10 av 18 saker var det dokumentert at foreldrene var informert om undersøkelsen
I 11 av 18 saker var det innhentet info fra aktuelle instanser.

Undertema 2: Om kommunen sikrer barnets rett til medvirkning.

Barn blir ikke i tilstrekkelig grad informert om, og gis ikke anledning til å uttale seg i undersøkelsessaken. Det er ingen form for rapportering til kommuneledelsen om barns rett til medvirkning blir fulgt opp under undersøkelsen. Ledelsen etterspør ikke om barn får medvirke i egen undersøkelsessak,  og det er ingen prosedyre for hvilke tiltak som skal igangsettes for å sørge for at barneverntjenesten ivaretar dette lovkravet. Det foreligger ikke beskrivelse av tiltak for å evaluere og forbedre overtredelse  av barnevernlovgivningen.

I 6 av 18 saker hadde dokumentasjon på at barnet var vurdert i kontekst
I 4 av 14 saker var barnet blitt informert om undersøkelsen
I 3 av 14 saker var det vurdert om barnevernet skulle snakke med barnet
I 5 av 14 saker var det dokumentert samtaler med barnet
I 15 av 18 saker er det ikke dokumentert om barnets spesielle behov er blitt vurdert.

Undertema 3: Om kommunen sikrer at barneverntjenesten foretar en forsvarlig vurdering før undersøkelsen  konkluderes

Tjenesten har nylig utarbeidet rutiner der det framgår at undersøkelsen  skal gjøres etter lovkravet, tilsynet fant at rutinene ikke var implementert og at kommunens ledelse ikke etterspurte om rutinene ble utformet etter lovkravene og fulgt.

Vurderinger som gjøres før undersøkelser konkluderes, blir ikke systematisk nedskrevet. Kommunen har ikke noe styringstiltak  for å sikre at slike vurderinger blir gjort, og eventuelt satt i gang tiltak for forbedring når det avdekkes at faglige vurderinger ikke dokumenteres.

I 13 av 18 saker dokumenteres  ikke barnevernets faglige vurderinger i konklusjonen
10 av 18 saker mangler konklusjon av undersøkelsen.
I 15 av 18 saker dokumenteres  det ikke om barnets spesielle behov er vurdert.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

FN's barnekonvensjon, artikkel 12; barns rett til å bli hørt.

Barnevernloven § 6-3: Et barn som er fylt 7 år, og yngre barn som er i stand til å danne seg egne synspunkter, skal informeres og gis anledning til å uttale seg før det tas avgjørelser i sak som berører han eller henne. Barnets mening skal tillegges vekt i samsvar med barnets alder og modenhet.

Forvaltningslovens § 11d; ".. .muntlige .muntlige opplysninger av betydning for saken skal så vidt mulig nedtegnes eller protokolleres".

Videre forutsetter samme lov § 17 og 18 en indirekte skriftlighet for at partene skal kunne gjøre seg kjent med sakens opplysninger og sakens dokumenter

Forskrift om internkontroll for kommunenes oppgaver etter lov om barneverntjenester (internkontrollforskriften) bokstav a, e, f, g og h.

Avviket bygger på:

Kommunen gjennomfører ikke vurderinger av sårbare områder ved tjenesten, det er ikke noe avvikssystem som synliggjør når evalueringer ikke foretas etter bestemmelsen i barnevernloven § 4-5. Kommunen følger ikke med på om det foreligger bruk av retningslinjer for evaluering og oppfølging av hjelpetiltak følges etter bestemmelsene i loven. Rutinebeskrivelse om hjelpetiltak tar ikke for seg evaluering av igangsatte hjelpetiltak.

Undertema 1: Kommunen sørger for at det gjennomføres tilstrekkelig evaluering.

I 1 av 15 saker var tiltakene i tiltaksplanen vurdert opp mot målene i tiltaket. I 6 av 15 saker foretas evalueringen sammen med dem tiltaket gjelder.

Undertema 2: Kommunen sørger for barns rett til medvirkning i evalueringsfasen.

Det dokumenteres i svært liten grad om barnet er informert om evaluering av eget tiltak

I 1av 15 saker kommer det fram hva som er barnets syn, eller om barnet er gitt mulighet til å uttale seg.

I 1 av 15 saker kommer det fram at barneverntjenesten har vurdert om barnet bør høres.

Undertema 3: Kommunen sikrer at det foretas en forsvarlig vurdering før evalueringen avsluttes.

I 1 av 15 saker finner vi faglige vurderinger fra barnevernet sin side om hva de mener er tiltakets effekt, om tiltakene er tjenlig ut fra målene, og om nye tiltak burde vært forsøkt.

Tilsynet finner det ikke tilstrekkelig dokumentert faglige vurderinger av om barneverntjenesten vurderer tiltak etter § 4-12 i barnevernloven.

Tilsynet finner ikke tilstrekkelig dokumentert hvilken beslutning som tas isakene etter gjennomført evaluering.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Kommunen har ikke utarbeidet opplæringsplan/kompetanseplan for tjenesten. Dette vanskeliggjør å sørge for at tjenesten til en hver tid er bemannet med ansatte med tilstrekkelig kunnskaper og ferdigheter.

Ledelsen i virksomheten har ikke formidlet til ansatte i barneverntjenesten hva internkontrollen skal innebære, og hvordan tjenesten skal kunne varsle om eventuelle avvik opp i systemet. Det blir da vanskelig for barneverntjenesten å vite hva som skal rapporteres til ledelsen, bortsett fra fristoversittelser og antall tiltaksplaner.

På denne måten er barneverntjenesten overlatt til å styre seg selv i stor grad, og uten at ledelsen skaffer seg oversikt over sårbare områder i tjenesten. Indre Namdal barneverntjeneste har de senere årene hatt stor utskifting av ansatte, og det i seg selv kan bety stor risiko for svikt eller mangel på oppfyllelse av lovkrav. Slike ekstraordinære forhold gjør det ekstra viktig for ledelsen å ha oversikt.

Det er i dag ingen fast møteplan med referatføring for møter mellom de ulike lederne i virksomheten; barnevernleder, administrasjonsleder, kommunalsjef og rådmann. Dette gjør det vanskelig å ha styring med, og kontinuitet i risikooversikt og nødvendige forbedringstiltak.

Uten en løpende vurdering fra kommuneledelsen, vil det bli vanskelig å avdekke hvor det er fare for svikt, det vil bli vanskelig å forebygge svikt og det er liten mulighet til å forbedre og utvikle tjenestens fungering. Manglende styring har ført til at tjenestetilbudet overfor brukerne ikke er i samsvar med lovens krav i forhold til undersøkelse og evaluering av hjelpetiltak i barnevernet.

Kommunen sørger ikke for en systematisk innhenting og bruk av erfaring fra foreldre og barn i barnevernssaker. Barn har en selvstendig rett til å bli hørt i alle saker som angår dem. Slik kommunen ivaretar oppgavene som tilsynet nå har sett på, framstår det som tilfeldig om barn har fått uttale seg i alle forhold som angår dem.

7. Regelverk

  • Barnevernloven §§ 4-3, 4-5, 6-3 og 6-9
  • FN's barnekonvensjon artikkel 12
  • Forvaltningsloven § 11 d, 17 og 18
  • Internkontrollforskriften

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Rutinebeskrivelse undersøkelser
  • Sjekkliste for arbeid med undersøkelser
  • Sjekkliste for første møte med familien
  • Rutine for engasjement/oppdragsavtaler
  • Delegasjonsreglement for Grong kommune
  • Vedtak; oppnevning av barnevernleder
  • Vedtak; oppnevning av stedfortreder
  • Oppdatering av delegert anvisningsmyndighet
  • Notat til Fylkesmannen angående situasjonen bemanningsmessig for Indre Namdal barnevern, datert11. mai 2011
  • Samarbeidsavtale for Indre Namdal barneverntjeneste

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen: Varsel om tilsyn

  • Avklaringer om intervjutidspunkt og praktiske ordninger, pr e-mail.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Margit Bergin Himo

Saksbehandler

X

X

X

Ragnheid E. Ona- Hauffen

Saksbehandler

X

 

X

Mariann Grønbech

Saksbehandler

X

X

 

Trine G. Gåsbakk

Barnevernleder

X

X

X

Bjarne Myrvang

Kommunalsjef

X

X

X

Bjørg Ekker

Administrativ leder

X

X

X

Svein Helland

Rådmann

   

X

Marit Christiansen

Saksbehandler

X

X

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Hanne Dyrstad Kine Beate Olsen Kirsti Myrvang
Kristin Løseth, observatør fra Statens Helsetilsyn